Анализ системы документооборота ОАО «Сбербанк России»

Как видно из схемы, в данный процесс можно сократить излишний документооборот отчасти автоматизировав его. Рассматривая ситуацию, когда клиент, при заполнении анкеты на карту совершил какую-либо ошибку, видно, что данный процесс затягивается еще на кое-какой промежуток времени, до тех пор пока ошибки в бумажной анкете не будут исправлены. Для оптимизации данного процесса путем сокращения излишнего документооборота предлагается отменить лишние операции, не брать от клиента заполненную на бумажном носителе анкету, а сразу заносить все данные в программу. Вместо копирования документов клиента предлагается их сканирование, с целью сокращения расхода бумаги, а также бумажных документов, находящихся в ежедневном обороте.

Новая модель процесса представлена ниже, на рисунке 2.9.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.9. Новая модель процесса

 

Таким образом, даже незначительные на первый взгляд изменения в элементарном банковском процессе приём документов на пластиковую карту с помощью использования информационных технологий, позволяют сократить расходы на бумагу, уменьшить бумажный документооборот, сократить время на выполнение данного процесса тем самым делая его более эффективным при наименьших затратах. 

В качестве еще одной рекомендации, разработанной в результате анализа использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк» можно выделить – хранение документов операционного дня в электронном виде. Целью автоматизации является реализация хранения электронных документов на внешних носителях (DVD). Данные операционного дня должны автоматически выгружаться из автоматизированной банковской системы, преобразовываться, собираться в пакеты по типам, исполнителям и прочим реквизитам, проходить процедуру согласования с подтверждением электронной цифровой подписи. По данным из автоматизированной банковской системы необходимо создавать опись документов, собранных в пакет, после чего следует выдавать поручения ответственному сотруднику на запись материального носителя.

Необходимо оптимизировать хранение документов и исключить риски утери клиентских досье. Менеджеры после продаж банковских продуктов должны регистрировать сделки в автоматизированной банковской системе. Каждый документ при печати из данной системы должен сопровождаться уникальным штрих – кодом. Данные о проведенных сделках должны автоматически выгружаться в систему с помощью специального фонового процесса. Оригиналы документов собираются в пакеты и отправляются внутренней или внешней курьерской службой в центры хранения. Факт упаковки и отправки должен также фиксироваться в системе. По прибытии в центры хранения пакеты вскрываются, и проверяется целостность доставки. Далее документы упаковываются в файловые коробки, файловые коробки – в архивные короба, архивные короба доставляются в специализированные хранилища и размещаются на стеллажных секциях. При этом, каждый объект имеет свой уникальный идентификатор – штрих-код. По запросу документа из архива происходит обратная процедура, затем нужный документ сканируется и сохраняется в электронном архиве. Повторный запрос этого документа уже не повлечет за собой полноценной процедуры изъятия.

Замеры времени нахождения документов в контрольных точках процесса позволяют контролировать сроки доставки документов и накапливать необходимую статистику.

Безусловно, что никакую информационную систему невозможно совершенствовать без формализации самого объекта автоматизации. В нашем случае объектом автоматизации выступает процесс прохождения документов через сотрудников банка. Отсутствующее или некачественное описание документооборота в компании на ранних стадиях проекта и недостаточное выделение ресурсов для выполнения этого этапа может привести к тому, что система электронного документооборота не будет учитывать все особенности движения документов.

Выбор способа формализации документооборота зависит от стратегии развития ИТ-службы и от уровня зрелости компании в целом. Можно выделить два подхода к описанию маршрутов прохождения документов: от документов и от процессов. Отчасти оптимизировав документооборот в процессе приема заявки на пластиковую карту, мы использовали подход «от процессов». Рассмотрим другой подход.

Описание "от документов" исторически наиболее распространено и широко используется в банках. При таком подходе во главу угла ставится сам документ и его перемещение между исполнителями. Описание маршрута прохождения внутреннего документа, как правило, выглядит следующим образом: во-первых, разработка проекта документа, затем согласование документа, его доработка и отправка (или сдача в архив). Причем стадии "согласование документа" и "доработка документа" могут повторяться до тех пор, пока не будут устранены все замечания.

Для формализации таких маршрутов могут использоваться любые доступные средства - все должно определяться принципом достаточности для решения поставленной задачи. Самый простой вариант - разработка схем движения документов в виде обычных графических блок-схем.

Рассмотрим на примере блок схему движения документа при формировании приказа о переводе сотрудника из одного подразделения в другое. (рисунок 2.10)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.10. Схема движения документа

 

Плюсы такого подхода - минимальное время разработки методологии формализации документооборота, легкость понимания формализованных схем движения документа сотрудниками компании. Помимо этого, в качестве средства формализации документооборота можно использовать нотацию графического моделирования IDEF3, позволяющую описать сценарий обработки документа с большой точностью. Нотация IDEF3 содержит все необходимые графические элементы для отображения параллельной или последовательной работы с документом, а также дополнительных условий, например, такого рода: "выполнение следующих функций должно начаться строго одновременно" или "может начать выполняться только одна из следующих функций".

Основной недостаток применения этой нотации заключается в том, что на самой диаграмме не видно, кто из сотрудников выполняет ту или иную функцию обработки документа. Возможное решение этой проблемы - указывать название должностей сотрудников непосредственно в названии функции. Кроме того, практика, к сожалению, показала, что эта нотация, идеальная с точки зрения ИТ-специалистов, слишком сложна для сотрудников предприятия. Пример формализации с использованием данной нотации представлен на рисунке 2.14

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 2.14. Использоваие нотации IDEF3 при формализации документооборота.

 

Благодаря формализации документооборота банка, можно автоматизировать документооборот банка, сделать его более прозрачным, контролируемым и понятным для каждого из сотрудников.

Таким образом, автоматизация документооборота компании давно стала одной из обычных задач, стоящих перед ИТ-специалистами. Документы – это самое распространенное средство поддержки выполнения бизнес-процессов, обеспечивающее фиксацию и перенос информации от одного исполнителя к другому. Поэтому эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников компании. С точки зрения специалистов ИТ-службы документы представляют собой мощный информационный поток, который можно автоматизировать двумя способами. В первом случае за прохождение и хранение документов отвечают специализированные системы. Например, прохождение стандартных бухгалтерских документов может автоматизироваться в управленческой информационной системе (такой, как "1С", "Галактика"), работа с конструкторско-технологической документацией - в PLM-системе ("Лоцман:PLM", T-FLEX DOCs). Но в компании всегда есть набор документов, которые не укладываются ни в одну из существующих информационных систем. Это могут быть внутренние отчеты, организационно - распорядительная, проектная и другая документация. В этом случае движение документов можно автоматизировать только с помощью специализированных систем электронного документооборота с поддержкой технологии workflow. Использование информационных технологий в документообороте позволяет совершенствовать систему документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

 

 

На сегодняшний день ни для кого не секрет, что успеха в своей деятельности определенная фирма может достигнуть не только тогда, когда она будет хорошо спланирована и управляема, но и тогда, когда внутри неё будет производиться оперативная, своевременная, правильная работа со всей документацией, выработанной в процессе ее деятельности.

За время своего существования компьютерные технологии прошли длительный путь развития не только в области программных продуктов или архитектуры систем, но и в области интеграции компьютерных технологий и бизнес-процессов. Изначально созданные для автоматизации рутинных процессов компьютерные технологии стали решающим фактором, определяющим сами бизнес-процессы. В настоящее время уже очень трудно представить современный офис не только без компьютера, но и без специальных программ, позволяющих автоматизировать всю работу с документацией. Можно сказать, что на сегодняшний день базовая функциональность этих программных продуктов всех наиболее известных производителей соответствует основным требованиям российского делопроизводства и обеспечивает реализацию всех основных делопроизводственных операций. Поэтому при выборе того или иного программного продукта основное внимание обращается на детали, особенности функционирования и настройки того или иного программного обеспечения.

Практически все организации, даже большие приверженцы бумажного документооборота в офисе, перешли на новый уровень развития компьютерных технологий, стали использовать электронный документооборот. С каждым годом он принимает все большие размахи, но, несмотря на это, все-таки еще  активно используется бумажное дело. Это приводит к смешению технологий бумажного и электронного офиса. Период смешения технологий заведомо конечен, и повсеместное внедрение полноценного электронного документооборота исторически неизбежно. Однако очень многие компании-производители стремятся обеспечить эффективность деятельности своих клиентов и на этом непродолжительном отрезке пути к новой эпохе.

Целью данной работы являлся анализ системы документооборота в ОАО «Сбербанк России» для разработки рекомендаций по её совершенствованию.

В результате исследования были изучены  изучить теоретические аспекты понятия документооборота, а также рассмотрены основные системы электронного документооборота в России.

Были выявлены перспективы развития системы электронного документооборота в России.

Во второй главе удалось оценить финансовое состояние деятельности ОАО «Сбербанк России», а также провести анализ системы электронного документооборота. В ходе анализа было выявлено, что в ОАО «Сбербанк России» отсутствует четкая формализация процессов документооборота. Были разработаны рекомендации по совершенствованию использования информационных технологий в документообороте ОАО «Сбербанк России», составлены схемы формализованных процессов движения документов с использованием нотации IDEF3, а также Cross Functional Flowchart.

Необходимо отметить, что полученные в результате дипломной работы рекомендации, могут в дальнейшем быть использованы как основа для последующих комплексных мероприятий совершенствования системы электронного документооборота. Таким образом, предложенная работа носит прикладной характер, что обуславливает ее применение на практике.

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ

 

 

 

1. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» от 10.02.2002 № 1–ФЗ. Собрание законодательства Российской федерации. – 2002. – №2. – Ст. 127.
2. Александров С. Электронный документооборот / С. Александров // УРФО. – 2008. - № 3/4. – С. 9-25.
3. Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: экспертиза ценности документов/ Е.В. Алексеева // Секретарское дело. –  2009. – №1. – С. 79-83.
4. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы/ В.И. Андреев. – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. – 501 с.
5. Андреева В.И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы / В.И. Андреева – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2009. – 191 с.
6. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 5-е, переработанное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2008. – 192 с.
7. Аликеева А.М. Теоретические аспекты понятия документооборот / А. М.Аликеева // Экономика и жизнь. – 2009. - № 6. – С. 17-41.
8. Баласанян В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. – 2010.— №2. – С. 46 – 48.
9. Банк В.Р. Информационные системы в экономике / В.Р. Банк, В.С. Зверев. – Москва, ООО Изд. Экономист, 2005. – 455 c.
10. Барановский В.П. Документационное обеспечение деятельности организации/ В.П. Барановский. –  М.: Экмос, 2005. –  129 с.
11. Баронов В.В. Автоматизация управления предприятием / В.В.Баронов – М.: ИНФРА-М, 2000. - 239 с.
12. Белов А.А.  Делопроизводство и документооборот/ А.А. Белов. – М.: Книжный Мир, 2004. –  234 с.
13. Бобылева М.П. Выбор программного продукта для автоматизации документооборота / М.П. Бобылева // Делопроизводство. – 2009. – №2. – С.27–33.
14. Бурганова Л. А. Теория управления/ Л.А. Бурганова.– М.: ИНФРА-М, 2011.- 150 с.
15. Быкова Т.А. Правовые требования к внутренним документам фирмы: составление и оформление положений/ Т.А. Быкова // Секретарское дело. –   2000. – №2. – С. 21-25.
16. Вялова Л.М. Организация движения документов/ Л.М. Вялова // Секретарское дело. – 2000. –№2. – С.16-20.
17. Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. – 2009. – №10 – С. 17–22.
18. Герчикова И. Н. Менеджмент/ Изд. 3-е, перераб. и доп. М.: Банки и биржи; ЮНИТИ, 2007. -  501 c.
19. Глухов В. В. Основы менеджмента: Учебно-справочное пособие / Санкт-Петербургский Государственный технический университет. СПб.: Специальная литература, 2008. – 237 c.
20. Доронина Л.А. Новые информацонные технологии хранения документов организации (к постановке проблемы) / Л.А. Доронина, Б.В. Черников // Управление персоналом. – 2009. – №2. – С. 39–43.
21. Жеребенкова А.В. Документооборот на предприятии / А.В Жеребенкова.  – М. Изд.: Вершина, 2005. –  384 с.
22. Карминский А.М. Информатизация бизнеса/ А.М. Карминский , П.В. Нестеров. –  М.: Финансы и статистика, 2007. – 416 с.
23. Картавый М. А., Нехамкин А. Н. Методологические принципы формирования российского менеджмента // Менеджмент в России и за рубежом. 2003. –  № 3. –  С.11 – 29.
24. Кибанова А. Я. Делопроизводство в банке/ А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2011. – 620с.
25. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. 4-e изд / М.В. Кирсанова. – М.: ИНФРА-М, 2012. – 312 с.
26. Красавин, А. С. Делопроизводство в банке : Практ.пособие / А. С. Красавин. – : ИНФРА-М, 2009. – 190с.
27. Кудрявцев В.А. Организация работы с документами/ В.А. Кудрявцев. – М.: ИНФРА-М, 2008. – 361с.
28. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного архива // Секретарское дело – 2001. №3, с. 5–19
29. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008. –818 с.
30. Ларин М.В. Управление документацией в организации / М.В. Ларин // – М.: «Научная книга», 2008. – 110 с
31. Лысенко Н.А. Документирование управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция / Н.А. Лысенко // Учеб.-метод. пособие / Р-на-Д: МарТ. – 2009. – 272 с.
32. Мартьянова А.Е. Базы данных и знаний. Ч. I.: учебно-методич. пособие для студентов специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления» / А.Е. Мартьянова. – Астрахань: Изд-во АГТУ, 2005. — 100 с.
33. Остелло М.М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс / М.М.  Остелло // Проблемы теории и практики управления. –  2002. – №6. – С. 49.
34. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота  / Д.В.Пашков // Документооборот и Делопроизводство. –2004. –№ 5. – С. 10-19.
35. Печникова Т.В. Практика работы с документами в организации: Учеб. пособие для вузов / Т. В. Печникова, А.В. Печникова.  – М.: ЭМОС, 2009. – 208с.
36. Печникова Т.В. Документационное обеспечение деятельности организации / Т.В. Печникова // Учеб. Пособие / М.: Ассоц. авторов и издателей «Тандем»: «Экмос». – 2010. – 208 с.
37. Репин В.В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов / В.В. Репин, В.Г. Елиферов. –М: РИА "Стандарты и качество", 2005. –408 с.
38. Романов Д.А. Правда об электронном документообороте /Д.А.Романов, Т.Н.Ильина,; под ред. А.Ю. Логинова . – М.: ДМК Пресс, 2004. – 224 с.
39. Румынина Л.А. Делопроизводство / Л.А. Румынина//. – М.: «Издательство Мастерство», 2009. – 220 с.
40. Саблин В.К. О внедрении электронного документооборота / В.К. Саблин // Аудит. – 2008. – №5. – С.6.
41. Сафронов Н. А.  Экономика организации (предприятия)/ Сафонова Н.А. :«ИНФРА-М», 2011. – 470 с.
42. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для