Анализ организации рабочего места и времени секретаря

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ

БАШКОРТОСТАН

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

УФИМСКИЙ КОЛЛЕДЖ ПРЕДПРИНИМАТЕЛЬСТВА,

ЭКОЛОГИИ И ДИЗАЙНА

Конкурс на лучшую

научно-исследовательскую

работу студентов

 

курс ______2______

 

К О Н К У Р С Н А Я  Р А Б О Т А

 

Студентки  группы  К9-6-12 : Малышевой Виктории Валерьевны

 

Тема: Анализ организации рабочего места и времени секретаря

 

Работа рассмотрена      Научный руководитель:

 

и допущена к конкурсу      Н.В. Иссенская

 

____________________

(подпись)

 

 

Председатель ПЦК:  Е.Н.Скоблик  

                                                    

 

 

Уфа 2014

Анализ организации рабочего места и времени секретаря

План

ВВЕДЕНИЕ

1.Рабочее место секретаря                                                                                       1.1. Организация рабочего места секретаря в офисе                                                 1.2. Предметы первой необходимости в офисе                               1.3.Необходимая специальная литература                                                           1.4. Продукты и напитки                                                                                        1.5. Аптечка                                                                                                                1.6. Предметы личной необходимости                                                                             2. Организация рабочего времени секретаря                                                     2.1. Планирование рабочего времени                                                                                    2.2. Оптимальный ритм работы                                                                                2.3. Схема рабочего дня секретаря                                                                                2.3.1. Первая половина рабочего дня                                                                     2.3.2. Вторая половина дня                                                                                          2.3.3. Конец рабочего дня                                                                                        2.3.4. Рекомендации по организации времени  секретаря                                3.Работа секретаря с телефоном                                                                            3.1. Особенности служебного телефонного разговора                                               3.2. Звонят секретарю                                                                                            3.3. Звонит секретарь                                                                                            3.4. Психологические особенности телефонного разговора                                          3.5. Правила пользования автоответчиком                                                        3.6. Правила пользования мобильным телефоном                                                  3.7. Правила пользования электронной почтой                                                            3.8. Как вести себя с настырным клиентом                                             ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

ВВЕДЕНИЕ

 

            Тема : «Анализ организации рабочего места и времени секретаря» является актуальной , так как умение организовать рабочее место, правильно спланировать рабочий день, является обязательным условием успешной работы профессионала.         

       Цель  исследовательской работы:                                                                                                 

     - проанализировать организацию рабочего места и времени секретаря;

     - составить схему рабочего дня;

     - дать рекомендации по организации времени;

     - изучить особенности служебного телефонного разговора.

          Для этого мы изучили рабочее место секретаря, организацию  рабочего времени в течении дня и работу секретаря с телефоном.

         Для достижения поставленной цели выдвинуто ряд задач:

1. Проанализировать организацию рабочего места и времени секретаря.

2. Изучить рабочее место секретаря.

3. Изучить особенности служебного телефонного разговора.

4. Дать рекомендации по организации рабочего времени секретаря.

       Проведенные наблюдения показали, что секретарь это первый помощник руководителя .  Началом совместной работы руководителя и секретаря является вводная беседа, инструктаж.

           Профессиональной  чертой секретаря является его преданность своему руководителю. Секретарь – это доверенное лицо руководителя. У преуспевающего секретаря не возникает проблем в общение с руководителем. Взаимоотношения секретаря с посетителями,  сослуживцами,  деловыми партнерами,  зависят от его личности, секретарю необходимо проявлять такт и дипломатичность.

        Идеальный секретарь – профессионал высокого класса. Хотите стать профессионалом ? Будьте им!  И успехов Вам !

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Рабочее место  секретаря 

1.1. Организация рабочего места секретаря в офисе 

 

         Рациональная организация труда секретаря в офисе начинается с организации рабочего места. Рабочее место секретаря располагается в приемной, которая обычно примыкает к кабинету руководителя. Его следует разместить таким образом, чтобы секретарь мог видеть всех входящих в приемную. Площадь делится на рабочую зону и зону для посетителей.                             При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:                   - подходы к мебели и оборудованию;                                                                           - расстановку и эксплуатацию мебели и оборудования;                                            - в отдельных случаях потребность в особых условиях;                                         - возможность установки дополнительного оборудования.                                                В комплект средств оргтехники рабочего места секретаря входят:                        - стол однотумбовый;                                                                                                 - приставка с тумбой под компьютер, компьютер;                                                 - стул подъемно-поворотный;                                                                                  - вспомогательный стол.                                                                                                                                      Рабочее  место секретаря должно иметь необходимую площадь для оргтехники и такое месторасположение, чтобы секретарь мог видеть всех посетителей, а посетители при входе в офис сразу же видели секретаря.       Организация рабочего места секретаря руководителя формируется исходя из анализа содержания его деятельности, требований эргономики, гигиены и психофизиологии и направлена на проектирование оптимальной организации рабочего места.

 

1.2  Предметы первой необходимости в офисе  

 

        Секретарю офиса для работы могу понадобиться следующие предметы первой необходимости:                                                                                 1.Средства малой оргтехники - письменные принадлежности:                                 - ежедневник;                                                                                                              - ручки, карандаши, фломастеры, маркеры и ластики;                                         - бумага;                                                                                                                               - папка планшет или блокнот;                                                                                      - скрепки, клей, скотч, корректор, линейка, ножницы, степлер и антистеплер;

- папки-скоросшиватели, жесткие  и мягкие папки для бумаг;

- журналы для регистрации  документации, регистрация посетителей;

- настольный набор для  канцелярских принадлежностей;

- кляссер для визитных  карточек;

- записная книжка для  телефонов;

- держатель для бумаг;

2. Средства составления и изготовления текстовых документов:

- компьютер;

- диктофон;

- принтер;

- сканер;

3.Средства обработки бумажных документов:

- склеивающие и скрепляющие машины;

 - конвертовскрывающее и резательное оборудование; адресовальное и штемпелевальное оборудование;

- машина для уничтожения документов.

4.Средства хранения и поиска документов:

- картотеки различного  типа;

- шкафы и полки, сейф.

5.Средства связи:

- телефон, радиотелефон, радио, телетайп, факс, сетевая плата для локальной сети, средства оперативной диспетчерской связи, электронная почта, модем;

- копировальные средства и аппараты;

- шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации;

- офисная мебель и оборудование.

         Предметы первой необходимости  необходимы при любом уровне автоматизации работы секретаря. Так, ручки и карандаши у секретаря должны быть в рабочем состоянии, бумага с запасом, так как у посетителей, членов совещаний их может не оказаться в нужный момент, а техническое обеспечение переговоров и совещаний – его должностная обязанность.

       В средствах составления и изготовления текстовых документов все чаще на первое место выходит компьютер, даже при очень небольшом документообороте. Созданные с его помощью документы имеют эстетически более приемлемый вид благодаря наличию различных шрифтов и цветового оформления, что не может не сказаться на отношении к документу и помогает создать благоприятное впечатление об авторе документа.

      Диктофоны незаменимы в случае, когда необходимо бесшумное и точное отображение звуковой информации.

     Сканер – удобное средство для ввода в компьютер большого количества текстовой и графической информации, а также документов в систему автоматизированного документооборота.

     Средства связи могут быть объединены в аппаратном представлении, например телефон – факс – модем, должны иметь компактный вид и спокойные, приятные для слуха средства оповещения о начале связи.           Копировальные аппараты подбираются в зависимости от объема работ, необходимого качества копий и других параметров.

      Необходимым эффективным средством планирования рабочего дня секретаря и руководителя является еженедельник, в котором дела разносятся по датам.                                                                                                                         Можно для этих целей использовать программный продукт типа Lotus Organizer, установленный на персональном компьютере. Lotus Organizer называют личной информационной системой, предназначенной для эффективной организации рабочего времени. В ее состав, помимо календаря, входят телефонный справочник, адресная книга, блокнот и т. д. Но даже при наличии Lotus Organizer для дублирования информации необходимо иметь обычный ежедневник или периодически производить распечатку каких-то данных из компьютера.

       Документы, поступающие в архив отдела, хранятся в шкафу в папках-регистраторах, скоросшивателях, справочно-информационные пособия – в специальных шкафах.

Зона для посетителей комплектуется стульями, журнальным столиком и цветочницей. В том случае, если в здании нет гардероба, в приемной следует поставить шкаф для верхней одежды. Мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем. Не рекомендуется ставить в приемной мягкую мебель, так как при правильной организации труда длительное присутствие посетителей не предполагается.

      Иногда секретарю нужно приготовить чай или кофе для руководителя и посетителей. Для этого неплохо предусмотреть небольшую «мини-кухню». Безусловно, визуально она должна быть изолирована от мест для посетителей. Категорически не рекомендуется превращать в буфетную рабочее место секретаря.

      Рабочее место секретаря структурного подразделения должно быть оснащено техникой коллективного пользования (принтерами, телефаксом, копировальным аппаратом и др.) для более продуктивного ее использования. Своевременная замена сменных печатающих картриджей, организация ремонта должны быть в ведении этого сотрудника. Наличие секретаря подразделения делает возможным использование телефонного коммутатора с одной линией выхода вне организации.

      Рабочее место секретаря подразделения должно быть оснащено ручными, механическими или электронными системами (такими как картотечные ящики, персональный компьютер) для фиксации и контроля над документами, полученными сотрудниками подразделения и находящимися у них на исполнении. Не лишней может оказаться и компактная пишущая машинка (электрическая или механическая) для машинописного заполнения бланков с точным и мелким графлением при отказе компьютерной техники, например из-за вирусной атаки, или особой секретности подготавливаемого документа.

     Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимум удобств при выполнении обязанностей и не противоречить требованиям экономии площади помещения.

     Рабочее место секретаря должно отвечать всем требованиям, обеспечивающим максимальное удобство в работе, минимальные затраты сил и времени на непроизводительные перемещения. Одно из главных требований, которое неукоснительно должен выполнять секретарь, – исключительный порядок и чистота как на рабочем месте, так и в помещении приемной.

     Задача секретаря – сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно. Секретарь не должен загромождать личными вещами проходы в приемной, ставить вещи на видные места. Если есть необходимость украсить стену, то для этой цели лучше использовать картину или эстамп, дополняющие интерьер. Допускается размещение на стенах информационных стендов или таблиц с указанием времени приема посетителей, календаря и т. п.

     Как на столешнице рабочего места секретаря, так и в ящиках стола всегда необходимо поддерживать порядок и чистоту. Информация, документы, хранящиеся в ящиках стола, должны быть систематизированы, легко обозримы, доступны для работы.

    Секретарь должен осуществлять постоянный контроль над сохранностью мебели, технических средств, их санитарным состоянием.

     Секретарю необходимо сделать все необходимое, чтобы посетитель в приемной чувствовал себя удобно, а самого секретаря в течение напряженного рабочего дня ничего не должно раздражать..

 

1.3. Необходимая  специальная литература

 

      В распоряжении секретаря в офисе должна быть специальная литература:

- типовая инструкция по  делопроизводству в министерствах  и ведомствах Российской Федерации;

- основные правила работы  ведомственных архивов;

- перечень документов  с указанием сроков хранения;

- типовое положение о  ведении делопроизводства по  предложениям, заявлениям и жалобам  граждан в государственных органах  на предприятиях;

- телефонный справочник  по городу;

- справочник местных телефонов  организации;