Документационное обеспечение деятельности службы кадров

Данный метод  нами будет использоваться при сравнении системы кадровой документации.

Описательный  – фиксация средствами естественного или искусственного языка сведений об объектах.  В нашем исследовании в качестве объекта изучения

 

выступает «система делопроизводства». Поэтому при  описании данной системы и будет  использован нами данный метод.

 

ГЛАВА 3. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОТДЕЛА КАДРОВ МУК «ЦБС  Г. КАЗАНИ»: СОСТОЯНИЕ ВОПРОСА И ПЕРСПЕКТИВЫ РАЗВИТИЯ

3.1. Анализ деятельности отдела кадров МУК «ЦБС г. Казани»

Муниципальное учреждение культуры г. Казани «Централизованная  библиотечная система г. Казани»  создано на основании постановления  Главы администрации г. Казани от 15.01.2003 №47 «О муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Казани».

На основании  постановления Исполнительного  комитета г. Казани от 18.11.2009 №9959 «О реорганизации  Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» и постановления Исполнительного комитета г. Казани от 29.01.2010 №552 «О внесении изменений в постановление Исполнительного комитета г. Казани от 18.11.2009 №9959 «О реорганизации Муниципального учреждения культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» муниципальное учреждение культуры «Централизованная библиотечная система г. Казани» с 01.04.2010 было реорганизовано путём присоединения к ней МУК «Централизованная детская библиотечная система г. Казани».

В своей деятельности МУК «ЦБС г. Казани»:

– подчиняется муниципальному учреждению Управления культуры;

– является юридическим лицом, обладает обособленным имуществом, имеет круглую печать, штамп,  так же необходимые печати и бланки;

– отвечает за результаты своей деятельности перед учредителем, а так же представляет информацию о производственно – хозяйственной деятельности по установленным формам в органы местного самоуправления.

 

 

Местонахождение учреждения: Республика Татарстан, г. Казань, ул. Вишневского, д.10. МУК «ЦБС г. Казани» имеет 48 филиалов и 5 библиотечных пунктов без права образования юридического лица.

В своей деятельности МУК «ЦБС г. Казани» руководствуется  Конституцией Российской Федерации, Конституцией Республики Татарстан, законами, иными  нормативно-правовыми актами, действующими на территории Республики Татарстан, организационно-правовыми документами Главы администрации Муниципального образования г. Казани и Министерства культуры Республики Татарстан, приказами начальника управления культуры Исполнительного комитета муниципального образования г. Казани.

Кадровой деятельностью в ЦБС занимается самостоятельное структурное подразделение – отдел кадров, который подчиняется непосредственно  директору ЦБС.  Деятельность данного отдела является объектом исследования нашей курсовой работы.

Отдел кадров ЦБС в своей деятельности руководствуется¹:

– Конституцией Российской Федерации;

– действующим  законодательством Российской Федерации;

–постановлениями  Правительства и указами Президента Российской Федерации;

– локальными нормативными актами;

– правилами  внутреннего трудового распорядка; и т.д.

Основными локальными организационно-правовыми актами, регламентирующим деятельность отдела кадров ЦБС, являются Положение о структурном подразделении,  (регламентирует работу отдела, права и обязанности, ответственность руководителя и специалистов) [27] и должностные инструкции работников.

 

Во главе  отдела кадров  стоит начальник отдела – Орлова Ксения Георгиевна, ему подчиняются  специалист  по кадрам – Смирнова Евгения Борисовна.

Начальник кадровой службы и специалист по кадрам выполняет  следующие обязанности:

– выполняют  работу по комплектованию ЦБС кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации;

– принимают  участие в работе по подбору, отбору, расстановке кадров;

– проводят изучение и анализ: 

• должностной  и профессионально-квалификационной структуры персонала ЦБС и её подразделений;

• документации по учёту кадров, связанной с приёмом, переводом, трудовой деятельностью и увольнением работников;

• результатов аттестации работников и оценки их деловых качеств с целью определения текущей и перспективной потребности в кадрах, подготовки предложений по замещению вакантных должностей и созданию резерва на выдвижение;

– изучают рынок  труда для определения источников удовлетворения потребности в кадрах, установления и поддержания прямых связей с учебными заведениями, контактов с предприятиями аналогичного профиля;

– участвуют  в разработке перспективных и  текущих планов по труду;

– осуществляют контроль за размещением и расстановкой молодых специалистов и молодых рабочих в соответствии с полученной в учебном заведении специальностью и профессией, проведением их стажировок;

– участвуют  в работе по адаптации вновь принятых работников к производственной деятельности;

– участвуют в подготовке предложений по развитию персонала, планированию деловой карьеры, обучению и повышению квалификации кадров, а также в оценке эффективности обучения;

– организуют проведение аттестации работников, её методическое и информационное обеспечение, принимает участие в анализе результатов аттестации, разработке мероприятий по реализации решений аттестационных комиссий, определяет круг специалистов, подлежащих повторной проверке. Участвует в разработке систем комплексной оценки работников и результатов их деятельности, служебно-профессионального продвижения персонала, подготовке предложений по совершенствованию проведения аттестации;

– анализируют  состояние трудовой дисциплины и  выполнение работниками ЦБС внутреннего трудового распорядка, движение кадров, участвует в разработке мероприятий по снижению текучести и улучшению трудовой дисциплины;

– заполняют, учитывают  и соблюдают правила хранения трудовых книжек, производит подсчёт  трудового стажа, выдает справки  о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производят записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих;

– ведут учёт личного состава ЦБС, её подразделений в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации;

– оформляют  документы для установления льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам и другой установленной документации по кадрам;

– обеспечивают социальные гарантии трудящихся в области  занятости, соблюдение порядка трудоустройства  и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций;

– вносят соответствующую  информацию в банк данных о персонале библиотеки;

– организуют табельный  учёт, составление и выполнение графика  отпусков;

– ведут контроль за состоянием трудовой дисциплины в  подразделениях ЦБС и соблюдением работниками правил внутреннего трудового распорядка;

–  анализируют  причины текучести кадров;

– разрабатывают  мероприятия по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контролирует их выполнение.

При осуществлении этих функций отдел кадров ЦБС взаимодействует с другими структурными подразделениями:

– администрацией ЦБС;

– юридическим отделом;

– бухгалтерией;

– канцелярией;

– профсоюзом организации.

Как видим, отдел кадров тесно взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений  в решение кадровых вопросов и  отвечает за комплексное документационное обеспечение кадровой деятельности.

3.2. Законодательное, нормативно-методическое и организационные документы, регламентирующие документационное обеспечение деятельности отдела кадров

Кадровая деятельность любой организации регламентируется законодательными и нормативно-методическими документами. От работников отдела кадров  сегодня требуется безупречное знание законодательных и нормативно-методических актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов есть и в отделе кадров  ЦБС, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепления в документе.

Рассмотрим  более подробно, используемые в отделе кадров  ЦБС законодательные и нормативно-правовые документы. 

Открывает пакет  нормативно-правовых документов, регламентирующих кадровую деятельность Конституция  Российской Федерации, в котором  многие статьи  посвящены праву на труд и отдыху, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежегодный отпуск» [1].

Основным законодательным  актом, которым постоянно руководствуется в своей работе отдел кадров  ЦБС, является Трудовой кодекс РФ. В Трудовом кодексе отражены специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

В Трудовом кодексе  РФ рассматриваются вопросы документирования приема на работу, перевода на другую работу, предоставление отпуска, направление работников в командировку, изменение анкетно-биографических данных, поощрение и награждение работников, вынесение взысканий,  аттестация работников, увольнение работников, сложные и спорные случаи современного делопроизводства в отделе кадров.

Работники  отдела кадров ЦБС при установлении трудовых правоотношений опираются не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на которой она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Большое значение для правового обоснования профессиональной деятельности специалиста по кадрам ЦБС сегодня имеет ФЗ № 149 от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», который регулирует отношения, возникающие при поиске, получении, передаче, производстве и распространении документированной информации, вопросы ее защиты от несанкционированного доступа  и особенности применения информационных технологий.

Так, при работе с кадровыми документами специалист по кадрам вуза учитывает требования данного закона, согласно которому документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы Российской Федерации, а порядок документирования устанавливается органами государственной власти, которые ответственны за организацию делопроизводства и стандартизацию документов и их массивов.

Следующим не менее  важным и значимым законодательным  актом, регламентирующим документационное обеспечение кадровой деятельности, является Федеральный закон от 25 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» (в ред. от 2011 г.), которым специалист по кадрам ЦБС стал активно руководствоваться с переводом персональных данных на электронные формы носителей информации. Цель Закона – «обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну».

При обеспечении  вопросов сохранности кадровых документов специалист по кадрам ЦБС руководствуется  Федеральном законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также  отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

  При введении трудовых книжек сотрудники отдела кадров руководствуются   «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, …» и «Инструкцией по заполнению трудовых книжек». Эти нормативные документы регламентируют оформление, учёт и ведение трудовых книжек в ЦБС.

    Оформление  документов по личному составу,  к сожалению, в библиотеке происходит не в соответствии с постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», несмотря на то, что данное постановление утверждает, унифицированные формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты и ведение этих форм является обязательным в кадровой работе. Не использование унифицированных форм первичной учетной документации приводит к ошибкам при документировании кадровой деятельности.

 Организация  делопроизводства и оформление  организационно-распорядительных документов  в ЦБС осуществляется согласно Инструкции делопроизводства, которая устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами.