Внедрение проекта «all inclusive» (всё включено) в ночном клубе

Наблюдение за процессом  обеспечения качества поручается менеджеру проекта. Менеджер организует систематические еженедельные совещания, созванивается с членами команды проекта для выяснения о ходе организации фестиваля, о результатах выполнения работ. Также менеджер анализирует полученные результаты, сравнивает их с планом качества и корректирует процессы для повышения качества. Проект будет удовлетворять требованиям по качеству, если все члены команды будут придерживаться плана организации фестиваля.

Постоянный процесс  улучшения способствует снижению количества излишних или бесполезных операций, что, в свою очередь, повышает уровень производительности команды проекта. Улучшение процесса производится вследствие изучения, анализа и внесения изменений в организационные процессы.

2.8.3 Контроль качества

 

Процесс контроля качества включает в себя мониторинг результатов  работ проекта для того, чтобы установить, удовлетворяют ли они соответствующим показателям качества, и определить пути устранения причин, вызывающих неудовлетворительные результаты. Управление качеством производится менеджером на всех этапах выполнения проекта. Контроль качества может включать в себя операции по устранению причин, вызывающих неудовлетворительное исполнение проекта.

Мониторинг производится менеджером проекта на протяжении всего  проекта и проводится один-два  раза в неделю. Менеджер посещает репетиции  и созванивается со старостами, организаторами мероприятия, чтобы узнать о ходе подготовки к проведению фестиваля. Мониторинг включает в себя сбор и  регистрацию данных о ходе подготовки мероприятия. После получения информации менеджер проекта  анализирует данные, определяет отклонения показателей от установленных требований, в случае необходимости разрабатывает корректирующие действия, согласовывает результаты с руководителем проекта – Имаевой Г.Р.

2.9 Корпоративная система управления  проектами

2.9.1 Рекомендации по внедрению  основных элементов и этапам  создания корпоративной системы  управления проектами

 

В целях решения проблем, связанных с конфликтами целей, приоритетов, сроков, назначений, ресурсов и отчетности в условиях комплексных  работ (проектов) создается корпоративная  система управления проектами, включающая в себя организационные изменения в компании (офис управления проектами), методологическую базу и информационную систему управления проектами.

Наличие корпоративной  системы управления проектами и  проектного документооборота, построенной  на основе гибких и удобных в использовании  инструментов позволяет обеспечить прогнозируемое и эффективное выполнение проектов в заданные сроки и в рамках бюджета.

Задачи, решаемые корпоративной  системой управления проектами:

- Поддержка унифицированных (однотипных) бизнес-процессов управления проектами.

- Централизованное хранение описаний выполняемых и завершенных предприятием проектов.

- Предоставление доступа к планам проектов для менеджеров проектов, исполнителей и руководства.

- Предоставление унифицированного способа отчетности для исполнителей работ.

- Поддержка коллективной работы менеджеров проектов и исполнителей

- Централизованное хранение проектных документов и нормативно-справочной информации для выполнения работ по проекту, предоставление доступа к ним пользователям.

- Предоставление оперативного доступа к отчетам по проектам для руководства.

 Корпоративная система управления проектами позволяет:

- повысить управляемость  проектной деятельности компании  за счет введения комплекса  организационных, методических и  информационных средств, формализующих и поддерживающих процессы управления проектами;

- использовать актуальную  информацию о статусе проектов  для контроля за проектной  деятельностью и для принятия  решений о существенных изменениях  на основании оперативных данных  по всем проектам;

- применять единый  эффективный подход и средства  управления проектами с четким  разделением полномочий и ответственности  ролей в проектном управлении;

- накапливать историческую  информацию – базу знаний по  проектам – для будущих проектов;

- повысить эффективность использования ресурсов компании, в том числе – упростить процедуру «вхождения в работу» нового руководителя проекта;

- усилить контроль  качества, сроков и бюджета проектов.

Программная платформа  предлагаемого решения базируется на Microsoft Office Project  – одной из лучших систем управления проектами. Решение включает в себя следующие продукты и технологии:

- Microsoft Office Project Server – платформа для централизованного хранения описаний проектов и предоставления доступа к ним.

- Microsoft Windows SharePoint Services (Microsoft Office SharePoint Portal Server) – платформа для организации коллективной работы в рамках проектов, поиска информации и хранения проектной документации.

- Microsoft Office Project Professional – клиентский инструмент менеджера проекта, позволяет вводить сведения о календарном плане проекта и занятых ресурсах и публиковать эти сведения на сервере Project Server.

- Microsoft Office Project Web Access – Web-приложение для доступа к Project Server, предназначен как для менеджеров проектов, так и для исполнителей и руководства.

В рамках внедрения решения  проводятся следующие работы:

- Анализ потребностей Заказчика и разработка технического задания на внедрение системы управления проектами.

- Разработка системной и прикладной конфигурации системы управления проектами, разработка дополнительных программных модулей. Разработка регламентов эксплуатации, резервного копирования и восстановления. Планирование интеграции со сторонними программными комплексами.

- Подготовка сетевой инфраструктуры Заказчика к развертыванию компонент системы управления проектами.

- Установка и настройка Project Server, а также сопутствующих инфраструктурных решений. Тестирование функционирования системы

- Обучение пользователей системы, а также технических специалистов.

2.9.2 Проектный офис и управляющий  комитет

 

Офис управления проектом (Project management office, PMO) – это подразделение, осуществляющее централизацию и координацию управления приписанных к нему проектов. Проектным офисом является клуб «Air Night Club». Проектный офис руководит управлением проектами. Проектный офис оказывает поддержку менеджеру проекта по сбору и обработке информации и выполнению управленческих функций.

Среди ключевых функций  можно выделить следующие:

- Управление и координирование ресурсов всех проектов, управляемые PMO.

- Определение и разработка методологии, наилучших практик и стандартов управления проектами.

- Централизованный конфигурационный менеджмент для всех проектов.

- Централизованное управление для общих и уникальных рисков для всех проектов

- Централизованная координация управления коммуникациями между различными проектами.

- Обучающая платформа для менеджеров проектов

- Централизованный мониторинг всех бюджетов и графиков проектов PMO.

- Координация общих стандартов качества проектов.

Команда управления проектом объединяет членов команды проекта, которые непосредственно вовлечены  в управление проектом и принятие управленческих решений. Члены команды (исполнители) отчитываются перед менеджером проекта и несут ответственность за реализацию запланированных работ и результатов. Менеджер отчитывается перед куратором или проектным офисом.

2.9.3 Менеджер проекта

 

Менеджер проекта – лицо, ответственное за управление проектом и достижение целей прокта. Менеджер проекта несет ответственность за достижение целей проекта в рамках бюджета, в срок и с заданным уровнем качества Менеджер проекта может получать поддержку со стороны офиса проекта. При организации и проведении проекта менеджером проекта является менеджер клуба Лисицкая М.В. Функции менеджера проекта:

- Формирует организационную структуру проекта.

- Решает вопросы привлечения ресурсов на проект.

- Участвует в подборе, подготовке и мотивации персонала.

- Определяет ответственность, содержание работ и цели для каждого участника команды.

- Разрабатывает и согласует план проекта.

- Обеспечивает исполнение плана проекта.

- Координирует и принимает участие в работах по заключению контрактов в проекте и контролирует их своевременное исполнение и закрытие.

- Устанавливает все необходимые коммуникационные связи.

- Обеспечивает формирование эффективных информационных потоков в проекте, составление и предоставление отчетности.

- Поддерживает постоянную связь с заказчиком, разрешает все возникающие у него вопросы и обеспечивает получение всей необходимой информации от него для качественного выполнения работ по проекту.

- Контролирует и анализирует текущее состояние работ по проекту, прогнозирует возможные проблемы и предпринимает корректирующие действия.

- Координирует деятельность всех участников и контролирует изменения.

- Обеспечивает полное и своевременное закрытие проекта.

Проектный офис будет  поддерживать менеджера проекта  либо через куратора проекта Имаева Г.Р либо напрямую с помощью заведующего кафедрой. Члены команды проекта будут отчитываться напрямую перед менеджером проекта. Менеджер проекта отчитывается напрямую перед куратором или проектным офисом.

2.10 Управление стоимостью проекта

2.10.1 Стоимостная оценка

 

Смета затрат на организацию и проведение фестиваля представлена в таблице 18.

 

   Таблица  18 – Смета затрат на организацию и проведение фестиваля

Наименование работ	Наименование затрат	Количество	Цена	Стоимость, руб.
Звонки менеджеру по персоналу	Мобильная связь	10 звонков по 7 минут	0,99	69,30
Звонки руководителю проекта	Мобильная связь	10 минут	0,99	9,90
Покупка канцелярских Принадлежностей (ручки, бумага)	Канцелярские принадлежности (ручки, бумага)	1	10, 35	45
Украшение актового зала	Воздушные шары (по одному от каждого студента группы)	88	8	704
	банеры	3	233	7000
Установка Видео- и аудиооборудования	Батарейки для микрофонов	10 (по 2 батарейки от  каждой группы студентов)	40	400
Аренда оборудования	Арендная плата оборудования	2	500	1000
Оплата электроэнергии	Электроэнергия
Оплата заработной платы	Затраты на оплату труда	По расчетному листу	-	-
Привоз группы на открытие	Ганарар	1	50000	50000
Оплата отопления	Отопление	-	-	-
Оплата Интернет	Интернет	-	-	-
Итого				59300

 

Затраты на организацию и проведение фестиваля составят 59300 руб.

2.10.2 Управление стоимостью проекта

 

Управление стоимостью проекта включает в себя:

- Воздействие на факторы, вызывающие изменения базового плана по стоимости.

- Проверка того, что запрошенные изменения получили одобрение.

- Управление изменениями по мере их возникновения.

- Обеспечение того, что потенциальное превышение стоимости не приведет к увеличению расходов сверх пределов финансирования, как периодических, так и проекта в целом.

- Осуществление мониторинга выполнения стоимости с целью обнаружения и анализа отклонений от базового плана по стоимости.

- Точное фиксирование и ведение записей всех соответствующих изменений в затратах, имеющих отличия от базового плана по стоимости.

- Информирование  команды проекта об утвержденных изменениях.

- Выполнение действий, необходимых для того, чтобы превышения стоимости затрат оставались допустимых пределах (покупка более дешевых ресурсов).

Все выше перечисленные  действия выполняет менеджер проекта, который в частности осуществляет мониторинг выполнения стоимости, следит за приобретением всех необходимых ресурсов, следит за тем, чтобы не происходило превышение стоимости затрат, информирует команду проекта об изменениях в затратах и, в случае необходимости, осуществляет сбор средств на дополнительные расходы.

Метод освоенного объема — интегрированный анализ исполнения календарного плана проекта и  бюджета по стоимостным оценкам, наиболее распространенный метод измерения  исполнения проекта и его управления (освоенный объем задачи — это  утвержденный бюджет, выделенный на ее решение).

Так как запланированными и фактически выполненными работами являются звонки старостам групп  для сбора заявок, звонки руководителю проекта и покупка канцелярских принадлежностей, то рассчитаем необходимые  показатели только для этих работ.

При использовании метода освоенного объема необходимо рассчитывать следующие ключевые значения для  каждой плановой операции, пакета работ  и контрольного счета:

- Плановая стоимость запланированных работ или плановый объем (PV) – это бюджетная стоимость работы, которая согласно расписанию должна быть выполнена в результате операции или элемента ИСР к определенному сроку. Алгоритм вычисления планового объема: необходимо вычислить сумму прямых расходов по проекту (по всем задачам), умноженных на плановый процент выполнения работ. Таким образом, если работа по плану должна быть выполнена полностью, то плановый процент выполнения составляет 100%, если работа в соответствии с планом не должна быть начата к дате мониторинга, то плановый процент равен 0% (130 руб.).