Учёт денежных средств

Выдача денег лицам, не состоящим  в списочном составе организации, производится по РКО, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключённых договоров. Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в РКО или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остаётся как приложение к РКО или ведомости.

Для учёта денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учёта возврата наличных денег и кассовых документов по произведённым  операциям, применяется Книга учёта принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Оплата труда, выплата пособий  по социальному страхованию и  стипендий производится кассиром по платёжным (расчётно-платёжным) ведомостям (Унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты: утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) без составления РКО на каждого получателя. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, как правило, по РКО. По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

• в платёжной (расчётно-платёжной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;
• составить реестр депонированных сумм;
• в конце платёжной (расчётно-платёжной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платёжной ведомости и скрепить надпись своей подписью;
• записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и указать в ведомости номер РКО.

Бухгалтерия проводит проверку отметок, сделанных кассиром в платёжных  ведомостях, и подсчёт выданных и  депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий РКО. Выдача наличных денег из кассы (выручка, депонированные суммы и т.д.) для их сдачи в банк и зачисления на расчётный счёт организации также осуществляется на основании РКО. РКО³ выписывается в одном экземпляре и подписывается руководителем организации и главным бухгалтером, а затем регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Операции по выдаче денежных документов из кассы организации также оформляются РКО. ПКО и квитанции к ним, РКО и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией чётко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на пишущей или вычислительной машине. Подчистки и помарки, исправления в этих документах не допускаются. Если допущена ошибка в таких документах (кроме денежного чека), то они уничтожаются, и вместо них составляются новые документы.

Сдача наличных денег в банк осуществляется по установленной форме объявления на взнос наличными⁴ (форма по ОКУД № 0402001). Оно подписывается лицом, вносящим деньги в банк. Объявление состоит из трёх частей: непосредственно объявления на взнос наличными, квитанции и ордера. Первая часть объявления остаётся в кассе банка, вносителю денег выдаётся квитанция, которую он представляет в кассу организации. Там она прилагается к РКО, по которому были выданы деньги для их сдачи в банк. Ордер выдаётся организации на следующий день вместе с выпиской из банка, в которой отражено поступление сданных на расчётный счёт организации денег.

При осуществлении расчётов наличными деньгами в организации должна вестись кассовая книга установленной формы (форма № КО-4). Кассовая книга является учётным регистром, в котором отражаются в хронологическом порядке все совершённые организацией кассовые операции, подтверждённые рассмотренными ранее первичными учётными документами. Каждая организация ведёт только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано___листов». Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Записи кассовых операций начинаются со строки «Остаток на начало дня». Вторые экземпляры листов должны быть отрывными и служат отчётом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передаёт в бухгалтерию в качестве отчёта кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге⁵.

При условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором её листы  формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчёт кассира». Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. За каждый месяц в последней машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчёт кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчёт кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации и книга опечатывается. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера организации.

1.4. Синтетический  учёт кассовых операций

Синтетический учёт наличия  и движения денежных средств и денежных документов в кассе ведётся на активном счёте 50 «Касса», предусмотренного Планом счетов бухгалтерского учёта финансово-хозяйственной деятельности организаций, утверждённого приказом Министерства финансов Российской Федерации от 31.10.2000 № 94н.

По дебету счёта 50 «Касса»  отражается поступление денежных средств  и денежных документов в кассу  организации. По кредиту отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов из кассы организации. К счёту 50 «Касса» могут быть открыты  субсчета:

• 50.1 «Касса организации»
• 50.2 «Операционная касса»
• 50.3 «Денежные документы» и др.

Учёт денежных средств  в кассе самой организации  осуществляется на субсчёте 50.1 «Касса организации».

На субсчёте 50.2 «Операционная касса» учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Она открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.

На субсчёте 50.3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счёте 50 «Касса» в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учёт денежных документов ведётся по их видам.

Если организация производит кассовые операции с иностранной  валютой, то к счёту 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учёта движения каждой наличной иностранной валюты (например, субсчёт 50.4 «Касса в иностранной валюте»). Наличная иностранная валюта может выдаваться организации на командировочные и представительские расходы. При наличии операций в наличной иностранной валюте записи в бухгалтерском учёте производятся в рублях в суммах, определяемых путём пересчёта иностранной валюты по курсу ЦБ РФ, действующему на дату совершения операции. Одновременно указанные записи производятся непосредственно в иностранной валюте. При учёте денежных средств в иностранной валюте следует руководствоваться нормами Положения по бухгалтерскому учёту 3/2006 «Учёт активов и обязательств, стоимость которых выражена в иностранной валюте».

Все совершённые кассовые операции отражаются в кассовой книге. На последнем этапе учётного процесса данные кассовой книги переносятся в систематические (синтетические) учётные регистры, Ге они разносятся по счетам бухгалтерского учёта. При использовании автоматизированной формы бухгалтерского учёта все данные, отражённые по кассе, автоматически регистрируются в журнале учёта проводок или хозяйственных операций.

Пример.  Рассмотрим отражение кассовых операций в кассовой книге и книге учёта хозяйственных операций. Допустим, что организация в течение одного рабочего дня (06.02.2008):

• получила по чеку из банка наличные деньги в сумме 25 000 руб. на выплату заработной платы в сумме 20 000 руб. и на хозяйственные нужды – 5 000 руб. Полученные наличные деньги оприходованы по приходному кассовому ордеру № 19;
• из этой суммы 20 000 руб. по расходному кассовому ордеру № 25 (на основании платёжной ведомости № 1 за январь 2008 г.) выдана заработная плата сотрудникам организации за январь 2008 г.;
• одному из сотрудников (Серову Р.В.) выдана под отчёт по расходному кассовому ордеру № 26 сумма в размере 3 500 руб. на приобретение канцелярских товаров.

Остаток денег в кассе  организации на начало дня составлял 450 руб. Лимит остатка кассы для  организации установлен в размере 3 000 рублей.

В кассовой книге эти  операции отразятся следующим образом:

Касса за «06»  февраля 2008 г.                                                                  Лист 23

С учётом изложенного бухгалтерские проводки по совершённым кассовым операциям отразятся в книге учёта хозяйственных операций (представим её в виде приведённой ниже таблицы) следующим образом:

В заключение отметим, что процесс  бухгалтерского учёта кассовых операций, как правило, состоит из следующих этапов: