Учет и аудит денежных средств на примере ООО «Компания «ЕвроСтройСервис»

Приходные  кассовые ордера и квитанции к ним, расходные  кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами или шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машине. Подчистки, помарки или исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выдача денег по кассовым  ордерам  могут  производиться  только  в  день  их  составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособности, премии, стипендии выдают из кассы  не по кассовым ордерам, а по платежным  и расчетно - платежным  ведомостям,  подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. Если деньги  выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия,  имя и отчество лица,  которому доверено получение денег. Когда деньги  выдают  по  ведомости,  перед распиской в получении денег кассир  указывает:  “По доверенности“. Доверенность остается в документах  дня как приложение  к расходному кассовому ордеру или платежной ведомости.

 Для  учета денег,  выданных  из  кассы доверенным  лицам (раздатчикам) по   выплате  заработной  платы,  и  возврата остатка наличных денег и оплаченных  документов кассир ведет Книгу учета принятых и выданных кассиром  денежных средств.  Выдача  и  возврат денег и оплаченных документов оформляются  подписями.

По  истечении  установленных   сроков  оплаты труда,  выплаты  пособий  по социальному  страхованию  и  стипендий  кассир  должен:  в  платежной (расчетно-платежной) ведомости  против  фамилии  лиц,  которым  не произведены указанные выплаты,  поставить штамп или сделать отметку от руки: “Депонировано“; составить реестр депонированных сумм; в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих  депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости (приложение) и скрепить надпись своей подписью; записать в кассовую книгу,  фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп:  “ Расходный кассовый ордер № _ “.

Бухгалтерия  производит проверку отметок, сделанных кассиром в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные  суммы  сдают в банк и на сданные суммы  составляют один  общий  расходный  кассовый  ордер.

Указанием  Центрального  банка РФ от 14.11.01 № 1050-У "Об установлении  предельного  размера  расчетов  наличными  деньгами в Российской Федерации между юридическими лицами по одной сделке"  установлен  предел расчетов наличными деньгами между юридическими лицами, он составляет 100 000 рублей по одной сделке.  Норматив  применяется  к расчетам  наличными деньгами одного юридического лица с другим за приобретенные  товарно - материальные  ценности  в  один  день. Причем не имеет  значения, как производятся расчеты – по одному или нескольким денежным   документам.

Приходные  и  расходные  кассовые ордера  или  заменяющие  их  документы по передаче в кассу  регистрируются бухгалтерией в журнале  регистрации  приходных  и  расходных  кассовых документов. Расходные кассовые  ордера, оформленные  на  платежных  (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других, приравненных к ней платежей регистрируются  после их  выдачи.

Регистрация приходных  и расходных кассовых документов может осуществляться  с  применением  средств вычислительной техники.  При этом в машинограмме  “Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров”,  составляемой за соответствующий день, обеспечивается также формирование  данных  для  учета  движения денежных средств по целевому  назначению.

Все  операции  по  поступлению  и  расходованию  денежных  средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронумерована и опечатана  сургучной или мастичной печатью.  Количество  листов  в ней   должно быть  заверено  подписями  руководителя  организации  и  главного  бухгалтера.   В  конце  рабочего  дня   кассир   подсчитывает  в  кассовой  книге  итоги операций  за день  и выводит  остаток  денег  в кассе  на  следующий  день.   Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную   бумагу на  двух листах. Один   лист   книги отрывной, его сдают в   конце дня со всеми   приходными  и расходными документами в качество отчета по кассовым   операциям   под расписку в кассовой книге. Подчистки   и   не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления  заверяются   подписями  кассира и главного бухгалтера организации.

При   условии   обеспечения  полной сохранности  документов кассовую книгу можно  вести автоматизированным способом, при котором ее листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно формируется машинограмма  «Отчет кассира». Обе названные машинограммы    должны  составляться  к  началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое  содержание  и  включать  все  реквизиты, предусмотренные формой  кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах  осуществляется  автоматически  в  порядке  возрастания  с начала  года. В  машинограмме   “Вкладной  лист  кассовой  книги“ за каждый месяц должно автоматически  печататься общее количество  листов кассовой книги, а за   календарный    год – общее  количество  листов кассовой книги за год. Кассир   после получения машинограмм  “Вкладной лист кассовой книги” и “Отчет кассира“ обязан проверить правильность составления указанных документов  подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными  кассовыми   документами   в   бухгалтерию под расписку во вкладном   листе   кассовой   книги.   В   целях обеспечения сохранности и удобства  использования  машинограммы  “Вкладной лист кассовой книги “           в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года  (или по мере необходимости) машинограммы  “Вкладной лист кассовой книги“ брошюруют  в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяют  подписями  руководителя и главного бухгалтера организации  и  книгу  опечатывают.  Контроль  за правильным   ведением кассовой  книги  возлагается  на главного бухгалтера организации.

     Руководители организации обязаны оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка  и сдаче в банк. В тех случаях, когда по вине руководителей организации не были созданы необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, они несут в установленном законодательством порядке ответственность.

     Помещение   кассы должно быть изолировано,  а двери в кассу во время  совершения операции – заперты  с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещается.

     Кассы организаций  могут быть застрахованы в  соответствии с действующим законодательством.

     Ключи от  металлических шкафов и печати  хранятся у кассиров, которым запрещается  оставлять  их в  условленных  местах, передавать посторонним лицам  либо  изготавливать неучтенные дубликаты.  Учтенные  дубликаты  ключей в опечатанных кассирами пакетах, шкатулках и др. хранятся у руководителей организаций. Не реже одного раза в квартал проводится их проверка комиссией, назначаемой руководителем организации, результаты ее фиксируются в акте.

     При обнаружении  утраты ключа руководитель организации  сообщает о происшествии в  органы внутренних дел и принимает  меры к немедленной замене замка металлического шкафа.

     Хранение  в кассе наличных денег и  других ценностей, не принадлежащих   данной  организации,  запрещается.

     В  организации   должна регулярно проводиться  инвентаризация наличных денег.  Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель. Однако  есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно.  Так,  в  обязательном  порядке  инвентаризация  проводится:

- перед составлением  годовой бухгалтерской отчетности;

- при смене кассира;

- если были выявлены факты хищения наличных денег;

- если наличные деньги  были частично или  полностью  уничтожены из-за стихийного  бедствия,  пожара,  других   чрезвычайных   ситуаций.

Инвентаризацию проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя.

В организации могут  также проводиться внезапные  ревизии кассы. Такая ревизия  возможна по инициативе руководителя организации; по требованию налоговой инспекции.

Ревизию также проводит специальная комиссия, назначенная  приказом руководителя. Если ревизию проводят по требованию налоговой инспекции, в состав комиссии включают ее сотрудника (проверяющего).

В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь и др.), так  же проводится ревизия кассы,  находящиеся  у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя  и  главного бухгалтера  организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных  руководителем организации. О результатах пересчета и передачи  ценностей  составляют  акт за подписями указанных лиц.

  В малых организациях, не имеющих в штате кассира,  обязанности последнего может  исполнять главный бухгалтер  или другой работник по письменному  распоряжению  руководителя организации   при  условии заключения с ним   договора  о материальной  ответственности.

     Денежные  средства, хранящиеся в кассе,  учитывают на активном синтетическом  счете 50  “ Касса “. В  дебет его записывают поступление  денежных средств в кассу, а  в кредит- выбытие денежных средств  из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы»  и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе.  Если  организация  проводит  кассовые  операции  с  иностранной  валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обособленного учета движения   каждой   наличной   иностранной   валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная  касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах  портов,  вокзалов,  кассах  отделений  связи и т.п. Этот субсчет открывается  организациями  при  необходимости.

На  субсчете  50-3 «Денежные  документы»  учитывают  находящиеся  в кассе  организации   почтовые  и вексельные марки,  оплаченные авиабилеты, марки  государственной  пошлины  и другие денежные  документы.

Синтетический учет денежных документов осуществляется в журнале-ордере № 3. По  окончании отчетного периода остатки по журналу-ордеру сверяют с  данными  книги движения  денежных  документов.

Регистрами  учета,  в которых отражают кассовые операции при журнально-ордерной  форме  учета,  является журнал-ордер  № 1   по кредиту  счета 50 “Касса”  и  ведомость  № 1а  по  дебету счета 50 “Касса”. Записи в журнале -ордере  производят итогами за день на основании расходной части отчетов кассира с приложенными первичными документами.

В ведомости № 1а накапливаются  в разрезе корреспондирующих  счетов дебетовые обороты по счету 50  “Касса”. Записи в ведомость делают на основании отчетов кассира с предварительной группировкой документов по корреспондирующим счетам.

Журнал-ордер № 1 и  ведомость № 1а являются регистрами годичного обращения.

Эти документы единые (унифицированные) для всех предприятий независимо  от  формы   собственности.

Журнал-ордер  №1 –  регистр синтетического учета, состоящий  из двух частей:  ведомость, которая  отражает  сальдо  начальное  и  конечное, и дебетовые обороты  по всем корреспонденциям счетов; журнал-ордер, который отражает кредитовый оборот счёта 50 соответствующий корреспонденциям счетов.

 

 

                

 

 

 

 

Схема 1. Последовательность документального отражения

 записей кассовых  операций

 

Для  обеспечения пользователей  бухгалтерской информации данными  об изменениях  денежных  средств  предприятия и их эквивалентов в  разрезе основных видов  его  деятельности  используется   «Отчет о движении денежных средств» форма № 4.  Отчёт отражает информацию по счетам: 50, 51, 52, 55, 57.  Показатели этой формы: остатки денежных средств; поступления по всем направлениям; выбытие по всем направлениям; сальдо на конец периода. Эти сведения  отражаются   по  трём  видам деятельности: текущей,  инвестиционной, финансовой.

1.2. Сущность  бухгалтерского учета денежных средств на расчетном счете.

Свободные денежные средства организаций хранятся на их расчетных и других счетах в банках. Это способствует ускорению денежного оборота в народном хозяйстве,  предотвращению  инфляции,  эффективному  осуществлению кредитных, расчетных и кассовых операций, обеспечению сохранности денежных средств. Его наличие свидетельствует о независимой обособленности организации в распоряжении собственными денежными средствами. Количество расчетных счетов, необходимое для осуществления расчетов, в соответствии с  Указом  Президента  РФ  от  21 марта 1995  года         № 291 определяется  самим  предприятием.  По  своему  усмотрению  предприятие выбирает  и  банки  для  их  открытия.  С  любого  из них предприятие как владелец  счета  может  производить  все  виды  расчетных,  кредитных  и кассовых операций. Указанные расчеты осуществляются безналичными платежами, т.е. перечислением денежных средств через отделения банка с расчетного  счет  плательщика насчет   получателя.                     

С  расчетного счета производятся безналичные  платежи, выдаются наличные  деньги на выплату заработной платы, командировочные, хозяйственные и представительские расходы. Выдача наличных денег производится согласно  квартальному  кассовому  плану,  который  сдается  в банк.