Логистический процесс закупок в фокусном звене цепи поставок медикаментов и стоматологических материалов в УЗ «Витебская областная стом

Участником  процедуры закупки может быть любое юридическое или физическое лицо, в том числе индивидуальный предприниматель, независимо от организационно-правовой формы, формы собственности, места нахождения и места происхождения капитала, которое соответствует требованиям, установленным в документации о закупке, за исключением юридических лиц и индивидуальных предпринимателей, включенных в реестр поставщиков (подрядчиков, исполнителей), временно не допускаемых к закупкам, а также в случаях, установленных Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 15.03.2012 г. № 229 «О совершенствовании отношений в области закупок товаров (работ, услуг) за счет собственных средств».

При рассмотрении предложений отклоняется предложение участника процедуры закупки, не являющегося производителем или его сбытовой организацией (официальным торговым представителем), в случае, если в  процедуре закупки участвует не менее одного производителя и (или) сбытовой организации (официального торгового представителя) и цена предложения такого участника не ниже цены участвующего в процедуре закупки производителя и (или) его сбытовой организации (официального торгового представителя);

Не допускается предъявлять требования к участникам процедуры закупки, а также закупаемым товарам (работам, услугам), условиям исполнения договора на закупку и осуществлять оценку и сравнение предложений участников процедуры закупки по критериям и способом, которые не указаны в документации о закупке.

Требования к участникам процедуры закупки, закупаемым товарам (работам, услугам), условиям договора на закупку, а также критерии и способ оценки и сравнения предложений участников процедуры закупки устанавливаются и применяются заказчиком в равной степени ко всем участникам процедуры закупки и их предложениям;

Документация о закупке формируется в случае проведения открытого конкурса, а также процедуры запроса ценовых предложений и должна содержать сведения, в том числе:

• требования к качеству, техническим характеристикам товара (работы, услуги), его безопасности, функциональным характеристикам (потребительским свойствам), размерам, упаковке, результатам работы и иные требования, связанные с определением соответствия поставляемого товара (выполняемой работы, оказываемой услуги) потребностям организации;
• место, условия и сроки поставки (приобретения иным способом) товара (выполнения работы, оказания услуги);
• форму, сроки и порядок оплаты товара (работы, услуги);
• порядок формирования суммы договора на закупку (цены предложения) с учетом или без учета расходов на перевозку, страхование, уплату таможенных пошлин, налогов и других обязательных платежей;
• проект договора на закупку (его условия) и срок его заключения;
• требования к форме и содержанию предложения участника процедуры закупки и сроку его действия;
• требования к описанию участниками процедуры закупки предлагаемого ими товара (работы, услуги), его функциональных характеристик (потребительских свойств), количественных и качественных характеристик;
• порядок, место, дату окончания срока подготовки и подачи предложений на участие в процедуре закупки;
• требования к участникам процедуры закупки и перечень документов, представляемых участниками процедуры закупки для подтверждения их соответствия установленным требованиям;
• порядок, дату окончания срока предоставления участникам процедуры закупки разъяснений положений документации о закупке;
• критерии и способ оценки и сравнения предложений участников процедуры закупки.

Комиссия имеет право предложить участникам снизить цены представленных ими предложений  в период после представления таких предложений и до их оценки, о чем производится соответствующая запись в документации о закупке.

Победителем открытого конкурса, а также процедуры запроса ценовых предложений определяется лицо, предложившее лучшие условия в соответствии с критериями и способом оценки и сравнения, указанными в документации о закупке. Анализ данных УЗ «ВОСП» показал, что в основном поставщик выбирается по цене на предложенную продукцию и уже по сложившимся ранее взаимоотношениям.

Уведомление о выборе победителя направляется участникам процедуры закупки в течение трех рабочих дней, следующих за днем принятия такого решения.

Договор на закупку может быть заключен не ранее чем через десять календарных дней после выбора победителя при осуществлении закупки, в течение которых может быть урегулирован спор, вызванный решениями и (или) действиями (бездействием) заказчика, а также членов комиссии, созданной для проведения закупки.

Сообщение о результатах открытого конкурса (процедуры запроса ценовых предложений) размещается в открытом доступе в информационной системе «Тендеры» в течение пяти календарных дней после заключения договора на закупку либо принятия организацией решения об ином результате процедуры закупки и должно содержать:

• вид и предмет процедуры закупки;
• наименование и местонахождение поставщика (подрядчика, исполнителя);
• дату заключения договора на закупку;
• сумму договора на закупку;
• сведения об ином результате процедуры закупки в случае, если договор на закупку не заключен.

УЗ «ВОСП»  вправе отменить процедуру закупки на любом этапе ее проведения и не несет за это ответственности перед участниками процедуры закупки.

Отмена процедуры закупки допускается  в случаях отсутствия финансирования, утраты необходимости приобретения товаров (работ, услуг), изменения предмета закупки и (или) требований к квалификационным данным участников процедуры закупки.

УЗ «ВОСП»  признает открытый конкурс (процедуру запроса ценовых предложений) несостоявшимся в случаях, если:

• поступило менее двух предложений на участие в процедуре закупки;
• в результате отклонения предложений их осталось менее двух;
• отклонены все предложения;
• победитель процедуры закупки не подписал договор на закупку;
• до заключения договора на закупку проверкой уполномоченных органов (организаций) были выявлены нарушения в проведении процедуры закупки и результаты проверки не обжалованы организацией в установленном порядке.

Проекты договоров, поступающие в УЗ «ВОСП», подлежат согласованию с планово-экономическим отделом, бухгалтерией, юрисконсультом, специалистом  по курируемому вопросу, и в случае необходимости, с другими лицами, указанными в резолюции главного врача УЗ «ВОСП».

На поступивший проект договора ответственный за закупку проставляет оттиск штампа согласования и сопровождает его для визирования должностными лицами.

К проекту договора приобщается заявка, а также сведения о проведенной процедуре закупки (справка о результатах процедуры закупки).

Согласование проекта договора осуществляется в следующем порядке:

• ответственный за закупку подтверждает необходимость ее проведения, а также контролирует соответствие качества и объема товаров, работ и услуг заданию на закупку, проводит анализ представленных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) документов;
• планово-экономический отдел подтверждает, что закупка предусмотрена сметой, принимает решение, по какой статье сметы расходов будет осуществляться финансирование, высказывает свое мнение о соответствии условий договора действующему законодательству;
• бухгалтерия  проверяет правильность расчетов,  указания случаев изменения (корректировки) цены договора, порядок и сроки оплаты, сдачи-приемки товара (работ, услуг), отсутствие по данным бухучета указанного или аналогичного товара на складе УЗ «ВОСП», заполняет в проекте договора платежные реквизиты, высказывает свое мнение о соответствии условий договора действующему законодательству;
• юрисконсульт проводит правовую экспертизу договора, правильность оформления, предмет, обязательства сторон по договору, цель приобретения товара (работ, услуг), требования к качеству товара, гарантийные обязательства, порядок и сроки исполнения, ответственность сторон, наличие указанных в договоре приложений, срок действия, порядок продления и прекращения договора, с участием заинтересованных составляет протокол разногласий;

Согласование выражается в форме проставления визы на проекте договора либо письменного замечания. Главный врач, исходя из складывающейся ситуации, может сократить либо расширить перечень должностных лиц, участвующих в согласовании, а также принять решение о заключении договора без согласования.

Окончательно отработанный проект договора, после получения виз участников рассмотрения проекта договора, представляется на подпись руководителю не ранее чем через десять календарных дней после выбора победителя при осуществлении закупки. Заключенный договор регистрируется юрисконсультом в журнале учета договоров.

Какие либо исправления в тексте договора после его подписания не допускаются. Все последующие изменения заключенных договоров оформляются дополнительными соглашениями.

Акты выполненных работ, приема-сдачи и иные документы,

• составляемые по  итогам исполнения обязательств, в том числе частичного и в иных случаях:
• визируются ответственным за закупку;
• проверяются и визируются в бухгалтерии;
• визируются специалистом по курируемому вопросу;
• подписываются руководителем и передаются в бухгалтерию в день их подписания.

Общий контроль  за  исполнением договоров осуществляют руководители структурных подразделений, по чьей инициативе заключались договоры и по направлениям деятельности. О выявленных нарушениях руководители структурных подразделений информируют планово-экономический отдел, бухгалтерию и юрисконсульта для решения вопроса о формах и методах воздействия на контрагента.

 

 

2.4.Функциональное (экономико-математическое) моделирование  процесса управления закупками  в организации

 

ABC-анализ – вид клинико-экономического исследования, позволяющий мониторировать использование материальных ресурсов при осуществлении закупок лекарственных средств (далее - ЛС) и медикаментов. Это ретроспективный анализ, суть которого состоит в оценке рациональности использования денежных средств по трем группам (классам) ЛС в соответствии с их фактическим потреблением за определенный прошедший период времени (период времени может составлять квартал, полугодие, год и др.).

Целью ABC-анализа является реализация системного подхода к управлению качеством фармакотерапии и повышение эффективности затрат.

ABC-анализ позволяет провести:

1. Анализ закупок различных лекарственных средств на уровне учреждения здравоохранения, региона, службы или ведомства, страны.
2. Анализ применяемых лекарственных средств.
3. Анализ закупок и применения различных групп лекарственных средств, оптимальное распределение по фармакотерапевтическим группам.
4. Анализ использования определенных лекарственных средств внутри одной фармакотерапевтической группы или анализ с точки зрения использования оригинального или генерических лекарственных средств.
5. Оценка целесообразности финансовых затрат на ЛС в учреждении здравоохранения в соответствии с профилем оказываемой медицинской помощи и действующими клиническими протоколами.
6. Анализ соответствия финансовых затрат результатам анализа структуры заболеваемости.

Перечень сведений, необходимых для проведения ABC-анализа:

• ЛС, использованные за выбранный период времени;
• форма выпуска (таблетки, капсулы, ампулы и т.д.);
• доза (г, мг, % и т.д.);
• единица подсчета ЛС (упаковка, блистер и т.д.);
• цена за единицу подсчета ЛС.

Проведение    ABC-анализа    предусматривает    выполнение    ряда последовательных действий.

Составление перечня ЛС с указанием цены за единицу подсчета, использованных в УЗ «ВОСП»  за год. Расчет доли отдельного  ЛС  в  общей сумме расходов  на ЛС (формула 3.1).

 Ранжирование ЛС в  порядке уменьшения стоимости  закупок (вверху – ЛС, на которые  приходится максимальная доля  расходов, внизу – ЛС, на которые  приходится минимальная доля  расходов на закупку).

Расчет кумулятивного процента, который вычисляется последовательным суммированием процентов расходов на каждый ЛС в порядке убывания их доли в общей сумме расходов

Распределение ЛС по классам А, В, С. Класс А включает ЛС, на которые затрачено 80% денежных средств от общей суммы расходов на ЛС, класс В – 15%, класс С – 5% (хотя в процессе анализа данные цифровые значения могут варьироваться).

Далее выполняется анализ каждого класса ЛС (или отдельных ЛС) с 
целью установления обоснованности их использования в стоматологии.

АВС анализ УЗ «ВОСП» проводился на основе данных приведенных в приложении И. В основе ABC-анализа данных УЗ «ВОСП» лежит сортировка, поэтому первым делом ее и проведем. Для этого выделяем всю таблицу (включая шапку) и нажимаем кнопку «Сортировка» на закладке «Данные». Данные сортировки приведены на рисунке 2.2.

 

Рисунок 2.2. Скриншот экрана с сортировкой по общему объему (затратам)  использования лекарственных средств и лекарственных препаратов за 2013 год

В появившемся окошке задаются различные параметры для проведения сортировки нужного вида. Порядок сортировки, то есть ее направление (по убыванию или возрастанию). Сортируем по убыванию, чтобы сверху были самые важные позиции – будущая группа А.

Выделенная ранее табличка мгновенно меняет местами строчки так, чтобы наиболее доходные лекарственные средства и медикаменты были сверху, а менее доходные – снизу (вместе со своими названиями и другой информацией, которая попала в выделенный диапазон). Все идет по порядку убывания по столбцу «Итого за 2013 год».