Внутрикорпоративный PR

     Аналитические инструменты внутренних связей с  общественностью представляют собой средство односторонней (обратной) коммуникации, предназначенное для изучения мнений, настроений и ответной реакции работников предприятия (почтовые ящики, анкетирование, фокус-группы, мониторинг персонала). Основными инструментами внутрикорпоративного PR данного типа являются.

     «Горячая  линия»

     «Горячая  линия» для персонала создается  сектором «Отношения с персоналом» (Employee relations) корпоративного департамента по связям с общественностью с  целью своевременного выявления и решения возникающих внутри коллектива бизнес-структуры проблем или вопросов. Функционирование линии может осуществляться через телефонную сеть, через внутреннюю корпоративную электронную сеть (Intranet) или внешнюю электронную почтовую сеть (Extranet).

     Эта форма внутрикорпоративного общения  наиболее эффективна в больших коллективах, где трудно уследить за переменчивым общественным мнением, особенно если у  фирмы обширная филиальная сеть в  разных регионах или даже континентах. Ее нередко называют «предохранительным клапаном», помогающим наладить внутрифирменный конструктивный диалог и обмен мнениями и избегать кризисных ситуаций в кадровых вопросах за счет постоянно действующей обратной связи.

     Ящики предложений

     Ящик  предложений - один из самых распространенных способов осуществления коммуникаций между работниками и руководством. Но они становятся неэффективными, если предложения, поступающие от работников, не находят ответа. Нередко это происходит в силу того, что сообщений бывает довольно много и ответить на все не представляется возможным. Иногда руководство предприятия относится формально к самой идее ящиков и не утруждает себя ответами. Чтобы названные методы были эффективны, следует инициировать групповые (командные) предложения, что значительно упрощает процедуру ответов. Важно также не превращать общие собрания в фарс: диалог оппонентов не должен перерастать в монолог одного лица. Не стоит вынуждать работников посещать такие собрания и отсиживать их. Записки, передаваемые на трибуну, нельзя подвергать цензуре.

     А также мониторинг откликов и отзывов  работников предприятия на распространенную среди них ранее информацию и  комплексный анализ проводимых среди  работников предприятия итогов опросов, результатов анкетирования и  т. п.

     Коммуникационные  инструменты внутренних связей с общественностью имеют главное достоинство - непосредственный контакт, личная коммуникация между работниками и руководством. К ним относятся:

     Собрания, совещания, встречи  руководства с  сотрудниками

     Не  менее важный элемент внутренних коммуникаций -- совещания и встречи руководства с сотрудниками. Это очень полезно, особенно когда руководитель -- харизматичная личность, лидер. Такие встречи могут создать сильную мотивацию, они нужны для того, чтобы прояснить курс, который избрала компания, рассказать о ее планах. В ходе подобных встреч нужно делать акцент на прорывах, совершенных именно руководством компании.

     Награждения

     Не  менее эффективно поддержание традиций, таких как, например, ежегодный выбор  и награждение лучших сотрудников. Если люди видят, что руководство замечает и поощряет хорошую работу и лояльность к компании, они будут с большей готовностью следовать требованиям руководства. Чтобы такие мероприятия были максимально результативны, на них обязательно должен присутствовать кто-то из топ-менеджеров. Награда, принятая от представителя высшего звена, имеет большую ценность - таким образом, руководство сможет подчеркнуть, что ценит работу сотрудников и их достижения не остаются незамеченными.

     Корпоративный кодекс

     Жизнь каждой организации подчиняется определенным правилам, которые могут быть отражены в корпоративном кодексе. Корпоративный кодекс - это документ, описывающий правила ведения дел и взаимоотношений в организации. Каждый корпоративный кодекс уникален - он задает ценности и образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство. Кодекс также содержит основные запреты, указания на неприемлемые образцы поведения, административные меры воздействия и пр. В кодекс можно включать все, что актуально для компании: принципы распределения задач и ответственности, порядок урегулирования споров и т. д.

     Корпоративный кодекс призван задавать ценности и  образцы поведения, которым должны следовать все работники организации, включая руководство.

      Традиции, ритуалы, символика

     Средствами  внутреннего PR являются также традиции, ритуалы, символика -- словом, все, что  относится к мифологии Компании. Все носители символики -- логотипы, знаки, фирменные цвета, брэнд-бук, униформа, гимн -- суть элементы самоидентификации компании, которые играют важную роль в формировании внутрикорпоративной культуры. А ее главная задача -- сплачивать и мотивировать коллектив. Корпоративная символика должна быть выдержана в едином стиле. Использовать символы компании можно двояко: с одной стороны, ежедневники, ручки, коврики для мыши с логотипом компании понадобятся в качестве рекламной продукции, а с другой стороны, в офисе на рабочем месте они будут признаком принадлежности человека к данной организации.

     Организационные инструменты внутреннего PR представлены набором специальных мероприятий, проводимых для работников предприятия при непосредственном участии руководства. Среди этих мероприятий отметим:

     Корпоративные мероприятия

     Корпоративные PR-мероприятия представляют собой  большой блок различных акций и внутрикорпоративных событий, нацеленных в первую очередь на внутреннюю аудиторию: сотрудники, члены их семей, бывшие работники фирмы. Нередко к корпоративным мероприятиям привлекаются и смежные целевые группы, от которых в значительной степени зависит успешная хозяйственная деятельность, комфортные условия на рынке и финансовое благополучие фирмы: акционеры, инвесторы, поставщики, дистрибуторы, авторизованные дилеры, представители отраслевых ассоциаций и объединений. Эти акции являются важной частью общей корпоративной политики бизнес-структуры, поэтому регулярность их проведения должна тщательно соблюдаться.

     В одних случаях они самостоятельно проводятся силами департамента по связям с общественностью и отдела кадров. Например, в компании «Макдональдс» организацией праздников занимается целая команда, состоящая из отдела кадров, производственного отдела и PR-службы. В конце каждого года на специальном «мозговом штурме» они совместно разрабатывают план оригинальных мероприятий.

     В других случаях, когда праздник носит массовый или широкомасштабный характер, требующий согласованной работы многих служб, используются услуги внешнего агентства или специализированной фирмы.

     Главные цели корпоративных  мероприятий в  области связей с  общественностью:

     - создание духа единой и сплоченной  команды профессионалов, объединенных  корпоративной идеей или философией;

     - укрепление кадрового состава,  поиск и выявление талантливых  сотрудников; 

     - предотвращение утечки кадров  и нейтрализация конфликтных  ситуаций в коллективе;

     - реализация функции «предохранительного клапана» - в ходе неформального общения выявляются назревающие проблемы или кризис;

     - развитие у сотрудников чувства  корпоративной гордости за фирму; 

     - дальнейшее развитие корпоративной  культуры;

     - повышение качественных и количественных  показателей работы персонала  за счет создания и использования  дополнительных (нематериальных) возможностей  для стимулирования сотрудников. 

     День  рождения компании - одно из самых популярных среди персонала коммерческих структур PR-мероприятий. Его формальная цель - торжественно отпраздновать годовщину создания фирмы, а неофициальная - дать возможность сотрудникам компании всех уровней поближе познакомиться и пообщаться друг с другом в неформальной обстановке, что крайне сложно осуществить в условиях жестко регламентированного рабочего ритма.

     Неформальное  общение сотрудников компании в  свободной от делового ритма обстановке способствует общению работников, стоящих  на разных ступенях служебной лестницы, помогает руководителям и сотрудникам корпоративных PR-департаментов поближе познакомиться с персоналом, его проблемами, интересами и пожеланиями по созданию более благоприятного рабочего климата на фирме [7].

     Спортивные  состязания, в которых участвуют  коллеги, хорошо сплачивают команду. Организация кроссов, лыжных походов, игр в футбол или соревнований по боулингу, бильярду положительно влияют на эмоциональный фон в компании. Поражения и победы, успехи и неудачи - сильные эмоции, которые дают импульс и делают компанию больше, чем просто местом работы.

     Празднование  годовщин, юбилеев и круглых дат  традиционно носит двойственный характер, поскольку нередко организуется для двух различных целевых аудиторий. Внутрикорпоративное празднование чаще носит закрытый характер и проводится главным образом для персонала и наиболее близких друзей фирмы. На праздничные мероприятия для внешних аудиторий приглашают журналистов, представителей местных властных структур, местную бизнес-элиту, лидеров общественного мнения, экспертов, поскольку они зачастую используются для создания дополнительного информационного повода (в этом случае их можно отнести к числу специальных PR-мероприятий) и получения дополнительных возможностей «позитивно засветить» деятельность и достижения фирмы на рынке.

     Создание  информационных поводов

     Еще один способ PR -- Event management. Можно создавать  события, организовывать информационные поводы. Например, ряд компаний, устраивают корпоративные вечеринки, приуроченные к праздникам или важным событиям внутри предприятия. Главное - не превратить церемонию в рутинную корпоративную вечеринку с заезженным сценарием.

     Обучающие и адаптационные  мероприятия

     Кроме разнообразных корпоративных мероприятий  к коммуникативным инструментам внутреннего PR относятся: корпоративное  обучение, адаптационные тренинги, профессиональные соревнования.

     Тренинги  межличностного общения, работы в группах, работы в условиях реструктуризации компании и т.д. помогут сохранить  благоприятный климат в коллективе в сложной ситуации. Тренинги лучше  всего осуществлять с привлечением внешнего специалиста. Организовывать и проводить тренинги должны специалисты по HR, а рабочая группа - определять их целесообразность и роль в общей стратегии внутреннего PR. Обучающие мероприятия предполагают проведение семинаров и тренингов для адаптации новых сотрудников, работников, перешедших на новую должность, а также для повышения квалификации и профессионального роста персонала. От того, каковы будут первые впечатления нового сотрудника, зависит очень многое в его дальнейшей работе. Поэтому нужно использовать первые дни его деятельности в компании для того, чтобы сформировать положительный имидж компании. Важно, чтобы новый работник увидел, что его адаптация в компании не спонтанный процесс, где ему самому предстоит освоить все правила игры, а процесс контролируемый и направляемый. Нужно вовремя рассказать новому сотруднику о том, что касается его будущей работы - от общей информации о компании и подразделении до того, например, когда он сможет пойти в отпуск. Хорошо, если будет подготовлен так называемый Welcome Training, некий ликбез на тему основных видов деятельности компании. Благодаря этому тренингу каждый новый сотрудник с первого дня работы сможет представить весь рабочий процесс, функции каждого отдела и свою роль в организации.

     В некоторых организациях принята  обязательная экскурсия по компании, и в конце ее вручение футболки или бейсболки с логотипом  фирмы. В других показывают специальный  фильм о компании - представительский  фильм, об истории, клиентах и победах компании.

     Разработка  программы адаптации новых сотрудников  может включать и простое собеседование, и семинар, и экскурсии по офису  и производству, и фильм о компании. Во многих компаниях есть специальный  документ «Руководство для новичка», содержащий сформулированные правила компании. Главное, чтобы все эти элементы реально существовали, а стиль адаптации будет во многом зависеть от корпоративной культуры. Желательно, чтобы с приходом нового сотрудника его сразу ознакомили с корпоративными правилами и его возможностями в данной компании. В конечном итоге задача любой программы адаптации, в какой бы форме она ни проходила, - это помочь новичкам освоиться и принять правила игры в компании.