Внедрение проекта «all inclusive» (всё включено) в ночном клубе

Целью проекта было привлечение  большего количества посетителей.

Требования к продукту и его характеристики

Организация проекта проходит в период с июля 2012г. по сентябрь 2012г. Предварительное время начала проекта –5 июля 2012 года в клубе «Air Night Club», располагавшемуся по адресу Уфа, Проспект Октября 79/1. В период действия проекта должны посетить клуб около10 мил. человек..

Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении проекта: зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, банеры), команда проекта, звукооператор.

Критерии приемки продукта

• Время и место проведения проекта. Действие проекта проходит в период с июля 2012г. по сентябрь 2012г. Предварительное время начала проекта –5 июля 2012 года в клубе «Air Night Club», располагавшемуся по адресу Уфа, Проспект Октября 79/1

Необходимые ресурсы. Ресурсы, которые понадобятся при организации и проведении фестиваля зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, банеры), команда проекта, звукооператор.

• Арендованное и видео- и аудиооборудование;
• Список участников проекта и концертные номера. В проекте должны принять участие более 10 мил. чел. Концертные номера должны быть разнообразными и интересными.
• Проведенные репетиции.
• Написанный сценарий.
• Смонтированный видеоролик.
• Гости проекта. Организована рассылка информационных приглашений клиентам клуба. На открытии проекта должны присутствовать фотографы, не менее 1000 человек гостей.
• Украшенный зал и установленное оборудование.
• Проведено открытие проекта.
• Подведены итоги.
• Закрыты контракты.
• Отчет перед заказчиком.

Требования к проекту и его результатам

Организация проекта проходит в период с 3 мая 2012г. по июль 2012г. Предварительное время проведения фестиваля – 5 июля 2012года.

Ресурсы, которые понадобятся  при организации и проведении проекта :зал; аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук); украшения (воздушные шары, банеры), команда проекта, , звукооператор.

На проекте должны присутствовать не менее 1000 человек гостей, персонал и организаторы проекта..

Ограничения (границы) проекта

Время организации проекта: с 3 мая 2012г. по июль 2012г. Внедрить проект необходимо 5 июля 2012 года.

• Место проведения: клубе «Air Night Club», располагавшемуся по адресу Уфа, Проспект Октября 79/1. Гостевой зал вместительный и в нем есть все необходимое для внедрения и проведения проекта (сцена, занавес, колонки, удобные сиденья для гостей, большой танцпол, хорошая вентиляция помещения и т.п
• Ограничение по ресурсам: аудио- и видеооборудование (микрофоны, акустическая система, проектор, ноутбук), воздушные шары (88 штук), баннеры с рекламой проекта и приезжающей группы на (5 штук), батарейки для микрофонов (10 штук), команда проекта не менее 40 человек.

Основные свойства продукта

Целью руководства при  внедрении данного проекта, прежде всего, было привлечение большего количества посетителей, путем изменения ценовой  политики предприятия, и, следовательно, занятие клубом более выгодной ниши среди предприятий сферы развлечений и отдыха. При этом изменение ценовой политики клуба ни привело к ухудшению качества услуг предоставляемых клубом.

Проект начнется с  торжественного, со вступительной речью руководителя клуба. После этого состоится концерт группы Руки Вверх. Программа в день старта проекта будет очень разнообразна и насыщенна. Посетители заведения в этот день смогут увидеть много интересных и развлекательных номеров, в частности, танцевальные, вокальные номера, юмористические выступления.

Требования и результаты поставки проекта

Необходимо будет написать заявку на аренду аудио- и видеооборудования на генеральную репетицию и проведения торжественной части (микрофоны, акустическая система, проектор). Заявка пишется с участием и при поддержке руководителя проекта. Также необходимо, чтобы были предоставлены воздушные шары в количестве не менее 88 штук. банеры с рекламой проекта и приезжающей группы на торжественное открытие, батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (по 2 батарейки от каждой группы студентов).

Допущения проекта

Допускается предварительное  количество число гостей в день от 1000 до 1200 человек.

Допускается предварительное количество участников проекта от 40 до 45 человек.

Допускается проведение проекта только в клубе «Air Night Club» расположенному по адресу Уфа, Проспект октября 79/1.

Допускается приглашать лица от 18 лет.

Первоначальная организация проекта

Участники проекта:

1) Заказчик проекта: инвестор, генеральный директор клуба «Air Night Club».

2) Руководителем проекта является – Имаева Г.Р. Помощником руководителя (менеджер проекта) – Лисицкая М.В проектный менеджер заведения,PR- менеджер.

          3) Команда проекта: Арт-директор, Менеджер по проекту, Менеджер по персоналу, Персонал (официанты, бармены), ответственные за организацию приглашений гостям, ответственный за монтирование видеоролика, ведущие мероприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1 – Организационная  структура проекта

 

Первоначально сформулированные риски

1. Неявка персонала клуба.
2. Отказ от участия в проекте: отказ организаторов  в организации и внедрении проекта.
3. Плохо продуманный план организации проекта: плохо продуман график проведения репетиций, график рассылки приглашений гостям, монтирования видеоролика и т.п.
4. Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.
5. Плохо осведомлен о проекте обслуживающий персонал .
6. Неявка фотографа.

Контрольные события расписания

В таблице 2 представлены контрольные события расписания по организации и проведения фестиваля с указанием времени начала, окончания и длительностью выполнения работ.

 

            Таблица 2 – Контрольные события расписания

Название контрольного события (вехи)	Дата	Ответственный за достижение
Создана команда проекта  и распределены роли	Пн 03.05.12	Менеджер
Организованы и проведены  репетиции	Пт 01.07.12	Менеджер, участвующие  в концертных номерах
Арендовано видео- и  аудиооборудование	Пн 01.07.12	Менеджер
Организованы приглашения  гостям	Ср 25.05.12	ответственные за организацию  приглашений гостям
Смонтирован видеоролик	Пн 20.05.12	ответственный за монтирование видеоролика
Подготовка к проведению дня открытия проекта	Пт 29.06.12	Менеджер, команда проекта
Проект внедрен	Пт 5.07.12	Ведущие, участвующие  в концертных номерах
Проект закрыт	Ср 28.09.12	Менеджер

 

Первоначальная иерархическая  структура работ (ИСР)

На рисунке 2 представлена первоначальная иерархическая структура работ.

Рисунок 2 – Первоначальная иерархическая структура работ

Схема расходов

При организации и проведении проекта финансовые ресурсы в явном виде не требуются, но необходимо, чтобы РR группа предоставили на генеральную репетицию –1 июля 2012 г. воздушные шары (88 штук, общая стоимость 704 руб.), баннеры с рекламой (общая стоимость 7000руб.), батарейки для микрофонов в количестве 10 штук (общая стоимость 400 руб.). Также учитываются звонки менеджера участникам проекта, которые составили в среднем: 10 звонков по 7 минут, длительность звонка руководителю проекта – 10 минут. Минута звонка стоит 0,99 руб. В итоге стоимость звонков составила 79,20 руб. Планируется приобрести канцелярские принадлежности стоимостью 45 руб. Привоз группы на открытие проекта -50000 рублей. Оплата организаторам проекта 60000 рублей, фотограф на открытие и закрытие -6000 рублей. Стоимость проекта составит 130000 руб.

Общее управление содержанием проекта

В ходе реализации проекта  команда проекта отчитывается на личных встречах, совещаниях, по телефону и т.п. о выполненных работах  менеджеру проекта, который в  свою очередь информирует руководителя и заказчика о ходе выполнения проекта. Изменения обсуждаются на совещаниях, но если требуется, менеджер советуется с руководителем проекта и информирует команду проекта обо всех изменениях.

Требования к одобрению

- определено время открытия проекта;

 - определен список участников проекта и концертных номеров;

- арендовано видео- и аудиооборудование;

- проведены репетиции;

- написан сценарий;

- определены необходимые  ресурсы;

- смонтирован видеоролик;

- организована рассылка приглашений гостям проекта;

- внедрен прпоект;

- подведены итоги;

- закрыты контракты;

- отчет перед заказчиком.

2.1.3 План управления проектом

 

План управления проектом определяет, как должен выполняться, контролироваться и закрываться проект. План управления проектом может состоять из вспомогательных планов.

Процессы  управления проектами, отобранные командой управления проектом

Пять групп процессов таковы:

1) Группа процессов инициации:  принятие решения о начале выполнения проекта, получение заданий от заказчика.

2) Группа процессов планирования: определяются, уточняются цели, планируются действия, необходимые для достижения целей и содержания, ради которых был предпринят проект, разрабатывается окончательный план работ; согласовывается план работ.

3)  Группа процессов исполнения: объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана проекта. Выполняется проект согласно плану:

1. Создание  команды и распределение ролей

1.1 Определение ведущих

1.2 Определение ответственных за монтирование видеоролика

1.3 Определение ответственных за организацию приглашений гостям

1.4 Определение списка участников в концертных номерах

1.5 Создана команда проекта и распределены роли

2. Организация  и проведение репетиций

2.1 Определение расписания гастролей приглашенной группы

2.2 Состыковка расписания

2.3 Определение графика проведения репетиций

2.4 Проведение репетиций

2.5 Написание сценария

2.6 Организованы и проведены репетиции

3. Аренда видео- и аудиооборудования

3.1 Подача заявки

3.2 Арендовано оборудование

5. Организация информационных приглашений

5.1 Определение списка гостей

5.2 Рассылка факсов, рассылка электронных писем и обзванивание гостей проекта

5.3 реклама на радио

5.4 Организованы приглашения гостям

6. Монтирование  видеоролика

6.1 Сбор информации о проекте и приглашенной группе

6.2 Выбор музыки и подбор текста

6.3 Создание видеоролика

6.4 Смонтирован видеоролик

7. Завершение  подготовки к проведению фестиваля

7.1 Звонки приглашенным гостям для подтверждения приглашения

7.2 Украшение зала

7.3 Установка видео- и аудиооборудования

7.4 Проведение генеральной репетиции

7.5 Подготовка к фестивалю завершена

8. Проведение концерта.

4) Группа процессов мониторинга и управления: менеджер регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, проводит корректирующие действия для достижения целей проекта.

- Систематические репетиции.

- Отчет организаторов  о проделанной работе.

- Принятие координирующих  действий.

5) Группа завершающих процессов: приемка продукта и подведение проекта к правильному завершению: подведение итогов, закрытие контрактов, отчет перед заказчиком.

1. Закрытие проекта:

- Закрытие контрактов.