Документационное обеспечение деятельности службы кадров

Министерство культуры Российской Федерации

Казанский государственный  университет культуры и искусств

Факультет информационно-документных  коммуникаций

Кафедра документоведения

 

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ  ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

СЛУЖБЫ  КАДРОВ

Курсовая  работа

Исполнитель работы: 
студентка 0-103-с группы

Станкевич Е. 
Научный руководитель: 
Матвеева Г.В., канд. пед.

наук, доцент

Казань, 2012 

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Созданная в  современной России система кадрового  делопроизводства явилась прочной  основой для развития кадровой документации. Сегодня специалистами-документоведами ведется активная работа, направленная на совершенствование методики документирования и организации работы с  кадровыми документами на основе законодательного и нормативно-методического регулирования.

Актуальность  темы работы обусловлена тем, что документационное обеспечение деятельности кадровой службы – важная часть управленческой деятельности учреждения любой организационно-правовой формы собственности, так как кадровая документация является основанием для начисления пенсии, учета трудового стажа и размера заработной платы и др. вопросов персонального характера. Сложность документационного обеспечения кадровой деятельности организации объясняется тем, что никогда не разрабатывался комплексный единый нормативный или нормативно-методический документ общего действия, в котором были бы установлены требования к комплексу и оформлению документации по личному составу. Система кадровой документации складывалась годами и является «продуктом» труда целого ряда ведомств. При таком положении дел неизбежно появляются разноречивые требования, как к видам документов, так и к их оформлению. Следует добавить, что в последнее десятилетие возникли сложности с распространением нормативных документов, регламентирующих деятельность кадровых служб, и автоматизацией их деятельности. Все сказанное выше определило  актуальность изучения документационного обеспечения деятельности кадровой службы.

Объект  исследования – деятельность отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани».

 

 

Предмет исследования – документирование и организация работы с кадровыми документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани».

Цель  исследования – изучить документационное обеспечение управления отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани» и возможности его совершенствования.

Задачи  исследования:

– изучить теоретические основы кадрового делопроизводства;

– проанализировать деятельность отдела кадров  МУК «ЦБС г. Казани»;

– охарактеризовать нормативно-методическую базу, регламентирующую документационное обеспечение отдела кадров  МУК «ЦБС г. Казани»;

– проанализировать особенности документирования и организации работы с документами в отделе кадров МУК «ЦБС г. Казани»;

– выработать предложения и рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности  отдела кадров, обследуемой организации.

Поставленные задачи решались поэтапно с привлечением следующих методов: аналитико-синтетического, сравнительно-описательного и  системного методов.

Выбор названных  методов обусловлен необходимостью рассмотрения документационного обеспечения  деятельности кадровой службы  как системы, в рамках которой функционируют подсистемы и отдельные  элементы. Изучение данных подсистем и элементов (методы, способы и средства  документирования, документные массивы и потоки, и т. д.) позволит выявить состояние документационного обеспечения кадровой деятельности учреждения и наметить пути его совершенствования. Таким образом, системный метод лежит в основе данного исследования.

Методы анализа  и синтеза использованы при изучении а) литературы по теме исследования, б) документов, регламентирующих деятельность учреждения и службы кадров в составе данного учреждения, в) документов, как продукта документирования, а также постановки делопроизводства в кадровой службе учреждения.

Сравнительно-описательный метод привлекался в ходе изложения материала публикаций и результатов исследования.

Что касается литературы по теме, ее круг достаточно разнообразен. Это учебники, учебные, справочные и  практические и методические пособия. Среди них следует отметить издания  последних лет: Т.В. Кузнецовой, Л.М. Вяловой, Л.В. Санкиной, А.В. Пшенко,  и др.

Книги Л.М. Вяловой  «Документационное обеспечение  деятельности кадровой службы», В.А. Кудряевой  «Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов», Т.В. Кузнецовой «Кадровое делопроизводство», Л.В. Санкиной «Справочник по кадровому делопроизводству: С учётом нового трудового кодекса РФ» –  наиболее полно раскрывают вопросы ведения кадрового делопроизводства.

К основным неопубликованным источникам, которые исследовались и изучались при написании работы, относятся:

– Должностные обязанности специалистов по кадрам;

– Положение об оплате труда;

– Положение об охране труда;

– Правила внутреннего трудового распорядка; и пр.

Исходя из поставленных задач, данная курсовая работа состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованной литературы.

 

ГЛАВА 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ КАДРОВОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ: ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА

1.1. Кадровая деятельность и её  документационное обеспечение в  современных условиях

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов. Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

По мнению В.И. Андреевой, кадровая деятельность – это деятельность государственных органов, органов управления отдельных организаций, кадровых служб и должностных лиц, направленная на реализацию кадровой политики [27].

Направлениями кадровой деятельности являются:

– формирование системы  управления персоналом и её стратегии;

– планирование кадровой работы, найм, отбор и приём кадров;

– деловая оценка, профориентация и адаптация персонала;

– обучение, управление карьерой и продвижением кадров;

– мотивация, организация  труда и обеспечение безопасности деятельности персонала;

– создание нормальной психологической обстановки в коллективе.

Согласно публикациям  Ш.А. Янковича, кадровая деятельность призвана  содействовать осуществлению целей  конкретной организации, для чего должна решать ряд важных задач, в числе  которых:

– обеспечение организации опытными, квалифицированными кадрами;

– эффективное  использование потенциальных  возможностей  каждого работника;

– создание комфортных условий труда и системы материальной заинтересованности, обеспечивающих высокую степень удовлетворенности  персонала своей работой;

– стимулирование стремлений работников поддерживать достойный  морально-психологический климат в организации;

– пробуждать интерес работников к инновации и получению  наибольшей выгоды от деятельности своей организации [46].

Как видим, в определении кадровой деятельности указывается, что ключевым её направлением является кадровая политика, определяемое совокупностью важных, принципиальных положений, выраженных в решениях руководства на длительную перспективу либо в отдельный период.

Важным направлением деятельности кадровой службы является  кадровое делопроизводство, то есть документирование всех направлений кадровой деятельности и организация работы с данными документами. 

Документационное обеспечение  деятельности кадровой службы является неотъемлемой частью жизнедеятельности каждой организации. В любой организации принимают и увольняют сотрудников, отправляют их в отпуска, командировки и награждают премиями. Решение этих текущих вопросов должно сопровождаться соответствующими документами, должны издаваться приказы, вноситься записи в трудовые книжки, а также необходимо отслеживать изменения законодательства. Ежедневная рутина требует внимания, времени и крайне мешает сосредоточиться на решении стратегических задач, которые стоят перед руководством и отделом по работе с персоналом.

Согласно существующим определениям кадровое делопроизводство (ДОУ) – это:

– это комплекс методов и процессов работы с  кадровыми документами, осуществляемых предприятием при выполнении своих  функций; [30]

– это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов; [29]

– документальное сопровождение управления персоналом Компании в соответствии с Трудовым законодательством РФ и требованиями к кадровому делопроизводству.

Ведение кадрового  делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач: [27]

– документально  оформить трудовые отношения, формализовать  кадровые процедуры у конкретного  работодателя;

– построить  стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления, этот удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений;

– регламентировать взаимоотношения работника и  работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путём чёткой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя;

– создать организационно-правовые основы трудовых отношений для работников и работодателя. С одной стороны, кадровые документы поддерживают интересы работодателя, с другой – направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора;

– разрешить  трудовые споры. Часто от качества оформления кадровых документов зависит успех  позиции работодателя при возникновении  конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Кадровое делопроизводство включает разработку штатного расписания, должностных инструкций, приказов по личному составу и ведению  личного дела. Сюда же относится информация о расчете заработной платы сотрудников организации.

Документальное  оформление кадровых процедур – неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учёте кадров и кадровой документации руководители вспоминают, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести документирование трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Основная задача кадрового отдела (службы) организация и осуществление эффективной кадровой политики, принятой руководителями данного учреждения и укомплектование  трудового коллектива специалистам высокой квалификации и высоких моральных качеств, создание условий для повышения их работоспособности, ответственность за порученное дело.

1.2. Законодательная и нормативно-методическая основа, регламентирующая организацию кадрового делопроизводства

Работникам  кадровых служб, как и другим лицам  управленческих систем, по роду своей  деятельности приходится ежедневно составлять массу документов. Для правильного ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и руководствоваться нормативно-методической и законодательной документацией.

Законодательная и нормативно-методическая документация по вопросам ведения кадровой документации регламентирует единообразную практику ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере.

Так, В.В. Федин  считает, что знание законодательной и нормативно-методической документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи: [41]