Внедрение системы электронного документооборота на предприятии

Так как  любая организация постоянно  занимается решением достаточно похожих  друг на друга задач, то очевидно, что  возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Необходимо учесть, что практически для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) – 12018 руб.

В=И * К * Э, (18)

где В - экономия от внедрения СЭД;

И - количество сотрудников;

К - среднемесячные расходы на одного сотрудника;

Э - экономия трудозатрат, %.

В=184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 руб.

В среднем  сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев  сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.

Расчет экономии трудовых затрат после внедрения  СЭД в месяц

Т= ((10 раз/день * 2 мин. + 10 раз/день * 10% •2 мин) *1/ (8 час. * 60 мин) *12018 руб. *184) /12= 8431,8998 руб.

Экономия  трудозатрат после внедрения  СЭД в месяц составит:

Э=Т+В, (19)

где Т - экономия трудовых затрат после внедрения СЭД;

В - экономия от внедрения СЭД.

Экономия  средств в месяц при внедрении  СЭД составит:

Э= 10572,64 +8431,8998 =19004,539 руб.

С=Э+М, (20)

где Э - Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц;

М - Месячные расходы на бумагу.

С=19004,539 +8694=27698,539 руб.

Экономия  средств в год при внедрении СЭД составит

Сг=12 * С, (21)

где С - экономия средств в месяц при внедрении СЭД.

Сг =12 * 27698,539 =332382,46 руб.

Срок окупаемости

П=З/Ко* 12, (22)

где П - срок окупаемости;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - доход  от внедрения мероприятия.

П= (224931,72/332382,46) *12=8,12 мес.

Срок окупаемости  мероприятия составил 8,17 месяца. Экономический  эффект можно рассчитать по формуле:

Н = Сг - З, (23)

где Н - экономический  эффект;

З - затраты на внедрение СЭД;

С - экономия при внедрении СЭД в год.

Н = 332382,46 ­ 224931,72=107450,74 руб.

Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический  эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и  проведения процесса внедрения. Следует  отметить, что экономическая эффективность  будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном  архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава3. Менеджерское обеспечение внедрения  проекта.

3.1. Стратегия кадровой политики в связи с внедрением проекта.

Успех деятельности предприятия зависит от множества  факторов: ситуации на рынке, конкурентов, технической оснащенности предприятия, знаний, навыков и умений.

А от того, какой уровень этих знаний, умений и навыков, зависит то, какой результат  может получить предприятие от самой  производственной деятельности. Специально организованное обучение позволяет  достичь максимальных результатов  и за более короткий срок.

Повышение квалификации направлено на последовательное совершенствование профессиональных знаний, умений и навыков, рост профессионального  мастерства.

К тому же, как уже говорилось ранее, на предприятии  ведется стремительно расширение и  обновление производства, также внедряются новые технологии, которые требуют  соответствующих умений и знаний в своем использовании. И поэтому  появляется необходимость обязательного  профессионального обучения.

Расширение  производств осуществляется с целью  расширения выпускаемых видов продукции, повышения производительности труда  работников цехов, увеличения объемов  производства и других видов оборудования. И поэтому остро ставится вопрос, что работникам прежде всего нужно знать и уметь в производственной деятельности?

Все это  вызывает необходимость организации  работы по подготовке рабочих и др.

Поскольку одной из форм повышения квалификации является освоение смежных профессий, то система повышения квалификации в ОАО «АМЗ» должна включать производственно-технические курсы, курсы обучения вторым и совмещаемым профессиям, курсы целевого назначения по изучению новых изделий, оборудования, технологии, школы по изучению передовых методов работы. Обучение может проводиться, как с отрывом от производства, так и без отрыва от производства. Наиболее удобным и выгодным для завода является обучение без отрыва от производства.

Исходя  из самого названия «курсы по обучению вторым и смежным профессиям», можно  догадаться о целях и задачах  таких курсов. Однако следует иметь  в виду одну их особенность. Если исходить из сути повышения квалификации, когда  повышается разряд рабочего (или профессиональное мастерство в пределах разряда) по уже  имеющейся у рабочего профессии (специальности), то освоение других профессий  вроде бы не имеет отношения к  повышению квалификации. Но все зависит  от того, что это за профессии  и с какой целью они осваиваются. Если рабочий осваивает смежные профессии, т.е. находящиеся в тесной связи с основной, относящиеся к комплексу взаимосвязанных работ, на выполнении которых начинает специализироваться рабочий (работник), это можно рассматривать как повышение его квалификации, универсализма, условие применения более рациональных форм организации труда при работе по своей прежней профессии.

Если  же осваиваются далекие друг от друга  профессии (вторые, третьи и т.д.), как  условие маневренности в трудообеспеченности рабочего, как предпосылки внутризаводского движения рабочих, такое обучение ближе к переподготовке кадров (освоение профессий про запас).

Предприятие также проводит анализ дифференциации уровня заработной платы в зависимости  от квалификации рабочих, с целью  выяснения материальной заинтересованности работников в повышении квалификации.

На предприятии  большое внимание в основном уделяется  обучению специалистов инженерных служб. То есть существует необходимость обучения персонала рабочих специальностей.

Предлагается  расширить ряд существующих смежных  профессий, и провести дополнительные обучение по специальностям, которые связанны с теми производствами, в которых на данный момент ведется расширение и обновление.

К таким  производствам относится:

- металлургическое  производство;

- сталелитейное  производство.

Те специалисты, которые работают в производственных отделениях, где идет спад в производстве (производство грузоподъемной техники, сельхозтехники и т.д.) могут пройти обучение на смежные профессии. В  дальнейшем этих специалистов можно  будет направлять на работу в те производственные отделения, где идет расширение и обновление производства.

Необходимость повышения квалификации обусловлена  различными причинами – поэтому  оно может быть организовано в  различных формах, и быть рассчитано на различные сроки. Так, процесс  обучения, направленный на повышение  квалификации, может быть осуществлен  с отрывом и без отрыва от производства (система вечернего и заочного образования, самостоятельное освоение, с выбором форм, видов и сроков повышения квалификации исходя из желаемых результатов).

Поэтому следует разработать конкретные показатели, характеризующие работу по повышению квалификации на предприятии. Такими показателями являются: доля труда (процента выполнения норм выработки), снижение брака и т.п.

Только  с помощью проведения комплекса  предложенных мероприятий, социально-экономический  эффект будет иметь положительный  результат.

Кадровую  политику ОАО «АМЗ» рассматривает в качестве определяющего фактора, обеспечивающего достижение заводом своих стратегических целей: повышения конкурентоспособности, достижения ведущего положения на рынке и выполнения им своей миссии.

Кадровая  политика направлена на удовлетворение потребностей организации в лояльной, качественно и устойчиво функционирующей, удовлетворенной своим положением рабочей силе.

Целями  кадровой политики являются:

• построение хорошо адаптируемой к условиям рынка обучающейся организации
• обеспечение высокого уровня профессиональной подготовки персонала
• обеспечение максимально эффективного его использования
• достижение добросовестного и ответственного отношения к труду
• достижение высокой лояльности работников к предприятию

Составляющими функциональными блоками кадровой политики ОАО «АМЗ» являются:

• Анализ и формирование внешнего рынка труда
• Кадровое планирование
• Поиск, отбор и найм, учетно-отчетная кадровая работа
• Профессиональное обучение, подготовка и развитие персонала
• Работа по управлению персоналом
• Оценка работы персонала
• Оптимизация численности персонала
• Управление затратами на персонал
• Работа по охране труда и здоровья работников
• Работа по обеспечению надлежащих социально-бытовых условий трудовой деятельности и жизни работников
• Работа по обеспечению социального партнерства, в том числе работа с общественными организациями (женскими, молодежными, ветеранскими, профсоюзными)
• Формирование и управление корпоративной культурой

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.2.Стратегия взаимодействия с потребителями продукции, выпущенной на данном предприятии.

Продвижение товара на рынок - это комплекс мероприятий, направленных на формирование спроса и стимулирование сбыта продукции, т.е. в конечном итоге - на увеличение объема продаж. Продвижение включает в себя рекламу в самых разнообразных формах и стимулирующие мероприятия. Рекламировать предприятие и выпускаемую продукцию необходимо  для того, чтобы поднять престиж предприятия в глазах партнеров и привлечь внимание  новых клиентов.

Многие  фирмы появляются на страницах  газет  и журналов, на экранах телевидения, выступая спонсорами  каких-либо мероприятий.

ОАО «АМЗ» не имеет достаточно денежных ресурсов, чтобы выступать спонсором хотя бы в масштабах региона. Но в городе завод старается оказывать материальное содействие всем крупным мероприятиям - всевозможные конкурсы, день города, празднование юбилейных дат общественных организаций, школьных и культурных учреждений.

К празднованию юбилейной даты – 110 лет Ашинскому

металлургическому заводу, были выпущены иллюстрированные проспекты и календари.

Реклама является мощным двигателем торговли. Она побуждает у людей любопытство, побуждает их навести справки по телефону или  своими глазами посмотреть на предлагаемый товар. Она позволяет достичь требуемого объема продаж при меньшем количестве визитов к покупателям.

ОАО «Ашинский метзавод» помещает свою рекламу в газетах и журналах.

При изменении  цен на продукцию ОАО «АМЗ» выпускает прайслисты на весь ассортимент выпускаемой продукции с указанием ГОСТов, цен без НДС и с НДС.

Таким образом, в рекламе необходимо принять  во внимание отраслевые особенности ОАО «АМЗ» такие как :

- ориентация  не на широкий круг потребителей, а на узких, продолжающих технологическую цепочку металлургического комплекса изготовителей конечной продукции;

- сравнительно долгий период жизненного цикла товара ( в среднем от 10 до 30 лет и более) предопределяет эффективность и целесообразность проведения рекламной компании, ориентируясь на постоянный круг потребителей традиционных видов продукции.

Рекламная компания должна основываться на следующих  моментах:

- ориентировать  рекламные действия на потребителя  ближнего и дальнего зарубежья, для чего активно использовать участие в ярмарках и выставках отраслевой направленности, продолжать публикацию рекламной информации о ОАО «АМЗ» в профильных изданиях, в периодической печати;