Внедрение проекта «all inclusive» (всё включено) в ночном клубе

 

2.5.6 Мониторинг и контроль рисков

 

В процессе реализации проекта необходимо проводить мониторинг и контроль новых и уже идентифицированных рисков. Мониторинг и управление рисками – это процесс идентификации, анализа и планирования, новых рисков, отслеживания идентифицированных рисков, проверки и исполнения плана реагирования на риски. Мониторинг и управление рисками являются непрерывным процессом, происходящим на протяжении всего жизненного цикла проекта.

Менеджер проводит периодические совещания, примерно один раз в неделю, с командой проекта о текущем состоянии проекта и в процессе мониторинга пересматривает перечень известных рисков, проводит идентификацию новых рисков, изучает основные причины их возникновения,  сравнивает, получаемые в процессе реализации проекта, результаты с запланированными, оценивает эффективность плана реагирования на риски. Пересмотр рисков должен проводиться регулярно, т.е. раз в неделю.  Менеджер, в случае необходимости, разрабатывает дополнительный план по реагированию на риски.

Ответственный за реагирование на риск, т.е. менеджер проекта должен периодически, примерно раз в неделю, отчитываться перед руководителем проекта о выполнения плана, обо всех непредвиденных обстоятельствах и корректировках, необходимых для надлежащего управления риском. Мониторинг и управление рисками также включает в себя обновление активов, включая базы данных накопленных знаний проекта и шаблоны управления рисками, которые понадобятся для будущих проектов.

2.6 Управление персоналом проекта

2.6.1 Организационное планирование

 

При планировании человеческих ресурсов определяется:

1) Распределение ролей

Роль – обозначение части проекта, за выполнение которой несет ответственность определенное лицо. Роли при организации и проведении фестиваля: куратор проекта, менеджер проекта студенты, участвующие в концертных номерах, студент, ответственный за монтирование видеоролика ,студенты, ответственные за организацию приглашений гостям, ведущие, звукорежиссёр

2) План управления обеспечением проекта персоналом.

- Набор членов команды проекта: в команду проекта набирают желающих, творческих, активных, талантливых студентов 1-5 курсов специальности «Управление инновациями». Менеджер связался со старостами групп и с 10.10.2011 г. и до 17.10.2011 г. и получил информацию об участниках фестиваля. Команда проекта будет задействована в процесс организации фестиваля в период с 20.02.12г. по 23.03.12 г. Также необходимо нанять звукорежиссера, для найма которого необходимо подать заявку 5.03.12 г. главному режиссеру Чернышеву А.А. Звукорежиссер будет задействован 23.03.12г. (на генеральную репетицию и фестиваль).

- Выход людей их проекта: в случае выхода людей из проекта (отказа в участии) будет реализована их замена. В случае отказа в участии в концертном номере фестиваля будет произведен поиск студентов на замену отказавшегося человека, если же человек не будет найден, то будет корректироваться концертный номер мероприятия. Если человек отказывается быть ведущим, рассылать приглашения или монтировать видеоролик, то ему ищется замена среди студентов 1-5 курсов. Выход людей из проекта возможен только по уважительной причине (болезнь, путешествия,  форс-мажорные обстоятельства).

- Критерии освобождения от участия в проекте: Куратор проекта, студенты, участвующие в концертных номерах, студенты, ответственные за организацию приглашений гостям, ведущие, звукорежиссёр освобождаются от участия в проекте только после проведения фестиваля, т.е. после 23.03.2012г.; студент, ответственный за монтирование видеоролика – после 5.03.12 г.; менеджер проекта – после закрытия проекта, т.е. после 28.03.12 г.

Матрица ответственности представлена в таблице 14.

 

Таблица 14 – Матрица ответственности

Этап проекта	Ответственные за работу
	Заказ-чик (высшее руководство)	Руководитель	Ме-нед-жер про-екта	Арт-директора	Менеджер по персоналу	Персонал (официанты, бармены)	Веду-щие	Звуко-режиссёр
Создание команды проекта и  распреде-ление ролей		У	И, О		И,О
Организа-ция и проведе-ние репети-ций	У	С	И, О	И
Аренда видео- и аудиообо-рудования		С	И, О					С
Организа-ция приглаше-ний гостям	У	С		И.О
Монтиро-вание видеоро-лика		У	С	С,И				И.О
Заверше-ние подготов-ки по внедрению проекта		С	И, О	И	И		И	И
Внедрение проекта	У	С	И,О	И,О	И.О	И	И, О	И
Закрытие проекта	У	С	И, О		И	И		И

 

Условные обозначения: У – утверждение, И – исполнение, С – согласование, О – ответственный.

3) Рекомендации по  проведению дополнительного обучения.

Обучение персонала  не требуется, т.к. квалификация членов команды, привлекаемых для участия  в проекте, является достаточной для организации и внедрения проекта.

4) Схема поощрения и награждения, соответствие установленным нормам.

- Поощрение и премирование.

После внедрения и  проведения проекта организаторы и участники проекта будут награждаться. Это поможет стимулировать и поддержать желаемую производительность людей, занятых в проекте.

- Соответствие. План управления  обеспечением проекта персоналом  не предусматривает стратегии, обеспечивающие соответствие проекта соответствующим правительственным нормативным актам, условиям договоров с профсоюзами и другим правилам, касающихся человеческих ресурсов.

- Безопасность. Нормы  и правила по защите членов  команды проекта от несчастных  случаев не включаются в план  управления обеспечением проекта  персоналом.

2.6.2 Создание проектной команды

 

Организационная диаграмма  проекта представлена на рисунке 8.

Рисунок 8 – Организационная структура проекта

 

Заказчик – сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей. Будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта. Заказчиком (высшее руководство) является инвестор генеральный директор клуба.

Куратор проекта (руководитель)– представителя высшего руководства, который хоть и не вникает в тонкости текущего положения дел в проекте, но контролирует его ход, следит за достижение проектом конечных целей, а если у менеджера проекта не хватает полномочий, – помогает ему своим авторитетом. Куратор проекта принимает наиболее важные решения по организации мероприятия. Куратором проекта является директор клуба –Имаева Г.Р.

Менеджер проекта – физическое лицо, несущее личную ответственность за успех проекта и осуществляющее оперативное руководство. Менеджером проекта является менеджер клуба Лисицкая М.В.

Персонал клуба- это  работающие ребята этого клуба. (таблица 16).

Ведущие – проводят концерт согласно сценарию, который разрабатывают совместно с менеджером проекта (таблица 15).

Звукорежиссер ответственный  за  видеоролик – звукач клуба Синев подбирает музыку, текст и создает на компьютере видеоролик для проведения проекта.

Арт –директор  ответственные за организацию приглашений гостям – организуют и рассылают приглашения гостям клуба, а также перед проведением генеральной репетиции звонят почетным гостям проекта для подтверждения приглашения (таблица 15).

Список команды проекта представлен в таблице 15.

 

 

Таблица 15 – Список команды проекта

Команда проекта	ФИО
Куратор проекта	Имаева Г.Р
Менеджер проекта	Лисицкая М.В
Артисты	См.таблицу 16
Звукарежисер	Синев А.М
Арт- директор	Гатауллин Р.И
Ведущий	Прохоров А.И

 

 

Список участников в  концертных номерах представлен  таблица 16.

 Таблица 16 – Список участников в концертных номерах

Курс	Концертный номер	ФИО	Количество человек
1	Вокальный номер	Группа Руки Вверх	3

 

Таким образом, в концертных номерах участвуют 3 человека, а численность команды проекта 42 человека.

2.6.3 Развитие команды

 

Навыки в области  общего менеджмента

Менеджер проекта может  многократно снизить количество возникающих проблем и повысить взаимодействие сотрудников, если будет  внимательно выслушивать, признавать их мнения и решать их проблемы. В ходе организации мероприятия формируются такие навыки, как умение сопереживать, оказывать влияние, творческий подход к работе и способность облегчать работу группы.

Обучение

Обучение персонала  не требуется, т.к. квалификация членов команды, привлекаемых для участия в проекте, является достаточной для организации и внедрения проекта.

Операции по укреплению команды

Укреплению команды  способствует проведение регулярных (раз  в неделю) совещаний, обсуждений хода проекта, совместная работа над задачами, посещение репетиций, корректировка, обсуждение плана пректа. Совместные действия способствуют укреплению командного духа. Поощряется неформальные взаимоотношения в группе и проведение неформальных совместных мероприятий (например, проведение репетиций не только в установленное время и в установленном месте), поскольку они способствуют укреплению атмосферы доверия в коллективе и установлению хороших деловых взаимоотношений.

Принципы

Важным принципом является посещение репетиций в зале в заранее установленное время. Своевременное посещение репетиций повысит производительность труда и качество проекта в целом. Все члены команды проекта принимают на себя обязанности по соблюдению установленных правил.

Со-расположение

Совместное размещение подразумевает размещение членов команды проекта в зале, чтобы укрепить их способность работать как единой команде. В зале будут проводиться репетиции, подготовка к проекту и пройдет проект. Совместное размещение предусматривается на определенное время в период с 20.05.12 по 03.06.12. Стратегия со-расположения способствует взаимному общению и укреплению чувства коллективизма.

Поощрение и премирование

После проведения проекта организаторы и участники проекта будут награждаться .

2.6.4 Управление проектной командой

 

Управление командой проекта включает в себя контроль за деятельностью членов команды  проекта, обеспечение обратной связи, решение проблем и координацию  изменений, направленных на повышение  эффективности исполнения проекта. Менеджер наблюдает за деятельностью команды, улаживает конфликты, решает проблемы и дает оценку работе членов команды, обеспечивает обратную связь между куратором проекта и командой проекта.

Менеджер проекта, для  регистрации этапов выполнения работ, организует планерки, совещания один раз в неделю, на которых будет обсуждаться, и разбираться полученная информация о ходе подготовки к проведению фестиваля, будет отслеживаться численность команды, посещение репетиций, график работ, результаты выполнения работ команды, текущее состояние проекта, будут приниматься решения о корректировке.

Мотивациями для организации  и проведения проекта являются  мотивация вознаграждением, получение опыта, чувство ответственности за результат, чувство товарищества, а так же при получении желаемого результата повысится выручка, соответственно и доход персонала клуба. После проведения проекта организаторы и участники проекта будут награждены.

Наблюдение и обсуждение

Менеджер проекта будет  посещать репетиции для наблюдения процесса выполнения работ и настроений, царящих среди членов команды проекта, созваниваться раз в неделю с командой проекта, для получения информации о ходе выполнения работ, определять и решать проблемы, вызванные межличностными противоречиями. На совещаниях, которые будут проводиться один раз в неделю, будут обсуждаться полученная информация и, в случае необходимости, определяться корректирующие действия. Если менеджер проекта сомневается в принятии решений, то он обсуждает информацию с куратором проекта. Куратор проекта принимает наиболее важные решения при организации проекта. Менеджер проекта информирует всех участников проекта о результатах решения.