Разработка баз данных средствами MS ACCESS

Размещение объектов по уровням иерархии дает представление об их подчиненности, делает модель более наглядной и облегчает понимание одно-многозначных отношений между объектами.

Рис. .10. Информационно-логическая модель предметной области Составление учебного плана

16

3.4 Определение логической структуры реляционной базы данных

Определим логическую структуру реляционной базы данных предметной области Составление учебного плана , которая является адекватным отображением информационно-логическои модели, построенной ранее в соответствии с требованиями нормализации данных.

5. Каждый информационный объект модели данных отображаем структурой соответствующей реляционной таблицы, то есть перечнем полей, каждое из которых соответствует одному из реквизитов объекта. Ключевые реквизиты объекта образуют уникальный ключ реляционной таблицы. Для каждого столбца задается формат и размер данных.

Строки (записи) таблицы соответствуют экземплярам объекта и формируются при загрузке таблицы.

2. Устанавливаем связи между таблицами по одинаковым полям (ключам связи), отображая связи соответствующих информационных объектов.

3. Изобразим графически логическую структуру базы данных в виде схемы данных Access, которая может быть создана при конструировании БД (рис. 2.9).

На этой схеме прямоугольники отображают структуры таблиц базы данных с полным списком их полей, а связи показывают, по каким полям осуществляется взаимосвязь таблиц. Имена ключевых полей для наглядности выделены и находятся в верхней части полного списка полей каждой таблицы.

 

 

17

4. Запуск Access

Для работы с Access на локальном компьютере пользователя должна быть установлена операционная система Windows 95 (98,  NT) и СУБД Access.

Чтобы начать работу в СУБД Access, необходимо после загрузки операционной системы запустить Access.

4.1 Запуск Access на панели задач

1. Нажать кнопку Пуск на панели задач, размещенной в нижней части рабочего стола Windows.
2. Выбрать пункт Программы в открывшемся главном меню Windows.
3. Выбрать Microsoft Access и, щелкнув на ее имени кнопкой мыши, запустится программа Microsoft Access.

4.2 Окно Access

Появившееся после запуска окно Microsoft Access, размер которого меньше полного экрана, представлено на рис. 11. Рассмотрим основные элементы окна Access.

4.1  Строка заголовка окна

В строке заголовка содержится кнопка системного меню, название приложения — Microsoft Access — и три кнопки, управляющие представлением окна на экране.

Рис. 11. Окно Microsoft Access

4.2 Управление положением окна на экране

4.2.1  Сверните окно Access, нажав кнопку Свернуть (Minimize) Теперь Microsoft Access наряду с другими выполняющимися программами представлен только в виде кнопки на панели задач Windows (рис. 12).

Рис. 12. Панель задач Windows

Программа Access продолжает работать и в свернутом окне.

4.2.2 Верните окно на экран нажатием кнопки Microsoft Access на панели задач.

4.2.3 Разверните окно Access на весь экран нажатием кнопки Развернуть (Maximize) если окно не развернуто на весь экран. В полноэкранном окне кнопка Развернуть (Maximize) заменяется кнопкой Восстановить (Restore)

1. Сократите окно до размера, предшествующего развертыванию его на весь экран, используя кнопку Восстановить.
2. Завершите работу Access нажатием кнопки Закрыть (Close)

4.3 Строка меню

Строка меню содержит несколько пунктов, каждый из которых имеет собственное меню, открываемое щелчком кнопки мыши на этом пункте. Данное меню

18

содержит список команд Access. Команды определяют операции, позволяющие вам выполнять нужную работу с помощью графического интерфейса.

Строка меню и набор доступных команд меняются автоматически при изменении режима работы Access.

4.4 Просмотр команд меню

1. Щелкните на пункте меню Файл (File). В ниспадающем меню просмотрите весь список команд, щелкнув на двойной стрелке внизу списка команд.
2. Щелкните на пункте меню Справка (Help).
3. Выполните команду Что это такое?. Переместите курсор, принявший вид значка вопроса, на пункт меню Файл. Щелчком кнопки мыши откройте список его команд и для команды Создать (New) получите справку о ее назначении (рис. 13).
4. Просмотрите назначение команд других пунктов меню.

Команда Что это такое? Позволяет получить сведения как о доступных, так и о недоступных командах в текущем режиме Access.

Рис. 13. Справка, полученная по команде Что это такое?

7. Панели инструментов

Access имеет набор встроенных панелей инструментов, обеспечивающий удобный интерфейс пользователя в каждом из режимов работы базы данных. Эти панели выводятся в окне Access по умолчанию в соответствии с текущим режимом. Например, сразу после запуска Access (см. рис. 14) выводится панель инструментов База данных (Database).

Панель инструментов состоит из значков-кнопок, дублирующих наиболее часто используемые команды меню. Кнопки панели позволяют выполнить, не обращаясь к командам, те же операции, но более удобно и быстро.

8. Всплывающие подсказки и перемещение панели
1. Устанавливайте курсор на кнопки и всплывающая подсказка поможет найти нужную операцию.
2. Щелкните на кнопке Контекстная справка и, переместив появившийся знак вопроса на нужную кнопку, вы получите информацию о назначении кнопки.
3. Переместите панель в любое место экрана. Установите курсор мыши на рамку панели слева, где курсор примет вид пересекающихся двунаправленных стрелок, и нажав кнопку мыши, перетащите панель в нужное место.

После перемещения панель представляется отдельным окном (рис. 14). В заголовке такого окна панели находится название панели и стрелка Другие кнопки (More Buttons).

Рис. 14. Окно панели инструментов База данных

9. Отображение и скрытие кнопок панели инструментов
1. Щелкните на стрелке Другие кнопки для получения доступа к команде Добавить или удалить кнопки (Add or Remove Buttons). Откроется список кнопок-команд, которые включены в панель (рис. 15). В этом списке отмечены те

19

2. кнопки, которые отображены на панели.
3. Щелкните на любой кнопке списка, отмеченной значком , и убедитесь, что на панели соответствующая кнопка будет скрыта.
4. Отобразите кнопку на панель щелчком на кнопке-команде, которая не отмечена в списке.
5. Выполните двойной щелчок на заголовке перемещенной панели для ее возврата на первоначальное место.

Рис. 15. Список команд панели инструментов База данных

4.8 Добавление и удаление панелей инструментов

В каждом режиме доступно несколько панелей инструментов.

1. Просмотрите список доступных в текущем режиме панелей с помощью контекстного меню, открывающегося щелчком правой кнопки мыши на строке меню или панели инструментов.
2. Правая кнопка мыши используется для вызова динамического контекстного меню, содержащего наиболее часто используемые команды, и работает для большинства компонентов Access.
3. Выведите на экран панель, щелкнув в списке панелей на названии панели, ранее не отмеченной.
4. Выведите общий список всех панелей инструментов Access, воспользовавшись командой Настройка (Customize…). При этом откроется окно настройки, в котором на вкладке Панели инструментов (Toolbars) представлен список всех панелей (рис. 14).
5. Для вывода нужной панели на экран отметьте щелчком мыши ту строку, которая содержит название панели.
6. Добавление и удаление панелей инструментов может быть выполнено также по команде Вид | Панели инструментов (View | Toolbars).

4.9 Изменение состава и атрибутов кнопок панели инструментов

1. Откройте окно Настройка (Customize...) (см. рис.16), выполнив команду Вид | Панели инструментов | Настройка или аналогичную команду контекстного меню, открываемого щелчком правой кнопкой мыши на панели инструментов.

Рис. 16. Окно выбора и настройки панелей инструментов

20

2. Выберите вкладку Команды (Commands) (рис. 17).
3. Выберите категорию команд (например, Вставка), из которой выбирается кнопка для добавления ее на панель инструментов или исключения ее из панели.
4. Перетащите с помощью мыши на панель инструментов База данных нужную команду (например, Создать объект), выбрав ее из списка команд категории.

Панель инструментов, на которую нужно перенести кнопку, должна быть выведена в окне Access. Важно также, чтобы в режиме, для которого предназначена эта панель, могла выполняться функция, реализуемая через эту кнопку.

Рис. 17. Диалоговое окно настройки открытых панелей инструментов

5. Для выбранной команды нажмите кнопку Описание на вкладке Команды и вы получите краткую справку о ее назначении.
6. Для исключения кнопки перетащите ее с панели в открытое окно Настройка.
7. Выберите одну из кнопок, размещенных на панели инструментов, например, кнопку Создать.
8. Кнопка Изменить выделенный объект (Modify Selection) станет доступной. Нажмите ее и в открывшемся списке возможных преобразований кнопки измените текст в поле Имя, дополнив его словами базу или проект.
9. Выполните команду Выбрать значок для кнопки и выберите подходящий.
10. Выполните команду Восстановить значок на кнопке.

11. Закройте окно настройки и убедитесь, что теперь всплывающая подсказка кнопки Создать имеет значение Создать базу или проект.

Чтобы отображались всплывающие подсказки кнопок, откройте в окне Настройка вкладку Параметры (Options) и, если флажок Отображать подсказки для кнопок (Show Screen Tips on toolbars) не установлен, то установите его.

4.10 Строка состояния

Строка состояния предназначена для вывода текста сообщения, связанного с текущим режимом, т. Е. состоянием объекта выполняющейся программы. Сообщение Готово (Ready) означает, что Access готов принять команду пользователя. В клетках, представленных в правой части строки состояния, отображается состояние клавиш <Caps Lock>, <Num Lock>, <ScrollLock> и некоторые режимы.

4.11 Работа со справкой

Электронный справочник Access, также как справочники других программ Microsoft Office и самой операционной системы Windows 98, организован в виде книги, имеющей содержание и предметный указатель. Кроме того, обеспечивается поиск по ключевым словам и подготовка ответов на вопросы.

21

4.12 Использование справочника Access

1. Выберите в меню Справка  (Help) пункт Справка по Microsoft Access

(Microsoft Access Help). Если помощник отключен, на экране появится окно справки (рис. 18). Если помощник включен, он появится на экране. Чтобы открыть окно справки, щелкните на одном из действий, предлагаемых помощником.

2. Если в окне справки не отображаются вкладки Содержание, Мастер ответов и Указатель, нажмите кнопку Показать
3. Найдите интересующую вас информацию, используя все три вкладки на левой панели в окне справочника. Для работы с содержанием справки перейдите на вкладку Содержание. Для ввода вопроса в окне справки перейдите на вкладку Мастер ответов. Для выбора из списка ключевых слов или поиска по конкретным словам перейдите на вкладку Указатель. Добавляйте ключевые слова в окне поиска, чтобы сузить список найденных разделов.
4. Чтобы просмотреть алфавитный перечень используемых в Access понятий и терминов, выберите на вкладке Содержание раздел Вызов справки и в нем — Словарь терминов Microsoft Access. Щелкнув кнопкой мыши, откройте список терминов и статью, описывающую интересующий вас термин.

Рис. 18. Окно справки

5. Чтобы временно скрыть помощника, выполните команду Скрыть помощника из меню Справка.
6. Чтобы вернуть помощника, выберите команду Показать помощника.
7. Для отключения помощника на весь сеанс работы в Access в выноске помощника нажмите кнопку Параметры и на вкладке Параметры снимите флажок Использовать помощника. Если выноска у помощника отсутствует, щелкните на нем.
8. Чтобы просмотреть подсказку для команды меню, кнопки панели инструментов или области экрана, выберите в меню Справка пункт Что это такое?, а затем щелкните на элементе, сведения о котором требуется просмотреть.