Основы менеджмента

3. Мотивация 

Мотивация — это деятельность менеджера, направленная на активизацию  сотрудников фирмы в плане  повышения эффективности их труда  для достижения как личных целей, так и целей фирмы.

Мотивация сотрудников занимает одно из центральных  мест в управлении персоналом, поскольку выступает непосредственной причиной их поведения.

Для эффективной деятельности организации  требуются ответственные и инициативные работники, высоко организованные и  стремящиеся к трудовой самореализации личности. Обеспечить эти качества работника невозможно с помощью традиционных форм материального стимулирования и строгого внешнего контроля, зарплаты и наказаний. Только те люди, которые осознают смысл своей деятельности и стремятся к достижению целей организации, могут рассчитывать на получение высоких результатов. Формирование таких работников - задача мотивационного менеджмента.

Чтобы эффективно использовать мотивацию  для усиления управленческого воздействия, необходимо хорошо представлять ее сущность, т.е. внутриличностные элементы - потребности, интересы, способности, желания, ожидания, ценностные ориентации, установки.

Мотивационный процесс может быть представлен  в виде следующих одна за другой стадий:

• осознание работником своих потребностей как системы предпочтения,
• выбор наилучшего способа получения определенного вида вознаграждения,
• принятие решения о его реализации;
• осуществление действия;
• получение вознаграждения;
• удовлетворение потребности.

Стержнем  управления на основе мотивации будет  воздействие определенным образом  на интересы участников трудового процесса для достижения наилучших результатов деятельности.

4. Координация

Сущность функции координации заключается в обеспечении согласованности действий всех звеньев  системы  управления и совершенствовании установленного режима работы.

Цели координации —  установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей  и специалистов и устранение помех  и отклонений от заданного режима работы.

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязывания работы между исполнителями.

Для выполнения функции координации  необходимо создание эффективной системы  обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути движения к поставленным целям.[2]      

5. Контроль

В классическом менеджменте функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на выбранном нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами).[2]

Различают три вида контроля.

Предварительный контроль. В организациях предварительный  контроль используется в трех ключевых областях. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных — контроль за качеством сырья, в области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет.

Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет  исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Чаще всего объектом его являются сотрудники.

Заключительный  контроль. В рамках заключительного  контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Цель такого контроля — предотвратить ошибки в будущем.

Некоторые организации создают целые системы  контроля, функции которых состоят  в посредничестве между планами  и деятельностью, то есть система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями — определенными первоначальными планами менеджмента — и реальными показателями деятельности организации. Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными⁶.

В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие главные  требования-критерии:

• эффективность контроля — определяется успешность, полезность контроля (уменьшение расходов, связанных с обнаружением и устранением выявленных в процессе контроля недостатков;
• сокращение расходов на контроль, затрат на персонал и технику контроля);
• выполнение задач контроля — контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений;
• определение границ контроля — контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений;
• своевременность контроля — временной интервал между проведением измерений или оценок должен соответствовать контролируемому явлению;
• гибкость контроля — необходимо приспособление к реальным условиям;
• простота контроля — контроль должен соответствовать возможностям людей;
• соответствие виду деятельности — неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию.

1.3 Характеристика  общих, частных и вспомогательных функций управления

Основные функции  менеджмента сформулировал А. Файоль в работе «Основные черты промышленной администрации — предвидение организация, распорядительство, координирование, контроль». В ней он указал, что управлять — значит прогнозировать и планировать, организовывать, руководить командой, координировать и контролировать.

Термин «функция»  образован от лат. functio — обязанность, круг деятельности, назначение, роль. В.И. Набоков и А.К. Семенов определяют функции управления как относительно самостоятельные, специализированные и обособленные виды управленческой деятельности [14]. Функция управления должна иметь четко выраженное содержание, разработанный механизм ее осуществления и определенную структуру, в рамках которой завершается ее организационное обособление. Под содержанием подразумевают действия, осуществляемые в рамках конкретной функции.[3]

Содержание  действий и функций, реализуемых  в процессе управления, зависит от типа организации, ее размеров, отраслевой принадлежности, уровня в управленческой иерархии, роли внутри организации и других факторов.

М.П. Переверзев считает функцию менеджмента  целенаправленным видом управляющего воздействия, осуществление которого рассматривается как составная часть процесса управления . Он указывает, что такие функции формируются в результате разделения труда в управлении. Они должны обеспечить в организации руководство, управление и обслуживание хозяйственной деятельности. Каждая функция характеризуется назначением, повторяемостью и однородностью содержания, а также спецификой персонала, необходимого для ее выполнения.

Существуют  различные подходы к классификации  функции управления. Так, Е.Е. Вершигора  подразделяет функции управления на общие и конкретные [1].

Общими функциями являются прогнозирование и планирование организация, координация и регулирование, мотивация, контроль, учет и анализ. Они представляют собой части управленческого цикла и они определяют специализацию труда. Особенность общих функций состоит в их взаимном проникновении.

Конкретные  функции характеризуются принадлежностью управления в целом к деятельности организации или конкретным стадиям производственного процесса. Эти функции также устанавливаются по направленности на определенные факторы производства или содержанию задач обеспечения управления. Конкретные функции могут включать в себя подфункции, или специальные функции, которые представляют собой комплекс мер, направленных на достижение одной или нескольких целей организации.

По признаку участия в организации управления М.П. Переверзев выделяет общие, специальные (частные) и вспомогательные функции [3]. Он указывает, что общие, или основные,функции при управлении предприятием проявляются принципиально одинаково в любой сфере деятельности. К ним относятся: планирование, организация, мотивация и контроль.Специальными, или частными, функциями являются делопроизводство, обеспечение оргтехникой и ее использование. В организации их выполняют отдельные структурные подразделения и должностные лица.

Вспомогательные функции зависят от процесса обеспечения (компьютерного и информационного, логистики, контроля качества и т.п.). Они взаимосвязаны с основными функциями компании, косвенно работают на потребителя, но клиент не соотносит их с конкурентоспособностью продукта. Предприятия могут передавать выполнение непрофильных, вспомогательных функций внешней организации для сокращения операционных расходов.

Современные исследователи  разработали перечень основных управленческих функций: планирование, организация, распорядительство, мотивация, руководство, координация, контроль, коммуникация, исследование, оценка, принятие решений, подбор персонала, ведение переговоров или заключение сделок и др.

Заслуживает внимания позиция ученых, которые выделяют пять общих функций управления: планирование, организация, мотивация, Контроль и  координация. Эти функции объединены связующими провесами коммуникации и принятия решений.

Планы содержат перечень работ, необходимых для  достижения вставленных целей, а  также определяют последовательность, ресурсы и время их выполнения. Планирование включает в себя:

■  установление целей и задач;

■  разработку стратегий, программ и планов для достижения целей;

■  определение необходимых ресурсов и их распределение по целям и задачам;

■  доведение планов до работников, которые должны их выполнять, и лиц, несущих ответственность за их реализацию.

Функция планирования осуществляется на двух уровнях: стратегическом и оперативном.

Организация представляет собой работу руководителя по формированию и обеспечению деятельности структур предприятия в соответствии с ее целями и планами. Руководитель подбирает людей поручает им работу, делегирует отдельным людям полномочия или права использовать ресурсы.

В современных  условиях мотивация рассматривается с позиции создания внутреннего побуждения к действию. Она является результатом сложной совокупности потребностей, которые постоянно меняются. Для того чтобы мотивировать, руководитель должен определить эти потребности и обеспечить работнику способ удовлетворять их путем эффективной работы.

Контроль необходим для достижения поставленных целей путем сопоставления фактически достигнутых и прогнозируемых результатов. Эта функция позволяет получить информацию, необходимую для внесения корректив в деятельность предприятия.

Координация обеспечивает бесперебойность и непрерывность процесса управления. Ее главная задача — обеспечение взаимодействия и согласованности в работе всех звеньев предприятия путем установления рациональных коммуникаций между ними. Для выполнения этой функции могут использоваться документальные источники (например, отчеты, аналитические материалы), а также результаты обсуждения проблем на совещаниях, собраниях и т.д.[7]

Управленческая  деятельность представляет собой сочетание  различных функций (видов деятельности), каждая из которых направлена на решение специфических, разнообразных и сложных проблем взаимодействия между отдельными подразделениями предприятия, требующих осуществления большого комплекса конкретных мероприятий. Сфера управления охватывает не только производство, но и научно-исследовательские и опытно-конструкторские работы (НИОКР) реализацию, финансы, коммуникации.[5]

К задачам управленческой деятельности относятся: определение конкретных целей развития предприятия; выявление их приоритетности и последовательности реализации; разработка на этой основе хозяйственных задач и выявление путей их решения; выработка системы мер для решения намеченных проблем; определение необходимых ресурсов и источников их обеспечения; контроль за выполнением поставленных задач.

Управленческие  функции осуществляет специальный  аппарат, состоящий из взаимосвязанных  подразделений. За каждым из них закреплены свои специфические функции. Их выполнение связано с решением конкретных задач, входящих в сферу ответственности соответствующего органа управления.[5]

Объектом управления со стороны менеджмента в организации  являются пять групп функциональных процессов:

1) управление  производством — предполагает, что  соответствующие структурные подразделения осуществляют управление процессом переработки сырья, материалов и полуфабрикатов в конечный продукт, который организация предлагает целевым потребителям;

2) управление  маркетингом — обеспечивает удовлетворение  потребностей целевого сегмента рынка за счет формирования комплекса маркетинга;

3) управление  финансами — заключается в  оптимизации величины и структуры финансовых ресурсов предприятия;

4) управление  персоналом — позволяет использовать  возможности и способности работников для достижения целей организации;