Анализ системы документооборота ОАО «Сбербанк России»

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………….3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ…………………………………………………………………..6

1.1. Понятие электронный документооборот…………………………………………..6

1.2. Системы, используемые в электронном документообороте……………………..12

1.3. Перспективы развития систем электронного документооборота………………..18

1.4. Организация документооборота  в банке…………………………………………..22

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТООБОРОТА ОАО «Сбербанк России»…………………………………………………………………..………….........28

2.1. Сфера деятельности и организационная структура………………………………28

2.2. Финансовый анализ  деятельности ОАО «Сбербанк России……………………..36

2.3. Описание системы электронного документооборота ОАО «Сбербанк России»… ……………………..……………………………………………………………………...43

2.4. Разработка рекомендаций  для совершенствования системы  электронного документооборота  ……………………………………………………………………….48

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………………..57

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ…………………………………………………………….59

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………………….64

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

 

В настоящее время наблюдается возрастание интереса к системам электронного документооборота. Помимо традиционно растущего спроса со стороны крупных предприятий, все больше число российских компаний сектора малого и среднего бизнеса задумываются о переходе к «безбумажным технологиям». Автоматизация документооборота становится признаком успешной компании, заинтересованной в повышении эффективности своих бизнес-процессов, а значит и конкурентоспособности в целом. Мировая практика, подкрепляемая рядом исследований, показывает, что, при принятии решения о внедрении системы электронного документооборота, организациями движут, как правило, три фактора: желание повысить свою эффективность, оптимизировать бизнес-процессы и обеспечить соответствие законодательным требованиям. Российский рынок в этом плане – не исключение. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских компаний во многом подогревается вступившим в силу законом «О персональных данных» (№152-ФЗ), который предъявляет серьезные требования к хранению, сбору, передаче и обработке данных клиентов. Увеличение объемов хранимой информации и необходимость обеспечения ее надежной защиты делают выбор компаний в пользу информационных систем еще более очевидным.

Актуальность электронного документооборота определяется объективными требованиями времени, такими как рост информационного потока и динамичность информационной среды, и все чаще подтверждается заявлениями руководства страны.

Объектом исследования выпускной квалификационной работы является ОАО «Сбербанк России».

Предмет исследования – система электронного документооборота ОАО «Сбербанк России».

Цель работы – анализ системы документооборота в ОАО «Сбербанк России» для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

Для реализации поставленной цели сформулированы следующие задачи:

-изучить теоретические аспекты понятия документооборот в банке;

-ознакомиться с наиболее распространенными системами электронного документооборота в России;

- выявить перспективы  развития системы электронного  документооборота в России;

-проанализировать систему  электронного документооборота  в ОАО «Сбербанк России»;

- разработать рекомендации  по совершенствованию использования  информационных технологий в  документообороте ОАО «Сбербанк  России»;

В соответствии с поставленными задачами излагается материал дипломного исследования.

Работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и приложений.

Во введении обосновывается актуальность темы исследования, формулируются цель и задачи работы.

В первой главе рассматриваются теоретические аспекты понятия системы электронного документооборота.

Во второй главе дается краткая характеристика банка, основные показатели его деятельности, описывается используемая система электронного документооборота и разрабатываются рекомендации по её совершенствованию.

В заключении сформулированы основные результаты и выводы по работе.

При написании выпускной работы источниками информации послужили учредительные документы, бухгалтерские балансы, годовые отчеты, документы внутреннего учета и отчетности банка, а также материал исследований специалистов в области информационных технологий.

Практическая значимость работы заключается в том, что применение на практике рекомендаций, разработанных в ходе анализа использования информационных технологий в документообороте  ОАО «Сбербанк России» позволяет оптимизировать процесс документооборота.

Положения, выносимые на защиту:

1. Электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.
2. В настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.
3. Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа.
4. Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

 

 

 

 

ГЛАВА 1. ТЕОРТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПОНЯТИЯ ЭЛЕКТОРННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

 

 

1.1. Понятие электронный  документооборот

 

 

 

Электронный обмен данными в настоящее время очень распространен и с ним сталкивается практически каждый. Информационные системы, компьютерные сети, а также электронная почта – всё это далеко не полный перечень тех средств, с помощью которых возможен обмен данными в электронном виде. В последнее десятилетие появились и получили распространение новые инструментальные средства, позволяющие поддерживать эффективное обеспечение управленческих процессов. В том числе речь идет о программном обеспечении, предназначенном для обработки управленческих документов. Здесь прежде всего следует упомянуть программное обеспечение таких классов как, "системы управления документами" и "системы управления деловыми процессами". [2, с.31]. Такие системы представляют собой целые программные комплексы, применимые для решения ряда задач в том числе их можно использовать и для построения корпоративных систем электронного документооборота. В рамках автоматизации процесса обработки документа в организации, начиная с момента его создания или получения и заканчивая моментом отправки корреспонденту или завершения исполнения и списания в дело, должно быть обеспечено осуществление следующих функций:

• во-первых, регистрация входящих в организацию документов, а также исходящих из организации документов и внутренних документов;
• во-вторых, учет резолюций, выданных по документам руководством организации и постановка документов на контроль;
• в–третьих, централизованный контроль полного исполнения документов;
• в-четвертых, списание документов в дело;
• ведение информационно-справочной работы;
• и в завершении, формирование делопроизводственных отчетов по организации в целом.

Использование системы электронного документооборота позволяет организовать передачу данных о ходе исполнения документов в электронном виде, что позволяет качественно изменить организацию контроля исполнения документов. Карточки зарегистрированных централизованно документов с резолюциями руководства рассылаются в электронном виде сотрудникам соответствующих подразделений. Они дополняют их резолюциями по исполнению данных документов, выдаваемыми руководителями структурных подразделений. По мере появления данных о ходе исполнения документов все эти данные вносятся в систему. При этом система позволяет автоматически отслеживать наступление даты предварительного уведомления о приближении срока исполнения и о наступлении этого срока. Заинтересованные пользователи системы информируются о названных сроках.[5, с. 17]

Значительно видоизменяется и сам процесс согласования проектов документов, в рамках которого сотрудники, участвующие в процессе согласования, получают возможность обмениваться электронными версиями всех согласуемых проектов. Такая технология позволяет сократить время, которое затрачивается на передачу проектов в бумажном виде.[24, с. 70]

Система электронного документооборота содержит текущий электронный архив, который позволяет решить проблемы оперативного доступа к информации и имеет возможность одновременного использования документа несколькими сотрудниками. Такая форма организации хранения значительно снижает вероятность того, что информация будет утеряна и, тем самым, повышает оперативность всей работы за счет того, что время, необходимое для поиска нужного документа сокращается. Хранение текстов документов в электронном виде позволяет реализовывать полнотекстовый поиск, что открывает новые возможности при ведении информационно-справочной работы, например, можно делать тематические подборки документов по их содержанию. Использование электронного архива также избавляет от необходимости создавать фонд пользования архивных документов, в связи с тем, что по запросу в любой момент времени может быть выдана электронная копия документа.

С юридической точки зрения, понятие электронного документооборота отличается от понятия электронного обмена данными. В основе электронного документооборота лежит легитимность (процессуальная допустимость и доказательственная сила) электронных документов. Поэтому, помимо совершенствования информационных технологий важную роль в процессе создания инфраструктуры электронного документооборота играет его законодательная поддержка, суть которой состоит в придании данным, создаваемым и передаваемым электронным способом, юридического статуса документа. [13, с.62].

Основной функцией традиционного документа является удостоверение некоторой информации. При составлении и использовании документа присутствуют два аспекта: во-первых, это некоторая информация, а во-вторых, это сам документ как материальная вещь, которую можно предъявить или передать кому-либо. Наличие этой материальной вещи позволяет подтвердить истинность информации, которая содержится в документе. Возможно, что для подтверждения истинности необходимо проделать некую процедуру - экспертизу по проверке подлинности документа.

Саму информацию, которая содержится в документе, тоже можно разделить на две части. Первая часть  состоит непосредственно из содержания, вторая  представляет собой вспомогательную информацию, которая даст возможность устанавливать его подлинность. К ней можно отнести реквизиты типа исходящего номера, а также подписей и печатей.

В состав информации, как содержательной, так и информации о носителе, могут входить и данные о времени, условиях и месте составления определенного документа.

Необходимо также отметить, что в случае бумажного документа оригинал существует в ограниченном, но известном заранее количестве экземпляров. Например, можно указать, что договор совершен в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный экземпляр будет являться копией, что в принципе может быть проверено путем проведения соответствующей экспертизы подлинности.[12, c.6]

В ряде случаев оказывается существенно важно наличие именно оригинала документа. Например, продажа акции, которая была выпущена в документарной форме, совсем не равносильна продаже копии ее сертификата, даже если данная копия будет нотариально заверенной.

Таким образом, можно выделить следующие функции документа:

• фиксация некоторой содержательной информации;
• фиксация лица, который подписал документ;
• фиксация условий, при которых документ был составлен;
• доказательство в судебном разбирательстве;
• функция оригинала, которая обеспечивает его уникальность.

С точки зрения традиционного документооборота можно выделить две основные функции бумажного документа, это информационная и доказательственная (т. е. возможность использовать документ в качестве допустимого доказательства). Главная причина, по которой именно бумажные документы выполняют эти две функции в том, что именно бумага была на протяжении многих столетий и, остается таким и по настоящий день, наиболее распространенный материальный носитель, который используется для передачи и хранения информации. В последние десятилетия ситуация  меняется, объемы передаваемых в электронном виде данных стремительно возрастают. Как было отмечено ранее, системы безбумажного документооборота, в настоящее время, получают все более широкое распространение в самых разных областях деятельности. В связи с этим, достаточно большое значение приобретает определение правового статуса электронного документа – обозначение четких границ и областей, где возможно и допустимо его применение. [10, с. 8]

Документ представляет собой письменный акт установленной или общепринятой формы, который составлен определенными и компетентными учреждениями, предприятиями, организациями, должностными лицами, а также гражданами для возможности изложения сведений о фактах, либо удостоверения фактов, имеющих юридическое значение, или для подтверждения прав и обязанностей.