Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Вполне  понятно, что руководство завода хотело бы видеть существующие мощности (здания, оборудование) задействованными в развитии новых производств, чтобы  уменьшить, насколько возможно, первоначальные капиталовложения, и консультанты постарались  наметить коммерческие проекты, реализация которых обеспечивала бы использование существующих мощностей "АМЕТ". К их числу относится создание металлоцентра.

Географически "АМЕТ" расположен не идеально, находясь относительно далеко от крупных центров потребления. Само производство не генерирует свободных денежных средств, а собственники "АМЕТ" не имеют очевидного доступа к инвестициям. Основное преимущество предприятия — хорошо подготовленная рабочая сила и (что касается конкурентоспособности на международном рынке) относительно низкая заработная плата.

Прогнозирование потенциальной жизнеспособности рынков не относится к точным наукам, и  успех предприятия в основном будет зависеть от способностей руководства  и персонала, закрепленного за новыми предприятиями. IMC подчеркивает, что  этот перечень потенциально возможных  новых производств не является исчерпывающим  и заключает в себе только указание на возможности.

Совокупное  число новых рабочих мест, создаваемое  этими новыми неосновными производствами, как показали расчеты, составит 450 человек  за период с 1999 по 2005 г. IMC считает, что  это задача трудная, но выполнимая.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. Внедрение системы электронного документооборота на предприятии.

2.1.Технологическая проработка проекта.

В течение  многих десятилетий общепринятой формой представления результатов интеллектуальной деятельности и инструментом информационного  взаимодействия являлась бумажная документация. Ее созданием были заняты (и заняты по сей день) миллионы инженеров, техников, служащих на промышленных предприятиях, в государственных учреждениях, коммерческих структурах. С появлением компьютеров начали широко внедряться разнообразные средства и системы автоматизации бумажной документации.

Под электронным  документооборотом понимается способ организации работы с документами, при котором основная масса документов предприятия используется в электронном  виде и хранится централизованно  в так называемых электронных  архивах, своеобразных информационных складах, или хранилищах данных.

Основными задачами внедрения на предприятии  системы электронного документооборота (СЭД) являются:

1.  эффективное управление документопотоками на предприятии;

2.   централизованное хранение документов;

3.   повышение контроля исполнения работ по документам;

4.   увеличение продуктивности работы сотрудников;

5.   облегчение доступа к информации для принятия управленческих решений.

Внедрение корпоративных СЭД дает предприятию  два типа преимуществ: тактические  и стратегические.

Тактические преимущества внедрения СЭД связаны  в основном с сокращением затрат. Автоматизация электронного документооборота дает предприятию следующие тактические  преимущества:

1.   физическое освобождение места;

2.   уменьшение затрат на копирование;

3.   уменьшение затрат на доставку информации в бумажном виде;

4.    уменьшение затрат на ресурсы: люди и оборудование;

5.   уменьшение затрат на бумагу;

6.   повышение продуктивности работы: более быстрое выполнение работ, увеличение общего количества выполняемых работ, улучшение работы с данными/записями (документами, имеющими юридические обязательства), возможность выполнения новых типов работ.

К стратегическим преимуществам внедрения СЭД  относятся преимущества, которые  связаны с улучшениями в ключевых бизнес-процессах, что в свою очередь  связано с ростом оборота или  прибыли. Внедрение электронного документооборота дает следующие стратегические преимущества:

• появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве);
• значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам);
• повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации;
• повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере;
• улучшение контроля за исполнением документов.

Процесс внедрения состоит из нескольких этапов. Основными этапами являются:

1) обследование организационной структуры предприятия, выявление основных бизнес-процессов, потоков работ и формальное описание схемы движения документов;

2) составление номенклатуры документов, формирование справочников и классификаторов, составление инструкций;

3) адаптация системы на основе информации, полученной на этапе обследования;

4) установка  и настройка программного обеспечения и опытная эксплуатация;

5) окончательная настройка системы с учетом недочетов, выявленных во время опытной эксплуатации;

6) обучение персонала предприятия.

Для более  эффективной работы ОАО «АМЗ» предлагается внедрить такую инновацию в системе документооборота как система «Канцлер». Пакет прикладных программ «Канцлер» - это созданный на платформе Lotus Domino/Notes программный продукт, который предназначен для создания систем электронного документооборота в органах государственного управления, крупных территориально распределенных организациях, производственных предприятиях и банках.

Система «Канцлер» способна комплексно решить задачи по автоматизации делопроизводства, а также по созданию, движению, маршрутизации  документов в реальном масштабе времени, их централизованному хранению и  архивной обработке. Система предназначена  для:

• организации электронного документооборота: хранение, маршрутизацию и движение документов в реальном масштабе времени, коллективную и групповую работу сотрудников.
• автоматизации делопроизводства: работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения документов, отправки в дело или архив.
• хранения и архивной обработке документов: централизованное хранение базы данных всех документов, поиск дел и документов, экспорт из систем автоматизации делопроизводства.

«Канцлер» функционирует по модульному принципу и включает в себя 12 приложений-модулей. По желанию заказчика СЭД может  включать в себя любое количество вышеназванных модулей в зависимости  от специфики деятельности предприятия. Для внедрения СЭД на ОАО «АМЗ» целесообразно выбрать следующие модули:

1) «Базовая  система»: «ядро» продукта, основа  создания и управления СЭД,  к которому подключается произвольное  количество модулей, в зависимости  от потребностей заказчика. Инструментальные  средства «Базовой системы»: графический  маршрутизатор, конфигуратор, структура  организации, рабочее место, протоколы,  инсталлятор - обеспечивают централизованное  управление всеми компонентами  СЭД.

2) «Делопроизводство»: модуль предназначен для автоматизации делопроизводства, движения организационно-распорядительной документации. Он обеспечивает работу с документами с момента их получения или создания и до завершения исполнения, отправки в дело или архив.

3) «Управление персоналом»: модуль предназначен для автоматизации бизнес-процессов кадрового делопроизводства – ведение штатного расписания, хранения учётных карточек сотрудников, оформления назначений и увольнений работников, учета рабочего времени, предоставления трудовых и социальных отпусков, проведение аттестационных мероприятий, составления статистической отчётности, ведения персонифицированного учета и др.

4) «Договоры»: модуль предназначен для управления  преддоговорной, договорной и последоговорной деятельностью предприятия – ведения электронного документооборота, обеспечивающего создание, согласование, подписание и исполнение договоров; поддержания претензионно-исковой деятельности; передачи исполненных договоров в электронный архив.

5) «Архивное  дело»: модуль предназначен для  ведения архивного делопроизводства  на предприятии – передачи  исполненных документов из СЭД  в архив, составления и ведения  номенклатуры дел, формирования  и оформления дел для передачи  в архив, ведения и учета  дел в архиве.

6) «Гербовые  бланки»: модуль предназначен  для выполнения функций учета  поступления и использования  бланков строгой отчетности и  фирменных бланков.

7) «Электронная  цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен  для использования внешних криптографических  средств защиты, поддерживающих  национальные стандарты, в среде  Lotus Notes.

8) «Система  менеджмента качества» (СМК): модуль  предназначен для автоматизации  ведения и учета документов  СМК на предприятии и включает  в себя два компонента:

• «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы.
• «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2.Экономическое обеспечение проекта.

Общую стоимость  проекта внедрения можно рассчитать по формуле:

Ко = Кпр + Кос+ Кр + Кпер, (14)

где Кпр - затраты на программную платформу;

Кос - затраты  на лицензии СЭД;

Кр - затраты на дополнительное оборудование;

Кпер - затраты на обучение персонала.

Кос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.

Ко=38571+127792,6 +184•179,4=199373,2 руб.

Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это  расходы на администрирование и  сопровождение системы. Стоимость  сопровождения составляет 20% от стоимости  приобретаемых лицензий.

С= Кос * 20%, (15)

где С - затраты на сопровождение СЭД;

Кос - затраты  на приобретение лицензии.

С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.

Общая стоимость  затрат на внедрение:

З=С+ Ко, (16)

где З - затраты на внедрение СЭД;

С - затраты  на сопровождение СЭД;

Кос - затраты  на приобретение лицензии.

З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.

Необходимо  рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.

Максимальную  стоимость расходуемой в месяц  бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.

Месячные  расходы на бумагу составят:

М=Г * Б * Н * Т, (17)

где Г - количество рабочих дней в месяце;

Б - количество листов на одного сотрудника в день;

Н - стоимость  одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);

Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.

М=21*15*150*184=8694 руб.

Стоимость сбереженного рабочего времени оценить  еще сложнее. В первую очередь  она складывается из следующих факторов:

1) экономия  усилий за счет повторного  использования существующих документов;

2) экономия  времени на поиск нужных документов  за счет систематизации в хранении  документов и эффективных средств  поиска информации;

3) ускорение  всех бизнес-процессов за счет  их автоматизации, формализации  и контроля исполнительской дисциплины.