Автор работы: Пользователь скрыл имя, 09 Июня 2014 в 18:52, курсовая работа
Запуск Access содержатся информация по основам работы в Access. Объясняется, как осуществляется запуск Access, изучаются элементы окна, меню, панели инструментов Access и техника работы с ними, что дает возможность адаптироваться к интерфейсу Access. Так же здесь объясняется возможность получения справочной информации по Access.
Создание файла базы данных и таблиц описывается методы создания таблиц базы данных и схемы данных, обеспечивающей совместную обработку взаимосвязанных таблиц и поддержание целостности при корректировках. Создание базы данных Access при этом основывается на результатах ее проектирования. И приводиться пример по созданию запросов различного типа. Среди них однотабличные и многотабличные запросы на выборку данных.
В Access 2003 включены средства разработки проектов, которые являются клиентскими приложениями Microsoft SQL Server. Проект Access включает объекты, составляющие собственно приложение—формы, отчеты, Web-страницы, макросы и модули, которые работают с данными баз, размещенных на SQL-сервере. Наряду с объектами, составляющими приложение, в проекте Access отображаются объекты базы данных SQL Server—таблицы, представления, сохраняемые процедуры. Работа с этими объектами осуществляется в интерактивном режиме и практически не отличается от работы с объектами базы данных Access. В среде Access 2003 может быть создано не только приложение пользователя, но и сама база данных на SQL-сервере.
Общая характеристика СУБД Access, а также основные понятия, сведения и положения:
СУБД Microsoft Access является системой управления реляционной базой данных, включающей все необходимые инструментальные средства для создания локальной базы данных, общей базы данных в локальной сети с файловым сервером или создания приложения пользователя, работающего с базой данных на SQL-сервере.
База данных является организованной на машинном носителе совокупно – взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области — реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. Реляционная база данных представляет собой множество взаимо-связанных двумерных таблиц — реляционных таблиц, в каждой из которых содержатся сведения об одной сущности.
Структура реляционной таблицы определяется составом и последовательностью полей, соответствующих ее столбцам, с указанием типа элементарного иного, размещаемого в поле. Каждое поле отражает определенную
3
характеристику сущности, а соответствующий столбец содержит данные одного типа.
Содержание реляционной таблицы заключено в ее строках. Каждая строка таблицы содержит данные о конкретном экземпляре сущности и называется записью. Для однозначного определения каждой записи таблица должна иметь уникальный ключ (первичный ключ). Этот ключ может состоять из одного или нескольких полей. По значению ключа отыскивается единственственная запись.
Связи между таблицами базы данных дают возможность совместно использовать данные из разных таблиц. В нормализованной реляционной базе иных связи характеризуются отношениями типа один-к-одному (1:1) или один-к-многим (1:М). Связь каждой пары таблиц обеспечивается одинаковыми полями в них — ключом связи. Ключом связи всегда является уникалькальным ключ главной таблицы в связи. В подчиненной таблице он называется внешним ключом. На рис. 1 показаны две таблицы с перечнем кафедр и списком преподавателей, которые находятся в отношении 1:М и логически связаны по одинаковому полю Код кафедры.
Размещение сведений о каждой сущности в отдельной таблице и связывание таблиц позволяет избежать повторения значений данных в разных таблицах и упрощает процесс их обновления и поиска в базе. При этом обеспечивается однократный ввод данных при загрузке и корректировке базы данных. Если разместить данные двух таблиц приведенного примера в одной таблице, то каждая запись будет содержать информацию об одном преподавателе. Однако данные о кафедре (наименование, телефон и др.) будут повторяться во всех записях о преподавателях одной кафедры, что усложняет ввод, корректировки и обеспечение
В Access 2003 реализовано новое средство просмотра и редактирования связанных записей нескольких таблиц. Информация отображается в иерархическом виде. При раскрытии одного уровня иерархии рядом с записью главной таблицы отображаются связанные записи подчиненной таблицы. Для записи подчиненной таблицы также могут быть открыты связанные записи и т. Д. Иерархический просмотр записей возможен также для таблиц запросов и для форм в режиме таблицы. Например, для таблиц КАФЕДРА, ПРЕПОДАВАТЕЛЬ (см. рис. 1), связанных отношением один-ко-многим, для каждой записи таблицы КАФЕДРА могут быть отображены и отредактированы связанные записи в таблице ПРЕПОДАВАТЕЛЬ.
4
В СУБД Access процесс создания реляционной базы данных включает создание схемы данных. Схема данных наглядно отображает таблицы и связи между ними и обеспечивает использование связей при обработке данных. В схеме данных устанавливаются параметры обеспечения связной целостности в базе данных.
При использовании Access осуществляется неразрывная связь внемашинного проектирования базы данных с этапом ее создания. В схеме данных Access, построенной по проекту нормализованной модели данных предметной области, устанавливаются одно-однозначные и одно-многозначные связи. Для таких связей обеспечивается поддержание целостности взаимосвязанных данных, при которой не допускается наличия в базе данных подчиненной записи без связанной с ней главной, при первоначальной загрузке базы данных и ее корректировках. Связи, определенные в схеме данных, используются автоматически при разработке многотабличных форм, запросов, отчетов, существенно упрощая процесс их конструирования.
В схеме данных могут устанавливаться связи между таблицами, находящимися не только в отношения 1:1 или 1:М, а также в случае, если отношения не могут быть определены, но имеется одинаковое поле в двух связанных лицах. Такие связи используются только для объединения таблиц при их обработке.
СУБД Access ориентирована на работу с объектами базы данных, к которым относятся таблицы и запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных — формы, отчеты, страницы, макросы и модули.
Типовых процессов обработки данных — просмотра, обновления, поиска по заданным критериям, получения отчетов — в Access имеются средства конструирования таких объектов, как формы, запросы, отчеты и страницы. Объекты приложений — формы, отчеты, страницы — состоят из графических элементов, называемых элементами управления. Основные элементы (правления служат для связи объекта с записями таблиц, являющихся источниками данных.
При создании приложений пользователя также используются средства программирования, реализуемые объектами другого типа — макросами и модулями на языке программирования Visual Basic for Applications (VBA).
Каждый объект и элемент управления имеет свои свойства, определяя которые, можно настраивать объекты и элементы управления. С каждым объектом и элементом управления связывается набор событий. Их можно обрабатывать с помощью макросов или процедур на VBA.
Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.
Таблицы (Tables) создаются пользователем для хранения данных об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблица состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.
Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки необходимых данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами базы данных при обработке данных. Запрос может формироваться с помощью QBE — запросов по образцу или с помощью инструкции SQL — языка структурированных
5
запросов. Используя запрос, можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе уже существующих.
Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует документу, привычному для пользователя. Формы также могут применяться для создания панелей управления в приложении.
Отчеты (Reports) предназначены для формирования выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, и вывода их на печать.
Страницы (Pages) доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.
Макросы (Macros) — это программы, которые содержат описание последовательности действий, выполняемых, как правило, при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложения. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макросов осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.
Модули (Modules) содержат процедуры на языке Visual Basic for Applications. Могут создаваться процедуры-функции, которые разрабатываются пользователем для реализации нестандартных функций в приложении пользователя, процедуры-подпрограммы и процедуры для обработки событий.
В Access 2003 для удобства пользователя объекты базы данных могут быть объединены в именованные группы объектов по функциональному или иному признаку. Группы содержат ссылки на объекты базы данных различных типов.
В окне базы данных Access 2003 наряду со списком созданных объектов представлены ярлыки (Shortcuts), которые предназначены для быстрого запуска мастеров или конструктора создания нового объекта.
Все таблицы базы данных, а также другие объекты Access — формы, запросы, отчеты, макросы и модули, построенные для этой базы, и внедренные объекты могут размещаться на диске в одном файле базы данных формата mdb. Это упрощает технологию ведения базы данных и приложения пользователя. Обеспечивается высокая компактность размещения всех объектов базы данных на диске и эффективность обработки данных. Программа Access сохраняет страницы доступа к данным в отдельных файлах, в файле базы данных размещаются только ссылки на них.
Приложение базы данных, которое содержит программы VBA, может быть скомпилировано и сохранено в файле приложения формата .mde. При этом исходные программы на VBA удаляются, а база данных сжимается, что значительно сокращает размер файла. После компиляции объекты базы данных не могут быть модифицированы.
При работе с базой данных коллективного пользования в сети с файловым сервером Access предоставляет возможность записать в отдельный файл от базы на сервере те объекты, которые составляют приложение пользователя. Этот файл размещается на всех компьютерах пользователей, работающих с общей базой данных. Приложение можно модифицировать в соответствии с потребностями пользователя.
6
В Access 2003 включены средства разработки проекта — приложения, обеспечивающие работу с базой данных, размещенной на SQL-сервере. Проект размещается в файле .adp на компьютере пользователя. При создании проста пользователь может создать базу данных на SQL-сервере или использовать уже существующую.
Access имеет характерный для всех приложений Microsoft Windows удобный графический интерфейс, ориентированный на комфортную работу пользователя . Для работы с таблицами базы данных и другими объектами Access предоставляет многочисленные команды меню, контекстно-зависимые (контекстные) меню и панели инструментов. Поскольку интерфейс приложений Microsoft Office унифицирован, пользователю требуется меньше времени на освоение приложения.
Пользователь имеет возможность перетаскивать с помощью мыши в соответствии с технологией Drag-and-Drop объекты базы данных и их элементы. Например, любую таблицу или запрос можно перенести из окна базы данных в окно схемы данных. Для установления связи между объектами можно в схеме данных переместить поле из одной таблицы в другую. Для размещения подчиненной формы в главной форме достаточно перенести в нее ранее созданную форму или даже просто таблицу-источник в конструируемую форму.
С помощью мыши можно переносить объекты между различными базами данных. При этом необходимо запустить две задачи Microsoft Access. Возможен перенос таблиц и запросов Access в другие приложения, например, в Microsoft Word и Microsoft Excel. Можно выделить необходимые данные в форме или в объекте в режиме таблицы и перенести только их. Можно создать таблицу путем переноса с помощью мыши диапазона ячеек Microsoft Excel в окно базы данных Microsoft Access. Объекты других приложений, т. Е. объекты OLE (Object Linking and Embedding — связывание и внедрение объектов), могут быть перенесены в поле объекта OLE в таблицу или форму в режиме формы, а также в форму или отчет в режиме конструктора.
Информация о работе Разработка баз данных средствами MS ACCESS