Разработка баз данных средствами MS ACCESS

Типовой макет формы может быть легко получен с помощью таких мастеров Access, как Мастер форм (FormWizard) или Автоформа (AutoForm).

Мастер форм (Form Wizard) может создавать форму для одной таблицы или для нескольких взаимосвязанных таблиц. Мастер позволяет пользователю задать, какие поля включать в форму, а также выбрать стиль ее оформления.

Простейшая форма на основе только одной таблицы может быть легко создана выбором одного из режимов Автоформы (AutoForm): Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar), Автоформа: ленточная (AutoForm: Tabular). Автоформа: табличная (AutoForm: Datasheet). Форма в столбец (Columnar) является однозаписевой, а формы Табличная (Datasheet) и Ленточная (Tabular) — многозаписевыми. Они размещают все поля в одной строке.

 

 

28

7. Однотабличный отчет

Средства разработки отчетов в Access предназначены для создания макета отчета, по которому может быть осуществлен вывод данных в виде выходного печатного документа. Эти средства позволяют создавать отчет сложной структуры, обеспечивающий вывод взаимосвязанных данных из многих таблиц, их группировку, вычисление итоговых данных.

Перед началом создания отчета пользователь должен спроектировать макет отчета. При этом определяется состав и содержание разделов отчета, размещение в нем значений, выводимых из полей таблиц базы данных, и вычисляемых реквизитов, а также определяются поля, по которым нужно группировать данные. Для каждого уровня группировки определяются заголовки и примечания, вычисляемые итоговые значения. Кроме того, оформляются заголовки и подписи  реквизитов отчета и определяется порядок вывода данных в отчете.

Отчет может создаваться с помощью мастера или в режиме конструктора отчетов. Отчет, созданный мастером, можно доработать в режиме конструктора.

При необходимости вывода результатов решения задачи в качестве основы для отчета может быть использован многотабличный запрос. На запрос могут быть возложены наиболее сложные виды выборки и предварительной обработки данных. Конструктор отчетов позволяет легко структурировать и оформить данные, полученные в запросе.

 

 

29

8. Панели управления приложением

Для организации эффективной работы пользователя целесообразно создать целостное приложение предметной области, в котором все его компоненты должны быть сгруппированы по функциональному назначению. При этом необходимо обеспечить удобный графический интерфейс, чтобы пользователь мог решать задачи, не затрачивая усилий на поиск объектов — таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей, реализующих эти задачи.

При создании приложений особую роль играют формы, так как они являются основным диалоговым средством работы пользователя.

8.1 Формы, как диалоговое средство работы пользователя.

Формы построены таким образом, что любое действие пользователя автоматически вызывает реакцию системы, т. е. воспринимается как событие, в зависимости от которого могут выполняться необходимые действия. Для их выполнения используются макросы или процедуры обработки событий на языке VBA. Именно при работе в форме возникает основной ряд событий, которые позволяют связывать различные объекты Access в задачах обработки данных. Таким образом, ходом выполнения приложения можно управлять, обрабатывая события, возникающие в формах. Приложения, создаваемые средствами Access, используют расширенную обработку событий, при которой программы приложения выполняются в ответ на различные события.

Для объединения объектов в одном диалоговом приложении можно создать так называемые кнопочные формы.

Так же можно организовать открытие кнопочной формы при запуске Access и это позволит пользователю сразу приступить к работе с задачами, предусмотренными в ней.

8.2 Кнопочная форма

Для управления приложением пользователя может быть создана кнопочная форма. Кнопочная форма выполняет роль панели управления приложением. Такая панель управления содержит кнопки, обеспечивающие вызов других кнопочных форм, а также отдельных объектов — отчетов, форм, макросов, модулей, с которых начинается решение задачи. Сюда же помещаются кнопки, предназначенные для возврата к кнопочным формам предыдущих уровней или выхода из Access. Обычно предусматривается и кнопка для изменений самой кнопочной формы.

Пользователь, нажимая кнопку на панели управления, инициирует событие Нажатие кнопки. К этому событию могут привязываться действия для открытия других кнопочных форм или конкретные действия для обработки данных, реализующие функции приложения.

Вызов главной кнопочной формы при открытии базы данных позволяет пользователю сразу начать работу в среде приложения и приступить к выполнению задач.

В Access имеется средство автоматизированной разработки формы по управлению приложением, называемое диспетчером кнопочных форм.

 

 

30

9. Заключение

База данных — это набор сведений, относящихся к определенной теме или задаче, такой как отслеживание заказов клиентов или хранение коллекции звукозаписей. Если база данных хранится не на компьютере или на компьютере хранятся только ее части, приходится отслеживать сведения из целого ряда других источников, которые пользователь должен скоординировать и организовать самостоятельно.

СУБД Access предоставляет необходимые средства для работы с базами данных неискушенному пользователю, позволяя ему легко и просто создавать базы данных, вводить в них информацию, обрабатывать запросы и формировать отчеты. К сожалению, встроенная система помощи недостаточно понятно объясняет начинающему пользователю порядок работы, поэтому возникает необходимость в пособии.

Области применения Microsoft Access можно выделить следующие структуры:

применение в малом и среднем бизнесе (бухгалтерский учет, ввод заказов, ведение информации о клиентах, ведение информации о деловых контактах, кадрах и т.п.);

при разработке программ и хранилищ данных на заказ (разработка внутриотраслевых приложений, разработка межотраслевых приложений, автоматизация некоторых функций предприятий);

в крупных корпорациях (приложения для рабочих групп, системы обработки информации, документооборот);

в качестве персональной СУБД (справочник по адресам, ведение инвестиционного портфеля, поваренная книга, каталоги книг, пластинок, видеофильмов и т. п.);

в качестве средства хранения данных, которое используется в других приложениях.

 

 

31

10. Список использованных источников

1. Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В., Смирнова Е.Ю. Управление базами данных. / Бакаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. – СПб.: Изд. СПбГУ, 2009. – 754 с.

2. Винтер Р. Microsoft Access 2000: Справочник. - СПб, 2001. - 416 с.
3. Гончаров А.В. “Microsoft Access в примерах”. / Гончаров А.В. – СПб – Питер, 2007. – 256 с
4. Гончаров А. Access в примерах. / Гончаров А.–С.-Петербург: Питер, 2008. – 302 с.
5. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. / Горев А., Ахаян Р СПб.: Питер, 2007. – 412 с.
6. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access./ Скотт Баркер -Киев-Москва: Диалектика, 2007. – 506 с.
7. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно. / Мари Свонсон -Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 2007. – 613 с.
8. Марченко А.П. Microsoft Access : Краткий курс. / Марченко А.П. – СПб.: Питер, 2005. – 288 с.
9. Microsoft Access 2000. Шаг за шагом: Практическое пособие /Пер. с англ. - М.: ЭКОМ, 2000. - 352 с.
10. Макарова Н.В. Информатика.  / Макарова Н.В. - Москва: Финансы и статистика, 2007. – 364 с.
11. Брукшир Дж. Информатика и вычислительная техника / Дж. Брукшир. - СПб: Питер, 2004.-620с. – ISBN 8-098-5678-098-0.
12. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация. / Карпова Т.С. М.: Эксмо. 2001.-423с.