Учёт денежных средств

Глава I. Учёт денежных средств в кассе организации

1. Организация работы кассы

Приём, хранение и расходование наличных денег осуществляется через кассу  организации. К кассовым операциям  относятся операции, связанные с  получением и расходованием наличных денег непосредственно из неё. В кассе организации помимо наличных денег также могут находиться денежные документы, например, почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты и др. Работа в кассе организации возлагается на кассира.

Приём кассира на работу оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации. После издания приказа о назначении кассира на работу руководитель организации обязан под расписку ознакомить его с должностной инструкцией, Порядком ведения кассовых операций в РФ (установлен письмом Банка России от 04.10.1993 № 18) и заключить с кассиром договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В организациях – субъектах  малого предпринимательства (далее  – малые предприятия), не имеющих  в штате должности кассира, обязанности последнего могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя организации при условии заключения с ним договора о полной индивидуальной материальной ответственности.

Должностная инструкция предусматривает следующие основные обязанности кассира: осуществление операций по приёму, учёту, выдаче и хранению денежных средств с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность; сдача в учреждение банка денежной наличности сверх установленных лимитов; ведение на основе приходных и расходных документов кассовой книги; оформление документов и получение в соответствии с установленным порядком денежных средств в учреждениях банка для выплаты заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов; сверка фактического наличия денежных сумм с книжным остатком; составление кассовой отчётности.

Для надлежащего выполнения должностных обязанностей кассир должен знать: руководящие и нормативные  документы (постановления, распоряжения, приказы, инструкции и т.п.), касающиеся ведения кассовых операций; формы кассовых и банковских документов; правила приёма, выдачи, учёта и хранения денежных средств; порядок оформления приходных и расходных кассовых документов; лимит остатка кассовой наличности, установленный для организации и правила обеспечения их сохранности; порядок ведения кассовой книги и составления кассовой отчётности; правила эксплуатации электронно-вычислительной техники; основы организации труда, правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда, техники безопасности.

Кассир в соответствии с действующим законодательством  о материальной ответственности  рабочих и служащих несёт полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей за ущерб, причинённый организации как в результате умышленных действий, так и в результате небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям.

Письменные договоры о полной материальной ответственности  могут быть заключены организацией с работниками, достигшими 18-летнего возраста и занимающими должности или выполняющими работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей.

Следует также отметить, что по договору о полной индивидуальной материальной ответственности работодатель обязуется проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и другие проверки сохранности и состояния имущества, а кассир обязан в них участвовать, проверять сохранность и состояние вверенного ему имущества. Кассир не несёт материальной ответственности, если ущерб причинён не по его вине.

В организациях, имеющих  большое количество подразделений  или обслуживаемых централизованными  бухгалтериями, оплата труда, выплаты  пособий по социальному страхованию, стипендий могут производиться по письменному приказу руководителя организации другими, кроме кассиров, лицами. С этими лицами также заключаются договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, и на них распространяются все права и обязанности, установленные для кассиров.

Руководители организаций  обязаны оборудовать для кассы  изолированное помещение, предназначенное  для приёма, выдачи и временного хранения наличных денежных средств, и  обеспечить сохранность денег в  помещении кассы, а также при доставке их из банка и сдаче в банк.

Все наличные деньги и  денежные документы хранятся, как  правило, в несгораемых металлических  шкафах, которые по окончании рабочего дня закрываются ключом и опечатываются  печатью кассира. Ключи от хранилища и печати хранятся у кассира, которому запрещается оставлять их в условленных местах, передавать посторонним лицам либо изготавливать неучтённые дубликаты. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к её работе, воспрещается.

1.2. Соблюдение кассовой дисциплины

Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны  хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Наличные денежные средства, поступающие в кассу  организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские (расчётные) счета данной организации.

Организации не вправе вносить  наличные денежные средства на счета  других лиц-владельцев счетов (в т.ч. физических лиц), минуя свой расчётный счёт. За несоблюдение этого порядка на организацию налагается штраф в двукратном размере суммы произведённого взноса.

Порядок и сроки сдачи  наличных денег устанавливаются  банками по согласованию с руководителями организаций исходя из необходимости  ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков. При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

• для организаций, расположенных в населённом пункте, где имеются банки или предприятия Россвязьнадзора, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;
• для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Росвязьнадзора – на следующий день;
• для организаций, расположенных в населённом пункте, где нет учреждений банков или предприятий Росвязьнадзора, а также находящихся от них на отдалённом расстоянии – 1 раз в несколько дней.

Организации имеют право  на получение наличных денежных средств  со своих счетов в банке в размере, необходимом на оплату труда, на хозяйственные  нужды, а также на командировочные  расходы. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Выдача наличных денег из кассы организации производится под отчёт.

Организации могут хранить  наличные деньги в своих кассах только в пределах лимитов, устанавливаемых  обслуживающими их банками по согласованию с руководителями организаций. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банками ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности. Величина лимита остатка наличных денег в кассе зависит от специфики деятельности организации, в частности, от объёма ежедневной кассовой выручки организации. В случае изменения кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т.п. лимиты остатков кассы могут пересматриваться.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в обслуживающий банк расчёт по установленной форме № 0408020 «Расчёт на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу»¹. В данном расчёте устанавливается лимит остатка кассы (его вычисление сводится главным образом к определению среднедневного расхода – делением суммы, выплаченной наличными деньгами за последние три месяца, кроме расходов на заработную плату и выплаты социального характера, на количество рабочих дней в этих 3 месяцах; вновь организуемые предприятия показывают ожидаемую сумму расхода) и оформляется разрешение на расходование организацией наличных денег из выручки, поступающей в её кассу. Если организация имеет несколько расчётных счетов в различных банках, то она по своему усмотрению обращается в один из банков для установления вышеуказанного лимита. После установления лимита остатка кассы в одном из банков организация направляет уведомления об определённом ей лимите остатка кассы в другие банки, в которых открыты ей соответствующие счета. При проверке данной организации банки руководствуются этим лимитом. Если же организация не приняла мер по его установлению ни в одном из обслуживающих её банков, он считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность – сверхлимитной.

Организации имеют право  хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов  только для оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях – до 5 дней), включая день получения денег в банке. При осуществлении наличных расчётов, связанных с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, приём наличных денег всеми организациями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным применением контрольно-кассовой техники (ККТ). Сфера её применения, требования к ней и обязанности организаций, применяющих её, регламентированы Федеральным Законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов и (или) расчётов с использованием платёжных карт».

Организации в силу специфики своей деятельности либо особенностей своего местонахождения могут производить наличные денежные расчёты без применения ККТ при осуществлении следующих видов деятельности:

• продажи газет и журналов, а также сопутствующих товаров в газетно-журнальных киосках при условии, если доля продажи газет и журналов в их товарообороте составляет не менее 50%, и ассортимент сопутствующих товаров утверждён органом исполнительной власти субъекта РФ, учёт торговой выручки от продажи газет и журналов и от продажи сопутствующих товаров ведётся раздельно;
• продажи ценных бумаг;
• продажи лотерейных билетов;
• продажи проездных билетов и талонов для проезда в городском общественном транспорте;
• обеспечения питанием учащихся и работников общеобразовательных школ и приравненных к ним учебных заведений во время учебных занятий;
• торговли на рынках, ярмарках, в выставочных комплексах, а также на других территориях, отведённых для осуществления торговли, за исключением находящихся в этих местах торговли магазинов, павильонов, киосков, палаток, автолавок, автомагазинов, автофургонов, помещений контейнерного типа и других аналогично обустроенных и обеспечивающих показ и сохранность товара торговых мест (кстати даже прицепов и полуприцепов), открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений при торговле непродовольственными товарами;
• разносной мелкорозничной торговли продовольственными и непродовольственными товарами (за исключением технически сложных товаров и продовольственных товаров, требующих определённых условий хранения) с ручных тележек, корзин, лотков и пр.
• продажи в пассажирских вагонах поездов чайной продукции в ассортименте, утверждённом федеральным органом исполнительной власти в области ж/д транспорта;
• продажи в сельской местности (за исключением районных центров и пгт) лекарственных препаратов в аптечных пунктах, расположенных в фельдшерско-акушерских пунктах;
• торговли в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив;
• торговли из цистерн пивом, квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином, вразвал овощами и бахчевыми культурами;
• приёма от населения стеклопосуды и утильсырья, за исключением металлолома;
• реализации предметов религиозного культа и религиозной литературы, оказания услуг по проведению религиозных обрядов и церемоний в культовых зданиях и сооружениях и на относящихся к ним территориях, в иных местах, представленных религиозным организациям для этих целей, в учреждениях и на предприятиях религиозных организаций, зарегистрированных в порядке, установленном законодательством РФ;
• продажи по номинальной стоимости государственных знаков почтовой оплаты (почтовых марок и иных знаков, наносимых на почтовые отправления), подтверждающих оплату услуг почтовой связи.

Организации, находящиеся  в отдалённых или труднодоступных  местностях, указанных в перечне, утверждённом органом государственной власти субъекта РФ, могут осуществлять наличные денежные расчёты без применения ККТ.

 Правительство РФ утвердило положение об осуществлении наличных денежных расчетов или расчетов с использованием платёжных карт без применения ККТ, при условии выдачи бланка строгой отчётности (Положение об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники – действует с 21 мая 2008 года). Если при расчетах наличными или банковскими картами не используется кассовый аппарат, продавец обязан выдать покупателю бланк строгой отчетности – документ, который фирма выдает взамен кассового чека при оказании услуг населению. На них оформляются предназначенные для осуществления наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платёжных карт без применения контрольно-кассовой техники в случае оказания услуг населению квитанции, билеты, проездные документы, талоны, путевки, абонементы и другие документы, приравненные к кассовым чекам. В соответствии с Постановлением Правительства РФ от 06.05.2008 № 359 БСО должен содержать следующие реквизиты:

1. наименование документа, шестизначный номер и серия;
2. наименование и организационно-правовая форма – для организации; фамилия, имя, отчество – для индивидуального предпринимателя;
3. место нахождения постоянно действующего исполнительного органа юридического лица (в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа юридического лица – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности);
4. идентификационный номер налогоплательщика, присвоенный организации (индивидуальному предпринимателю), выдавшей документ;
5. вид услуги, её стоимость в денежном выражении;
6. размер оплаты, осуществляемой наличными денежными средствами и (или) с использованием платёжной карты;
7. дата осуществления расчета и составления документа;
8. должность, фамилия, имя и отчество лица, ответственного за совершение операции и правильность ее оформления, его личная подпись, печать организации (индивидуального предпринимателя);
9. иные реквизиты, которые характеризуют специфику оказываемой услуги и которыми вправе дополнить документ организация (индивидуальный предприниматель).