Инициатива экспортера по заключению сделки

 Планирование переговоров  является важнейшим элементом  их подготовки. План должен с  максимальной полнотой охватывать  интересующие вопросы. Разработка  плана переговоров проводится  индивидуально в зависимости  от того, кто проводит переговоры  и какие темы предполагается  обсудить. Как правило, план переговоров  содержит следующие данные: дату, время и место переговоров;  состав участников; основные вопросы  для обсуждения с собеседниками;  лиц, ответственных за протокольные  вопросы, характер приема после  переговоров.

 Уровень лиц, участвующих  в переговорах, и их компетентность  являются решающим фактором при  обсуждении принципиальных вопросов. Поэтому до переговоров надо  выяснить организационную структуру  фирмы, положение и компетенцию  прибывающих на переговоры представителей  иностранной фирмы. В зависимости  от уровня (положения) участников  переговоров определяется и круг  обсуждаемых вопросов.

 Другая сторона заблаговременно  извещается о вопросах, которые  планируется обсудить на переговорах.

Любые переговоры должны быть ограничены по продолжительности, о  чем своевременно уведомляется вторая сторона. Нелимитированные переговоры могут свидетельствовать о неподготовленности и профессиональной слабости коммерсанта, о неуважении инициатора переговоров к своему партнеру.

 Назначая время переговоров,  следует иметь в виду весьма  распространенное правило: если  завершение переговоров планируется  в середине дня, то иностранный  партнер может предполагать, что  его пригласят на завтрак (ленч), если позже 18 ч — то на  обед.

 Деловые переговоры  проводят, как правило, руководители  фирм или подразделений. В отдельных  случаях это могут делать оперативные  работники организации. Должностной  уровень работников, ведущих переговоры, зависит от уровня представительства  иностранного партнера и от  целей переговоров. Так, генеральный  директор фирмы (президент) обычно  ведет переговоры по стратегическим  вопросам сотрудничества, подписывает  самые важные соглашения и  наиболее крупные контракты.

 

 

 При обсуждении более  узкого круга вопросов в качестве  ведущего на переговорах может  присутствовать заместитель генерального  директора (вице-президент) либо  директор фирмы (проекта). Если  же предметом переговоров являются  текушие вопросы, связанные с исполнением контрактных обязательств, то ведущим переговоры может быть ведущий специалист (эксперт).

 Если содержание обсуждаемых  вопросов не требует непосредственного  участия в переговорах высшего  руководства, допускается их приход  на переговоры на короткий  срок с протокольными целями  — поприветствовать представителей  фирмы и пожелать успеха в  переговорах. Однако если представитель  руководства участвует в переговорах  с самого начала, то покидать  их до окончания не принято.  Уход руководителя принимающей  стороны возможен лишь тогда,  когда решены все принципиальные  вопросы и сторонам осталось  только согласовать детали, но  и в этом случае нало получить согласие второй стороны.

Переговоры должны проводиться  в отдельном помещении, которое  не является постоянным местом нахождения участников. Участники переговоров  от принимающей стороны должны быть в комнате для переговоров  до прихода туда представителей второй стороны.

Принимающая сторона радушно  встречает своих гостей, глава  делегации должен представить своих  коллег — участников переговоров  по фамилиям и занимаемым ими должностям, включая приглашенных на переговоры представителей других организаций. Затем  представляет своих коллег руководитель второй стороны, после чего принимающий  приглашает гостей занять место за столом переговоров. Традиционно гости  занимают место лицом к окну, спиной к двери.

 После того как участники  займут места за столом переговоров,  доступ в комнату встречи должен  быть прекращен, за исключением  дополнительно приглашаемых, что  нежелательно. Если принимающий  все же сочтет необходимым  пригласить дополнительно своих  коллег, он должен извиниться, прервать  переговоры, представить вновь прибывших,  кратко проинформировать их о  содержании беседы и возобновить  переговоры.

 Переговоры ведет один  работник, старший по должности.  В случае необходимости он  консультируется с другими участниками,  занимающимися отдельными вопросами,  и может предоставить им возможность  высказать свою позицию. Нерегулируемое  обсуждение вопросов на переговорах  недопустимо.

 Во время сложных  переговоров иностранная сторона  может изъявить желание сделать  перерыв для обсуждения своей  позиции. Принимающая сторона  должна в таком случае предоставить  гостям условия для конфиденциального  обмена мнениями.

 В ходе переговоров  участники делают собственные  пометки, фикси-руюшие поступающие предложения, их изменения и обсуждаемые вопросы. Кроме того, обычно принимающая сторона назначает одного из своих коллег для ведения подробной записи переговоров. Использование технических средств записи на переговорах принято не всюду, и партнер может воспринять это как недоверие к нему,

 Завершение переговоров,  даже если они не оправдали  всех ваших надежд, желательно  проводить б положительных тонах.

Рабочие записи по ходу переговоров  должны строго соответствовать содержанию беседы. В то же время официальная  запись беседы помимо фактов, относящихся  к обсуждаемым вопросам, может  содержать некоторые психологические  детали проведенных переговоров: жесты, реплики, обмен мнениями между собой  и т. п., а также вашу оценку этого.

 Запись беседы является  очень важным документом и  должна быть сделана тщательно.  На основании этих документов  не только принимаются решения  по оперативным вопросам, но и  могут разрабатываться и утверждаться  перспективные планы, связанные  со значительными затратами.

Такие же требования должны предъявляться к записям переговоров  по телефону.

 В записях бесед  должны отражаться все факты  и информация, относящиеся к характеристике  рыночной конъюнктуры и торгово-политиче-ских условий соответствующей страны.

 

 Наряду с записью  беседы после завершения переговоров  участники обычно пополняют досье  на фирму-партнера, составив справку  о сведениях, полученных в ходе  беседы. Целесообразно отметить  степень заинтересованности фирмы  в стабильных экономических связях, цели такого сот­рудничества и ожидаемые фирмой перспективы, личное

 

отношение представителей фирмы  к сотрудничеству с вашей организацией. Следует отметить манеру ведения  переговоров: твердость при обсуждении условий контракта, уровень предоставляемых  скидок, склонность к компромиссам, по-лшию при рассмотрении и урегулировании претензий и спорных вопросов. Изучения и фиксации заслуживают и личные характеристики представителей фирмы, их психологические и профессиональные особенности.

 Хорошо налаженная  протокольная работа является  одним из факторов, способствующих  повышению эффективности деятельности  фирмы на внешних рынках.

 

^ Протокольные приемы  во внешнеэкономической деятельности

 Исторически сложилось  так, что приемы играют важную  роль в развитии деловых контактов.  При этом необходимо подчеркнуть,  что основным содержанием приемов  является не прием пищи и  не дегустация напитков. Приемы  носят деловой характер, они проводятся  с целью углубления и расширения  контактов, получения нужной информации  в не официальной обстановке. К беседам на приеме надо  тщательно готовиться: подумать, с  кем и о чем поговорить, с  кем познакомиться, кого представить,  и т.д. Нужно быть готовым  к ответам на возможные вопросы  собеседников, которые также заинтересованы  в получении инфорш- ( иии.

 Многолетняя международная  практика установила виды приемов,  методы их подготовки, этикет, которого  придерживаются участники приемов,  проводимых внешнеторговыми организациями  и фирмами в честь коллег  из других стран. Условно типы  протокольных мероприятий в практике  внешнеэкономической деятельности  можно разделить на официальные и неофициальные.

 Приемы можно также  разделить на дневные и вечерние, коктейли и фуршеты.

 К дневным относятся  приемы "Бокал вина", или "Бокал  шампанского", и "Завтрак". Все  остальные приемы относятся к  вечерним, К приемам с рассадкой  за столом можно отнести такие,  как "Завтрак", "Обед". "Ужин". Согласно международной практике  наиболее почетными по своему  характеру видами приемов являются  приемы "Завтрак" и "Обед".

 Международная практика  кроме организации торжественных  приемов позволяет устраивать  встречи и в менее официальной  обстановке -за чайным или кофейным столом. Такие маленькие приемы проводят с деловыми людьми.

 Решая вопрос организации  приема, необходимо принимать во  внимание следующее:

 выбор вида приема;

 составление списка  приглашаемых на прием (с учетом  субординации, пола, языка, членов  семьи и т.п.);

 способ рассылки приглашений,  порядок рассадки за столом (почетный  гость — справа от хозяина,  дама — всегда справа);

составление меню (с учетом национальных особенностей приглашенных), подготовку помещения для приема, цветов, обслуживания, тостов, разработку программы проведения приема.

 Как правило, любое  протокольное мероприятие начинается  с получения (или направления)  приглашения. В приглашении четко  указывается, кто организует данное  мероприятие (т.е. от чьего имени  оно дается), в связи с чем,  где и в какое время оно  проводится, кто лично приглашается  на мероприятие.

 Не принято передавать  приглашение другому лицу, но  если это необходимо, то следует  заранее оповестить об этом  устроителей мероприятия.

 На приемы типа "Обед" и "Завтрак" приглашения  необходимо рассылать по крайней мере за полторы-две недели. При соблюдении этого условия будет, во-первых, больше шансов заполучить тех лиц, присутствие которых на приеме желательно, во-вторых, возможность, если кто-либо откажется, заменить его другим лицом.

 

 На приглашение правильнее  ответить письмом или открыткой,  а не визитной карточкой. В  некоторых странах ответ визитной  карточкой расценивается как  бестактность.

 

^ Одежда участников. Требования  к одежде участников внешнеэкономических  приемов более демократичные,  чем к одежде участников ди­пломатических приемов. Однако для любого приема необходимы однотонный костюм, однотонная рубашка и темные закрытые туфли. Галстук обязателен.

^ Визитные карточки. Коммерсанты  всегда должны иметь при себе  визитные карточки. На визитной  карточке обязательно указываются:  фамилия, имя, отчество; должность;

 наименование организации;  ее адрес, телекс, телефакс;

 телефон, по которому  действительно можно установить  контакт с владельцем карточки;

если у предприятия  есть свой фирменный знак, то целесообразно  дать его в визитной карточке;

 желательно иметь визитную  карточку двустороннюю, т.е. одна  сторо-ii;i — на русском языке, вторая — на иностранном. Можно иметь карточки двух видов — на родном языке, а также на английском или каком-либо другом в зависимости от необходимости. Тогда на другой, чистой стороне можно делать какие-либо записи;

 размер визитной карточки  желательно иметь стандартный.

 Визитные карточки  никогда не подписываются и  дата не проставляется. Они  используются в следующих случаях:  поздравление, выражение соболезнования, благодарность, отъезд из страны  представления, при перемене адреса. Ими также обмениваются при  знакомстве, с визитными карточками  пересылаются подарки, цветы,  альбомы, книги, газеты журналы,  билеты в театр, фотографии  и т.д. Иногда их посылают  вместо письма, выражающего благодарность  за приглашение на какое-либо  мероприятие.

 Во время протокольных  мероприятий надо использовать  возможность ближе познакомиться  с партнерами, выяснить их хобби,  интересы, семейное положение, положение  на фирме и др., что может  оказаться впоследствии полезным  на переговорах для создания  непринужденной, дружественной атмосферы.

 Рекомендуется к приему  подготовиться заранее, продумать  вопросы, которые следует обсудить, решить, какую информацию — коммерческую  или личную — желательно получить. Если на прием приглашается  группа сотрудников, можно предварительно  распределить вопросы, которые  необходимо выяснить в процессе  общения каждому участнику.

 Не стоит превращать  прием только в переговоры, целесообразно  помимо рабочих тем обсуждать  и другие, нейтральные темы.

 Не принято в холе  протокольных мероприятий вести  жесткие, решающие переговоры  по иенам и условиям контракта,  не согласованным ранее, в ходе  переговоров. Совсем нетактично  вести такие переговоры после  употребления спиртных напитков.