Процессный подход к управлению

- документы, устанавливающие требования к продукту процесса и их изменение при переходе от операции к операции;

- способы мониторинга процесса;

- методы проведения проверок, контроля и испытаний продукта процесса;

- отчетность, создаваемая по ходу процесса.

     В том случае, если создается новый  процесс, все эти элементы могут  изменяться по ходу «опытной эксплуатации»  процесса. Для того чтобы можно  было оценивать улучшения в таких  процессах необходимо в карте  процесса предусмотреть методы проверки эффективности процесса.

     Второй  метод - диаграммы последовательности действий (sequence diagram).  Эта диаграмма, на которой показаны взаимодействия объектов, упорядоченные по времени их проявления.

     Основными элементами диаграммы последовательности являются обозначения объектов, вертикальные линии, отображающие течение времени при деятельности объекта, и стрелки, показывающие выполнение действий объектами. На данной диаграмме объекты располагаются слева направо. Ее недостатком является то, что она занимает много места. 
 

     Третьи  метод – диаграммы потоков процесса (данных). Диаграммы потоков данных представляют собой иерархию функциональных процессов, связанных потоками данных.

     Цель  такого представления – продемонстрировать, как каждый процесс преобразует свои входные данные в выходные, а также выявить отношения между этими процессами.

     Основными компонентами диаграмм потоков данных являются:

- внешние  сущности;

- системы  и подсистемы;

- процессы;

- накопитель  данных;

- потоки  данных.

     Внешняя сущность представляет собой материальный объект или физическое лицо, являющиеся источником или приемником информации, например, заказчики, персонал, поставщики, клиенты, склад. Определение некоторого объекта или системы в качестве внешней сущности указывает на то, что она находится за пределами границ анализируемой системы. В процессе анализа некоторые внешние сущности могут быть перенесены внутрь диаграммы анализируемой системы, если это необходимо, или, наоборот, часть процессов может быть вынесена за пределы диаграммы и представлена как внешняя сущность.

     При построении модели сложной системы  она может быть представлена в  самом общем виде на так называемой контекстной диаграмме в виде одной системы как единого  целого, либо может быть декомпозирована  на ряд подсистем.

     Процесс представляет собой преобразование входных потоков данных в выходные в соответствии с определенным алгоритмом. Физически процесс может быть реализован различными способами: это может быть подразделение организации (отдел), выполняющее обработку входных документов и выпуск отчетов, программа, аппаратно-реализованное логическое устройство и так далее.

     Накопитель  данных — это абстрактное устройство для хранения информации, которую можно в любой момент поместить в накопитель и через некоторое время извлечь, причем способы помещения и извлечения могут быть любимыми.

     Поток данных определяет информацию, передаваемую через некоторое соединение от источника к приемнику. Реальный поток данных может быть информацией, передаваемой по кабелю между двумя устройствами, пересылаемыми по почте письмами, магнитными лентами или дискетами, переносимыми с одного компьютера на другой и так далее. 

1.4. Способы описания  процессов

     Рассмотрим основные способы описания процессов:

1. Текстовый
2. Табличный
3. Графический

     Первый  способ есть не что иное, как текстовое  последовательное описание процесса. Примером текстового описания фрагмента процесса является следующий текст: «Отдел продаж составляет договор и согласует его с Юридическим отделом».

     Многие  российские компании разработали и  используют в своей деятельности регламентирующие документы, часть  которых является процессными регламентами и представляет не что иное, как  текстовое описание процессов.

     Но  для целей анализа и оптимизации  деятельности компании данный вариант  не оптимален. Дело в том, что описание процесса в текстовом виде системно рассмотреть и проанализировать невозможно. Текстовая информация воспринимается человеческим мозгом последовательно. Например, когда человек читает регламент  и доходит до его конца, он практически  всегда забывает про то, что было в начале документа. Второй недостаток текстового представления бизнес-процесса заключается в том, что человеческое сознание устроено так, что оно может  работать эффективно только с образами. При восприятии и анализе текстовой  информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия. Поэтому при использовании  текстового описания процессов производительность и качество решений по оптимизации  деятельности оставляют желать лучшего, что особенно сильно проявляется, когда  решение принимается группой  людей.

     В свое время специалисты по информационным технологиям разработали более  структурированный подход к описанию процессов. Ими было предложено разбить процесс по ячейкам структурированной таблицы, в которой каждый столбец и строчка имеют определенное значение. Данную таблицу читать проще, из нее легче понять, кто за что отвечает, в какой последовательности в процессе выполняются работы, и, соответственно, процесс проще проанализировать. Табличная форма описания процессов более эффективна по сравнению с текстовой и в настоящее время активно применяется специалистами по информационным технологиям для описания бизнес-процессов в приложении к задачам их автоматизации.

     В последнее время стали интенсивно развиваться и применяться при  описании процессов графические  подходы. Признано, что графические  методы обладают наибольшей эффективностью при решении задач по описанию, анализу и оптимизации деятельности компании.

     Оказалось, что графика хороша тем, что графическая  информация, расположенная в поле зрения человека, воспринимается его  мозгом одновременно. Второе преимущество в том, что менеджер, как и любой  человек, имеет правополушарное  мышление и мыслит в виде образов. Любую текстовую информацию он переводит  в образы. В случае когда ему представляется информация в виде графических образов, значительно возрастают его возможности анализа и принятия решений.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение

     Рыночные  отношения диктуют необходимость  постоянного улучшения качества с использованием для этого всех возможностей, всех достижений прогресса  в области техники и организации  производства.

     Современное управление качеством на предприятии, независимо от формы собственности  и масштаба производственной деятельности, должно оптимально сочетать действия, методы и средства, обеспечивающие, с одной стороны, изготовление продукции, удовлетворяющей текущие запросы  и потребности рынка, а с другой - разработку новой продукции, способной  удовлетворять будущие потребности  и будущие запросы рынка. На основе проделанной работы можно сделать вывод, что процессный подход является залогом эффективной работы предприятий.

     В основе процессного подхода лежит  проектирование бизнес-процессов деятельности предприятия. Данная модель предполагает, что для проектирования процессов  деятельности предприятия необходимо определять их входы, выходы, управляющее  воздействие и механизмы. Проектирование бизнес-процессов согласно данному  подходу имеет ряд явных преимуществ, по сравнению с другими.

     Основными функциями процессного подхода  к управлению являются планирование, организация, контроль и мотивация, в то время как принятие решений  и коммуникация являются связующими процессами.

Внедрение процессного подхода позволяет  значительно сократить расходы, улучшить качество продукции, но одновременно с этим потребует объемной предварительной  работы по созданию и описанию бизнес-процессов, возможному сокращению руководящего звена  и определению обязанностей для ответственных за бизнес-процессы.

     Многие  предприятия, проведя такую работу, все равно не могут начать действовать  по новому методу, так как это  сложный процесс не только технически, но и психологически. Для этого  самому руководителю организации требуется терпение и воля к тому, чтобы мотивировать всех своих сотрудников на реорганизацию деятельности.

     В ходе написания работы был изучен и проанализирован практический опыт внедрения процессного подхода  в учебном заведении «ИЭУП». На предприятии проект по его внедрению проходил в 3 этапа, в результате реализации которых компания решила те проблемы, которые существовали до внедрения данного проекта, а именно: «котловой» метод учета всех затрат и отсутствие системы учета затрат по местам их возникновения. Фирма получила возможность рассчитывать эффективность каждого бизнес-процесса, определять нерентабельные виды деятельности.

     Таким образом, переход на процессный подход к организации производства является не только возможным, но и необходимым  условием для повышения конкурентоспособности  каждой организации, которое помогает повысить как управляемость организации, так и снизить зависимость от человеческого фактора и создать условия для сокращения затрат. Данный подход в управлении - это управленческий инструмент, не только снижающий непроизводительные затраты, но и повышающий качество продукции, позволяющий иметь полную информацию о текущем процессе бизнеса и принимать своевременные и стратегически верные решения.