Разработка баз данных средствами MS ACCESS

В Access предусмотрено широкое использование технологии IntelliSense, которая помогает пользователю ориентироваться в выборе необходимых действий, и обеспечивает высокую производительность труда пользователя за счет автоматизации выполнения основных функций. Выдача Помощником (Office Assistant) контекстно-зависимой справочной информации помогает принять решение, как лучше выполнить то или иное действие или найти нужный инструмент в Access.

Справочная система Access 2003 построена на основе HTML и поэтому работа с ней не отличается от работы в программах просмотра Internet. При вызове справки ее окно теперь не заслоняет окна программы Access, размер которого автоматически изменяется, за счет чего освобождается пространство для окна справки.

Всплывающие подсказки кратко описывают назначение кнопок панели инструментов при установке на них курсора мыши. Кроме того, предусмотрены более содержательные всплывающие определения. Они появляются при использовании кнопки Контекстная справка (Что это такое?) (What's This?), знак вопроса которой можно переносить на любой элемент в окне. Для получения всплывающего определения об элементах диалоговых окон в них используется  кнопка со знаком ?, называемая Справка.

Всплывающие подсказки могут быть созданы самим пользователем для элементов управления форм и отчетов. Выполняется это простым заполнением строки свойств

7

этих элементов управления. Кроме того, могут быть созданы контекстные справки и меню, привязанные к элементам управления форм отчетов.

7. Диалоговые средства конструирования объектов

Access располагает разнообразными диалоговыми средствами пользователя, который не является программистом, позволяющие создавать приложения для решения задач, не прибегая к разработке запросов на языке SQL или к программированию макросов или модулей на языке Microsoft Visual Basic for Applications.

Автоматизации процесса создания объектов базы данных (таблиц, запросов по образцу QBE), схемы базы данных) и объектов приложения форм, отчетов, страниц) используются специализированные диалоговые средства, называемые   конструктор (Design). Конструктор предоставляет пользователю набор инструментов, с помощью которых можно быстро создать и модифицировать объект. Для конструирования макета форм, отчетов и страниц используется панель элементов, которая появляется при вызове конструктора.

Предусмотрено автоматическое конструирование форм, запросов, отчетов, страниц и их элементов с помощью программ-мастеров и команд, начинаются с приставки «авто».

8. Мастера Access

Множество мастеров Access позволяет автоматизировать процесс создания таблиц базы данных, форм, запросов, отчетов и страниц доступа к данным; анализировать таблицы базы данных и выполнять многие другие работы.

Практически для любых работ имеется мастер (Wizard), который поможет их выполнить.

Мастер подстановок создает в поле таблицы раскрывающийся список значений из полей другой таблицы для выбора и ввода нужного значения.

Мастера запросов позволяют создавать простые запросы на выборку или запросы на выборку, в которых выполняются групповые операции над данными из одной или нескольких таблиц.

Мастер перекрестных запросов (Crosstab Query Wizard) формирует из взаимосвязанных таблиц или запросов базы данных таблицу, подобную электронной, в который одно поле используется в качестве заголовков строк, второе — столбцов, а на их пересечении размещаются итоговые данные, рассчитываемые по значениям третьего поля.

Мастера по созданию форм и отчетов упрощают и ускоряют процесс создания однотабличных и многотабличных форм и отчетов. В диалоге с мастером пользователю достаточно выбрать таблицы и поля, которые необходимо включить в форму, выбрать источник основной и подчиненной части формы. Мастера по разработке форм и отчетов автоматически создают инструкцию SQL, описывающую источник записей для формы или отчета, что избавляет пользователя от подготовки специального запроса. Созданные в полях таблиц списки наследуются при включении этих полей в форму или отчет (поле со списком). Новая форма или отчет могут наследовать фильтр, примененный к таблице-источнику записей.

Мастер создания диаграмм (Chart Wizard) обеспечивает создание в формах и отчетах диаграмм, базирующихся на данных в таблицах или запросах.

Мастер условного форматирования, который включен в Access 2003, позволяет устанавливать разные виды форматирования поля в зависимости от значений, данных в поле или других формируемых пользователем условий.

8

Мастер кнопок (Command Button Wizard и Page Command Button Wizard) создает командные кнопки — элементы управления в форме и на страницах доступа к данным. При построении кнопки мастер предлагает большой набор действий, которые могут быть выполнены при щелчке на кнопке. Для выбранного действия мастер строит процедуру обработки события на языке VВА. Формы с командными кнопками, связанными процедурами Visual Basic, позволяют создать удобный интерфейс пользователя для управления приложением.

Диспетчер кнопочных форм (Switchboard Manager) позволяет создать много уровневую панель управления приложением, которая объединяет его разрозненные компоненты и позволяет структурировать их по функциональному назначению.

Мастер по анализу таблиц (Table Analyzer Wizard) позволяет выполнить нормализацию данных базы. Мастер разделяет ненормализованную таблицу с дублированными данными на две или несколько таблиц меньшего размера, в которых данные сохраняются без повторений.

Мастер сводных таблиц (PivotTable Wizard) является одним из мастеров создания  форм. Он вставляет сводную таблицу Excel в форму Access. При этом Excel используется для создания объекта Сводная таблица, a Access — для создания  формы, в которую вставляется объект. Сводные таблицы Excel являются мощным средством для быстрого и разностороннего анализа больших объемов данных, которые могут объединять данные не только из таблиц Excel, но и из внешних баз.  Перестраивая сводную таблицу, можно анализировать данные в нужном разрезе, причем в форме данные будут немедленно пересчитаны в соответствии с новой настройкой. Таким образом, несложно анализировать данные по многим направлениям. По мере нения  исходных данных можно обновлять форму.  Сводная таблица, размещаемая мастером в форме, является внедренным или связанным объектом OLE.

Мастера по импорту таблиц и объектов позволяют импортировать объекты из внешнего файла в текущую базу, выполнив элементарные действия по выбору файла и нужных объектов. Импортировать данные можно из файла базы данных Access, а также из файлов Excel, Lotus, Paradox, dBase и других баз данных, для которых на компьютере установлены драйверы QDВС. Возможен импорт текстовых файлов, HTML-таблиц и списков из Internet или intranet в таблицу Microsoft Access.

Мастер  связанных таблиц создает в текущей базе данных таблицы, связанные с таблицами, находящимися во внешних файлах, но, в отличие от мастера по импорту, не размещает новую таблицу в файле базы данных, а только устанавливает связь с источником данных этой таблицы. Эта таблица, с другими таблицами, отображается в окне базы данных и также доступна для обработки. Однако связанная таблица доступна только до тех пор, пока связь не разрушена по каким-либо причинам. Изменения, внесенные в связанную таблицу, переносятся и сохраняются во внешнем файле и, наоборот, изменения, внесенные в файл, доступны в связанной таблице. Этот мастер, как и мастер по импорту, работает со многими внешними источниками данных.

Мастера no экспорту позволяют экспортировать объекты (одновременно только один объект) базы данных в другие базы данных Access, в проекты Access, в базы данных многих других СУБД. Кроме того, объекты могут быть экспортированы в текстовые файлы, различные электронные таблицы, опубликованы на статических и динамических страницах Internet или intranet.

Мастер наклеек (Label Wizard) автоматизирует процесс создания почтовых

9

наклеек на основе данных таблицы или запроса и предлагает многочисленные шаблоны наклеек различных типов. Этот мастер входит в группу мастеров создания отчетов.

Мастер защиты (User-Level Security Wizard) позволяет определить новые параметры защиты базы данных. С помощью мастера создается новая незащищенная база данных, в которую копируются все объекты из исходной базы данных, снимаются все права, присвоенные членам группы пользователей, и затем защищает базу данных. После завершения работы мастера администратор может присвоить новые права доступа пользователям и группам.

Мастер по разделению базы данных (Database Splitter Wizard) позволяет разделить базу данных на два файла, в первый из которых помещаются таблицы. А во второй — формы, отчеты, страницы доступа к данным, макросы и модули. При этом пользователи, работающие в сети, могут иметь общую базу данных, в то же время они смогут изменять формы, отчеты и другие объекты, используемые для обработки общих данных, по своему усмотрению и иметь индивидуальные приложения.

Мастер преобразования в формат SQL Server (Upsizing Wizard) разделяет базу данных Access (.mdb) на базу данных Microsoft SQL Server и проект Ассеss (.adp). Таблицы и запросы преобразуются в базу данных SQL Server, а другие объекты перемещаются в файл проекта Access.

Мacmep создания баз данных на Microsoft SQL Server (Microsoft SQL Server Database Wizard) позволяет при создании нового проекта Microsoft Access подключиться к SQL-серверу и создать там новую базу данных.

Служебная программа (Database Utilities) Преобразовать базу данных (Convert Database) позволяет конвертировать базу данных из предыдущих версий в текущую (То Current Access Database Version). Кроме того, в Access 2003 станет возможным конвертировать базу данных из текущей версии в предыдущую (То Prior Access Database Version).

Служебная программа (Database Utilities) Сжать и восстановить базу данных (Compact and Repair Database) реорганизует базу данных на диске с целью улучшения объемно-временных характеристик. Утилита перезаписывает фрагментированный в результате удаления и добавления объектов файл базы данных и сокращает его размер, а также восстанавливает поврежденную базу данных. В Access 2003 реализована функция автоматического сжатия при закрытии базы данных. Access определяет, что база данных повреждена при попытке открыть, сжать, зашифровать или дешифровать ее, и предоставляет возможность восстановить ее.

9. Мастера баз данных

Особую роль играют мастера баз данных, которые предлагают шаблоны многих типовых приложений. С их помощью можно практически сразу приступить к работе с базой данных выбранного приложения. Для этого после выбора шаблона приложения необходимо выполнить автоматическую генерацию этого приложения. Типовое приложение может быть при необходимости доработано пользователем.

Для предметных областей различных сфер деловой и личной жизни Access содержит шаблоны типовых баз данных, включающих все необходимые таблицы, формы, запросы и отчеты. Мастер баз данных создает на основе выбранного шаблона базу данных и приложение в диалоге с пользователем.

Для отображения списка шаблонов типовых баз данных, с которыми работает мастер, достаточно нажать кнопку  Создать (New) в окне Access и далее в окне Создание (New) выбрать вкладку Базы данных (Database) (рис. 2).

10

Мастер, создавая базу данных в соответствии с шаблоном, предлагает включить в таблицы базы данных дополнительные поля, выбрать оформление экрана в формах и отчетах. Пользователю Мастера баз данных максимально упрощают разработку типовой базы данных, автоматически создавая ее. Типовые базы данных позволят начинаюшему пользователю познакомиться с основными принципами построения таблиц базы остается только ввести данные данных, связей между ними, получить навыки практической  работы в среде Access. Работая с типовой базой, пользователь научится просматривать и изменять данные через формы, делать запросы для получения сведений из связанных таблиц, готовить отчеты. Однако, используя типовую базу данных, трудно рассчитывать, что она полной мере удовлетворит потребности пользователя. Базу данных, созданную мастером, можно изменить и расширить, но эта работа требует от пользователя практически тех же знаний, которые необходимы для создания новой базы данных

Рис. 2. Окно для выбора шаблона базы данных

 

 

11

2. Выделение информационных объектов предметной области

Перед созданием реляционной базы данных Access пользователь должен определить, из каких таблиц должна состоять база данных, какие данные автоматизируемой предметной области нужно поместить в каждую таблицу, как связать таблицы. Такие вопросы решаются на этапе проектирования базы данных, когда должна быть определена логическая структура базы данных, т. Е. состав реляционных таблиц, их структура и  межтабличные связи.

2.1 Содержание проектирования базы данных

Перед созданием базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно включать описание реальных объектов и процессов, определение всех необходимых источников информации для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя  и определить потребности в обработке данных.

На основе такого описания на этапе проектирования базы данных осуществляется определение состава и структуры, данных предметной области, которые должны находиться в базе данных, обеспечивать выполнение необходимых запросов и решение задач пользователя. Структура данных предметной области может отображаться информационно — логической моделью. На основе этой модели легко определяется структура реляционной базы данных.