Инициатива экспортера по заключению сделки

 Во-первых, переговоры-знакомство, или представительские переговоры, участники которых не преследуют  цели заключения конкретных со­глашений. В качестве отдельного вида переговоров можно выделить также переговоры по техническим условиям будущей сделки или сотрудничества. И наконец, наиболее ответственный вид переговоров — это переговоры, предметом которых являются обсуждение условий конкретной сделки или заключение контракта.

Представительские переговоры. Как уже отмечалось, эти переговоры не имеют своей целью заключение конкретной сделки и им не предшествует обычная коммерческая работа. Это, однако, не означает, что к таким встречам вообще не надо готовиться. Как правило, их целью является знакомство с потенциальным  контрагентом, изучение его производственных и финансовых возможностей, обсуждение возможных направлений сотрудничества.

Очень часто этот вид переговоров  используется коммерсантами на выставках, ярмарках, различного рода деловых  встречах и симпозиумах.

 При подготовке такого  рода переговоров целесообразно  подобрать рекламно-каталожный материал, отражающий профиль работы вашей  организации. Не следует забывать  и о личном впечатлении, которое  вы произведете на нового партнера и которое во многом может определить благоприятные дальнейшие отношения.

После завершения переговоров  целесообразно подготовить совместный документ. Это может быть как меморандум о встрече, так и протокол о  намерениях. В этом документе, подписанном  участниками переговоров, отражаются время и место переговоров, состав участников, обсуждаемые вопросы и достигнутые договоренности. Все эти сведения в последующем позволят глубже изучить контрагента, его намерения и возможности.

Переговоры по техническим  вопросам. В ходе этих переговоров  осуществляется согласование технических  условий будущего контракта или  условий производственного сотрудничества (номенклатура и комплектность оборудования, его характеристики, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки  поставленного оборудования и т.п.). Отдельно эти переговоры проводятся при закупках сложного комплектного оборудования, при согласовании условий  производственной кооперации, а также  при заключении лицензионных соглашений. В некоторых случаях при проведении технических переговоров его  участники могут разбиваться  на группы экспертов по отдельным  вопросам.

В результате технических  переговоров стороны оформляют  технические условия контракта, которые в дальнейшем будут служить  приложением к коммерческой части  контракта.

В некоторых случаях технические  переговоры приходится проводить в  несколько этапов. При этом результаты каждого этапа оформляются как  промежуточный протокол.

Переговоры по коммерческим вопросам. Целью таких переговоров является обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.) При этом по характеру обсуждаемых вопросов можно выделить две ситуации:

переговоры для получения  информации по предложению или запросу  без подписания контракта;

переговоры для согласования и подписания контракта.

Согласно международному деловому протоколу, экспортер прибывает  на переговоры к импортеру. Однако из этого правила могут быть исключения: так, экспортер сложных машин  и оборудования может пригласить импортера на переговоры с целью  показа ему предприятий-поставщиков. Или же постоянные партнеры могут проводить переговоры) по очередности в одной и другой стране.

Переговоры рассматриваются  как процесс, в ходе которого партнеры открыто выдвигают определенные предложения с целью достижения соглашения о взаимных уступках или реализации общих интересов сторон, Обычно переговоры меняют первоначальные позиции сторон и их отношение к отдельным вопросам. Результат переговоров — это не только текст контракта с обязательством сторон, но и решение многих других вопросов, связанных с исполнением контракта.

До начала деловой встречи  с партнерами целесообразно провести определенную подготовку, в ходе которой  следует:

рассчитать и согласовать  предлагаемые в данной сделке цены;

составить проект контракта  и согласовать его со всеми  участниками переговоров от вашей  фирмы;

изучить предварительную  переписку с фирмой;

изучить досье на фирму-партнера, уделив особое внимание информации о  прибывающих представителях.

В необходимых случаях  следует продумать программу  пребывания представителей фирмы в  стране, возможность посещения предприятий-поставщиков  или организаций-потребителей.

 Практика показывает, что при планировании переговоров  важно представлять возможную  реакцию партнера на ваши предложения  и учитывать его собственные  ожидания от этих переговоров.  Поэтому план переговоров должен  быть достаточно гибким, но предусматривающим  получение ответа на все непредвиденные  вопросы. Непредвиденная ситуация  может привести к срыву переговоров,  и избежать этого момента удастся  только при заблаговременной  подготовке альтернативных предложений  и решений.

^ Стратегия и тактика  личных переговоров

 Готовясь к переговорам,  стороны рассматривают несколько  сценариев их завершения:

 подписание соглашения  на условиях, выдвинутых партнером;  прекращение переговоров без  заключения соглашения;

проведение дальнейших переговоров, направленных на то, чтобы допиться более приемлемых условий.

Специалисты в области  теории переговоров Гарвардского университета (США) оценивая манеру ведения переговоров, выделяют "мягкие", "жесткие" и "принципиальные" переговоры.

 

 Во время "жестких"  переговоров стороны настаивают  при заключении сделки каждый  на своих условиях, переговоры  базируются на политике силы, нажима. В контрагенте видят соперника,  а иногда даже противника, от  которого требуют уступок как  условия продолжения отношений.  Такая тактика бывает эффективной  только в редких случаях.

Сознавая, что жесткая  позиция на переговорах может  привести к их срыву, многие фирмы  практикуют тактику "мягких" переговоров. Они предпочитают видеть в партнере если не друга, то коллегу. Во время  переговоров они подчеркивают необходимость  достижения соглашения, а не цели. Во время "мягких" переговоров обычными являются предложения и уступки, подразумевается, что другая сторона  также настроена дружески и сделает  все необходимое, чтобы избежать конфронтации.

Оба этих метода не всегда удовлетворяют  принципу разумного соглашений сторон. В результате достигнутого компромисса по крайней мере одна из сторон часто получает намного менее выгодное соглашение, чем ей хотелось бы. Поэтому более эффективным является метод "принципиальных "переговоров. При этом участники переговоров должны придерживаться следующих правил:

следует отделять эмоции, убеждения, амбиции собеседников, ведущих переговоры, от самого предмета переговоров;

следует сосредоточивать  внимание на интересах сторон, а  не на позициях (как своих, так и  партнера);

перед тем как прийти к  какому-либо решению, следует разрабатывать  несколько вариантов соглашения;

следует добиваться, чтобы  переговоры базировались на объективных  данных.

Определение наиболее реального  сценария данных конкретных переговоров  обусловливает разработку соответствующей  стратегии и тактики их проведения.

 Под тактикой переговоров  понимаются позиция стороны или  последовательность определенных  маневров, предпринимаемых в каждый  конкретный момент переговоров.  Тактическими моментами являются, например, значимость первого предложения,  делаемых уступок, последовательность  обсуждения вопросов и т. п.

Комбинация приемов образует стратегию ведения переговоров, т. е. стратегия определяется как  система тактик.

Любой метол проведения переговоров  можно оценить с помощью трех критериев:

метод должен быть направлен  на достижение разумного соглашения, служащего интересам обеих сторон; метод должен быть эффективным;

в результате переговоров  отношения между сторонами должны улучшиться или, по крайней мере, не ухудшиться.

Под разумным понимается соглашение, которое удовлетворяет разумным интересам каждой стороны. При этом, принимая во внимание об-шие интересы, конфликтные вопросы разрешаются в максимальной степени справедливо.

Для того чтобы правильно  выбрать тактику переговоров, очень  важно представлять степень заинтересованности контрагента в обсуждаемой сделке. Эта заинтересованность выясняется еще в процессе подготовки к переговорам, а во время переговоров необходимо выяснить предельные условия, на которых  партнер может подписать контракт.

Ведя беседу, обе стороны  стараются не допускать действия и не употреблять слова, которые  могли бы быть истолкованы контрагентом как особая заинтересованность в  обсуждаемой сделке. Они избегают также проявлять излишнюю торопливость даже при острой потребности в  продаже или покупке какого-либо товара. Экспортер, заметив повышенный интерес импортера к сделке, сознательно  может проявить медлительность, чтобы  добиться лучших для себя условий. В  то же время не следует забывать, что при наличии большой и  постоянной конкуренции продавцу необходимо быстро реагировать на поведение  покупателя, чтобы не потерять заказ.

При переговорах договаривающиеся стороны постоянно контролируют свои действия и поступки. Они стараются  быть внимательными и на­блюдательными, следят за выражением лица и поведением своих партнеров, пытаясь уловить, как они реагируют, например, на понижение иены или предложение по какому-то другому условию контракта.

С самого начала переговоров  экспортер должен стремиться расположить  к себе контрагента. Он должен быть спокойным, вежливым, приветливым и  предупредительным, относиться с вниманием к любому контрагенту, даже если он не представляет особого интереса в данный момент. Такая тактика приводит к расширению и закреплению клиентуры. Совершенно недопустимо проявлять какими-либо действиями неуважение к клиенту, а тем более повышать голос или допускать какую-либо грубость по отношению к нему. Кроме того, раздражение покажет контрагенту, что его возражения вам неприятны и что вы испытываете затруднения с ответом.

 Инициативу проведения  переговоров каждая из сторон  стремится взять в свои руки, а окончательный ответ оставить  за контрагентом. Это лучше удается  сделать тому, кто тщательнее  подготовился к переговорам.

^  Этапы деловых переговоров

Переговоры включают несколько  этапов, каждый из которых отличается особой техникой проведения. Обычная  схема переговоров включает этап вступления в переговоры, этап уточнения  и согласования позиций сторон и  этап завершения сделки.

^ Вступление в переговоры. Партнер может по-разному относиться к предложению заключить сделку: негативно, нейтрально или позитивно. Задача представителей фирмы заключается в том, чтобы определить, как в данный момент настроен партнер, и постараться изменить негативный или нейтральный настрой на позитивный.

Ведя переговоры, необходимо учитывать, что негативно настроенный  собеседник воспринимает слова и  аргументы отличным от собеседника, настроенного позитивно, образом. Обычно негативное отношение складывается в результате прошлого опыта партнера и связанных с ним проблем. Неправильно было бы стремиться отрицать возможность таких же проблем  в будущем, поэтому лучше постараться  показать, как ваша фирма может  помочь избежать их. Необходимо помнить, что только сам партнер может  изменить свое отношение с негативного на позитивное.

Ведя переговоры с неизвестным  контрагентом, следует прежде всего выявить его требования к товару или услуге. Для этого экспортеры стремятся задавать как можно больше вопросов своим контрагентам об использовании товара, условиях производства, рынка и т. д.

Определив требования покупателя, продавец обычно старается выявить  среди них приоритеты, т.е. те условия, которые другая сторона считает  обязательными и при отсутствии которых не даст согласия на сделку.

При завершении первого этапа  переговоров продавец имеет точное представление о потребностях своего контрагента, а покупатель знакомится с условиями предложения экспортера.

^ Обсуждение деталей. На  втором этапе стороны приступают  к обсуждению деталей будущей  сделки и к согласованию тех условий, которые расходятся в позициях продавца и покупателя.

Однако необязательно  вести переговоры по всем условиям сделки. Некоторые из них одна из сторон может предложить в готовых  формулировках как общие условия  для всех клиентов. Если у второй стороны при этом будут возражения, позиции согласовываются в процессе переговоров.