Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

Министерство  образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Ярославский государственный  университет имени П.Г. Демидова»

Университетский колледж

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплинам: Документоведение и 

Документационное  обеспечение управления

Структура и функции службы документационного

обеспечения управления в  учреждении

 

 

 

 

 

 

Выполнила:

студентка группы ДОУ – 12 КО

специальность:

032002 Документационное обеспечение 

                                                                                 управления и архивоведение

Н.И.Новикова

 

Проверила:

И.В.Семенова

_____________________________

                                                                                                                    (подпись)

Оценка:

_____________________________

 

 

 

 

 

Ярославль 2011 г.

СОДЕРЖАНИЕ

ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .3

ВВЕДЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4

1. Управление службой ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

1.1. Основные положения  службы ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5

1.2 Нормативно–методическая  база ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

1.3 Основные функции структурных  подразделений службы ДОУ . . . . . . . . . . .15

1.4. Оптимальная  численность состава службы ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

1.5. Организация труда  работников службы ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .22

2. ДОКУМЕНТЫ, РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ  РАБОТУ СЛУЖБЫ ДОУ . . . . . . 24

2.1. Положение о службе  ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

2.2. Методические рекомендации  по разработке инструкций по  делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти. . . . . . . . . . . . . . . . . 27

2.3 Должностные инструкции  работников службы ДОУ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .35

ЗАКЛЮЧЕНИЕ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННых ИСТОЧНИКОВ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39

ПриложениЯ . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИНЯТЫЕ СОКРАЩЕНИЯ

АСЭД - автоматизированная система электронного документооборота

АСДЭД - автоматизированная система делопроизводства и электронного документооборота

ГСДОУ – государственная  служба документационного обеспечения управления

ДОУ - документационное обеспечение управления

СДОУ – служба документационного обеспечения управления

НИИ – научно - исследовательский  институт

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документационное обеспечение  управления в организации управленческого  процесса любой организации, независимо от её сферы деятельности, является одним из ключевых аспектов, который  влияет на жизнедеятельность данной структуры в целом. Организация  работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность  и качество управления.

Система делопроизводства предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота).

Процесс принятия управленческого  решения состоит из получения  информации, её переработки, анализа, подготовки и принятия решения.

Если на предприятии отсутствует  чёткая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно  появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в  полноте и ценности низкого качества, как в оформлении, так и в  полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки.

Актуальность данной темы обосновывается тем, что анализ структуры  и функций службы делопроизводства является частью анализа эффективности  работы службы ДОУ. А от того, насколько  эффективно функционирует службы делопроизводства, зависит процесс управления организациями  и учреждениями.

Цель данной курсовой работы - проанализировать структуру и функции службы делопроизводства.

Для достижения цели поставлены следующие задачи:

-описать организационное построение службы делопроизводства;

-раскрыть типовые задачи и функции службы делопроизводства;

-описать типовую структуру и численный состав службы делопроизводства;

-проанализировать структуру и функции службы делопроизводства на примере конкретного предприятия;

-внести предложения по совершенствованию службы делопроизводства на предприятии.

Объектом данной курсовой работы является структура и функции  службы документационного обеспечения  управления в учреждении.

Предметом курсовой работы являются процессы организации службы делопроизводства.

1. Управление службой ДОУ

1.1. Основные положения службы ДОУ

Документационное обеспечение  управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и  управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации  и предприятия [1].

Документационное обеспечение  управления в организациях, учреждениях  и на предприятиях осуществляется специальной  службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Наименование и структура  службы ДОУ устанавливаются в  соответствии с принадлежностью  их к определенной группе организаций.

В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие  службы документационного обеспечения:

- в министерствах и ведомствах России союзных и автономных республик - управление делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приемная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

- на государственных предприятиях (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных заведениях и других организациях - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в исполнительных комитетах Советов народных депутатов (за исключением исполкомов городов районного подчинения, сельских и поселковых) и в аппарате управления общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально-множительное бюро, архив;

- в организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Нормирование труда работников службы ДОУ, установление заданий, оценка напряженности труда и расчет численности по отдельным видам  работ производится в учреждении.

Организация рабочего места  и условия труда работников службы ДОУ регламентируются нормативно-методическими  документами Госкомтруда России, Госстроя, России государственными и  отраслевыми стандартами.

Для определения количества работников службы документационного обеспечения управления применяются отраслевые нормативы численности, разрабатываемые на основании типовых межотраслевых нормативов численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных предприятий и укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию.

Работа службы ДОУ регламентируется Положением об этой службе, которое  разрабатывается на основе настоящего Примерного положения. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают  равномерную загрузку работников, распределение  работ по сложности выполнения и  квалификации исполнителей. Должностные  инструкции разрабатываются службой  ДОУ на основании Квалификационного  справочника должностей, Единой номенклатуры должностей служащих, с учетом требований ГСДОУ и утверждаются руководителем  организации или его заместителем. При изменении функций и задач  работников службы ДОУ должностные  инструкции пересматриваются.

Наименование должностей работников службы ДОУ устанавливается  в соответствии с Общесоюзным  классификатором профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих. Примерная структура  текста должностной инструкции работников службы ДОУ 

Служба ДОУ в своей  деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно-правовыми  актами органов государственной  власти и управления России и союзной  республики, распорядительными документами  вышестоящих органов управления и самой организации, ГСДОУ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений России и другими действующими нормативами по вопросам документационного  обеспечения управления и настоящими требованиями.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля.

Служба ДОУ имеет круглую  печать с обозначением своего наименования.

 

1.2 Нормативно–методическая  база ДОУ

Нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. В этих целях разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам применяемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых  корпоративных документов, как правило, включаются:

различные классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и др. объектов);

табель и альбом форм документов;

номенклатура дел компании;

стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации  делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД);

положение о Службе ДОУ  и должностные инструкции ее работников.

Примерный перечень корпоративных  нормативных документов в области  ДОУ (управления документами) и архивного  дела:

1. Стандарт по управлению  документами, включающий:

описание;

стратегии, политики и ответственности  в области управления документами;

требований к управлению документами;

состава нормативной базы в области управления документами;

порядка проектирования и  внедрения документных систем;

процессов и процедур управления документами;

правил проведения мониторинга  и аудита в области управления документами;

организации обучения персонала  технологическим аспектам в работе с документами;

2. Инструкция по документационному  обеспечению управления (делопроизводству), включающая следующие основные разделы:

Общие положения;

Документирование управленческой деятельности, включающий подразделы:

состав управленческих документов

классификация, унификация, стандартизация управленческих документов

Правила подготовки и оформления управленческих документов,  включающие подразделы:

требования к бланкам  документов;

требования и правила  оформления реквизитов служебных документов;

требования и правила  оформления текстов служебных документов;