Прохождении квалификационная практика на ОАО "Криоггенмаш"

В аудиторской  практике возникает необходимость  проведения проверок по специальным  аудиторским заданиям и выдачи при  этом специального заключения, содержание и порядок составления которого отличаются от общепринятого.

Под специальным  аудиторским заданием понимается выполнение действий по проверке отдельных статей бухгалтерской отчетности, качественного  состояния имущества, юридической экспертизы договоров, регулирующих гражданско-правовые отношения, эффективности использования капитала и других вопросов, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью экономического субъекта.

Заказчиками специального аудиторского задания  могут выступать государственные  и правоохранительные органы; органы, выдавшие лицензии; иные правоспособные юридические лица на основании договорных обязательств.

Права, обязанности и ответственность  аудиторской организации и заказчика  специального аудиторского задания  регулируются действующим законодательством, а также заключенным договором.

В отличии от аудиторского заключения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности в целом, заключение по специальным аудиторским заданиям не предполагает градаций.

В целях  улучшения внутреннего контроля на ОАО «Криогенмаш» следует: Объем настоящего исследования позволяет лишь кратко осветить отдельные способы контроля дебиторской задолженности покупателей. В силу этого постараемся осветить основные организационные аспекты контроля задолженности покупателей, позволяющего минимизировать риски ее непогашения. Следует отметить, что ранжирование покупателей (заказчиков) по категориям риска и соответственное установление параметров коммерческого кредита, т.е. определенного лимита суммы дебиторской задолженности и предельного срока коммерческого кредитования, также является одним из действенных механизмов контроля дебиторской задолженности покупателей, но в силу своей содержательности этот аспект освещен в следующем пункте данной главы настоящего исследования. Учитывая отрицательное влияние роста дебиторской задолженности и в целях совершенствования контроля за сохранностью активов вместе со счетом-фактурой покупателю целесообразно высылать “напоминание об оплате”, где указываются следующие данные: номер и дата договора (в том числе соответствующих приложений и/или дополнений), общая сумма задолженности (в том числе просроченной) по поставкам, порядок и сроки оплаты, механизм применения санкций за несвоевременную оплату (в том числе начисленная неустойка). Данное “напоминание об оплате” составляется тем же работником, который ответствен за выписку счетов-фактур, и подписывается главным бухгалтером. “Напоминание об оплате” создает дополнительные условия для своевременного погашения дебиторской задолженности покупателя, так как в конкретной форме дополнительно ему напоминает о платежных обязательствах и последствиях их невыполнения.

Один  из наиболее действенных методов  внутреннего контроля дебиторской  задолженности – метод первичной  отчетности. В целях комплексного представления о контроле дебиторской  задолженности методами первичной  отчетности кратко осветим основные аспекты с позиции требований к отдельным работникам крупной или средней промышленной организации, т.е. укажем основные требования к порядку контроля дебиторской задолженности, которые должны быть отражены в должностных инструкциях соответствующих работников.

Вести оперативный учет и методом документальной сверки осуществлять контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями (плательщиками) должен экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела. На основании банковских выписок и оправдательных документов указанный работник делает соответствующие отметки об оплате в регистрах (файлах) расчетов с покупателями. Также им ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты (т.е. уведомлений об отказе в оплате или отказов от акцепта платежных требований-поручений) с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин. Для эффективности контроля регистры расчетов с покупателями должны включать следующие основные данные: наименования покупателей (плательщиков) и их юридические адреса, номера и даты заключения договоров (приложений или дополнений, где указаны условия расчетов), формы оплаты, номера и даты выписки отгрузочных документов и счетов-фактур, даты и время поступления отгрузочных документов (или их копий) в финансовый отдел, даты и время предъявления их в банк (при аккредитивной форме расчетов или при расчетах платежными требованиями-поручениями), порядок оплаты, т.е. календарные даты погашения задолженности и соответствующие им денежные суммы (в разрезе плановых и фактических данных). Также экономист по расчетам с покупателями расчетного бюро финансового отдела должен представлять начальнику расчетного бюро ежедневные отчеты по выполнению плана поступления денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, где отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Начальником расчетного бюро устанавливаются причины  и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление документов, подтверждающих отгрузку, в финансовый отдел; несвоевременное предоставление их в банк для получения платежа (при аккредитивной форме расчетов); несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных требований-поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств начальник расчетного бюро финансового отдела по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела соответствующими докладными записками, где, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

Проведя анализ полученных данных по отклонениям, начальник финансового отдела принимает  меры в пределах своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке  бюджетов движения денежных средств  и т.д.).

Данные  по оплате из финансового отдела должны оперативно передаваться в договорно-правовое бюро отдела сбыта и в бухгалтерию. Работник группы учета расчетов с  дебиторами и кредиторами бухгалтерии  делает соответствующие отметки  об оплате в регистрах (файлах) аналитического учета покупателей.

Аналитический учет расчетов с покупателями должен вестись по каждому покупателю и  каждому договору с учетом каждого  предъявляемого к оплате счета и  должен обеспечить получение данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

Одновременно  с занесением данных по оплате работником группы учета расчетов с дебиторами и кредиторами осуществляется бухгалтерский  контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой  контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который  ему была предоставлена скидка (при  ее предоставлении); полноту и своевременность  погашения задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской  задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность  покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).

Периодический контроль регистров аналитического учета покупателей (дебиторов), проводимый главным бухгалтером организации  методами документальной проверки (сверки), позволяет выявить превышение критического уровня дебиторской задолженности  покупателя, неучтенное при санкционировании отгрузки, а также просроченную задолженность, по которой не приняты меры к взысканию.

Еще одним  эффективным приемом контроля за дебиторской задолженностью являются периодические сверки с покупателями. При этом ежемесячная выверка задолженности покупателей производится начальником расчетного бюро финансового отдела. Для этого всем покупателям по установленному порядку (например, не позднее 5-го числа каждого месяца) направляются Акты сверки, подписанные начальником финансового отдела и скрепленные печатью организации. Данные выверки проводятся независимо от выверки дебиторской задолженности, осуществляемой аппаратом бухгалтерии в целях бухгалтерского контроля в рамках проведения обязательной ежегодной инвентаризации имущества и финансовых обязательств организации (проводимой перед составлением годового бухгалтерского отчета). Ежемесячная выверка дебиторской задолженности покупателей, осуществляемая финансовым отделом (начальником расчетного бюро), является методом дополнительного оперативного упреждающего (упреждающего неплатежи) контроля платежной дисциплины покупателей. Акты сверки должны содержать данные по календарному графику погашения задолженности покупателей на предстоящий период за отгруженную им продукцию, т.е. суммы оплаты по календарным датам (срокам), с указанием оснований для оплаты (номера и даты заключения договоров (их соответствующих приложений или дополнений), номера и даты выписки отгрузочных документов, даты (и, при почасовых графиках отгрузок, точное время) совершенных отгрузок, номера и даты выписки соответствующих счетов-фактур), а также, по согласованию с начальником договорно-правового бюро отдела сбыта, данные по просроченной задолженности и суммы неустойки по просроченным счетам в соответствии с договорными условиями (указанные сверки проводятся независимо от хода претензионной работы по взысканию просроченной задолженности покупателей). В Акте сверки также указывается просьба к покупателю рассмотреть и подтвердить данные по задолженности и по порядку ее погашения в течение 10-ти дней со дня получения Акта, а при наличии разногласий – указать их причины. Акт сверки составляется в 2-х экземплярах: 2-й экземпляр регистрируется в специальном журнале (файле) и хранится в специальной (соответствующей) картотеке в целях последующего контроля своевременности и полноты выверки указанной задолженности; 1-й экземпляр, подписанный начальником финансового отдела и скрепленный печатью организации, отправляется покупателю посредством факсимильной или почтовой связи (заказным или ценным письмом), при этом экономистом по расчетам с покупателями расчетного бюро регистрируется дата и точное время его отправления.

Покупатель (имеется в виду организация-покупатель) должен в течение 10-ти дней со дня  получения указанного Акта сверки подтвердить  числящуюся за ним задолженность  и порядок ее погашения либо представить  свои мотивированные возражения. Покупатель также должен заверить Акт (или возражения к Акту) своей печатью и подписью уполномоченного лица.

Полученный  ответ (подтвержденный Акт сверки либо возражения к Акту) также регистрируется экономистом по расчетам с покупателями с указанием даты и точного  времени его получения. Могут  быть получены ответы, содержащие признание  долга полностью или частично, а также отказ признать (или  выверить) задолженность. Также может  и совсем не быть ответа.

В случае непризнания покупателем своего долга (полностью или частично) либо в случае отказа выверить задолженность, об этом оперативно ставится в известность  начальник финансового отдела, а  также начальник договорно-правового  бюро отдела сбыта. Начальник финансового  отдела представляет информацию по данному  отклонению заместителям директора  по экономическим и коммерческим вопросам (дирекции организации) на ежедневных оперативных совещаниях руководителей  организации. Заместитель директора  по коммерческим вопросам (либо другое должностное лицо, уполномоченное директором организации) по согласованию с начальником  юридического отдела принимает решение  о порядке взыскания данной задолженности (претензионный или судебный порядок  урегулирования споров).

В случае, если ответа на обращение с просьбой выверить задолженность в установленные сроки не получено, определенными работниками (по установленному порядку) выясняются причины непредоставления ответа на обращение с просьбой выверить задолженность.

При получении  отказа выверить задолженность материалы  об этом оперативно передаются дирекции организации для принятия соответствующих  решений.

При отсутствии связи с организацией-должником (покупателем) выясняются причины этого (в частности, выясняется, не ликвидирована  ли она).

Если  в результате сбора соответствующей  информации выясняется, что организация-должник  не ликвидирована, то необходимо применить  претензионный, а в тех случаях, если подходит к концу предельный срок исполнения обязательств по расчетам за поставленную продукцию (согласно Указу  Президента РФ № 2204 от 20.12.94 г. равен трем месяцам с момента фактической отгрузки продукции), судебный (арбитражный) порядок урегулирования споров.

Если  организация-должник ликвидирована, то дебиторская задолженность признается безнадежным долгом. При этом необходимо иметь в виду, что документом, подтверждающим ликвидацию организации-должника, в соответствии с п.8. ст. 63 ГК РФ может  являться только запись о ликвидации в Едином Государственном Реестре (или выданное на ее основе письмо из налогового органа, где состояла на учете ликвидированная организация).

Решение по поводу признания задолженности  безнадежной и ее списанию принимает (санкционирует списание) руководитель (директор) организации по соответствующей докладной записке главного бухгалтера, составленной на основании представленных начальником отдела сбыта необходимых материалов, подтверждающих ликвидацию организации-должника (покупателя).

Если  организация-должник (покупатель) не ликвидирована, то далее возможны следующие варианты процедур:

1. Неистребованная  дебиторская задолженность покупателя (та, по которой не приняты все  возможные меры к ее взысканию,  т.е. либо претензионный (досудебный), либо судебный порядок урегулирования  споров) по санкции главного бухгалтера  списывается на убытки (не уменьшая  финансовый результат, учитываемый  при налогообложении прибыли)  организации по истечении 4-х  месяцев со дня фактического  осуществления отгрузки.

2. Истребованная  дебиторская задолженность покупателя  по санкции директора (документально  оформленный приказ или распоряжение) на основании представленных главным бухгалтером материалов списывается в общеустановленном порядке по истечении срока исковой давности (согласно ст. 196 ГК РФ общий срок исковой давности составляет три года).

При этом, как истребованная, так и неистребованная  дебиторская задолженность покупателя должна учитываться на забалансовом счете 007 “Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов” в течение пяти лет для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника. 
 
 
 

     Заключение

     Несмотря  на то, что понятия "дебиторской" задолженности используются каждым бухгалтером по нескольку раз  в день, в законодательстве о бухгалтерском  учете нет определения этих терминов, возможно именно в силу их кажущейся  очевидности [40].