Учет, анализ и аудит денежных средств на примере ГК «Автоцентр Сити»

Платежные  требования  применяются  при  расчетах за товары (работы, услуги),  а  также  в  иных случаях,  предусмотренных  договором  плательщика  с его контрагентом.  Платежное требование является расчетным документом, содержащим  требование  кредитора  (получателя средств)  по основному договору  к  должнику (плательщику)  об  уплате  определенной  денежной суммы через  банк.  Расчеты  посредством  платежных  требований  могут  осуществляться  с предварительным  акцептом  и  без  акцепта  плательщика.  Срок  для акцепта платежных  требований  определяется  сторонами  по  основному  договору  (но не менее  пяти  рабочих  дней).  При  отсутствии  в  договоре  такого срока сроком для  акцепта  считаются  пять  рабочих  дней.

Расчеты  в  порядке  плановых  платежей  производятся  в  тех случаях [1], когда между поставщиками и покупателями сложились устойчивые хозяйственные  и  расчетные  отношения,  а  поставки  носят  регулярный характер.  Сущность  данной формы заключается в том, что покупатель оплачивает поступающий товар равными суммами в сроки, установленные соглашением  между поставщиками и  покупателями (как правило, не реже чем через 5 дней). Расчетные  документы при  данной форме расчетов могут выписываться как получателем (платежные поручения - требования), так и плательщиком (поручения, чеки). Стороны периодически уточняют состояние расчетов  и  на основании  фактического  отпуска  товаров  производят  перерасчет.  Расчеты  уточняют  один  раз в 5, 10 или 15 дней, но не реже чем через  30 дней.

Взаимные  расчеты  могут быть разовыми  и  постоянными,  между  двумя организациями  или  их группой. Сроки и порядок расчетов устанавливаются соглашением  сторон  между  организациями   и  по  согласованию с учреждениями   банка.

1.3. Цели и методы проверки, источники информации анализа и аудита использования денежных средств

Аудит [21] – предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского  учета  и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей.

Целью  аудиторской   проверки  операций с денежными средствами является  установление  соответствия  применяемой  в организации методики учета  и налогообложения операций по движению денежных средств действующим  в Российской Федерации  в проверяемом  периоде  нормативным документам  для  формирования мнения о достоверности бухгалтерской отчетности  во  всех  существенных  аспектах.

Источниками информации аудита операций с денежными средствами служат:  Кассовая книга, приходные и расходные ордера, выписки банка по счетам, платежные документы, бухгалтерские регистры по учету денежных средств,  отчетность   и   другие   документы.

При аудите в этой области следует руководствоваться основными документами: Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40; Положение Банка России от 5.01.98 г. N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения  на  территории  Российской  Федерации"  (с изменениями и дополнениями от 22.01.99 г.); Методические указания по инвентаризации имущества  и  финансовых обязательств, утвержденные приказом Минфина России от 13.06.95 г. N 49;  Письмо  Минфина  России  от 20.04.95 г. N 16-00-30-35 "Об  утверждении  форм  документов  строгой  отчетности". В соответствии с этими документами все предприятия, организации и учреждения  независимо  от организационно-правовых форм и сферы деятельности  обязаны  хранить  свободные  денежные  средства  в  учреждениях банков и производить расчеты по своим обязательствам с другими предприятиями,  как правило, в безналичном порядке. Для осуществления расчетов  наличными  деньгами  каждое  предприятие  имеет  кассу.  Операции по движению  денежных  средств  проверяются  сплошным  порядком.

Аудиторская  проверка  кассовых  операций  организации  осуществляется  в  следующей  последовательности:

1. Определение цели и основных задач аудита, подборка нормативных актов.
2. Составление  аудиторской  программы  в  виде  программы тестов средств  контроля  и  программы  процедур  по  существу.
3. Установление  соответствия  данных  бухгалтерского  баланса  по  статье "Денежные средства"  и  Отчета о движении денежных средств счетам учета  денежных  средств, в том числе находящихся в кассах организации.
4. Проверка  организации  материальной  ответственности.
5. Определение возможности использования результатов работы внутреннего аудита.
6. Документальное  оформление  движения  наличности.
7. Выявление существенных нарушений ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения  законодательства  и  выражение  мнения.
8. Требование  устранить  экономическим  субъектом  нарушения  в  учете и  отчетности.

По результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту - аудиторское заключение.

В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты  проверки  по  трем направлениям:

1) состояние  внутреннего  контроля;

2) состояние  бухгалтерского  учета  и  отчетности;

3) соблюдение  законодательства  при совершении экономическим  субъектом  хозяйственных  операций.

Основные задачи аудитора [40] при проверке, в том числе и операций с денежной  наличностью,  определяются  также  по  указанным  трем направлениям.

Если штатным расписанием организации не предусмотрена должность кассира,  его обязанности  могут  быть  возложены  на другого штатного работника  с его согласия и при обязательном заключении с ним договора о полной   индивидуальной   материальной   ответственности.

Организации  могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации.  Лимит  остатка  кассы  для организаций с 01.01.98  устанавливается в  соответствии  с Положением ЦБ РФ от 05.01.98 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации".

Организации  обязаны  сдавать  в  банк  всю  денежную  наличность       сверх   установленных   лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками. По организации, не представившей   расчет   на установление   лимита   остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается   нулевым,   а   несданная   денежная   наличность - сверхлимитной.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации,  утвержденным  решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г.  N 40  наличные  деньги  из  кассы  выдаются  по  расходным  кассовым ордерам  или  надлежаще  оформленным  ведомостям, заявлениям на выдачу денег,  счетам и др. с наложением  на  этих  документах  штампа  с  реквизитами расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег должны быть подписаны  руководителем,  главным  бухгалтером  предприятия  или  лицами    на это уполномоченными. В случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым  ордерам  документах,  заявлениях,  счетах и др. имеется разрешительная  подпись  руководителя  предприятия,  подпись  на  его расходных  кассовых  ордерах  не  обязательна.

Под  распиской,  используемой  для маскировки растраты денежных средств, следует понимать, как правило, расходный кассовый ордер, не подтвержденный  хотя  бы  одной  из  приведенных  подписей:  получателя    денег; главного бухгалтера или уполномоченного приказом руководителя предприятия  должностного  лица;  руководителя  предприятия  или  должностного  лица,  уполномоченного  приказом  руководителя  предприятия.

Выдача денег из кассы, не подтвержденная распиской получателя в расходном  кассовом  ордере или другом заменяющем его документе, в оправдание  остатка   наличных денег в кассе не принимается. Эта сумма считается   недостачей   и   взыскивается   с  кассира.

Аудитор [21] проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных  по каждому чеку из банка,  путем  сверки  идентичных  сумм, записанных  в  корешках  чеков,  и  выписок  банка  (по шифру, соответствующему  получению наличных денег).  Чековые  книжки,  корешки использованных  чеков, а также неиспользованные чеки должны храниться у главного бухгалтера в условиях, исключающих возможность их утери. Испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными    к    корешкам    чеков.

Аудитор  должен  тщательно  проверить  полноту  оприходования   выручки от  реализации  продукции  основного  производства,  общественного  питания, услуг  вспомогательных  и обслуживающих производств, жилищно-коммунального  хозяйства. При  этом  следует  сверить  записи  в  кассовой   книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами)  по  реализации  продукции  (работ, услуг).

Правила осуществления расчетов в России устанавливает ЦБ РФ (ст.4 Федерального  закона от 02.12.90 N 394-1 "О Центральном банке РФ" (в ред. Федерального закона от 26.04.95 N 65-ФЗ).  Руководствуясь  этой нормой, ЦБ РФ устанавливает  предельные  размеры  расчетов наличными деньгами. Так, согласно  указанию ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У  "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в Российской Федерации между юридическими  лицами  по  одной сделке"  предельный размер расчетов наличными  деньгами по одному платежу составляет между юридическими лицами - 100 тысяч рублей.

Указом  Президента РФ от 23.05.94 N 1006 "Об осуществлении комплексных  мер  по  своевременному  и  полному  внесению  в бюджет налогов и иных обязательных платежей" предусмотрены следующие меры ответственности  за несоблюдение расчетной дисциплины: за осуществление расчетов  наличными  денежными  средствами  с другими организациями сверх установленных предельных сумм - штраф в 2-кратном размере суммы произведенного  платежа;  на руководителей организаций, допустивших указанные нарушения,  налагаются административные  штрафы в 50-кратном установленном  законодательством   Российской  Федерации размере минимальной  месячной  оплаты  труда.

В  ходе  проверки  аудитор выявляет случаи превышения расчета наличными  средствами между организациями  и  своевременно  информирует руководителя  о возможных  санкциях.

Аудиторская  практика  показывает,  что  наибольшее   число нарушений при расходовании  средств   из  кассы связано с денежными выплатами работникам   и   подотчетными   суммами.

Заработная  плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются  из кассы не по кассовым ордерам, а  по платежным и расчетно-платежным  ведомостям,  которые  подписывают  руководитель организации         и  главный бухгалтер. Все  выплаты  должны  быть  персонифицированы                и  содержать  подпись  получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности,  в  этом  случае  кассир  делает  запись  "по доверенности",  а     саму  доверенность  прикрепляет  к   ведомости.

При  проверке  правильности  выплаты  денег  по  платежным  ведомостям следует  установить,  все  ли  внесенные  в  них  лица  являются  работниками данной  организации.

Для  предупреждения подобных нарушений отдел кадров должен визировать  платежные  ведомости  до  выплаты  денег  по  ним.

Аудитор проводит соответствующие процедуры, чтобы выяснить, своевременно  ли  в  организации  закрывают  подотчетные суммы. Если проверкой  будет  выявлено,  что  подотчетные  суммы [32]  числятся  за  получившим их  работниками  дольше  установленного  срока,  то  аудитору  нужно  получить письменные  объяснения  от  соответствующих  должностных   лиц. Следует также предупредить и работников бухгалтерии, и подотчетное лицо о необходимости включить непогашенную подотчетную сумму в совокупный налогооблагаемый   доход   гражданина.

Наличие  на предприятии   утвержденного   приказом   руководителя  списка лиц, которым могут выдаваться из кассы наличные деньги на хозяйственные  нужды,  оформление  сотрудниками   "заявлений на выдачу денег", указание в разрешительной надписи руководителя предприятия или уполномоченного лица срока, на который они выданы, препятствуют злоупотреблениям.

Вместе  с  тем  лица,  получившие  деньги  на  хозяйственные  нужды,  также должны  своевременно  отчитаться  и  произвести  полный  расчет  по  выданным  в подотчет суммам. Документами  для  проведения  проверки  будут   приходные кассовые  ордера  и  журнал  регистрации  приходных  кассовых   ордеров, журнал-ордер  N 7   "Расчеты с подотчетными лицами".

Если  в  кассовом  ордере  по  строке  "Основание"  будет значиться "Остаток подотчетных сумм",  в  соответствии  с  которым  производится    возврат денежных средств, то просматриваются приложенные к авансовому отчету  документы  и  командировочные  удостоверения  или  авансовый  отчет с приложенными документами (хозяйственные расходы). Сравнивается  дата составления  авансового  отчета  (последний должен быть составлен не позднее трех  рабочих  дней  со  дня  возвращения  из командировки), является                  ли  этот  день  рабочим  для  данного  предприятия,  сверяется  дата   составления авансового  отчета,  номер  приходного  ордера,  указанный  в авансовом отчете, по  которому  вносится  остаток  неизрасходованных  сумм,  с  номером,  датой     и суммой по приходному ордеру, а также с журналом-ордером "Расчеты с подотчетными    лицами".

Все  ранее  проверенные  аудитором  документы  следует  отмечать  его подписью или штампом. Особое внимание следует проявить при проверке регистрации   платежных   ведомостей, так как одним из способов подлога является внесение   в   расчетно-платежные   ведомости   подставных   лиц,           на   которых   выписывается   заработная   плата   с   целью  ее присвоения.        При  проверке  сверяют  табели  учета  рабочего  времени,  приказы  о  зачислении на  работу   и   увольнении,   первичные документы   о   начислении заработной платы   и   с   данными  платежных ведомостей, карточек лицевых счетов, приказов о зачислении на работу и об  увольнении,  первичных  документов         по начислению заработной платы.   Обращают   особое   внимание   на   номер   или наименование подразделения (цеха, отдела), периода, за который производится   выплата,   период   работы   лица   на   данном   предприятии.