Анализ системы документооборота ОАО «Сбербанк России»

Требования к документу, которые вытекают из приведенного выше определения, можно разделить на три группы. Первая группа отражает информационную функцию документа: то есть, документом может быть не любая информация которая зафиксирована на бумажном носителе, а только сведения, носящие определенный характер.

Вторая группа, это требования к форме. Они представляют собой требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами формы могут служить печати и подписи определенного лица, персональные данные об определенном лице которое издавало документ, а также требования к бумажному носителю, например, бумага с определенными защитными знаками и т. п.). Третья группа - компетентность источника документа. Она позволяет связать первые две, но в то же время придает юридическую значимость документу. Документ, который был издан некомпетентным органом, либо подписан не уполномоченным на то лицом либо анонимный, не является подтверждением изложенных в нем сведений о фактах, удостоверять факты или подтверждать права и обязанности.

Очевидно, легко обеспечить для данных, записанных в компьютерном формате, выполнение условий первой и третьей групп. Некоторые из требований к форме документа (такие как, соблюдение определенной последовательности изложения содержания и расположения текста) тоже могут быть соблюдены. Другие требования второй группы (а именно, наличие печати организации, собственноручной подписи лица либо специальный тип бумаги) совершенно неприемлемы для электронных документов вследствие их специфической природы компьютерных носителей информации. [12, с.61]

Именно физические характеристики электронных документов долгое время оставались объектом для критики противников безбумажных систем документооборота. В частности, в качестве одного из аргументов приводилось такое утверждение что, то что написано на бумаге достаточно трудно удалить и оно может остаться навечно, а данные на компьютерных носителях можно легко уничтожить, и в связи с этим, они недолговечны. Однако, во-первых, сохранность бумажных документов в значительной мере зависит от качества бумаги и для их длительного хранения необходимо применять специальные меры, а во-вторых, современные носители компьютерных данных позволяют хранить информацию достаточно долго и при осуществлении соответствующих мер безопасности, таких как периодическое копирование, их надежность становится не ниже, чем у традиционных. Кроме этого, когда речь идет о деловой информации, обычно существуют определенные сроки хранения данной информации, которые могут исчисляться годами или десятилетиями, а в течение указанных сроков возможна сохранность даже магнитных носителей, не говоря уже о дисках CD-ROM. [11, с.97].

Еще одним аргументом, приводимым в пользу бумажного документа, служит то, что он осязаем, то есть любой может физически проверить наличие документа и каждый грамотный человек может прочитать такой документ. То, что электронный документ не может быть не посредственно воспринят человеком, не является непреодолимой сложностью.

И, наконец, пожалуй, самый существенный аргумент заключается в том, что бумажный документ почти невозможно изменить, а в электронный документ можно легко внести поправки, и в дальнейшем будет очень доказать сам факт их внесения. Можно, конечно, отметить, что подделка традиционных документов имеет, скорее всего, не меньшую историю, чем история письменности, однако это не снимает всей проблемы идентификации электронных документов.

Решить данную проблему удалось только во второй половине 1970-х годов, когда американские математики У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили использовать цифровую подпись для подтверждения подлинности электронных сообщений.

С учетом выше изложенного, электронный документ можно определить как набор данных, которые записаны в читаемом на компьютере виде, и для которых выполнено такое условие, как существование признанной участниками электронного документооборота или утвержденной компетентным органом процедуры, которая позволяет однозначно преобразовать все эти данные в документ традиционного режима. Признание указанной процедуры должно быть полностью подтверждено всеми участниками системы электронного документооборота посредством традиционного, то есть письменного документа, либо такая процедура должна быть сaнкционировaнa уполномоченным государственным органом. [4, с.42].

Необходимость традиционного документа или акта уполномоченного органа для признания процедуры преобразования можно объяснить тем, что в обратном случае возможен порочный логический круг, когда вопросы признания или непризнания юридической силы электронного документа будут решаться на основании другого электронного документа, силу которого в дальнейшем тоже можно оспорить.

Таким образом, можно сделать вывод, что электронный документооборот представляет собой единый механизм по работе с документами, которые представлены в электронном виде, с реализацией концепции безбумажного делопроизводства. Она предназначена для построения эффективной системы управления бизнес-процессами и документами компании.

 

 

 

1.2. Системы, используемые  в электронном документообороте

 

 

 

      Рассмотрим основные программные системы автоматизации делопроизводства, а именно:

1. Программа Docs Open.

Данная программа предназначена для организации, которая занимается интенсивным созданием документов и их редактированием. Она осуществляет свою работу на базе сервер-клиент. В качестве основной базы используется база Oracle или SQL Server. Схемы хранения документов в Docs Open основаны в первую очередь на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов. Все документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере. Документы редактируются по месту их хранения. Классификация документов строится на основе атрибутов, которые хранятся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов. Это открытая платформа и к ней поставляется средство разработки для создания специальных предложений и интеграции с другими системами. Наиболее сильной стороной Docs Open является её возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации. Dosc Open, по мимо этого, обладает развитыми средствами защиты документов. Система может самостоятельно определять права доступа к карточке документа и к самому отдельному документу. Недостатками системы являются существенная чувствительность индексации и четкого поиска к ошибкам при вводе, распознавании текста и при формировании поискового запроса.

2. Documentum.

Представляет собой систему управления документами, знаниями и бизнес-процессами для крупных предприятий и организаций, а также прикладные решения для создания распределенных архивов, управления проектами, корпоративного делопроизводства в распределенном режиме, динамического управления содержимым корпоративных интернет-сайтов.

Обеспечивает открытую, масштабируемую и надежную платформу для построения и развертывания решений по автоматизации различных прикладных задач.

В стандартном варианте Documentum включает desktop-клиент, который интегрирован в Windows Explorer, и Web-клиент на основе браузера. Версия Documentum позволяет решать традиционные задачи управления документами и знаниями, а также включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Эта технология позволяет, создав один раз информацию, помещать ее в центральное хранилище с открытым доступом, а затем оптимальным для конкретных пользователей образом компоновать и предоставлять содержимое хранилища.

Возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении - поддержка различных операционных систем (Windows NT и 2000, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase).

3. StaffWare.

Представляет собой технологию организации электронного документооборота и автоматизации процедур на основе инструментальной среды StaffWare, которая работает по технологии “клиент-сервер”.

Основными особенностями данной программы являются:

- поддержка коллективной  работы с множеством заданий  большого числа исполнителей;

- динамическое управление  и контроль исполнения работ;

- интегрируемость с разными  приложениями под Windows и Unix;

- использование различных  платформ.

StaffWare позволяет довольно простым и доступным способом маршрутизировать документопоток и полностью контролировать исполнение документов по времени и дате исполнения. StaffWare способна интегрироваться с другими продуктами, которые поддерживают автоматизированный ввод входящих документов, ведение архива документов, криптографическую защиту информации и т.п.

В StaffWare встроен удобный графический построитель процедур, который позволяет наглядно отражать маршрут прохождения документов и алгоритм их обработки.

Отдельный документ может быть родителем одних документов и потомком других. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Этот идентификатор можно использовать для организации архива документов с целью быстрого поиска.

4. Lan Docs.

Lan Docs – это разработанная специалистами ЛАНИТ линия масштабируемых продуктов, которая предназначена для комплексной автоматизации делопроизводства, создания корпоративных архивов электронных документов и управления деловыми процессами. Система Lan Docs позволяет унифицировать все процедуры документирования и работы с документами, внедрить основные современные методы организации делопроизводственной деятельности, а также создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, осуществляет их рассылку исполнителям, а также производит контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, и разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД, в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, которые обеспечивают все возможности удаленного доступа к данным системы через сеть Internet,а также на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).

5. Босс- Референт.

Корпоративная система, которая поддерживает управление бизнес процессами, российские стандарты делопроизводства, организацию управления, контроль исполнительной дисциплины, а также отслеживание договоров с внешними клиентами. Предназначена в первую очередь для работы всех сотрудников организации. Обладает достаточной функциональностью для реализации делопроизводства. Основана на базе клиент-сервер. В качестве базы данных использует свою базу назначения Nike, но возможно использование SQL Server.

6. Система Lotus Notes.

Система Lotus Notes представляет собой платформу типа клиент-сервер которая служит для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения. Она позволяет пользователям получать, отслеживать, а также совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников: компьютерные прикладные системы, оперативные системы, сканеры или факс-аппараты.

Основные преимущеста системы Lotus Notes:

1)  единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации;

2) гибкость при обработке сложных документов, которые содержат данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, сканированные изображения и структурированные реляционные системы;

3) среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп;

4) развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях;

5) применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков;

6) открытость, которая заключается в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.

7) масштабируемость, то есть  возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.

8) полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей, таких как, среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки, которая необходима для создания технологии бизнес процесса заказчика на множестве платформ.

Рабочее пространство системы Lotus Notes состоит из шести фиксированных экранных окон, в которых размещены пиктограммы, представляющие документные базы данных системы Notes.

7. Евфрат-Документооборот.

Евфрат - программа для для малых и средних организаций (от 5 до 120 компьютеров), которые стремятся организовать свою работу эффективно с корпоративными документами, как отдельных сотрудников, так и всей организации в целом, а также наладить на современном уровне делопроизводственный процесс компании и организовать электронный архив документов различных типов.