Учёт денежных средств

1. составление первичных учётных документов, отражающих осуществлённые кассовые операции (приход или расход наличных денежных средств);
2. регистрация первичных учётных документов в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов;
3. систематизация и обработка первичных учётных документов и составление бухгалтерских проводок (для кассовых операций бухгалтерские проводки могут быть составлены на самих первичных учётных документах);
4. отражение в хронологическом порядке в кассовой книге осуществлённых кассовых операций, подтверждённых первичными учётными документами;
5. перенос данных кассовой книги в систематические (синтетические) учётные регистры, где они разносятся по счетам бухгалтерского учёта.

Наконец, учётный процесс  предусматривает проведение инвентаризации денежных средств путём сопоставления данных бухгалтерского учёта с фактическим остатком наличных денежных средств в кассе организации.

 

1.5. Инвентаризация  кассы организации

 

Инвентаризация кассы  организации производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

В сроки, установленные  руководителем организации, а также  при смене кассиров организации  производится внезапная инвентаризация (ревизия) кассы с полным полистным пересчётом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации.

До начала проверки фактического наличия денежных средств и денежных документов инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные  документы или отчёты о движении денежных средств. Материально ответственные лица должны дать расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на денежные средства сданы в бухгалтерию и все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчётные суммы на приобретение имущества. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учёта и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путём полного пересчёта. Остаток денежной наличности сверяется с данными учёта по кассовой книге. В условиях автоматизированного ведения кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Для отражения результатов  инвентаризации фактического наличия  денежных средств и денежных документов (наличных денег, марок, чеков (чековых  книжек), др.), находящихся в кассе  организации, применяется унифицированная  форма первичной учётной документации по учёту результатов инвентаризации, а именно акт инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88; форма по ОКУД № 0317013). Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, доводятся до сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передаётся в бухгалтерию организации, второй остаётся у материально ответственного лица. При смене материально ответственных лиц акт составляется в трёх экземплярах: один передаётся материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, третий – в бухгалтерию. Во время инвентаризации операции по приёму и выдаче денежных средств и денежных документов не производятся. Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в акте не допускается, исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

При выявлении недостач или излишков денежных средств в  кассе организации в акте указываются  их сумма и обстоятельства возникновения. Материально ответственные лица должны дать объяснение причинам его. Выявленная недостача наличных денежных средств взыскивается с материально-ответственного лица – кассира организации – в случае его виновности в образовании недостачи. Выявленные излишки наличных денег принимаются к бухгалтерскому учёту (приходуются в кассу) и зачисляются на финансовые результаты организации (счёт 91 «Прочие доходы и расходы»).  Взыскание недостачи отражается по кредиту счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» и дебету счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» (субсчёт 73.2 «Расчёты по возмещению материального ущерба»). Внесение денежных средств кассиром в погашение недостачи отражается по кредиту субсчёта 73.2 «Расчёты по возмещению материального ущерба» в корреспонденции с дебетом счёта 50 «Касса».

Эти операции отражаются в бухгалтерском учёте следующими проводками:

 

№ п/п	Содержание хозяйственных  операций	Корреспондирующие счета
		Дебет	Кредит
1	Отражены излишки денежных средств  в кассе, выявленные при инвентаризации	50.1	91.1
2	Отражена недостача денежных средств в кассе, выявленная при инвентаризации	94	50.1
3	Недостача денежных средств отнесена на кассира	73.2	94
4	Кассиром в погашение недостачи  внесены денежные средства в кассу  организации	50.1	73.2

 

Ревизию кассы организации  и соблюдение кассовой дисциплины также производят учредители организаций и аудиторы (аудиторские фирмы) в соответствии с заключёнными договорами. При этом особое внимание они должны уделять вопросу обеспечения сохранности денег и ценностей.  Систематическая проверка соблюдения организациями требований порядка ведения кассовых операций возлагается также на банки. Организации обязаны предоставлять по требованию банков все необходимые документы для проведения проверок соблюдения кассовой дисциплины. Органы внутренних дел в пределах своей компетенции проверяют техническую укреплённость касс и кассовых пунктов, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в организации. Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений и злоупотреблений, обязательны для выполнения организациями.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава II. Учёт денежных средств на расчётном счёте

 

2.1. Порядок  открытия расчётного счёта в  банке

 

Как правило, организация осуществляет свои денежные расчёты со сторонними организациями и учреждениями путём безналичных расчётов через расчётные и/или валютные счета в банках.

Расчётный счёт – это счёт, открытый в банке и предназначенный для хранения рублёвых средств организации и проведения безналичных расчётов с другими юридическими и физическими лицами.

Расчётный счёт является основным счётом организации, через  который без ограничения осуществляются все денежные расчёты. Например, на расчётный счёт могут поступать платежи от покупателей и заказчиков в счёт оплаты поставленных им товаров, продукции (выполненных работ, оказанных услуг), суммы в погашение дебиторской задолженности, кредиты банков и займы от других организаций, вноситься наличные средства из кассы организации и др.

Организация при получении денежных средств на свой расчётный счёт выступает  в качестве получателя средств. Со своего расчётного счёта организация может осуществить платежи за объекты основных средств, сырьё и материалы, платежи за аренду помещений и коммунальные услуги, платежи по различным налогам и сборам, получать наличные денежные средства по чеку на выплату заработной платы работникам организации, на командировочные расходы, операционные и хозяйственные нужды и т.д.

Организация при перечислении денежных средств со своего расчётного счёта выступает в качестве плательщика средств. Для ведения безналичных расчётов в рублях организация должна открыть хотя бы один расчётный счёт в кредитной организации (банке), имеющей право на открытие и ведение банковских счетов юридических лиц. Для ведения различного рода безналичных расчётов каждая организация может открывать в банковских учреждениях несколько расчётных, валютных и иных счетов.

Порядок открытия и ведения банками  расчётных счетов организаций регламентируется Инструкцией ЦБ РФ № 28-И от 14.09.2006 г.

Для открытия расчётного счёта организация (юридическое лицо) обязана представить  в банк следующие документы:

• заявление на открытие расчётного счёта по форме по ОКУД № 0401025;
• нотариально заверенную копию учредительного договора;
• нотариально заверенную копию устава организации;
• нотариально заверенную копию свидетельства о государственной регистрации организации;
• нотариально заверенную копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе юридического лица;
• карточку с образцами подписей и оттиска печати организации по форме по ОКУД № 0401026, заверенную в установленном порядке;
• протокол общего собрания учредителей о назначении руководителя организации;
• копию приказа о назначении главного бухгалтера;
• оформленный в установленном порядке договор банковского счета в двух экземплярах (бланки договоров выдаются банком);
• паспортные данные руководителя и главного бухгалтера организации.

Из числа перечисленных документов непосредственно для банка оформляются заявление на открытие счета, карточка с образцами подписей и оттиска печати, а также договор банковского счета. Все остальные документы формируются организацией при ее государственной регистрации.

В заявлении на открытие счета указываются наименование учреждения банка и полное и точное наименование организации, указанное в учредительных документах. Бланк заявления на открытие счета (форма по ОКУД № 0401025) выдается банком. Заявление на открытие счета подписывается руководителем и главным бухгалтером организации. Если в штате нет должности главного бухгалтера, заявление подписывается только руководителем организации.

Карточку с образцами  подписей и оттиска печати представляют все организации, которым открываются расчётные счета в банках. Образец указанной карточки и порядок ее оформления установлены Указанием Центрального Банка России от 21.06.2003 № 1297-У. Бланки карточек изготавливаются банками самостоятельно и выдаются организации перед заключением договора банковского счета. Карточки могут заполняться с применением пишущих машин или ЭВМ шрифтом черного цвета либо ручками с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Карточка должна представляться в банк в одном экземпляре к каждому банковскому счету.

Право первой подписи принадлежит руководителю организации, которой открывается счет, а также иным лицам, обладающим организационно-распорядительными и административно-хозяйственными функциями, уполномоченным на основании письменного распоряжения (приказа) руководителя организации.

Право второй подписи принадлежит главному бухгалтеру и/или лицам, уполномоченным на ведение бухгалтерского учета письменным распоряжением (приказом) руководителя организации.

Правом первой или второй подписи  могут обладать одновременно несколько  сотрудников юридического лица. Сотрудник организации не может быть наделен одновременно правом первой и второй подписи. Правом первой или второй подписи могут обладать иные лица на основании соответствующей доверенности. Лица, имеющие право первой и второй подписи, указываются в карточке с образцами подписей и оттиска печати при ее составлении. Образец подписи руководителя включается в карточку обязательно. Право первой подписи не может быть предоставлено главному бухгалтеру и другим лицам, имеющим право второй подписи. При отсутствии в штате организации лиц, в обязанности которых входит ведение бухгалтерского учета, в карточке проставляется собственноручная подпись (подписи) лица (лиц), наделенных правом только первой подписи. В этом случае в карточке в поле «Фамилия, имя, отчество» вместо указания лица, наделенного правом второй подписи, указывается: «бухгалтерский работник в штате не предусмотрен».

Подлинность собственноручных подписей лиц, обладающих правом первой или второй подписи, должна быть удостоверена. Применение факсимильной подписи для заполнения карточки не допускается. В карточку с образцами подписей и оттиска печати обязательно включается образец оттиска печати организации. Образец оттиска печати юридического лица, проставляемый организацией в карточке, должен соответствовать печати, которую имеет организация согласно ее учредительным документам и федеральным законам, устанавливающим требования к печатям юридических лиц. Оттиск печати, проставляемый на карточке, должен быть четким.

При временном отсутствии печати у вновь созданной организации, а также в связи с реорганизацией, изменением наименования или утерей печати руководитель банка предоставляет владельцу счета необходимый срок для изготовления печати. Одновременно он определяет порядок оформления расчётных документов на время отсутствия печати. В случае замены или дополнения хотя бы одной подписи по счету представляется новая карточка с образцами подписей на всех лиц, имеющих право первой и второй подписи. В карточках с образцами подписей и оттиска печати банком указывается номер открываемого расчётного счета. Карточки с образцами подписей и оттиска печати остаются в банке и используются для сверки подписей и оттиска печати, проставленных на представляемых организацией расчётных и платёжных документах. Например, такая сверка производится при выдаче организации наличных денег по чеку. Проставляемые на расчётных и платёжных документах подписи руководителя и главного бухгалтера организации должны точно соответствовать представленным в банк образцам подписей. При несовпадении проставленных на документах подписей с их образцами, хранящимися в банке, банк вправе отказать в приеме этих документов и не осуществить платежи и расчеты по ним.