Внутренний PR силами HR

Возможность прямых коммуникаций представляют конференции, проводимые раз в год или раз в полгода. Конференции собирают вместе людей, которые обычно редко встречаются вместе. В сравнении с видео, на конференции возможен более личный контакт.Здесь может проводитсяобучение персонала в связи с освоением нового продукта, демонстрация и тестирование нового продукта вместе с конкурирующим продуктом. Недостатком конференций как средства коммуникаций является отрыв специалистов от текущих дел и стоимость проведения мероприятия.

Собрания и брифинги в организации могут проводится по различным поводам и с различной регулярностью. Они должны быть четко спланированы и организованы.

Задачей подразделения PR является создание возможностей для непосредственных коммуникаций менеджмента с персоналом, часто в неформальной обстановке. При этом обеспечивается "перемешивание" менеджмента и штата в различных формах встреч — от сессии жалоб до собраний маркетингового планирования. Практикуются также встречи "перепрыгивания уровня" — менеджеров высшего уровня с подчиненными нескольких уровней ниже в организационной иерархии. Ценность таких встреч — в их регулярности, содержательности, значительности. Так, в американских университетах принято проводить приемы в полуофициальной обстановке, где могут быть несколько спикеров из числа руководства и приглашенных. Торжественная часть занимает несколько минут. Главное значение такого приема в неформальном общении присутствующих, позволяющем познакомиться и обменяться информацией десяткам присутствующих. Стол с угощением ставится так, чтобы не мешать свободному перемещению людей и максимально возможному числу контактов. Поэтому за столом, с которого берут угощение никто не сидит, он стоит отдельно, а небольшие столики располагаются в отдалении, где могут расположиться собеседники.

Не стоит исключать из рассмотрения как инструмента внутреннего PR слухи. Слухи распространяются с особой силой в случае недостатка официальной информации по вопросам, важным для персонала. По данным исследования американской консалтинговой компании Towers, Perrin, ForsterandCrosby, слухи – второй по значимости источник организационной информации для занятых после непосредственных руководителей. При этом девять из десяти опрошенных респондентов назвали непосредственного руководителя предпочитаемым источником, а слухи – наименее предпочтительным источником информации.

В некоторых организациях слухи — наиболее сильные средства коммуникаций. Нередко они распространяются быстрее, чем официальная информация и более влиятельны, чем обычные инструкции.Они несут информацию более захватывающую, чем просто факты или правда.

Предметом слухов могут быть реструктуризация компании и увольнения, поглощение конкурентом, конфликт менеджеров, неэтичное поведение конкретных персон и другие. Распространяясь по схеме испорченного телефона, информация все больше искажается. Поэтому слухи могут быть разрушительными.Негативными последствиями слухов могут быть: эрозия доверия, ухудшение состояния корпоративной морали, негативные эмоции, снижение преданности персонала компании и ухудшение его работы, падение производительности.

Слухи заполняют информационный вакуум, оставляемый неадекватной программой коммуникации. Неформальные, неконтролируемые каналы начинаются там, где кончаются формальные и контролируемые.

Слухи служат средством определения значения текущих и будущих событий, восстанавливая чувство понимания и готовности для участников распространения слухов. В преддверии организационных изменений коммуникационная политикатоп-менеджмента, реализуемая корпоративным коммуникатором, должна следовать правилу:

1. скажи занятым всё, что известно;
2. ответь на вопросы, на которые можно ответить, и объясни, почему на другие вопросы ответить нельзя.[2., стр. 264]

Слухи – трудно контролируемая информация, их трудно остановить. Как только информация начинает распространяться с помощью слухов, менеджмент неизбежно теряет контроль над её содержанием. Занятые в состоянии беспокойства и неопределенности в отношении вопросов высокой значимости для них воображают сценарии гораздо более худшие, чем реальность, и даже приписывают злостные намерения менеджменту. Попытки менеджеров отрицать слухи на стадии широкой распространенности имеют мало шансов на успех, потому что менеджеры уже потеряли доверие персонала. Поэтому организация должна корректировать слухи так быстро, как это возможно, потому что сотрудники склонны искажать будущий ход событий во имя подтверждения слухов, особенно если они подтверждают их личные догадки.

Идентификация источников слухов сложна, если вообще возможна, и не стоит времени. Однако опровержение слухов о плохих новостях — увольнениях, закрытиях часто необходимо и достигается прямым официальным заявлением.

Слухи не всегда враги в коммуникациях с персоналом. Корпоративные слухи могут быть такими же средствами коммуникации, как печать или встречи занятых. Они могут быть еще ценнее, потому что им верят, и каждый может внести свою лепту в их создание и распространение. Интернет — один из самых мощных и масштабных каналов распространения слухов, однако источник здесь идентифицируем.

И наконец, обратимся к самому популярному в российской действительности инструменту внутреннего PR – корпоративным праздникам. Как правило, корпоративная жизнь с этого начинается, а часто этим и ограничивается. Но чтобы корпоративный праздник стал действительно PR-мероприятием, не надо его сводить к банальному банкету. Чаще всего к корпоративным относят два праздника в году — День Рождения компании и Новый Год. И тот, и другой – прекрасная возможность подвести итоги и построить планы на будущее. Сценарий и форма проведения этих праздников во многом зависят от корпоративной культуры – в одной компании на «ура» пройдет капустник, в другой может вызвать досаду: праздник же для нас, почему нашими силами? Пусть будут сюрпризы, но не надо принуждения. И важно помнить, что это не просто развлекательное мероприятие (хотя развлечения безусловно нужны, причем всегда трудно учесть разные интересы и вкусы сотрудников).

Первое, о чем стоит позаботиться, – основная идея праздника. Она должна отвечать целям компании, объединять и вдохновлять. Второе – логистика праздника. Ничто так не портит впечатление, как плохая организация – не поданный вовремя автобус, нехватка места, недостаток призов, плохо работающие микрофоны. Корпоративные праздники, если они хорошо подготовлены и грамотно проведены, приподнимают всех над обыденностью жизни, заряжают энергией, позволяют преодолевать неурядицы и недопонимание.

Задачи службы персонала в этом мероприятии – планирование, организация, координация. Совместно с руководством нужно определить цели и задачи праздника, например, внедрение новой стратегии, преодоление разногласий между новыми и старыми сотрудниками, объединение центрального и региональных офисов в единую команду и пр. Менеджер по персоналу планирует бюджет, выбирает провайдера, готовит сценарий, привлекая других сотрудников компании.

День рождения компании (Company Day) — одно из самых популярных среди персонала коммерческих структур PR-мероприятий. Его формальная цель — торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная — дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма.

Один из популярных лозунгов празднества — «Мы все — единая семья, объединенная единой целью и единой корпоративной культурой». Крупные компании День Рождения фирмы традиционно проводят на выезде — в загородных домах отдыха, пансионатах, речных круизах и т.п. Некоторые компании даже подобрали себе в России «фирменные» места — Кусково («Проктер энд Гэмбл — Россия»), Пирогово на Клязьминском водохранилище («Юнилевер»), Виноградово («Лиггетт-Дукат»).

Программа «семейных» корпоративных праздников обычно незатейлива: различные конкурсы, спортивные состязания, чествование передовиков, лотереи, вручение подарков, концерт звезд эстрады, и, конечно же, праздничный банкет. Если дата юбилейная, то сценарию придается более продуманный вид: основные события должны быть объединены какой-либо одной идеей, призванной подчеркнуть особенность прошедшего периода в истории фирмы.

Неформальное общение сотрудников компании в свободной от делового ритма и суеты обстановке на деле помогает сотрудникам корпоративных PR-департаментов поближе познакомиться с персоналом, его проблемами, интересами и пожеланиями по созданию более благоприятного рабочего климата на фирме.

Особенно это актуально для коммерческих структур, имеющих широкую сеть подразделений в различных частях города или даже целого региона: именно на корпоративной вечеринке можно пообщаться с сотрудниками компании, стоящих на разных ступенях служебной лестницы.

В некоторых компаниях используется ряд прочих, порой очень эффективных и интересных инструментов. Среди них записки благодарности, которые достаточно сильно мотивируют сотрудников, теле- и радиовещание местного масштаба, привлекательные своей оперативностью и широким кругом аудитории, собрания и брифинги, ценные своей неформальностью и возможностью высказаться. Список подобных мер может ограничиться лишь определенным уровнем изобретательности руководства.

Ниже приведем советы по реализации внутреннего PR, которые дает Нина Абельмас в своей работе.

Создайте в фирме структуру обратной связи. Каждый сотрудник должен иметьвозможность выразить свое особое мнение или внести предложение. Обычно глава предприятияустанавливает часы приема, это весьма эффективный метод обратной связи.

Доверяйте своим сотрудникам! Привлекайте их, если это возможно, к решению проблем,спрашивая их мнения и вникая в их идеи.

Оценивайте сотрудников объективно, по заслугам — поощряйте.

Демонстрируйте уважительное отношение ко всякому сотруднику вашей фирмы.

Проводите регулярный опрос сотрудников, дозволено и анонимный. Пусть онивысказываются по любым вопросам, включая их оценку руководителя.

Помните, что сотрудники компании сами могут стать и являются носителями и источникамирекламы: в своем кругу, широком или узком, они создают общественное мнение о предприятии.

Доброе слово о работодателе привлечет в ваши стены новое добросовестное пополнение, обеспечитинтерес потенциальных потребителей.

Памятуйте, что основным источником информации в любом коллективе являются слухи.

Наиболее эффективным методом их устранения будет заполнение информационного вакуума,который и стал причиной возникновения напряженности.

Имидж руководителя чрезвычайно важен! Рыба гниет с головы. Но если «голова светлая исвежая» — руководитель становится консолидирующей фигурой для всех сотрудников.

Выводы по второй главе.

Перед началом работы по внутреннему PR очень важно определить ответственных за выполнение этих мероприятий. Для этого нужно создать группу, состоящую из HR-менеджера, PR-специалиста и психолога, каждый из которых будет выполнять определенные задачи.

Работа с внутренним PR, как и любая другая, должна начинаться с постановки целей, в соответствии с которыми и будет выстраиваться вся дальнейшая работа. После этого определяются желаемое и существующее состояния системы и выявляется степень отклонения, на основании которой и производится выбор наиболее эффективных и инструментов и методов.

Следующий шаг – выявление видов циркулирующей информации и каналов её обращения. Все вышеназванные действия являются подготовительными для использования инструментов и проведения мероприятий PR внутри организации.

Внутренний PR тесно связан с организационной культурой. Поэтому начинать внутренний PR нужно с основ – миссии, стратегии, корпоративной философии и корпоративного кодекса. Все они являются неким стержнем,понятным персоналу и сплачивающим корпорацию изнутри.

В любой организации существует по крайней мере два коммуникативных средства – корпоративные СМИ и устные послания. В общем же их перечень зависит от особенностей компании: её численного состава, целей, типа корпоративной культуры и проч.

Корпоративные СМИ должны отвечать определенным требованиям: доступность широкому кругу служащих, отражение актуальной и минимально необходимой информации, соответствие содержания интересам и запросам персонала, создание чувства единства коллектива. Основные цели корпоративного издания — формирование единого информационного поля и управление отношениями руководства компании с персоналом.

Важно использовать обучение в качестве инструмента внутреннего PR, в ходе которого можно выявить отношение служащих к организации, узнать мнения и предложения и ускорить процесс адаптации новых сотрудников.

Корпоративные праздники – самый популярный среди инструментов внутреннего PR. Важно, чтобы праздник имел определенную цель и соответствовал целям фирмы, а не просто был развлекательным мероприятием. Организация праздника должна быть чутко проработана, чтобы он имел положительный эффект. 
Заключение.

В современных условиях, где высока конкуренция среди фирм, внешняя среда динамична и подвижна, очень важен имидж фирмы. Он формируется как во внешней среде, так и внутри организации. Причем внутренний имидж не менее важен, так как формирует отношение персонала к своей компании, а значит, от него напрямую зависит эффективность работы каждого сотрудника. Внутренний PR — целенаправленное и структурированное информационное воздействие на персонал, призванное укрепить в его глазах имидж компании. При этом PR не является пропагандой, средством сокрытия информации или распространения лжи. Наоборот, он нацелен на достижение взаимопонимания, построение прозрачных и честных отношений руководства компании и её персонала.

Внутренний PR имеет свой ряд функций и задач. Главным образом они направлены на выстраивание коммуникаций, повышение лояльности персонала и укрепление корпоративной культуры.

Инструменты внутреннего PR большей частью схожи с инструментами внешнего PR, но имеют свои особенности. Они разделены на группы: информационные, аналитические, организационные, коммуникационные и инструменты кризисного (посткризисного) реагирования. Каждая из этих групп имеет свое назначение, но это не означает, что нужно применять только некоторые. Все эти инструменты зазвучат как единый оркестр толь в их правильном сочетании.