Внедрение проекта «all inclusive» (всё включено) в ночном клубе

2.4.3 Запрос информации у продавцов

 

Предполагаемыми поставщиками, магазины, в которых будут приобретать воздушные шары, батарейки, необходимые канцелярские принадлежности. Запросом информации у менеджера проект является информация о стоимости, качестве необходимых материалов, сведения о уже приобретенных материалах и сроках предоставления материалов.

2.4.4 Выбор продавцов

 

Выбранными продавцами являются оптовые магазины, где будут приобретать необходимые материалы.

Контракт так же заключается  с АРТ- студией, по изготовлению банерров.

Контракт заключается  с магазином по продаже и сдачи в аренду видео- и аудиооборудования. Контракт является взаимным соглашением, обязывающим продавца предоставить оборудование, а покупателя – вернуть оборудование не позднее указанного в заявлении срока.

Менеджер проекта следит за выполнением контракта с каждым продавцом. В случае необходимости, оговаривает изменения контракта  с руководителем проекта.

2.4.5 Администрирование контрактов

 

Администрирование контрактов – процесс  проверки, что выполнение обязательств поставщиком соответствует контрактным  требованиям.

Администрирование контрактов – включает в себя:

- управление контрактом и взаимоотношениями  между покупателем и продавцом,

- анализ и документальное оформление  текущей и прошлой деятельности  продавца для определения необходимых  корректирующих действий и обеспечения  основы для будущих отношений  с продавцом,

- управление изменениями, связанными  с контрактом, и, при необходимости.

Процесс проверки обязательств по контрактам осуществляет менеджер проекта. Менеджер проекта информирует руководителя и заказчика об арендованном актовом зале и оборудовании. Также менеджер проекта связывается по телефону  группой по организации и осуществляет обзор выполненных покупок, определяет, насколько успешно или не успешно происходит выполнение работ.

Менеджер проекта предоставляет  руководителю отчетность по исполнению, содержащую информацию о том, насколько эффективно поставщики выполняют контракты.

2.4.6 Закрытие контракта

 

Закрытие контракта – процесс завершения всех поставок проекта путем подтверждения, что все работы и результаты по контракту приняты.

После завершения проекта участники проекта освобождают помещение, звукооператор выключает и уносит видео- и аудиооборудование, команда проекта снимает украшения, убирает реквизит, после этого менеджер проекта проверяет состояние актового зала, забирает оставленные вещи, выключает свет, закрывает зал,  и относит ключ руководителю проекта

Обязанности менеджера  проекта по закрытию контрактов:

- формальная приемка всех предоставленных результатов, работ по контракту;

- размещение в архиве  документов по поставкам.

Документацией, размещаемой в архиве является ксерокопии заявлений на аренду видео- и аудиооборудования.

2.5 Управление рисками проекта 

2.5.1 Планирование управления рисками

 

Для идентификации рисков менеджер проекта воспользуется  экспертным опросом. В качестве экскрета выступит руководитель проекта – Имаева Г.Р. Менеджер проекта проведет совещание с командой проекта для разработки плана управления рисками. В совещании могут принимать участие руководитель проекта, отдельные члены команды проекта, участники проекта.

При планировании реагирования риск анализируется с четырех точек зрения:

• Исследование – достаточно ли мы знаем о риске.

• Приемлемость – возможность игнорирования риска.

• Управление – можно ли воздействовать на риск или его последствия.

• Возможность избежать проблемы – можно ли избежать риск.

2.5.2 Идентификация рисков

 

Идентификация рисков предусматривает  определение рисков, способных повлиять на проект. Для идентификации рисков проекта были использованы следующие методы идентификации рисков:

- Анализ документации – проанализирована документация по проекту, включая заявки участников проекта, устав проекта, планы и др.

- Анализ контрольных  списков – контрольные списки представляют собой перечни рисков, составленные на основе информации и знаний, которые были накоплены в ходе исполнения прежних аналогичных проектов, а именно проектов по подготовке и проведению поекта.

- Опрос эксперта с большим опытом работы над проектом – опрос руководителя проекта.

Проанализировав информацию, менеджер проекта составил следующий  список рисков:

1. Неявка персонала клуба.

2)Отказ от участия  в проекте: отказ организаторов  в организации и внедрении проекта.

3)Плохо продуманный  план организации проекта: плохо  продуман график проведения репетиций,  график рассылки приглашений  гостям, монтирования видеоролика  и т.п.

4)Отсутствие или поломка оборудования: отсутствие/поломка видео- и аудиооборудования.

5)Плохо осведомлен  о проекте обслуживающий персонал .

6)) Неявка фотографа

2.5.3 Качественный анализ рисков

 

Качественный анализ рисков включает в себя оценку важности рисков для идентифицированных рисков, результаты которой используются впоследствии, например, в ходе количественного анализа рисков или планирования реагирования на риски. Организации могут существенно повысить эффективность исполнения проекта, сосредоточив усилия на рисках, обладающих наивысшим приоритетом. При качественном анализе рисков определяются приоритеты идентифицированных рисков на основании вероятности их возникновения, их влияния на достижение целей проекта в случае возникновения этих рисков, а также с учетом ряда других факторов.

Определим вероятность и воздействие рисков на проект по шкале значимости (таблица 8).

 

Таблица 8 – Шкала значимости

Степень значимости	Описание степени значимости
	Воздействие	Вероятность
0	Не оказывается никакого воздействия	Риск не проявится
0,1	Очень слабое воздействие	Очень низкая вероятность проявления
0,3	Умеренное воздействие	Умеренная вероятность
0,5	Среднее воздействие	Средняя вероятность
0,7	Сильное воздействие	Высокая вероятность
0,9	Значительное воздействие	Значительная вероятность
1	Абсолютное воздействие	Риск проявится
0,2; 0,4; 0,6; 0,8;	Промежуточные значения степеней значимости

 

Расстановка приоритетов рискам осуществляется на основании рейтинга рисков. Присвоение риску определенного места происходит на основе оценок их вероятностей возникновения и последствий. Оценка важности рисков и, следовательно, приоритетности для обработки осуществляется при помощи таблицы соответствия или матрицы вероятности и последствий (таблица 9). Такая матрица содержит комбинации вероятности и воздействия, при помощи которых рискам присваивается определенный ранг: низкий, средний или высший приоритет.

В матрице область темно-серого цвета (наивысшие цифровые значения) обозначает высокий уровень риска, область белого цвета (средние по значению цифровые обозначения) обозначает средний уровень риска, область среднего по интенсивности серого цвета (наименьшие цифровые значения) обозначает низкий уровень риска.

Ранг риска помогает управлять реагированием на риски. Например, для рисков, оказывающих  в случае возникновения негативное воздействие на проект, а потому расположенных в зоне высокого риска (темно-серого цвета) матрицы, необходимы предупредительные операции и агрессивная стратегия реагирования. Для угроз, расположенных в зоне низкого риска (средний по интенсивности серый цвет), осуществление предупредительных операций может не потребоваться. Достаточно того, что они помещены в список для наблюдения или добавлены в резерв непредвиденных обстоятельств.

 

 

 

          Таблица 9 – Матрица вероятности и последствий

Вероятность	Мера риска
0,9	0,09	0,27	0,45	0,63	0,81
0,7	0,07	0,21	0,35	0,49	0,63
0,5	0,05	0,15	0,25	0,35	0,45
0,3	0,03	0,09	0,15	0,21	0,27
0,1	0,01	0,03	0,05	0,07	0,09
Воздействие	0,1	0,3	0,5	0,7	0,9

 

  Оценка рисков производилась экспертным методом, на основании результатов опроса куратора проекта. На основании результатов опроса производилось определение степени вероятности возникновения и воздействия каждого риска на проект.

Определим важность риска, которая равна произведению значений воздействия на вероятность возникновения  риска (таблица 10).

 

        Таблица 10 – Оценка важности риска

 

№	Риск	Воздействие	Вероятность	Важность	Ранг
1	Неявка персонала клуба	0,9	0,5	0,05	средний
2	Отказ от участия в  проекте: отказ организаторов  в  организации и внедрении проекта	0,5	0,7	0,05	средний
3	Плохо продуманный план организации проекта	0,7	0,1	0,07	Низкий
4	Отсутствие или поломка оборудования	0,3	0,1	0,03	Низкий
5	Плохо осведомлен о проекте  обслуживающий персонал	0,9	0,1	0,09	Низкий
6	Неявка фотографа	0,5	0,1	0,05	Низкий

 

Рисков, имеющих высокий уровень важности нет.

Риски, имеющие средний  уровень важности: Неявка персонала клуба, Отказ от участия в проекте: отказ организаторов  в организации и внедрении проекта.

Все остальные рассматриваемы риски, имеют низкий уровень важности: Плохо продуманный план организации проекта, Отсутствие или поломка оборудования, Плохо осведомлен о проекте обслуживающий персонал, Неявка фотографа.

2.5.4 Количественный анализ рисков

 

Количественный анализ производится в отношении тех  рисков, которые в процессе качественного анализа рисков были квалифицированы как потенциально или существенным образом влияющие на проект: Неявка персонала клуба, Отказ от участия в проекте: отказ организаторов  в организации и внедрении проекта. Плохо продуманный план организации проекта, Отсутствие или поломка оборудования, Плохо осведомлен о проекте обслуживающий персонал, Неявка фотографа

 

Таблица 11 – Возможное количество руководителей

	Наилучший	Вероятный	Наихудший
Количество человек	12	5	3

 

Рассчитаем ожидаемое  количество потенциальных работодателей которые придут на фестиваль:

Таким образом, ожидаемое  количество руководителей составит 5 человек.

 

 

Таблица 12 – Возможное количество гостей

	Наилучший	Вероятный	Наихудший
Количество человек	1200	1000	800

 

Рассчитаем ожидаемое  количество выпускников колледжей и школ, которые придут на фестиваль:

Таким образом, ожидаемое  количество гостей составит 860 человек.

2.5.5 Планирование реагирования на риск

 

 

В таблице 13 представлен план реагирования на риски.

 

Таблица 13 – План реагирования на риски

Названия риска	Планирования реагирования на риск
	Метод реагирования	План предотвращения риска	План реагирования при возникновении  риска
Неявка персонала клуба	- Выяснение причины неявки - Поиск замены	- Контроль посещаемости репетиций - Контроль присутствия на проекте	Звонки персоналу
Отказ от участия в проекте	- Выяснение причины отказа - Поиск замены участника	- Контроль посещаемости репетиций - Контроль присутствия на проекте	Звонки участникам проекта для выяснения причин и поиск новых участников
Плохо продуманный план организации проекта	Тщательнее доработать план и согласовать его с руководителем	Детальная проработка плана	Доработать план вместе с командой проекта
Отсутствие или поломка оборудования	-Поиск оборудования - Подача заявления на аренду другого оборудования	Подача заявки на аренду оборудования за 1 или 1,5 месяца до проведения проекта	Согласовать заявку с профкомом  и подать заявку на аренду оборудования
Плохо осведомлен о проекте обслуживающий персонал	- Выяснение причины у ответственных  за персонал - Косвенное информирование персонала	Своевременное оповещение о проведении проекта	Звонки персоналу распечатка листовок с условиями
Неявка фотографа	- Выяснение причины у ответственных за организацию прессы - Косвенное информирование	Своевременное оповещение о проведении проекта	Звонки фотографу, для выяснения  причины, поиск потенциальной замены