Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками на примере ОАО "ВЭЛТ-Кинескоп"

В соответствии с Положением Банка России № 2-П для осуществления безналичных расчетов следует использовать только стандартные формы документов, утвержденные этим ведомством. Формы документов зависят от способа безналичных расчетов, которым предусматривается договором между контрагентами за исключением расчетов, носящих принудительный характер (на основании постановления арбитражного суда, налоговых органов).

При использовании в организации журнально-ордерной формы учета расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются в журнале-ордере № 6 по предъявленным счетам [См. Приложение 8]. Аналитический учет расчетов с поставщиками при расчетах в порядке плановых платежей ведется в ведомости № 5. В конце месяца данные этой ведомости общими итогами по корреспондирующим счетам включают в журнал-ордер № 6 [19, с. 167].

2.2 Организация синтетического и аналитического учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Обобщенная информация по состоянию расчетов по приобретению оборотных средств и вложений во внеоборотные активы у покупателей и инвесторов (застройщиков) формируется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (пассивный). По его кредиту отражают возникновение обязательств по оплате принимаемых на бухгалтерский учет товарно-материальных ценностей, выполненных подрядчиком капитальных работ, потребленных плательщиком услуг и др. Одновременно дебетуют счета учета МПЗ (либо счет 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей»), вложений во внеоборотные активы, соответствующих затрат или расходов на продажу, а также счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» (если они в соответствии с ГК РФ подлежат возмещению из бюджета).

Если в расчетных документах суммы указаны в условных единицах (далее -- у. е.), возникает так называемая суммовая разница. Ее образование обусловлено тем, что:

официальный курс рубля, установленный ЦБ РФ, не совпадает с курсом иностранной валюты, принятым поставщиком (подрядчиком) при исчислении у. е.;

официальный курс рубля на дату оплаты расчетных документов этого поставщика (подрядчика) отклоняется от курса валюты, лежащего в основе установления у. е.

Следовательно, суммовые разницы при использовании у. е. формируются при принятии на учет активов, а также при оплате обязательств в случае, когда официальный курс рубля изменился.

В отличие от суммовых разниц курсовые разницы образуются также (при изменении официального курса рубля) при составлении бухгалтерской отчетности на отчетную дату по сравнению с показателями отчетности за ближайший предыдущий отчетный период.

Напомним, что исчисление как суммовых, так и курсовых разниц требует ведения аналитического учета в двух оценках: в у. д. е. и по официальному курсу валюты; в рублях и иностранной валюте, исчисленной по курсу Центробанка России.

Ниже приведены наиболее распространенные операции, вызывающие возникновение и возрастание обязательств (См. Таблицу 2.2).

Таблица 2.2

Отражение в бухгалтерском учете возникновения обязательств

№ п/п	Наименование хозяйственных операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
А	Б	1	2
1	Отражается задолженность за поступившие МПЗ, товары, оборудование к установке, объекты, принимаемые в качестве основных средств	10, 41, 07,08	60
2	Принимается на учет стоимость оставшихся на конец месяца в пути неотфактурированной поставки по МПЗ или МПЗ,	10	60
3	Фиксируется оприходование НДС	19	60
4	Принимаются к оплате расчетные документы поставщиков за коммунальные услуги, оказанные основным вспомогательным цехам, подсобному хозяйству, управлению структурными подразделениями и предприятием в целом, а также организации торговли	20, 23, 25, 26, 29, 44	60
5	Списаны потери в пределах норм	94	60
6	Предъявлены претензии поставщикам или транспортной организации с целью возмещения ущерба от недостачи МПЗ по их вине	76	60
7	Принимаются на учет расчетные документы на оплату работ (услуг), относящиеся к будущим расчетным периодам	97	60
8	Отражаются отрицательные суммовые разницы при использовании в расчетах у. д. е.	91	60
9	Отражаются отрицательные курсовые разницы при расчетах за импортные поставки в иностранной валюте	91	60

Обязательства должны погашаться своевременно. Этого требует сохранение репутации надежного партнера в договорных отношениях. Кроме того, задержка в оплате расчетных документов поставщиков и подрядчиков грозит предъявлением санкций, прекращением поставок МПЗ или «замораживанием» строительства.

Оплата расчетных документов поставщиков (подрядчиков) и другие способы погашения обязательств перед ними должны находить отражение в бухгалтерском учете (См. Таблицу 2.3).

Таблица 2.3

Записи на счетах бухгалтерского учета погашения задолженности перед поставщиками и подрядчиками

№п/п	Содержание операции	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Оплата -- наличными -- векселями третьих лиц, ранее полученными по индоссаменту	60 60	50 50/1
2	Погашение обязательств -- отечественной  валютой -- ранее выданными  векселями -- иностранной  валютой -- векселями в валюте	60 60 60 60	51 51 52 52
3	Отражение возникших курсовых разниц: -- положительных (курс рубля возрос) -- отрицательных	60 91	91 60
4	Погашен долг по договору мены (бартера)	60	62
5	Зачет ранее выданных поставщику (подрядчику) авансов	60	60/2
6	Произведена оплата за счет ссуд банков или займов	60	66 (67)
7	Списана кредиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек	60	91

50/1 - Субсчет «Денежные  документы».

60/2 - Субсчет «Расчеты  по авансам выданным».

Аналитический учет по счету 60 ведут по каждому поставщику и подрядчику в разрезе расчетных документов. Бухгалтерская служба должна организовать учет таким образом, чтобы обеспечить «встречу» документов, поступивших от материально-ответственных лиц, оприходовавших МПЗ, и приложенных к выписке кредитной организации по счетам 51 и 52.

Рекомендуемая методика позволит контролировать полноту и своевременность оприходования ценностей, а также их оплату.

Если в учетных регистрах по счету 60 будет содержаться аналитическая позиция по дебету при отсутствии записи по кредиту, то это означает наличие МПЗ, находящихся в пути или на складе поставщика и еще не вывезенных.

Подобные «светлые пятна» в учетных регистрах -- сигнал для менеджера взять на контроль соблюдение сроков доставки грузов и вывоза ценностей с таможенных терминалов или складов поставщика.

Возможен и другой вариант: есть запись в аналитическом учете по кредиту счета 60 и нет по дебету. Следовательно, имеется неоплаченная задолженность поставщику. Тоже сигнал -- разобраться в причинах неисполнения обязательств. Итоги аналитических позиций по счету 60 должны соответствовать показателям синтетического учета. Кроме того, состояние расчетов с каждым поставщиком (подрядчиком) следует периодически (при их банкротстве и составлении годового бухгалтерского отчета -- в обязательном порядке) сверяться с оформлением двухстороннего акта (справки) [28, с. 340].

2.3 Типичные ошибки  при расчетах с поставщиками  и подрядчиками

Возможны следующие ошибки и нарушения, свойственные первичному учету расчетов с поставщиками и подрядчиками:

арифметические ошибки при фиксировании оперативного факта (при измерении количества, веса, размеров и т. п.);

несвоевременная регистрация оперативного факта на носителе информации;

регистрация хозяйственных операций в документах неунифицированной формы (в случае если для данной операции унифицированный документ предусмотрен);

отсутствие необходимых реквизитов, придающих документу юридическую силу;

нарушения, допущенные при оформлении первичного документа (заполнение документов средствами, не допускающими их долговременное хранение, нарушения при внесении исправлений в первичный документ);

отсутствие графиков документооборота;

ошибки при регистрации документа (количественные либо качественные расхождения при переносе данных из документа в учетные регистры);

несвоевременная регистрация документа в учетном регистре (либо отсутствие данных в учетном регистре по отдельным первичным документам);

нарушения сроков хранения документации в архиве;

уничтожение первичных документов без акта о выделении документов к уничтожению;

нарушения при оформлении дел с первичной учетной документацией (касается кассовых и банковских документов) [21, с. 51].

Выдача денег поставщикам и подрядчикам производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

Выдача денег лицам, привлекаемым на сельскохозяйственные и погрузочно-разгрузочные работы, а также для ликвидации последствий стихийных бедствий, может производиться по ведомости. Ведомости составляются отдельно по каждой организации, работники которой были направлены на указанные работы, и заверяются, кроме подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия - организатора работ, подписью уполномоченного соответствующей организации.

Выдачу денег кассир, производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

Приходные кассовые ордера [См. Приложение 5] и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера [См. Приложение 6] и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются.

В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления, и перечисляются прилагаемые к ним документы.

Выдача приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов на руки лицам, вносящим или получающим деньги, запрещается.

Прием и выдача денег по кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир обязан проверить:

а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия или лиц на это уполномоченных;

б) правильность оформления документов;

в) наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники. При этом в машинограмме за соответствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. В журнале регистрации (форма № КО-3) приходные и расходные кассовые ордера регистрируются раздельно. Приходные ордера регистрируются в разделе «Приходные документы», расходные в разделе «Расходные документы». По каждому документу составляется дата его составления, номер, сумма и целевое назначение. Нумерация осуществляется с начала года в порядке возрастания отдельно по приходу и расходу.

Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитываются в кассовой книге [См. Приложение 7].

Каждое предприятие ведет только кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данного предприятия.