Отчет по практике в «Мир красоты»

Существуют два подхода к формированию информационного обеспечения. Первый подход называется функциональным. В соответствии, с которым, каждое подразделение предприятия самостоятельно организует сбор данных и их обработку, базируясь при этом на собственном документировании, методах формирования информации, каналах связи и архивах. Этот подход обусловлен неотделимостью операций по подготовке и обработке информации от процессов формирования проектов управленческих решений. Недостатком такого подхода может быть следующее: имеет место значительное дублирование информации, что приводит к дополнительным затратам труда специалистов; высокая нагрузка на звенья управления и каналы связи; недостаточная гибкость системы в условиях оперативности, что затрудняет использование возможностей вычислительной техники.

В свою очередь, системный подход предусматривает соблюдение основных законов системы, а именно: композиции или согласования общих и частных целей; пропорциональности, что определяет внутренние перемены пропорционально соответствующему уровню изменения  внешних элементов; «слабого места», где особое внимание уделяется самым малым элементам системы; онтогенеза, что определяет последовательность стадий жизненного цикла предприятия; интеграции - устремления системы на более высокий уровень организации, что позволяет получать синергетический эффект; информированности, которое выделяет информационное обеспечение как условие конкурентоспособности.

Необходимость применения системного подхода вызвана следующими проблемами: сложностью внутренней структуры объекта планирования; расширением связей; беспрерывным увеличением объемов информации; нестабильностью внешней среды; усилением уровня конкуренции. Безусловным преимуществом системного подхода есть то, что он в основном направлен на слабо структурированные системы, выбирая при этом  оптимальный вариант. Из этого следует, что системный подход применяется на разных уровнях предприятия, позволяя централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации.

Для оценки информационного обеспечения стратегического планирования развития предприятия используется классификация информации по различным признакам, каждый из которых определяет характер использования информации в процессе управления. Информация может быть подразделена по общим  функциям управления как планирование, регулирование, организация, мотивация, контроль или по конкретным - управление производством, финансами, персоналом. По назначению информация подразделяется на экономическую, социальную, организационную, техническую. По источникам возникновения информация бывает внутренней и внешней, вместе с тем можно выделить информацию по отношению объектов управления к субъектам – между предприятиями и внешней средой, между подразделениями внутри предприятия по вертикали и горизонтали. А также информация классифицируется по следующим признакам: степень переработки;  форма передачи; изменчивость во времени; способ передачи.

Формирование информационной базы для принятия решений в общем виде происходит с этапа анализа двух взаимодействующих составляющих: внешней и внутренней информационной среды промышленного предприятия. Среди источников внутренней информации необходимо выделить: статистическую, финансовую и бухгалтерскую отчетность, акты ревизий и проверок, результаты внутренних исследований и т.п. Руководители предприятий, у которых отлажена система внутренней отчетности, отвечающая современным требованиям, имеют возможность оперативно получить требуемую информацию. Кроме того, такая система дает возможность накапливать и систематизировать весь спектр деловой информации,  собирать необходимые данные в определенном разрезе или направлении.

Система сбора внешней информации предполагает накопление данных о ситуации на рынках, на которых действует предприятие, а также о существующих и потенциальных конкурентах и клиентах. Источниками внешней информации являются газеты, отраслевые журналы, телевидение, радио, публикуемые годовые отчеты, личные контакты с клиентурой, приобретенные необходимые сведения у специализированных организаций, доклады и выступления руководства конкурирующих организаций.

Следует отметить, что с учетом анализа факторов внешней и внутренней среды система информационного обеспечения должна отражать  комплексную    картину деятельности предприятия, путем интеграции всех ее элементов и системного подхода к формированию. Системный подход позволяет централизовать работы по сбору, обработке, хранению и передаче пользователю информации и использовать при этом индивидуальные ее свойства, выражающиеся в многократности ее использования. Данная информация может быть охарактеризована как «консолидированная» и является пригодной для информационных потребностей менеджеров.

Потребность в информации выявляется с учетом выполняемых работниками управленческих служб обязанностей, т.е. принимаемых ими решений. При получении консолидированной информации появляется возможность прогнозирования развития ситуации во внешней и внутренней среде предприятия, следовательно, и влияния управленцев на эти события, а также комплексно проводить планирование, принимая наиболее адекватные условиям управленческие решения, обеспечивая устойчивое развитие и создание стратегических преимуществ.

Поступившая информация подвергается соответствующим оценкам, хранится, непрерывно обновляется, накапливается до необходимого объема в рамках информационной базы, основу которой составляют информационные массивы. Под информационным массивом подразумеваются  упорядоченные по определенным признакам виды информации, используемые органами управления для управляющих воздействий в процессе стратегического планирования. Безусловно, выполнение такой ответственной задачи требует наличия автоматизированных систем сбора и представления данных, а также внедрения новейших информационных технологий и информационных сетей.

Цепочка информационной технологии состоит с технических устройств, средств коммуникационной техники, средств организационной техники, программного обеспечения, персонала, соединенных в систему. Но наличие автоматизированной информационной технологии не является гарантией получения эффективных результатов от информационной системы стратегического планирования. Ведь для формирования информационных ресурсов, прежде всего, необходимо привлечь персонал, который будет обеспечивать процесс сбора, обработки, анализа информации и принятия стратегических решений.

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности предприятия на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер. Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности.

Для успешной реализации вышеперечисленных информационных технологий в настоящее время применяются, в основном, персональные компьютеры.

Для организации единой компьютерной системы предприятия отдельные персональные компьютеры объединяют вместе, образуя, таким образом, локальную вычислительную сеть.

Локальные сети ПК должны не только быстро передавать информацию, но и легко адаптироваться к новым условиям, иметь гибкую архитектуру, которая позволяла бы располагать АРМ там, где это потребуется.

Специфическими компонентами ЛВС являются серверы. Они управляют распределением сетевых ресурсов общего доступа. Серверы – это аппаратно-программные системы. Аппаратным средством обычно является достаточно мощный ПК или компьютер, спроектированный специально как сервер. ЛВС может иметь несколько серверов для управления сетевыми ресурсами, однако всегда должен быть один или более файл-серверов или серверов баз данных. Он управляет внешними запоминающими устройствами общего доступа и позволяет организовать определенные базы данных.

Кроме чисто технических средств (Hardware) для успешного функционирования информационной системы на предприятии необходимо наличие соответствующих программных средств (Software).

На предприятии также имеется локальная сеть, по которой руководитель предприятия или другой сотрудник может увидеть всю необходимую информацию о деятельности предприятия.

В "УП Мир красоты" установлена программа "Консультант  Плюс" – это справочно-правовая система, разработанная для специалистов юридического профиля, а также бухгалтеров РБ.

Преимущества (Плюсы) программы Консультант:

• 1 Плюс программы – это огромная база аналитической информации, в которой содержатся все необходимые документы (в том числе и Законодательная база Республики Беларусь), пояснения и комментарии, позволяющие получить исчерпывающую информацию. Специально для бухгалтеров в систему включены образцы документов для заполнения, а также издания, содержащие последние изменения и дополнения.
• 2 Плюс программы – это программа с удобной системой поиска, позволяющая быстро найти необходимый документ по определенному запросу. К тому же, программа содержит подробные пошаговые инструкции, созданные для упрощения работы. Это позволяет рассмотреть интересующий вопрос более детально, обращая внимание даже на самые незначительные мелочи.
• 3 Плюс программы Консультант – это большой объем самой новой и достоверной информации (законы, комментарии, материалы, документы, формы и прочее). База данных программы обновляется еженедельно при помощи нашего специалиста, либо автоматически. Это позволяет избежать ситуаций, когда заполняется неверную форма документа, либо приводится ссылка на уже неактуальный закон, в который внесены правки.

Программы "Консультант  Плюс" значительно облегчает работу и делает ее более эффективной.

Эта программа включает в себя документы следующих видов:

• нормативно-правовые акты Республики Беларусь
• комментарии и разъяснения к документам, комментарии по конкретным ситуациям из юридической и бухгалтерской практики
• информационные статьи из периодической прессы, книги, сборники бухгалтерской и юридической направленности
• аналитические обзоры
• информацию справочного характера (курсы валют Республики Беларусь, размер ставки рефинансирования, календарь и прочее)
• утвержденные формы документов
• схемы корреспонденции счетов
• полезные аналитические материалы для специалистов различного профиля и прочие.

Чтобы облегчить и ускорить общение предприятия и банка, а так же избежать потерю времени на визит в банк на УП "Мир красоты" используют систему "Клиент-Банк". Такую услугу предлагает ОАО «АСБ Беларусбанк».

Система "Клиент–Банк" позволяет работать с банком в режиме удаленного доступа (не выходя из офиса или любого другого места, где есть возможность подключить компьютер к телефонной линии). Электронные средства передачи данных помогают связаться с банком из любой точки Республики Беларусь, независимо от расстояния.

Система «Клиент-Банк» позволяет предприятию без посещения филиала (путем представления документов в электронном виде с проставлением электронной цифровой подписи) осуществлять широкий спектр операций, таких как:

1. Возможность осуществления расчетов  в белорусских рублях и иностранной  валюте в режиме удаленного доступа, в т.ч.:

• проведение платежей посредством платежных поручений, требований;
• осуществление расчетов с использованием чеков и в форме аккредитива;
• получение в любой момент времени информации об исполнении распоряжений и состоянии лицевых счетов;
• получение выписок по счетам;
• ведение архива переданных в банк платежных документов;
• получение оперативной информации о состоянии картотек «Расчетные документы, не оплаченные в срок», «Расчетные документы, ожидающие акцепта для оплаты»;
• формирование банковских документов, сопровождающих осуществление платежей (заявление на аккредитив, заявление на акцепт/отказ от акцепта платежных требований, реестр заявлений на акцепт/отказ от акцепта, заявление на выставления банковского чека, заявление-поручение на оплату чека и др.).

2.Осуществление валютно-обменных  операций (покупки/продажи) на торгах  ОАО «Белорусская валютно-фондовая  биржа»:

• заявку на покупку иностранной валюты;
• заявку на продажу иностранной валюты;
• уведомление об изменении целевого использования приобретенной иностранной валюты.

3.Осуществление валютно-обменных  операций (покупки/продажи, конверсии) на внебиржевом валютном рынке:

• заявку на покупку иностранной валюты;
• платежное поручение на перевод с покупкой иностранной валюты;
• платежное поручение на перевод с продажей (конверсией) иностранной валюты;
• уведомление об изменении целевого использования приобретенной иностранной валюты.