Структура и функции службы документационного обеспечения управления в учреждении

сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации  или в структурные подразделения  в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время;

порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а  также  пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть следующие  положения:

документы, поступившие в  федеральный орган исполнительной власти в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее  время – на следующий рабочий  день;

составление акта в трех экземплярах при обнаружении  отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в Службе делопроизводства, второй приобщается  к поступившему документу, третий направляется отправителю документа);

сохранение конверта, в  котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и  дата поступления;

документы, поступившие с  отметками «Срочно», «Оперативно» и  другие

передаются на регистрацию  незамедлительно.

 

Предварительное рассмотрение документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение Службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях  выделения из всего массива поступившей  корреспонденции документов, требующих  обязательного рассмотрения руководством федерального органа исполнительной власти. Документы, поступившие в федеральный  орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются Службой делопроизводства непосредственно в структурные  подразделения. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление  документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным  в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между  руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

 

Регистрация поступающих документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить:

- место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

- сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

- структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

- перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;

- порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;

- передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

- регистрацию документов независимо от способа их доставки;

- регистрацию документов в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и другие . проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа; 

- внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа;

- разработку в целях регистрации и учета документов в федеральном органе исполнительной власти классификаторов (справочников):

структурных подразделений;

видов документов;

должностных лиц;

корреспондентов;

предметно-тематический (вопросов деятельности);

указаний по исполнению документа;

исполнителей;

результатов исполнения документов и др.

 

Организация работы с отправляемыми документами

В Инструкции по делопроизводству целесообразно установить, что:

- ответственность за составление и оформление документа в соответствии с установленными в федеральном органе исполнительной власти правилами, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами федерального органа исполнительной власти (внутреннее согласование) возлагается на структурное подразделение – исполнитель документа;

- проекты документов федерального органа исполнительной власти готовятся на бланках установленной формы; для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся сопроводительные письма;

- до представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки;

- проекты документов визируются исполнителем (руководителем подразделения или его заместителем), при необходимости работниками других структурных подразделений; визы проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижней его части, на втором экземпляре (копии) документа или на листе согласования.

 

Регистрация отправляемых документов

В Инструкции по делопроизводству рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации отправляемых документов. При этом, учитывается, что:

- документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в Службу делопроизводства (документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в Службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти);

- служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

- регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

- сведения о регистрируемых документах вносятся в РКФ базы данных федерального органа исполнительной власти, используемой для учета, поиска, хранения и использования документов;

- регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации;

- копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

- регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Инструкция по делопроизводству устанавливает структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

 

Отправка  документов

В Инструкции по делопроизводству предусматриваются сроки отправки документов, операции, выполняемые  Службой делопроизводства при обработке  отправляемых документов, особенности обработки документов в зависимости от вида связи, используемой для отправки документов

При этом, определяется, что:

- отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти;

- экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.);

- неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение;

- документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день;

- срочная корреспонденция отправляется в первую очередь;

- документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну;

- документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее – высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного документооборота;

- решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение - исполнитель;

- отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса - в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи;

- документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт;

- на заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов;

- с помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота;

- документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в Службу делопроизводства с указанием номера телефона-факса адресата;

обработка документов для  отправки почтовой связью осуществляется Службой делопроизводства в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 221 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17, ст. 1556), документов, предназначенных для  отправки телеграфной связью, в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной  связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации  от 15 апреля 2005 г. № 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 17 ст. 1557; 2008, № 8, ст. 749; 2008, № 23, ст. 2715; 2009, № 12, ст. 1429).

 

Формирование  дел и их текущее хранение

Дела формируются в  соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов  систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе  на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения. Рекомендуется в Инструкции по делопроизводству определить:

- принцип формирования дел (централизованное – в Службе делопроизводства или децентрализованное – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);