Делопроизводство. Хранение документов

Оглавление

 

Введение

1. Теоретические основы организации хранения документов в делопроизводстве

1.1 Понятие оперативного хранения документов

1.2 Понятие, форма и составление номенклатуры дел

1.3 Правила формирования дел

1.4 Требования к формированию дел

1.5 Современные средства оперативного хранения документов

1.6 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

1.7 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

1.8 Основные требования к хранению документов в организации

2. Анализ организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной инспекцииФедеральной налоговой службы России по крупнейшим налогоплательщикам Алтайскогокрая

2.1 Общая  характеристика

2.2 Оперативное хранение документов Инспекции

2.3 Форма и составление номенклатуры дел Инспекции

2.4 Правила формирования дел в Инспекции

2.5 Требования к формированию дел в Инспекции

2.6 Применение современных средств для оперативного хранения документов в Инспекции

2.7 Обеспечение сохранности документов в структурных подразделениях

2.8 Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях

Заключение

Список использованных источников

Введение

 

Большой удельный вес  в общем, комплексе делопроизводственных процессов имеют действия по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих  в делопроизводстве, в дальнейшем либо оставляют на длительное архивное хранение, либо хранят краткие сроки, а затем выделяют к уничтожению.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими  организациями и нередко служат письменным доказательством при  возникновении имущественных, трудовых и иных споров.

Актуальность выбранной  темы обуславливается недостаточной  проработкой проблемы документационного  обеспечения управления в организации. Решение проблемы управления документацией  в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а  также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими  затратами времени, труда и средств.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и  конкурентной экономики своевременное  и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие  решения. Документы во многих случаях  являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение «документ» как «способ доказательства». Сколько  происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия  из-за случайно или умышленно неправильно  составленных или утерянных документов!

Беспорядок в  хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности организации. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за правильное оформление, состав и  сохранность документов.

Важной частью документационного  обеспечения управления (ДОУ) является учет и обеспечение сохранности  документов на стадии оперативного хранения в структурных подразделениях до передачи дел в архив.

Вообще, полный цикл взаимодействия человека с документальной средой включает следующие стадии:

• документирование, понимаемое в настоящее время как особый способ удостоверения;
• фиксация информации на различных носителях;
• оперативное исполнение документов в текущей деятельности граждан и организаций;
• хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые  предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение  номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения  сохранности наиболее ценных документов.

Значение и ценность образующихся в деятельности организаций  документов различны. Некоторые документы  необходимы только для оперативной  работы с ними в течение ограниченного  времени, другие, отражая научно-технические  достижения, государственное устройство и общественную жизнь страны, имеют  историческое значение и как памятники  истории и культуры должны быть сохранены  максимально долго, в идеале– постоянно.

Таким образом, цель данной дипломной работы - проанализировать особенности организации хранения документов в делопроизводстве Межрайонной  инспекции Федеральной налоговой  службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края. Цель работы предопределяет следующие задачи:

1. изучить литературу по данной теме;
2. четко определить понятие оперативного хранения документов;
3. описать современные средства оперативного хранения;
4. выяснить каким образом обеспечивается сохранность документов в структурных подразделениях;
5. рассмотреть порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях;
6. изучить основные требования к хранению документов в организации;
7. провести анализ организации хранения документов в конкретной организации.

Объектом дипломной  работы является Межрайонная инспекция  Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Предметом соответственно организация хранения его документов в делопроизводстве.

Для написания дипломной  работы использовались эмпирические методы научного исследования: наблюдение, беседа и общелогические методы: анализ, обобщение.

Можно выделить несколько  групп источников, используемых в  написании дипломной работы.

Это законодательная  база, например, Федеральный закон  от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в  Российской Федерации» - Закон № 125-ФЗ;

нормативно-методическая база:

• ГОСТ Р. 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
• ГОСТ Р. 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность организаций, хранящих документы в делопроизводстве. Основным документом в данной области  являются и "Основные правила работы ведомственных архивов".

Организационно-правовая документация организации - Положение  о Межрайонной инспекции Федеральной  налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам Алтайского края.

Вопросы, касающиеся организации хранения документов в  делопроизводстве, довольно хорошо освещены в учебной литературе по ДОУ, например, у таких авторов как Кирсанова  М.В., Аксенов Ю.М. «Курс делопроизводства: Документальное обеспечение управления», Кузнецова Т.В. «Делопроизводство», Рогозина К.В. «Документационное обеспечение  управления», Замыцкова О.И. «Делопроизводство  для колледжей». В данных источниках проанализированы современные методы и тенденции в области организации хранения документов в делопроизводстве.

Образующаяся в  рабочей организации документация отражает различные стороны деятельности трудящихся в сфере материального  производства науки, культуры, общественной жизни, а также функционирования органов государственного и хозяйственного управления. Информация, содержащаяся в данных материалах, выступает в  качестве документальной памяти и представляет собой историческую ценность, документы  организаций.

1. Теоретические  основы организации хранения  документов в делопроизводстве

 

1.1 Понятие  оперативного хранения документов

 

Документы нуждаются  в оперативном или долговременном хранении информации. Средства для  долговременного хранения документов имеют определенное сходство со средствами архивного хранения документов (если речь идет о техническом оснащении  архива организации как самостоятельного структурного подразделения).

Оперативное хранение документов проводится в службах  документационного обеспечения  управления (ДОУ), других структурных  подразделениях организации до сдачи  их в ведомственный архив. Хранение документов службой ДОУ подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполненных  документов. Движение документов, т.е. документооборот организации, заканчивается  после этапа исполнения документов. Однако информация, содержащаяся в  исполнительных документах, необходима в дальнейшей работе организации. Систематизация документов и, следовательно, содержащейся в них информации – одна из важнейших задач в документационном обеспечении управления, в деятельности службы ДОУ.

Документы во время  их исполнения должны храниться у  исполнителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись», «На отправку» и  т.п. На папках указываются также  фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня  на столе исполнителя, а после  окончания работы убираются в  ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или  командировки исполнителя их можно  было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. [14, стр.190]

Хранение исполненных  документов осуществляется в специальных  различных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для документов кратковременных  сроков хранения, т.к. в скоросшивателях  документы располагаются в обратной хронологической последовательности: документ с более поздней датой  указывается первым (сверху), а с  более ранней – в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно  использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются  дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу  подшитых документов. Это немножко усложняет работу, но дает возможность  группировать документы в дело в  прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный  архив в том виде, в каком  они сформировались в делопроизводстве. Документы до передачи их в архив  организации должны храниться так, чтобы их легко можно было найти, чтобы можно было предотвратить несанкционированный доступ к ним, обеспечить их сохранность и определенные условия хранения (защита от света, пыли и т. д.). Обеспечение установленного порядка хранения документов в текущем делопроизводстве – гарантия правильного и полного формирования архивного фонда организации.

Для средств оперативного хранения документов характерны такие  особенности, как обеспечение максимального  удобства пользования ими, оптимальных  режимов хранения размещенных в  них документов относительно небольшого габарита и массы.[5, стр. 35]

Большая часть дел, остающихся в деятельности ДОУ, т. е. в оперативной деятельности выполнена  на бумажной основе. В основном они  хранятся на рабочем месте работников управленческого труда или в  непосредственной близости от них. Эти  дела удобно хранить в шкафах, на стеллажах, механических картотеках элеваторного типа, лотках. Запрещается хранить  законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Применяются также  коробки для хранения документов из ударопрочных пластмасс, которые  предохраняют их от пыли. Для удобства хранения документов на рабочих местах предусматривается реконструкция  тумб письменных столов, ящики в  которых меняются штангами для обеспечения  возможности вертикального хранения папок с документами.

Наиболее эффективны для делопроизводственных операций механизированные (автоматизированные) картотеки. Они представляют собой  хранилища карточек (документов) с  механической (автоматической) подачей  документов к рабочей зоне или  на стол оператора по его запросу. Целесообразность применения таких  картотек определяется объемами хранящихся документов и частотой обращения  к ним.[7, стр. 156-158]

 

1.2 Понятие,  форма и составление номенклатуры  дел

 

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность  и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т.е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация  документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных  архивах. Единый подход к классификации  документов в организации обеспечивает номенклатура дел. [14, стр. 196].