Анализ системы документооборота ОАО «Сбербанк России»

Евфрат- это в первую очередь, решение для автоматизации делопроизводства, создания и ведения электронного архива документов самых различных типов, начиная от текстовых, электронных таблиц, графических изображений и заканчивая аудио и видео. Система позволяет вносить новые документы в архив, снабжать их необходимыми реквизитами, систематизировать, размещая в системе иерархических папок, и находить, используя разнообразные средства поиска документов. Найденный документ можно просматривать во встроенном режиме просмотра с сохранением первозданного вида документов, без вызова внешних программ.

Дополнительные возможности системы:

- показ папок и картотек в виде таблицы значений реквизитов, с возможностью масштабирования ячеек и экспорта в Excel. Возможность фильтрации таблицы по реквизитам;

- печать или запись в файл отчетов по документам в папке или при разметке по картотеке;

- совместная работа с другими приложениями - MS Office, Netscape Navigator, Microsoft Internet Explorer, CuneiForm, NeST, Photoshop и т.д.;

- новый единый Диалог создания и корректировки документов из различных источников;

- предварительный просмотр файлов перед внесением их в систему;

- мастер создания документов, который сам предлагает пользователю варианты создания новых документов в системе;

- слежение за директориями. Евфрат автоматически отслеживает все изменения, которые происходят с документами в указанных директориях на локальных и сетевых дисках;

- загрузка Интернет документов с показом WWW-сервера в виде дерева.

Новый вид документов, создаваемых на основе формы, которые могут использоваться для быстрого создания и заполнения бланков, анкет, квитанций, деклараций и т.д. Поля формы являются названиями реквизитов, и заполнение значений реквизитов эквивалентно заполнению полей формы.

Евфрат также позволяет производить архивирование документов, зарегистрированных в базе системы. [44, c.84]

Таким образом, в настоящее время существует достаточно широкая линейка программных продуктов, предназначенных для осуществления электронного документооборота. Каждая из них обладает своими особенностями и преимуществами, однако они не исключают полностью бумажный документооборот, а лишь автоматизируют его.

1.3. Перспективы развития систем электронного документооборота

Роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который обусловливается особенностями российского законодательства, которое требует четкое документальное подтверждение всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, при этом существенно повышая роль и значение электронного документа. По консервативным оценкам, количество бумажных документов будет увеличиваться примерно на 7% ежегодно, а электронных - на 20%. Эта тенденция обостряет необходимость учета не только бумажных документов, но и электронных. Хотя при традиционном делопроизводстве первоочередным объектом автоматизации является ведение картотек, то ничто не мешает включить в автоматизированную систему возможность связи карточки с электронным образом документа (будь это текст, графическое изображение, аудио- или видеозапись). [27, c.82]

В свою очередь, накопленные бумажные архивы, при помощи систем потокового ввода бумажных документов, можно перевести в электронные архивы. В результате этого высвобождается пространство, упрощается управляемость архива, а также повышается доступность хранимой информации для всех заинтересованных пользователей и снижается риск в вследствие пожара или других форс-мажорных обстоятельств. Разумеется, полностью избавиться от бумаги в этом случае не удается, поскольку юридически значимой формой документа по-прежнему считается бумажная. Однако, процент таких документов в общем объеме относительно невелик, а перевод их в электронную форму как минимум многократно ускорит их поиск и повысит доступность в тех случаях, когда электронной копии для работы достаточно. Более того, многие производители программного обеспечения постепенно забывают о настольных клиентах и разрабатывают информационные системы только с веб - клиентом. Такой подход на первый взгляд содержит в себе множество преимуществ перед настольными клиентами, ведь веб-клиент предоставляет универсальный интерфейс для всех категорий пользователей, независимо от их роли и географического местоположения, что упрощает настройку системы и техническую поддержку пользователей. Однако без настольных интеграционных компонентов, устанавливаемых на рабочих местах, не может быть и речи об организации единого хранилища документов и повышении эффективности работы пользователей. Поэтому портальные технологии электронного документооборота должны использоваться скорее только для привлечения к бизнес-процессам внешних пользователей, которых невозможно или нецелесообразно включать в корпоративную сеть.

Разумеется, использование корпоративных информационных порталов не ограничивается применением их в рамках управления документооборотом. Современные порталы интересны и как самостоятельные информационные системы, позволяющие организовать единый персонализированный безопасный доступ ко всем бизнес-приложениям и корпоративной информации. Корпоративные информационные порталы является еще одной технологией консолидации информационных систем.

Современные порталы позволяют организовать доступ к корпоративным ресурсам не только с подключенных к Интернету рабочих станций, но и с портативных устройств, таких как сотовые телефоны, смартфоны. Если бы крупная организация начинала процесс автоматизации с нуля, обладая солидным бюджетом, то выбор системы электронного документооборота, очевидно, должен быть в пользу универсальной платформы по управлению неструктурированной информацией, которая способна полностью удовлетворить все потребности организации в долгосрочной перспективе. Конечно, на практике такое вряд ли возможно, обычно подобные системы собираются из множества небольших блоков, каждый из которых решает локальную задачу автоматизации. Главное - у организации должна быть четко спланированная стратегия развития автоматизации, а приобретаемые или разрабатываемые блоки, кроме всего прочего, должны обладать необходимыми интеграционными качествами. Конкретное содержание стратегии каждого предприятия определяется его размерами, отраслевой принадлежностью и технологическим уровнем, многообразием используемых информационных систем и многими другими факторами.

Пик развития электронного документооборота приходится на 2005-2006 год. В корпоративном секторе растет как число проектов по внедрению систем электронного документооборота, так и их масштабы. Заказчики усиливают требования к функциональности решений, их масштабируемости, а также интеграционным возможностям. В наибольшей степени заметен спрос на интеграцию систем электронного документооборота с ERP, CRM и HR-системами.

В системы электронного документооборота сегодня вовлекаются не десятки а сотни и тысячи пользователей. С точки зрения тенденций также следует отметить возрастающую глубину сопряжения сервисов систем электронного документооборота с сервисами, поддерживающими основной бизнес заказчиков. Теперь при внедрении системы электронного документооборота в первую очередь автоматизируются не только делопроизводственные процессы, но и бизнес-процессы, связанные с реализацией базовых деловых миссий компаний.

В целом в России отмечают постепенный и стабильный рост доли документов, которые обрабатываются в электронной форме. Увеличивается спрос заказчиков на специализированные решения, растет интерес крупных организаций к созданию своих внутренних корпоративных порталов. Возрастает интерес отечественных заказчиков в большей степени к платформам западных производителей, несмотря на то, что их стоимость значительно превосходит стоимость отечественных разработок. Появляются новые задачи, решить которые на сегодняшний день, можно только с помощью таких платформ.[34, c. 132]

Если рассматривать компании с точки зрения финансовых показателей, то лидером в России является Documentum, за ним с небольшим отрывом следует целая группа компаний («Ланит», «ЭОС», «АйТи», «Интертраст). Однако, в целом по России ситуация по управлению документооборотом осавляет желать лучшего достаточно плачевная. Ежегодный объем документации составляет порядка 250 миллиардов листов в год. Если ничего не менять, он ежегодно будет увеличиваться в среднем на 8-15 %, что продолжит существенно тормозить процессы управления во всех сферах экономики.

 Пока далеко не все  заказчики обладают достаточно  производительной инфраструктурой  для внедрения систем электронного  документооборота. Большой проблемой  в нашей стране остаются каналы  связи, это особенно актуально  для территориально распределенных  компаний. Многие предприятия сейчас  автоматизируют основные бизнес-процессы  путем внедрения систем класса ERP, поэтому у них просто не  остается ресурсов на внедрение  систем электронного документооборота.

В большинстве случаев, недостаточно быстрое развитие российского рынка электронного документооборота связывают с проблемами в области применения электронной цифровой подписи. В то время как крупные компании и ряд госструктур готовы, в той или иной степени, внедрять системы электронного документооборота, государство не спешит принять электронные формы документов в качестве основы и закрепляет своими нормативными актами обязательное использование бумажных документов. Всё это замедляет развитие систем электронного документооборота в России.[12, c.56]

Таким образом, роль систем автоматизации бумажного делопроизводства и документооборота в условиях консервативного стиля работы с документами, который в первую очередь обусловлен особенностями российского законодательства, которое требует четкого документального подтверждения всех шагов в любых областях деятельности организации, бесспорно, велика. Однако развитие информационно-коммуникационных технологий постепенно отодвигает бумажный документ на второй план, существенно повышая роль электронного документа. В настоящее время Российские компании всё чаще прибегают к использованию информационных технологий в документообороте фирмы.

1.4. Организация документооборота в банке

Документы, поступившие от клиентов, других учреждений банков, а также составляемые самим банком в процессе оформления и отражения по счетам соответствующих операций совершают определенное движение. Это последовательное продвижение документов от клиента в банк, внутри банка по его подразделениям, а также обратное движение данного документа к клиенту представляет собой документооборот. Если выполняемая операция отражается на счетах, находящихся в разных учреждениях банков, то в документооборот включается движение документов и между этими банками.

В более узком смысле, под документооборотом или точнее под внутри банковским документооборотом понимается последовательное продвижение документов в банке по всем инстанциям их проверки, обработки, оформления и бухгалтерского учета. [42, c.32]

Правильная организация документооборота имеет большое значение, ведь она обеспечивает равномерную нагрузку учетно-операционного аппарата, создает нормальный режим его рабочего дня, содействует повышению производительности труда. Правильно организованный документооборот дает возможность выполнить работы в короткие сроки, осуществлять эффективный контроль за правильностью операций.

Четкая организация документооборота, сокращение его продолжительности имеют большое значение в решении задачи ускорения оборачиваемости оборотных средств обслуживаемых предприятий и организаций. Поэтому все вопросы дальнейшего совершенствования документооборота приобретают особое значение в новых рыночных условиях хозяйствования.

Правилами ведения бухгалтерского учета и отчетности в учреждениях банков устанавливается определенный порядок организации документооборота и рабочего дня учетно-операционного аппарата. Рабочий день учетно-операционных работников устанавливается таким образом, чтобы не задерживать продвижение документов в процессе их приема, обработки, оформления, учета, отправки другим учреждениям банков.

Порядок прохождения документов внутри учреждения банка определяется рядом ключевых моментов. В частности, содержанием выполняемых операций, организационной структурой учетно-операционного аппарата, его квалифицированностью, степенью механизации учетной работы и т.д.  Применение вычислительной техники ускоряет и улучшает качество обработки банковской информации. Использование компьютерной сети банка дает возможности значительно сократить регистры бухгалтерского учета, освободить операционных работников от выполнения целого ряда работ. Например, от выполнения операции по отчислению средств доходов республиканского бюджета в местные бюджеты и т.д. Меньшая загруженность учетно-операционного аппарата дает ему возможность более качественно и быстро выполнять работу.

Для обеспечения ритмичности работы в учреждениях банков устанавливается график документооборота. В нём указывается время прохождения документов по всем участкам их обработки и оформления. Графики утверждаются руководителями учреждений.

Для обеспечения равномерного поступления денежно-расчетных документов от предприятий и организаций учреждений банка составляется график обслуживания клиентуры. Как видно из названия, в этих графиках указываются часы обслуживания конкретных клиентов (прием документов, выяснение отдельных вопросов и т.д.).

Документы принимаются от предприятий и организаций соответствующими ответственными исполнителями или специальными работниками /доверенными лицами, имеющими большой опыт работы, или через специальные ящики (или через новую дистанционную электронную систему «клиент-банк»). Эти ящики устанавливаются в учреждении банка в удобном для клиентов месте. Документы сдаются в пакетах. На пакетах указываются данные, необходимые для передачи их по назначению, номера расчетных счетов предприятий и организаций, операционных групп, которым документы должны быть переданы, абонентских ящиков, через которые клиентам выдается выписка из их лицевых счетов и другие документы. Документы не должны долго задерживаться в ящиках. Их вынимают не реже одного раза в час. Затем они передаются операционным работникам.[26, c. 76]

Применение традиционных специальных ящиков или папок дает банкам возможность принимать документы в течение всего рабочего дня. Работникам операционного отдела документы непосредственно можно сдать только в первой половине дня, т.е. в часы, когда учреждение банка работает с клиентурой. В настоящее время вместо традиционных ящиков используются специальные папки с документами, которые хранятся у ответственных исполнителей и также гарантируют соблюдение банковской тайны. [6, с.72].