Логистический процесс закупок в фокусном звене цепи поставок медикаментов и стоматологических материалов в УЗ «Витебская областная стом

Таблица 2.5 – Основные характеристики слада УЗ «ВОСП»

Примечание  – Источник: собственная разработка на основе данных учреждения

Основной стадией контроля за количеством материалов и лекарственных средства на складе  УЗ «ВОСП» является выявление отклонений фактического наличия от установленных норм. Основными методами выявления указанных отклонений являются:

• документальное оформление отклонений от норм;
• партионное поступление материалов, лекарств;
• технический расчет с применением инвентаризации (инвентарный метод).

Способ документирования основан на документальном оформлении отклонении фактического расхода материалов от установленных норм, нормативов и условий. Такие отклонения могут возникать из-за несоразмерности, а также в результате неправильного их использования, хранения.

Различные виды отклонений по-разному оформляются в первичных документах. Так, документ на выдачу товара сверх лимита свидетельствует об отклонениях, которые требуют последующего анализа.

В части контроля за сохранностью лекарственных средств и материалов на местах хранения используют инвентарный способ, так как он полностью показывает текущее количество запасов на интересующем складе. Инвентаризация имущества обеспечивает достоверность данных складского и бухгалтерского учета. Для осуществления такого контроля на складе, прежде всего, следят за сохранностью материалов на стадии их хранения.

Правильная организация складского хозяйства позволяет избежать порчи лекарств в процессе их хранения.

На складе УЗ «ВОСП»  выполняются следующие основные операции:

• прием лекарственных средств и материалов по количеству штук, качеству, размещение и их хранение;
• подготовка к отпуску на продажу, оформление приходных и расходных документов, учет товаров;

В ходе обследования особое внимание уделяется проверке организации материальной ответственности работников, связанных с приемкой, хранением и отпуском материальных ценностей. Одним из условий обеспечения сохранности материальных ценностей является разработка и вручение материально ответственным лицам стандартов или должностных инструкций, в которых определяются обязанности и права работников, распорядок их работы, порядок приемки и выдачи ценностей, их документального оформления, ведения учета на складах в натуральных измерителях, сроки предоставления отчетов в бухгалтерию и др.

Одной из составляющих частей контроля является штрих-кодирование, которое в настоящее время охватило большое число стран и находит все новые области применения. Система автоматической идентификации, основанная на использовании штрих-кодов, что значительно сокращает время на поиск необходимого товара на складе. Каждому виду лекарств и материалов присваивается отдельный штрих код, когда необходимо подчеркнуть его особенности.

2.3. Анализ логистического процесса  управления закупками 

В УЗ «ВОСП»  нет отдельного подразделения по закупке. Как правило, ее осуществляют ответственные лица утвержденные приказом главного врача. Основную работу в этом направлении ведет главный бухгалтер учреждения.

Для организации проведения централизованных государственных закупок лекарственных средств УЗ «ВОСП»  в срок до 1 сентября формирует проекты планов централизованных закупок лекарственных средств. При этом учреждение с учетом планируемого финансирования ежегодно до 1 апреля направляет заявки на следующий год (с поквартальной разбивкой) на приобретение лекарственных средств по перечню в ВРУП «Фармация», которое затем направляет сводные заявки в РУП «Белфармация».

На основании поступивших заявок РУП «Белфармация» формирует проект плана централизованных государственных закупок с поквартальной разбивкой на следующий год и до 1 июня представляет в Министерство здравоохранения;

После принятия закона о республиканском бюджете на очередной финансовый год проект плана централизованных государственных закупок и план централизованных государственных закупок Министерства здравоохранения утверждаются приказами Министерства здравоохранения в соответствии с размером средств, предусмотренных на эти цели в указанном законе.

В своей деятельности при осуществлении закупок за счет собственных средств УЗ «ВОСП» руководствуется Положением о порядке осуществления закупок товаров, работ, услуг учреждением здравоохранения «Витебская областная стоматологическая поликлиника», которое является локальным нормативным актом, определяющим порядок осуществления в учреждении здравоохранения закупок товаров, работ, услуг.

Положение разработано в соответствии с Гражданским кодексом Республики  Беларусь от 07.11.2008 г.   №218-З, постановлением Совета  Министров Республики Беларусь от 15 марта 2012г. №229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств [17].

Под закупкой товаров, работ, услуг в данном Положении понимается их приобретение за счет собственных средств путем заключения договоров  купли-продажи, поставки, подряда.

Учреждение осуществляет закупки за счет собственных средств с применением конкурсов, электронных аукционов и других видов конкурентных процедур закупок, а также процедуры закупки из одного источника. Учреждение имеет комиссию – орган, создаваемый учреждением  для  проведения конкурсов, процедур запроса ценовых предложений. Постоянно действующая комиссия УЗ «ВОСП» уполномочена на проведение конкурсов, процедур запроса ценовых предложений, процедур закупки из одного источника (Приложение Ж). В  заседаниях   комиссии  вправе принимать участие главный врач поликлиники, заведующие всех отделений и  по  приглашению главного врача  могут участвовать специалисты учреждения.

Руководители структурных подразделений (заведующие отделений) и другие специалисты администрации учреждения, у которых возникла потребность в товаре (работе, услуге), приобретаемом за счет собственных средств, подают докладную записку на имя главного врача, содержащую:

• обоснование необходимости закупки;
• цель приобретения (для собственного потребления);
• наименование (с указанием размеров, каталожных номеров, количества)  товаров, работ или услуг;
• ориентировочную стоимость закупки;
• сроки поставки товара, выполнения работ, услуг;
• предполагаемый источник финансирования.

В случае необходимости закупки из одного источника, определенного вида товара, по маркировке, по каталогу у определенного производителя, или его официального представителя, на сумму более 100 базовых величин, дополнительно оформляет задание на закупку из одного источника с обоснованием закупки.

Под процедурой закупки из одного источника понимается способ выбора поставщика (подрядчика, исполнителя), при котором заказчик, организатор, уполномоченная организация предлагают заключить договор только одному поставщику (подрядчику, исполнителю).

В случаях, предусмотренных в указанном положении, при ориентировочной стоимости закупки применяются:

• открытый конкурс – от 8000 базовых величин и более по одной сделке на дату принятия учреждением  решения о проведении закупки;
• процедура запроса ценовых предложений - от 1000 до 8000 базовых величин по одной сделке на дату принятия учреждением решения о проведении закупки;
• процедура закупки из одного источника – от 1000 базовых величин и более по одной сделке на дату принятия учреждением решения о проведении закупки.
• на сумму до 1000 базовых величин закупки товаров (работ, услуг) за сет собственных средств  осуществляются УЗ «ВОСП»  без проведения особой процедуры закупки.

 Предметом одной процедуры  закупок могут быть как исключительно  однородный товар (работа, услуга), так  и группа неоднородных товаров (работ, услуг).

В случае, если предметом закупки является группа неоднородных товаров (работ, услуг), ориентировочная стоимость предмета такой закупки определяется исходя из ориентировочной стоимости всей группы таких неоднородных товаров (работ, услуг).

Независимо от выбранного вида процедуры закупки и ее предмета может использоваться частичная (лотовая) закупка, то есть разделение на отдельные части (лоты) общего предмета закупки. Выбор поставщика (подрядчика, исполнителя) в таком случае осуществляется по каждой из частей (лотов).

Задание на закупку оформляется при проведении всех процедур закупок, регулируемых положением о закупке. Здание на закупку УЗ «ВОСП» в обязательном порядке содержит:

• наименование подлежащих закупке товаров (работ, услуг)  и при необходимости технические, качественные и иные характеристики и  требования к каждому из них;
• количество (объем) подлежащих закупке товаров (работ, услуг), за исключением случаев закупки работ (услуг) в отношении которых невозможно определить их объем и необходимое для их выполнения (оказания) количество товаров;
• ориентировочную стоимость закупки;
• условия оплаты и поставки;
• вид процедуры закупки и обоснование его выбора;
• критерии для выбора наилучшего предложения и поставщика (подрядчика, исполнителя), за исключением задания на закупку с применением процедуры закупки из одного источника;
• информацию о частичной (лотовой) закупке, в случае принятия такого решения;
• перечень известных поставщиков (подрядчиков, исполнителей), поставляющих или производящих товары (работы, услуги), аналогичные подлежащим закупке;
• информацию о допуске организаций и физических лиц, включая индивидуальных предпринимателей, к участию в процедуре закупки;
• информацию об иных специальных требованиях к процедуре осуществления закупки.

При подготовке задания на закупку, проводимую путем процедуры закупки из одного источника, в задание на закупку дополнительно включается информация о предлагаемой кандидатуре участника процедуры.

Приглашение к участию в открытом конкурсе, а также процедуре запроса ценовых предложений размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» на сайте информационного республиканского унитарного предприятия «Национальный центр маркетинга и конъюнктуры цен» и содержит:

• наименование вида процедуры закупки;
• наименование и место нахождения заказчика;
• описание предмета закупки, его объем (количество) или способ расчета, а также место и сроки поставки (приобретения иным способом) товаров (выполнения работ, оказания услуг), являющихся предметом закупки;
• источник финансирования закупки;
• способ получения документации о закупке;
• срок для подготовки и подачи предложений, место их подачи;
• требования к составу участников процедуры закупки;
• иные сведения в соответствии с порядком закупок за счет собственных средств.

Заказчик дополнительно рассылает приглашения к участию в открытом конкурсе,  процедуре запроса ценовых предложений, переговорах известным ей производителям, а также направляет такие приглашения потенциальным поставщикам (подрядчикам, исполнителям) и (или) размещает приглашения в любых средствах массовой информации.

Срок для подготовки и подачи предложений на участие в открытом конкурсе составляет не менее двадцати календарных дней, а по процедуре запроса ценовых предложений, повторным процедурам закупок, а также в случае, если стоимость закупки не превышает 3000 базовых величин, на день принятия решения о проведении процедуры закупки, - не менее пяти календарных дней со дня размещения приглашения к участию в процедуре закупки в открытом доступе в информационной системе «Тендеры».

В случае, если изменения в приглашение к участию в процедуре закупки и (или) документацию о закупке внесены в течение второй половины срока, установленного для подготовки и подачи предложений на участие в процедуре закупки, такой срок должен быть продлен так, чтобы со дня размещения в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» данных изменений до даты окончания срока, установленного для подготовки и подачи предложений на участие в процедуре закупки, такой срок составлял не менее половины первоначального срока.