Учет, анализ и аудит денежных средств на примере ГК «Автоцентр Сити»

     Руководители организации  обязаны оборудовать кассу [30] и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка  и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

     Помещение  кассы  должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операции – заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

     Кассы организаций  могут быть застрахованы в  соответствии с действующим законодательством.

     Ключи от металлических шкафов и печати хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять  их в  условленных  местах, передавать посторонним лицам  либо  изготавливать неучтенные дубликаты.  Учтенные  дубликаты  ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

     При обнаружении утраты  ключа руководитель организации  сообщает о происшествии в органы внутренних дел и принимает меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

     Хранение в кассе  наличных денег и других ценностей, не принадлежащих  данной  организации,  запрещается.

     В  организации  должна  регулярно проводиться инвентаризация наличных денег. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако  есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.  Так,  в  обязательном  порядке  инвентаризация  проводится:

- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты  хищения наличных денег;

- если наличные деньги были  частично или  полностью уничтожены  из-за стихийного  бедствия,  пожара,  других   чрезвычайных   ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя.

В организации могут также проводиться внезапные ревизии кассы. Такая ревизия возможна по инициативе руководителя организации; по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.), так же проводится ревизия кассы,  находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя  и  главного бухгалтера  организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных  руководителем организации. О результатах пересчета и передачи  ценностей  составляют  акт за подписями указанных лиц.

  В малых организациях, не  имеющих в штате кассира, обязанности  последнего может исполнять главный  бухгалтер или другой работник  по письменному распоряжению  руководителя организации  при  условии заключения с ним   договора  о  материальной  ответственности.

     Денежные средства, хранящиеся  в кассе, учитывают на активном  синтетическом счете 50  “ Касса  “. В дебет его записывают поступление  денежных средств в кассу, а  в кредит- выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.  Если  организация  проводит  кассовые  операции  с  иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения   каждой   наличной   иностранной   валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах  портов,  вокзалов,  кассах  отделений  связи и т.п. Этот субсчет открывается  организациями  при  необходимости.

На  субсчете  50-3 «Денежные документы»  учитывают  находящиеся  в кассе  организации   почтовые  и вексельные марки,  оплаченные авиабилеты, марки  государственной  пошлины  и другие денежные  документы.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По  окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с  данными  книги движения  денежных  документов.

Регистрами  учета,  в которых отражают кассовые операции при журнально-ордерной  форме учета [24],  является журнал-ордер  № 1   по кредиту  счета 50 “Касса”  и  ведомость  № 1а  по  дебету счета 50 “Касса”. Записи в журнале -ордере  производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

В ведомости № 1а накапливаются в разрезе корреспондирующих счетов дебетовые обороты по счету 50  “Касса”. Записи в ведомость делают на основании отчетов кассира с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Журнал-ордер № 1 и ведомость № 1а являются регистрами годичного обращения.

Эти документы единые (унифицированные) для всех предприятий независимо  от  формы   собственности.

Журнал-ордер  №1 – регистр синтетического учета, состоящий из двух частей:  ведомость, которая  отражает  сальдо  начальное  и конечное, и дебетовые обороты по всем корреспонденциям счетов; журнал-ордер, который отражает кредитовый оборот счёта 50 соответствующий корреспонденциям счетов.

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.1 Последовательность документального отражения записей кассовых операций

Для  обеспечения пользователей бухгалтерской информации данными об изменениях  денежных  средств предприятия и их эквивалентов в разрезе основных видов  его  деятельности  используется   «Отчет о движении денежных средств» форма № 4.  Отчёт отражает информацию по счетам: 50, 51, 52, 55, 57.  Показатели этой формы: остатки денежных средств; поступления по всем направлениям; выбытие  по всем направлениям; сальдо на конец периода. Эти сведения  отражаются   по  трём  видам  деятельности: текущей,  инвестиционной, финансовой.

1.2. Учет наличных и безналичных денежных средств

Работа организаций с наличными деньгами регламентируется Положением о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденным Советом директоров Банка России (Протокол от 19 декабря 1997 г. N 47), Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. N 40 (с изменениями и дополнениями).

Порядок ведения кассовых операций предусматривает:

• наличие кассы и ведение кассовой книги;

• хранение свободных денежных средств в учреждениях банков;

• расходование наличных денег, полученных из банков, на цели, указанные в чеке;

Исключение составляют денежные средства, взятые в банке на оплату труда работников, выплату пособий по социальному страхованию и стипендий. Денежные средства, предназначенные на эти цели, могут храниться в кассе организации в течение трех рабочих дней, включая день получения их в банке.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов производится с обязательным применением контрольно - кассовых машин.

Кассовые операции оформляются с использованием следующих унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Постановлением Роскомстата России от 18 августа 1998 г. № 88 (с изменениями и дополнениями) и согласованных с Минфином России:

• приходный кассовый ордер – форма № КО-1;

• расходный кассовый ордер – форма № КО-2;

• журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов - форма № КО-3;

• кассовая книга - форма № КО-4;

• книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств - форма № КО-5.

Предприятие получает наличные деньги из банка через кассира по чеку, выписанному на его имя. Факт получения денежных средств регистрируется при оформлении приходного ордера за подписью главного бухгалтера и кассира.

Кроме того, при поступлении в кассу денежных средств в случае продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг за наличный расчет лицу, внесшему деньги в кассу, выдается чек ККТ. Наличные деньги из кассы предприятия выдаются по расходным кассовым ордерам [31].

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и др.) имеется разрешительная подпись руководителя, его подпись на расходном кассовом ордере необязательна.

По истечении установленного срока выдачи средств на оплату труда кассир должен:

• в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

• составить реестр депонированных сумм;

• в конце платежной ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись: «Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №...».

Депонированные суммы сдаются в банк, на сданные суммы составляется общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Все поступления и выдачи наличных денег организации учитывают в кассовой книге. Каждое предприятие ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью.

Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчетом кассира. Первые остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Ведение кассовой книги в электронном виде регулируется п.25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40.

При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители. По окончании отчетного периода бухгалтерские регистры, сформированные с применением средств вычислительной техники, должны распечатываться на бумажных носителях и храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в ее помещении, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк.

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход - по кредиту. При необходимости на счете 50 организация может открыть специальные субсчета для учета:

• наличных денежных средств в кассе организации в том числе для учета наличия и движения российской валюты, -50-1;

• для каждой используемой иностранной валюты, - 50-2;

• денежных документов - 50-3.

Таблица № 1. Примеры учета кассовых операций:

Содержание хозяйственной операции	Основание / Первичный Документ	Отражено в учете
		Дт счета	Кт счета
Поступила выручка от продаж	Приходный ордер	50	62-1
Поступил аванс согласно договору	Приходный ордер	50	62-2
Поступили наличные деньги из банка	Приходный ордер	50	51
Выявлены излишки денежных средств при инвентаризации кассы	Приходный ордер	50	91-1
Выплачена заработная плата, премии	Расходный ордер	70	50
Выдача наличных денег под отчет	Расходный ордер	71	50