Инициатива экспортера по заключению сделки

Говоря об офертах, особенно на машины и оборудование, нужно  упомянуть так называемые стандартные  предложения — заранее разработанные  условия продажи на различные  виды изделий. Подготовка таких предложений  на сырьевые и продовольственные  товары, как правило, не вызывает затруднений. Разработка же стандартных оферт  на изделия машиностроения, учитывая их большое разнообразие, сложность  и различное назначение, представляет значительные трудности. Однако, будучи разработанными, они намного ускоряют возможности посылки предложений  клиенту и облегчают деятельность экспортеров.

 Особенно хорошо зарекомендовали  себя стандартные предложения  на международных ярмарках и  выставках, где фактор времени  играет большую роль и где поэтому очень важно иметь возможность быстро вручить посетителям, проявившим интерес к тому или иному товару, соответствующие предложения.

^  Инициатива импортера  по заключению сделки

Если инициатива вступления в переговоры исходит от покупателя, то его обращение к продавцу с  просьбой прислать предложение принято  называть запросом. Цель запроса —  получить от экспортеров конкурентные предложения, из которых выбирается наилучшее. Для этого запросы  обычно посылаются не одной, а нескольким фирмам различных стран, конкурирующим  между собой. В запросе указываются  точное наименование нужного товара, его качество, сорт, количество. Цена в запросе, как правило, не указывается. Делается это для того, чтобы покупатель имел свободу действий при последующих  переговорах с экспортером, если оферта последнего будет представлять для него интерес. Однако вопрос цены слишком важен для импортера, чтобы он мог оставить его решение  полностью на усмотрение оферента. Поэтому, как правило, импортер выражает в запросе пожелание относительно валюты, иены и базиса поставки.

 В запросе также  указывается, сколько времени  покупатель будет ждать оферту. Такой срок обычно не превышает  времени, необходимого оференту  для составления и присылки  предложения. Этот момент очень  важен, поскольку, во-первых, в  случае неполучения оферты в  срок импортер не будет на  нее рассчитывать и, во-вторых, если экспортер заинтересован  в поставке запрошенного товара, но по каким-то причинам не  может послать предложение к  назначенной дате, то он попросит  отсрочки. Это будет свидетельствовать  о заинтересованности экспортера  в предполагаемой сделке, что  может быть использовано покупателем  при последующих переговорах.

В целом запросы более  лаконичны, чем оферты, и к их оформлению не предъявляется столь жестких  требований.

Ответом на запрос является твердая оферта продавца, которую  он присылает одним из тех способов, о которых говорилось выше.

Для обострения конкуренции  между поставщиками и создания предпосылок  для получении наиболее выгодных коммерческих условий закупок импортеры в некоторых случаях принимают меры к тому, чтобы довести до поставщика информацию о предстоящих заказах путем публикации в деловой прессе либо направления запросов в виде типовых бланков с впечаткой адреса контрагента.

Импортеры обычно запрашивают  предложение на меньшее количество товара, чем подлежит закупке. Это  делается для того, чтобы при утор-гошвании иен получить дополнительную скидку с цены на увеличенный объем заказа. Некоторые формулировки, в частности "просим срочно дать предложение" либо "срочная поставка", нежелательны в запросах, так как они ведут к завышению цены предложений и неуступчивости контрагента на переговорах.

В вопросе о количестве рассылаемых запросов следует придерживаться ряда правил. Большое количество запросов отнюдь не желательно, особенно если они  направляются фирмам одной страны, которые могут быть связаны между  собой различными соглашениями. Кроме  того, рассылка большого количества запросов, во-первых, возлагает на внешнеторговый аппарат излишнюю, не всегда оправдывающую  себя работу, которая выражается в  контроле за поступлением запрашиваемых оферт и необходимости анализировать каждую полученную оферту, во-вторых, чем больше запрашивается предложений, тем больше окажется фирм, которые не получат заказов. Это нежелательно для покупателя, так как в будущем, возможно, придется обратиться к этим фирмам.

Покупатель может обращаться к продавцу не только с запросом, но и с определенным заказом. Заказом  принято называть документ, в котором  покупатель подробно указывает все  необходимые условия для изготовления или подготовки заказываемого товара, а также все существенные элементы, необходимые для заключения внешнеторговой сделки.

Заказы обычно направляются постоянным контрагентам, которые уже  достаточно изучили потребности  конкретного покупателя. Поэтому  в заказе во многих случаях указываются  лишь индивидуальные условия будущей  сделки, а во всем остальном стороны  могут руководствоваться обычными условиями поставок, заключенными между  ними, либо условиями ранее выданного  заказа (контракта).

^ ПОДГОТОВКА И ПРОВЕДЕНИЕ  ПЕРЕГОВОРОВ С ЗАРУБЕЖНЫМИ ПАРТНЕРАМИ

Телефонные переговоры

 Как было показано  в предыдущей главе, переговоры, предшествующие установлению внешнеэкономических  отношений, могут быть начаты  как продавцом, так и покупателем  путем подготовки и рассылки  соответствующих коммерческих документов.

В определенных ситуациях  предложение продавца или покупателя о вступлении в переговоры делается в устной форме, в частности во время телефонного разговора. Кроме  того, переговоры по телефону часто  используются на промежуточном этапе  для согласования позиций сторон, а также для уточнения отдельных  деталей. Поэтому телефонным переговорам  следует уделять такое же внимание, как переписке и личным встречам, И стараться вести их грамотно и умело.

Заключение сделок по телефону наиболее широко используется в международной  практике торговли массовыми стандартизованными товарами, сорта, марки и качественные характеристики которых хорошо известны и продавцу и покупателю, а основные условия сделки являются типовыми. В этом случае по телефону партнеры согласовывают лишь такие условия, как цена, количество товара и срок поставки. Впоследствии стороны оформляют  свою договоренность контрактом.

Иэ-за относительной дороговизны международных телефонных переговоров они всегда ограничены по времени, поэтому только хорошая подготовка к ним позволяет проводить их успешно. Такая подготовка необходима для того, чтобы во время переговоров можно было дать вразумительные ответы по существу, не откладывая решение тех или иных вопросов.

Готовясь к телефонным переговорам, следует тщательно  продумать свои предложения партнеру, все детали и аргументы, а также  подготовить, чтобы иметь под  рукой, необходимые цифровые данные и документы. При этом не следует  стараться все время говорить самому, надо предоставить партнеру возможность  высказать свои замечания и контрпредложения.

 Согласование коммерческих  вопросов по телефону указывает  на высокую степень доверия  между партнерами, и этим доверием  следует дорожить. Поэтому надо  устанавливать особо четкий контроль за исполнением исех договоренностей по телефону. Если по телефону достигнуты договоренности по важным коммерческим, техническим или другим вопросам, связанным с возникновением существенных затрат или финансовой ответственности, следует попросить партнера и обещать самому подтвердить согласованные решения письмом.

Обычно результаты телефонных переговоров подтверждаются путем  обмена письменными сообщениями  в тот же день или на следуюший.

Заключение коммерческой сделки по телефону является наиболее оперативным и быстрым способом продажи или закупки товара. В  биржевой торговле переговоры по телефону являются основным способом заключения сделок, учитывая специфику биржевых товаров.

В та же время в обычной  торговле этот способ ведения переговоров  наиболее оправдан при уточнении  уже согласованных запросов, для  под­тверждения предложенных оферентом условий, при заключении сделок на условиях предыдущего контракта, а также для завершения имевших ранее место переговоров. В этих ситуациях использование телефона позволяет не затягивать заключение сделки.

Однако при подготовке и проведении переговоров по телефону целесообразно учитывать некоторые  практические рекомендации, сложившиеся  в коммерческой деятельности. Следует  избегать переговоров по телефону с  людьми, с которыми у вас не было контактов или с которыми не сложились  удовлетворительные деловые отношения. В подобных ситуациях, как показывает практика, переговоры редко бывают результативными.

Не рекомендуется обсуждать  по телефону вопросы, по которым есть основания предполагать, что собеседник выскажет мнение, противоположное вашему. В этом случае вам необходимо будет  убеждать его в своей правоте, что может занять довольно много  времени, а в итоге разговор окончится  безрезультатно.

 Не следует обсуждать  по телефону острые или деликатные  вопросы производственной деятельности  вашего собеседника или представляемой  им фирмы, а также персональные (личные) проблемы, даже если они,  как вам кажется, имеют непосредственное  отношение к обсуждаемой ситуации.

 По телефону, как правило,  не обсуждаются долгосрочные  перспективы, крупные торговые  соглашения, вопросы координации  деятельности между вами и  вашими организациями.

 Особенно следует отметить, что во время беседы по телефону  не следует затрагивать вопросы,  касающиеся третьих лиц и организаций.  Получить точный ответ без  непосредственного разговора с  этими людьми вы все равно  не сможете, а если вдруг  представители этих организаций  по служебной необходимости окажутся  в момент вашего звонка в  комнате вашего собеседника, то  ваши расспросы поставят его  в неловкое положение.

Не рекомендуется сообщать по телефону отрицательные решения  по коммерческим вопросам, так как  вашим собеседником это будет  расценено как неуважение к его  личности и представляемой им фирме.

^ Личные встречи с иностранными  партнерами. Виды личных встреч

Во внешнеэкономических  связях личные встречи и переговоры с парт нерами по сделкам имеют огромное значение. Необходимость личных встреч возникает чаше всего в тех случаях, когда сторонам трудно согласовать окончательные условия оферт и запросов другими способами, Кроме того, личные переговоры широко используются для установления деловых контактов с предполагаемыми контрагентами на выставках, ярмарках, при заключении крупных и сложных контрактов, при согласовании условий кооперации и т. д. Они могут иметь решающее значение для I вывода из тупика затянувшихся переговоров по переписке. Так, если переговоры по переписке могут длиться от начала до конца несколько месяцев, то личная встреча может дать результат за 2—3 дня.

Практика коммерческой деятельности показывает необходимость систематических  личных контактов с основными  контрагентами для достижения успеха в своей деятельности и налаживания  хороших деловых отношений. Однако переговоры будут эффективными только в том случае, если удалось создать  атмосферу доброжелательного сотрудничества, а также если они умело подготовлены и организованы. А для этого необходимы специальные знания, навыки и, безусловно, умение общаться с людьми.

 При проведении коммерческих  переговоров весьма важно учитывать  как социально-психологическую атмосферу  самих переговоров, так и специфику  личностей партнеров, их национальные  и культурные особенности.

Дебютанты коммерческой деятельности на мировом рынке имеют тенденцию  считать свое поведение универсальным. Такое поведение очень часто  ведет к коммерческим неудачам. Опыт в области деловых международных  отношений показывает огромное значение учета культурных и национальных факторов в процессе общения. В частности, коммерсант должен уметь;

 а) идентифицировать  себя со своим партнером и  понимать его видение мира  и систему ценностей;

б) представить выгоды своего предложения партнеру, с тем чтобы он захотел изменить свою позицию;

в) противостоять стрессам и контролировать острые ситуации (например, непредусмотренные просьбы);

 г) проявлять чуткость  к культурным ценностям партнера, уметь корректировать свое поведение  в соответствии с требованиями  и ограничениями момента.

Подготовка и проведение коммерческих переговоров во многом зависят от того, что является целью  и предметом беседы. С этой точки  зрения можно условно выделить несколько  видов переговоров.