Учет, анализ и аудит денежных средств на примере ГК «Автоцентр Сити»

Номер чека	Дата выписки чека	Сумма, полученная по чеку, рублей	Дата получения денег по чеку огласно выписке банка	Реквизиты  ордера, по которому оприходованы денежные средства, полученные по чеку в кассу предприятия		Сумма оприходованных денежных средств, рублей
				дата	номер
Д3 143900	18.04.2012	14000,00	21.04.2012	22.04.2012	22	14000,00

 

Таблица № 17.Реестр возврата и оприходования неизрасходованных остатков подотчетных сумм

Авансовый отчет			ПКО			Отклонение, рублей	Журнал-ордер
№	дата	Сумма, рублей	но-мер	Дата	Сумма возвр-та, рублей		ФИО	Сумма возврата,р	Сумма остатка, руб
26	13.09.12	450,00	32	13.09.12	325	125,00	Изотова Е.В.	325	125,00
30	02.10.12	200,00	36	02.10.12	0	200,00	Букреева Е.А.	0	200,00

 

 

Таблица № 18.Реестр проверки правильности выдачи под отчет наличных денег

Ф.И.О. подотчетного лица	Задолженность за данным подотчетным лицом		Выдано из кассы
	На дату	Сумма, рублей	Дата выдачи	№ расходного ордера	Сумма, рублей
Букреева Е.А.	10.10.2012	200,00	10.10.2012	44	500,00

 

Из  представленной  ниже  информации,  видно,  что  на   предприятии было допущено  грубое  нарушение  кассовой  дисциплины,  а  именно      оприходование  денежных средств, полученных в обслуживающем банке с опозданием на один день. А также при проверке соблюдения обязательного требования  выдачи по отчет денежных средств только при условии полного расчета  подотчетного лица по ранее выданным суммам выявлены случаи нарушения   данного   требования.

Кроме  того в ГК «Автоцентр Сити» отсутствует приказ, устанавливающий перечень  конкретных  работников  предприятия,  которым  разрешено  выдавать наличные  денежные  средства  под  отчет.

Также  имеются  случаи  передачи  полученных  ранее  подотчетных сумм от  одного  лица  другому.  Так,  из  авансового  отчета  № 13   Быкова Д.М.   видно, что в мае 2012 года им были переданы денежные средства в размере 350 рублей   Уварову А.Г.   для   приобретения   бензина.

Все   нарушения   должны   быть исправлены и приняты меры по контролю за   дальнейшим   ведением   учета   для   избежания   ошибок.

В целом же на основе проверки финансового отчета за 2012 год и подтверждающих документов о деятельности  можно сделать вывод, что представленные финансовые отчеты с максимально возможной полнотой и достоверностью и в соответствии с действующим законодательством РФ  и нормативными актами бухгалтерского учета и отчетности во всех существенных аспектах отражают истинное финансовое и экономическое положение предприятия на 01.01.2013 и учет операций с денежными средствами  в ГК «Автоцентр Сити».

Для уменьшения срока прохождения денежных средств по банковской системе предлагается использовать в ГК «Автоцентр Сити» двухстороннюю компьютерно - модемную связь “Банк-Клиент”. Клиент банка по модемной связи имеет возможность отослать платежное поручение и принять выписки из банка в течение нескольких минут. В свою очередь, денежные средства  указанные в   платежном поручении, в тот же день будут списаны со счета клиента и в течении 1-2 дней дойдут до поставщика. При этом исключается возможность допущения ошибки при заполнение в платежном поручении наименование банка, его корреспондентского счета и других обязательных реквизитов, которые при системе “Банк- Клиент” заполняются автоматически.

Использование системы «Банк-Клиент» позволит сократить должность помощника бухгалтера, в обязанности которого входят ежедневные поездки в банк для получения выписок о состоянии расчетного счета и передачи платежных поручений. Фонд заработной платы при этом измениться – уменьшится на (25000 х 3) х 1,26 =94500 рублей за квартал, а в год это сокращение составит 94500 х 4 = 378000 рублей. Следовательно, годовой фонд заработной платы составит 10830,05 тыс. рублей, при этом себестоимость продукции уменьшится на 5,1 %, а валовая прибыль увеличится с 5978 тыс. рублей до 6356 тыс. рублей, что в процентном отношении составляет 6,3 %.

Для устранения недостатков, выявленных при аудите денежных средств, предлагается заключить договор на установление сигнализации в помещении  кассы. Рекомендуется проводить в кассе не только периодические, но и внезапные ревизии, когда кассир не знает о них и заранее к ним не готовится. Также предлагается издать приказ, устанавливающий перечень конкретных работников предприятия, которым разрешено выдавать наличные денежные средства под отчет, причем выдавать денежные средства из кассы предприятия подотчетным лицам только при условии  полного их отчета за каждую ранее полученную сумму.

 Для усиления контрольных  функций всех должностных и  материально-ответственных лиц, обязанных  отвечать за сохранность и  целевое использование денежных  средств, предлагается ввести в   штат  организации внутреннего аудитора или возложить на одного из бухгалтеров обязанности по внутреннему контролю за операциями с денежными средствами на основании распоряжения директора предприятия. В задачи внутреннего аудитора должно входить создание системы внутреннего контроля, необходимой для осуществления компетенции, прав и ответственности органов управления  и должностных лиц. На внутреннего аудитора могут возлагаться  и функции управленческого аудита, целью которого является изучение деловых операций для выработки рекомендаций по эффективному и оптимальному использованию ресурсов предприятия.

Для работы создаваемого внутреннего контроля можно предложить примерную программу контроля (см.таб.№ 19):

Таблица № 19.Примерная программа внутреннего контроля за учетом и сохранностью денежных средств

№№ пп	Вопросы проверки	Сроки проведения	Кто проверяет
1.	Контроль условий, обеспечивающих сохранность наличных денег в хозяйстве
1.1.	Проверка помещения кассы, прочность закрепления решеток на окнах, состояние печатей на сейфе	ежедневно	кассир
1.2.	Проверка состояния предупредительной сигнализации и средств противопожарной безопасности	ежеквартально, ежедневно	гл. бухгалтер, зам. по хоз.  части кассир
1.3.	Контроль за опечатыванием сейфа и помещения кассы	ежедневно	гл. бухгалтер
1.4.	Контроль за обеспечением сохранности денег при их доставке в ООО	в день получения денег	гл. бухгалтер, руководитель
2.	Контроль за сохранностью и состоянием учета денежных средств
2.1.	Проверка наличия (инвентаризация) денег и ценных бумаг	ежемесячно	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.2.	Проверка полноты и своевременности оприходования в кассу наличных денег: а) полученных из банка б) за  услуги и работы	ежемесячно   по плану работы систематически; при составлении ж/о №1	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.3.	Проверка соответствия фактического наличия денежных средств на счетах в банке данным бухгалтерского учета	ежемесячно по плану	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
2.4.	Проверка порядка регистрации приходных и расходных кассовых ордеров	ежедневно	гл. бухгалтер
2.5.	Проверка соблюдения кассовой дисциплины и других требований, предусмотренных Положением о ведении кассовых операций.	систематически	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
3.	Контроль за использованием денежных средств.
3.1.	Проверка использования полученных из банка наличных денег по целевому назначению	ежедневно, по плану	гл. бухгалтер, внутренний аудитор
3.2.	Проверка своевременности и полноты взноса в банк выручки	ежемесячно	гл. бухгалтер
3.3.	Проверка законности и целесообразности расходования средств подотчетными лицами	систематически по плану	зам. гл. бухгалтера, внутренний аудитор
3.4.	Проверка достоверности выписок банка, наличие первичных документов с отметками банка об исполнении и их соответствие выпискам	ежемесячно	зам.гл. бухгалтера
3.5.	Проверка состояния расчетов с бюджетом, с органами соцстраха	систематически	гл. бухгалтер, зам.гл. бухгалтера
3.6.	Проверка состояния учета расчетов по претензиям и возмещению материального ущерба, погашения этой задолженности	систематически	гл. бухгалтер, внутренний аудитор

 

Упомянутые выше предложения по улучшению бухгалтерского учета и аудита денежных средств в ГК «Автоцентр Сити» в силе повлиять на эффективность работы бухгалтерской службы и предприятия в целом и в перспективе,  помогут устранить недостатки в организации работы и избежать ошибок в планировании работы.

2.3. Анализ движения денежных средств в ГК «Автоцентр Сити»

Потоки денежных средств в отчете о движении денежных средств по операционной деятельности компании разрешено представлять прямым методом (поощряется) или косвенным:

прямой метод составления отчета - отражение непосредственных положительных и отрицательных валовых потоков денежных средств;

косвенный метод составления отчета основан на отражении потоков денежных средств по операционной деятельности и реализуется путем корректировок чистой прибыли (убытка).

С помощью прямого метода раскрывается информация об основных видах валовых поступлений и платежей, которая может быть получена:

• из данных бухгалтерского учета;
• путем корректировки продаж и их себестоимости.

В последнем случае учитываются:

• изменения в запасах, операционной кредиторской и дебиторской задолженности за отчетный период;
• другие неденежные статьи;
• прочие статьи, ведущие к возникновению инвестиционных или финансовых денежных потоков.

С помощью косвенного метода прибыль или убыток за отчетный период корректируется с учетом:

• результатов операций неденежного характера;
• любых отсрочек или начислений в отношении операционных денежных поступлений или платежей, относящихся к прошлым или будущим периодам;
• статей доходов и расходов, связанных с инвестиционными или финансовыми денежными потоками.

Как видно, при применении и того, и другого метода результаты совпадают.

Рассмотрим структуру движения денежных средств ГК «Автоцентр Сити»  за 2011-2012 гг. на основе данных Отчета о движении денежных средств за 2012. ( Таблица № 20).

Таблица № 20.Структура движения денежных средств ГК «Автоцентр Сити» в разрезе текущей, инвестиционной и финансовой деятельности за 2011-2012гг.

Приток и отток денежных средств	2011 г.		2012 г.
	Сумма, тыс. руб.	%	Сумма, тыс.руб.	%
Приток: по текущей деятельности	90502	88,9	108602	97,2
по инвестиционной деятельности	8755	8,6	99	0,1
по финансовой деятельности	2500	2,5	3000	2,7
Итого	101757	100	111701	100
Отток: по текущей деятельности	76502	75,9	90959	82,3
по инвестиционной деятельности	15147	15,0	9752	8,9
по финансовой деятельности	9175	9,1	9745	8,8
Итого	100824	100	110456	100

Анализируя приток и отток денежных средств, видим, что положительным моментом в движении денежных средств по текущей деятельности ГК «Автоцентр Сити» в 2011-2012 гг. является превышение притока денежных средств над их оттоком. Также из таблицы видно, что денежные поступления за отчетный период в 2011 и 2012 годах по инвестиционной и финансовой деятельности меньше осуществленных организацией денежных выплат.

По текущей деятельности в 2012 году было получено денежных средств на 18100 тыс.рублей больше, по сравнению с 2011 годом, однако и отток денежных средств возрос на 14457 тыс.рублей.

В целом, изучая структуру денежных средств можно сделать вывод, что их движение связано в основном с текущей деятельностью ГК «Автоцентр Сити», т.к. приток денежных средств по текущей деятельности в общей сумме всех поступлений денежных средств составляет 88,9% и 97,2% в 2011 и 2012гг. соответственно. Отток денежных средств по текущей деятельности составил 75,9 % в 2011 году и 82,3 % в 2012 году от общего числа направленных денежных средств за отчетный период соответственно.

Оттоки денежных средств в 2012г. по инвестиционной и финансовой деятельности значительны и равны 9752 тыс.рублей и 9745 тыс.рублей соответственно, и принимая во внимание, что притоки денежных средств по этим же видам деятельности и за этот же отчетный период равны соответственно 99 тыс.рублей и 3000 тыс.рублей, делаем вывод что руководство ГК «Автоцентр Сити» осуществляет значительные капитальные вложения и инвестирует денежные средства в долгосрочные активы. Приобретение активов долгосрочного характера не отражается на прибыли, а их реализация меняет финансовый результат.

Рассмотрим подробно динамику поступления  и количество направленных денежных средств ГК «Автоцентр Сити» за 2011 – 2012 гг. ( таблица № 21). Для составления таблицы переносим соответствующие числовые значения из отчета о движении денежных средств за 2007 г., в то же время рассчитываем базисные и цепные показатели темпов роста всех поступивших и общего количества направленных денежных средств.

 

 

Таблица № 21.Динамика притока и оттока денежных средств ГК «Автоцентр Сити» за 2011 – 2012гг.

Год	Всего поступило денежных средств за отчетный период, тыс.руб.	Темпы роста,%		Всего направлено денежных средств за отчетный период, тыс.руб.	Темпы роста,%
		Базисные	Цепные		Базисные	Цепные
2011	101757	47,7	100	100824	48,5	100
2012	111701	52,3	109,8	110456	51,5	110,2
Итого	213458	100		211280	100