Ревизия кассовых операций и денежных документов

- Укреплена ли касса  металлическими решетками на  оконных проемах между рамами  либо с внутренней стороны  помещения, в теплопроводах, дымоходах, вентиляционных каналах, тонкостенных перегородках и других местах кассы, доступных для проникновения в нее с внешней стороны.

- Имеется ли сейф (металлический шкаф) для хранения  денег и ценностей, в обязательном  порядке, прочно прикрепленный  к строительным конструкциям  пола и стены стальными ершами.

- Имеется ли исправный  огнетушитель.

Кассы должны оборудоваться  охранно-пожарной сигнализацией, которая выводится на пульт ведомственной охраны.

Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу  во время совершения операций —  заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

Все наличные деньги и ценные бумаги субъектов хозяйствования хранятся, как правило, в несгораемых металлических шкафах, а в отдельных случаях — в комбинированных и обычных металлических сейфах, которые по окончании работы закрываются ключом и опечатываются сургучной печатью кассира. Ключи от металлических сейфов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтенные дубликаты.

Учтенные дубликаты  ключей в опечатанных кассирами  пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей субъектов хозяйствования. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка. При обнаружении утраты ключа руководитель субъекта хозяйствования сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данному субъекту хозяйствования, запрещается [21, с. 190].

Перед открытием кассы, металлических  шкафов, сейфов кассир обязан осмотреть  сохранность печатей, замков, дверей и оконных решеток, убедиться  в исправности охранной, тревожной, пожарной сигнализации (в случае их наличия).

В случае повреждения или  снятия печати, поломки замков, дверей, решеток или неисправности охранной сигнализации кассир обязан немедленно сообщить об этом руководителю предприятия. Руководитель предприятия сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к охране кассы до прибытия их сотрудников. Руководитель, главный бухгалтер или лица, их замещающие, а также кассир, после получения согласия сотрудников органов внутренних дел проверяют наличие в кассе наличных денег.

Проверка наличия в  кассе наличных денег должна быть проведена до начала операций по приему и выдаче наличных денег из кассы  предприятия. По результатам проверки составляется акт произвольной формы, который подписывается всеми участвовавшими в проверке лицами. Один экземпляр акта передается в органы внутренних дел, второй - остается на предприятии. Экземпляр акта отсылается в страховую организацию (если имеется договор страхования) и в вышестоящую организацию (в случае ее наличия) [6].

Таким образом, инвентаризация является одним из способов контроля за сохранностью денежных средств в  кассе, способствуя своевременному выявлению злоупотреблений, а, следовательно, и более эффективной работе субъекта хозяйствования.

Проверка кассовой дисциплины в СПК «Щомыслица» проведена  в соответствии с Инструкцией  о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными  средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, утвержденной Постановлением Правления Национального  банка Республики Беларусь от 17.01.2008 № 4. за период с 1 января 2009 г. по 30 марта 2009 г.

Ведение кассовых операций в  проверяемом периоде возлагалось  на бухгалтера – кассира Кацубо Т.А. Было установлено, что договор  с кассиром о полной материальной ответственности заключен. Однако, в нарушение п.65 действующей «Инструкции…»  бухгалтер-кассир Кацубо Т.А. с «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций …» под роспись не ознакомлена.

По состоянию на 30.04.2009 г. проведена внезапная инвентаризация денежных средств, находящихся в  кассе предприятия. В наличии  имелось денежных средств в сумме 1 473 490  рублей, что соответствовало данным учета. Излишек или недостач не установлено.

Покупюрная опись  наличных денежных средств в кассе  СПК «Щомыслица»  по состоянию  на 30 марта 2009 года  и  Акт инвентаризации наличных денежных средств в СПК  «Щомыслица» по состоянию на 30 марта 2009 года  прилагается [ПРИЛОЖЕНИЕ А], [ПРИЛОЖЕНИЕ Б].

Кассовым помещением хозяйство  обеспечено, имеется несгораемый  сейф, двойные двери,  на двери  и окне установлены металлические  решетки, также двери укреплены  металлическими запорами.

В учреждении обслуживающего банка (ОАО «Белагропромбанк») ревизору дали утвердительный ответ на запрос о выполнении предприятием мер по обеспечению безопасности при перевозке  кассиром денежных средств и иных ценностей из учреждения банка на предприятие, и наоборот путем предоставления кассиру транспортного средства и сопровождающего-водителя. В дни  получения наличных денежных средств  в банке охрану кассового помещения  осуществляют сторожа.

Филиалом Минского областного управления ОАО «Белагропромбанк»  хозяйству установлен лимит с 14 января 2008 года по 14 января 2009 года – 3860,0 тыс. руб. Срок сдачи выручки один раз  в пять дней. Расходование выручки  на месте не предусмотрено.

Нарушения при проверке:

- отсутствует огнетушитель на рабочем месте кассира, который предприятию было предписано приобрести в течение последующих трех дней;

- чековой книжки на  получение наличных денежных  средств хранится в столе у  кассира. 

 

2 Ревизия кассовых операций

 

2.1Проверка соблюдения действующего  порядка документального оформления  кассовых операций

 

В ходе проверки кассовых операций ревизору необходимо проверить, как соблюдаются правила ведения кассовой книги. Каждый субъект хозяйствования, физическое лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность без образования юридического лица с применением наемного труда, ведет только одну кассовую книгу.

При этом следует убедиться:

- пронумерована, прошнурована и опечатана ли она печатью организации;

- нет ли пропусков в нумерации листов;

- заверена ли кассовая книга подписями руководителя и главного бухгалтера с указанием даты;

- своевременно ли производятся в ней записи о приходных и расходных операциях;

- правильно ли подсчитываются итоги страниц книги и перенос сумм остатков наличных денег с одной страницы на другую;

- своевременно ли и правильно составляется отчет кассира;

 - имеются ли исправления и подчистки;

- заверяются ли исправления подписями кассира и главного бухгалтера организации [7, с. 178].

У субъектов хозяйствования с согласия кассира кассовая книга  может вестись автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов и обеспечения защиты программных средств, выполняющих функции обработки кассовых документов, от несанкционированного доступа. При этом ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги за год. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.

По итогам месяца на последнем листе «вкладного листа» кассовой книги должно печататься общее  количество листов кассовой книги за месяц и за год [8, с. 237].

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения  сохранности и удобства использования  машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, книга опечатывается [8, с. 237].

Если  кассовая книга ведется автоматизировано (на компьютере), следует проверить, содержат ли формируемые распечатки все реквизиты кассовой книги, правильно ли ведется нумерация листов.

Кассовые документы  проверяются, как правило, сплошным способом со дня окончания предыдущего  ревизуемого периода.

При этом контролю подлежат кассовые отчеты со всеми приложенными к ним оправдательными документами, как по форме, так и по существу, а также корреспонденция счетов.

При проверке правильности оформления приходных кассовых ордеров и накладных на отпуск ценностей за наличный расчет обращается внимание на использование установленных типовых форм  документов (КВ-1, КО-1, 20-ФС, РП-4), наличие подчисток и исправлений, их регистрацию в журнале регистрации приходных и расходных ордеров, а так же наличие пропуска в нумерации (исследуется, чем это вызвано - уничтожение, ошибка).

При проверке расходных кассовых ордеров выясняется:

- имеется  ли разрешительная подпись руководителя организации и главною бухгалтера, кассира и получателя денежных средств;

- правильность  заполнения других реквизитов;

- последовательность  нумерации и даты расходных кассовых ордеров.

Все оправдательные документы, на основании которых приведены кассовые операции по приходу и расходу денежных средств должны погашаться специальным штампом или надписью «оплачено», «получено» с указанием даты, месяца и года [7, с. 178].

По результатам проверки правил ведения кассовой книги и оформления первичных документов за период с  1 января 2009 г. по 30 марта 2009 г. установлено, что представленные к проверке кассовые книги пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и заверены подписями руководителя и главного бухгалтера. Однако, в нарушение пункта 51 «Инструкции о порядке ведения кассовых операций …» в кассовых книгах в проверяемом периоде не проставлялись корреспонденции счетов бухгалтерского учета.

В результате проверки первичных  документов установлено, что все  приходные и расходные документы  заполнены четко, без помарок, погашаются штампом, никаких подчисток и  исправлений, а также пропусков  в нумерации за проверяемый период не допускалось, имеются все разрешительные подписи, все приходные и расходные  кассовые ордера регистрируются в журнале  регистрации приходных и расходных  ордеров. Однако, в нарушение Приказа  Министерства Финансов Республики Беларусь от 29 октября 1999 г.  № 311 «Об утверждении  бланков унифицированных форм первичной  учетной документации»  в приходных  и расходных  кассовых ордерах  за проверяемый период не проставлялся номер корреспондирующего счета/субсчета.

2.2 Проверка полноты оприходования денег в кассу и достоверности кассовых операций по списанию денег в расход

 

В аудиторской практике сложились разные подходы к проверке кассовых операций. Это объясняется разным объемом информации. Методически формы проверки кассовых операций можно свести к двум вариантам: сначала проверяются все приходные, затем все расходные документы; одновременно проверяются и приходные и расходные кассовые документы.

Ревизия кассовых операций начинается с проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» на начало ревизуемого периода путем сверки записей в кассовой книге, кассовом отчете, журнале-ордере 1 или соответствующей машинограмме, Главной книге, балансе предприятия. Для этого ревизор составляет   вспомогательную таблицу проверки соответствия оборотов по счету 50 в соответствии с таблицей 2 [ПРИЛОЖЕНИЕ В].

По результатам проверки тождественности остатков по счету 50 «Касса» за квартал в СПК «Щомыслица» отклонений не выявлено.

Методика ревизии денежных средств направлена на то, чтобы были достигнуты ее цели: существование, полнота, оценка, права и обязанности, точность, представление и раскрытие. Содержание данных целей в отношении проверки учета и сохранности денежных средств сводится к следующему.

Существование. Аудитор в процессе проверки должен получить доказательства, что средства, отраженные в документах, на самом деле существуют в наличии. В ходе проверки аудитор должен выяснить:

- существуют ли фактически все средства, показанные в балансе;

- существуют ли ошибочные (преднамеренные и непреднамеренные) записи по поступлениям и платежам;

- существуют ли доходы и расходы, не относящиеся к деятельности предприятия[21, с. 195].

Полнота. Аудитор должен быть уверен, что в бухгалтерские документы, которые поступают на проверку, включена вся необходимая информация, в ведении бухгалтерского учета не допускается ни одного пропуска (умышленные или неумышленные), в бухгалтерскую отчетность включены данные обо всех операциях, которые имели место в течение года. Для достижения данной цели должны быть выяснены следующие вопросы:

- включены ли все денежные средства;

- не пропущены ли какие суммы;

- отражены ли в счетах-фактурах все суммы по реализации. 
Точность арифметических данных. Каждая цифра должна быть точно отражена и точно перенесена из одного регистра в другой. Вопросы, которые задаются аудитором:

- точно ли учтены все средства в кассе;

- правильно ли рассчитаны суммы по реализации;

- была ли проведена проверка арифметической точности сумм в кассовой книге.

Оценка - все ценности должны быть правильно оценены, а все операции должны быть отражены и документах по соответствующей (надлежащей) стоимости. Аудитор задает следующие вопросы: