Делопроизводства в системе управления персоналом

АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ИМЕНИ А.С. ПУШКИНА

АЛТАЙСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

 

Факультет: Экономики и инвестиций

Специальность: «Государственное и  муниципальное управление»

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ (КОНТРОЛЬНАЯ) РАБОТА

 

по дисциплине

_____________________________________________________________

вариант (или тема )

_________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Работа выполнена:

«__» _________________ 20__г

Студентом ____________курса

Ф._________________________

И._________________________

О._________________________

Работа проверена:

«__» _________________ 20__г

Оценка_____________________

Преподователь_______________

____________________________

____________________________

 

Барнаул2014

 

 

Введение

Актуальность исследования. В современной социально-экономической  обстановке в условиях поиска оптимальных  путей информатизации общества и  вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение много аспектной проблемы документационного обеспечения  управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают  нормативный или упорядоченный  характер. 
К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия. 
В связи с этим необходимость  исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна. 
Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения. 
Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом. 

1. Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

 

 Современное законодательство требует  от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные  аспекты трудовых отношений с  работниками. Разрабатывают и оформляют  такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с  юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому  кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового  права. 
За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической  ответственности.

Методические документы по управленческому  труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие  документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации  работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные  стандарты.В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный  стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов. 
Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный

Федеральной  архивной службой, дает исчерпывающий  список внутренних документов, а также  регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической  значимости. 

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена  типовая форма первичных учетных  документов, то предприятие вправе разработать форму документа  самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам. 
Предприятие имеет право при  необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные  формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.)

При заполнении унифицированных или  самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно  заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных  документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства. 

 

 

 

1.2 Основные понятия системы  документационного обеспечения  управления персоналом, структура  и место в системе управления  персоналом.

 

Документационное обеспечение  управления является важной составной  частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно  влияющей на оперативность и качество управления. 
Процесс принятия управленческого  решения состоит из: получения  информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы  самым тесным образом связаны  с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение  управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами. 
Термин "документационное обеспечение управления" вошел  в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию  благодаря активному внедрению  в сферу работы с документами  средств вычислительной техники  и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее  удобен в употреблении, так как  он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности  его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня  как синонимы. 
Тем не менее, между данными  терминами все-таки существуют некоторые  различия. 
Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда  речь идет о компьютерных технологиях  работы с документами. 
Термин "делопроизводство" преимущественно используется при  описании организационной стороны  и традиционных приемов работы с  документами.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) - вид обеспечения  управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и  управляющих воздействий по изменению  ее состояния. 

Основой документационного  обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного  обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой  отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных  и взаимодополняющих направления: документирование 
организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб  всеми документами, составленными  в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным  подразделениям компаний и прочим субъектам  за пределами организации . 
Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов. 
В рамках системного подхода  организация - это социально-экономическая  целостная система, и как всякая целостная система обладает известным  количеством конкретных компонентов, частей. 
Система управления любой  организацией включает в себя как  обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие). 
числе и в системе управления персоналом. 

 

 

 

 

К свойствам системы документационного  обеспечения управления персонала  относятся: наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных; 
наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели; расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня; 
наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

При этом основными задачами документационного обеспечения  управления являются: 
1) Сокращение информационных  потоков до оптимального минимума. 
2) Обеспечение упрощения  и удешевления процессов сбора,  обработки и передачи информации  с помощью новейших технологий  автоматизации этих процессов. 
С ростом масштабов предприятия  и численности его сотрудников  вопрос об эффективности документационного  обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: руководство теряет целостную картину происходящего; структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность.

Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты; 
это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических,

коммуникационных и т.д.; приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций; оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

 
Таким образом, система документационного  обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления  управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет  собой создание документов, т.  е. их составление оформление  согласование и изготовление. 
2) Организация работы  с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения  и использования документов. 
3) Систематизация архивного  хранения документов - определение  правил хранения создаваемой  в организации информации, ее  поиска и использования для  поддержки принятия управленческих  и других решений. 
От технологии организации  работы с документами и от качества создаваемых документов зависит  не только оперативность и эффективность  управленческих решений, но и общие  показатели результатов деятельности организации. 
Без налаженной системы документационного  обеспечения управлениятрудно построить  эффективное управление. 
 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства  в системе управления персоналом

 
 Любой работодатель, вне  зависимости от того, юридическое  или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами  организации труда, управления трудовыми  отношениями и регламентированием этих процессов. 
Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс  управления значительного числа  участников, определенной последовательностью  подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается  как в документировании, так и  в соответствующем управлении документами. 
Наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией. 
Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов  управления персоналом и подразумевает  организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. 
Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.