Делопроизводства в системе управления персоналом

Система управления персоналом организации - система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций [30].Подсистема общего и линейного руководства осуществляет: управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: руководитель организации, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадира.

Подсистема планирования и маркетинга персонала выполняет следующие функции: разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.

Подсистема управления и учета персонала осуществляет: организацию найма персонала, организацию собеседования, оценки, отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми отношениями проводит: анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.

Подсистема обеспечения нормальных условий труда выполняет такие функции, как соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, военизированной охраны организации и отдельных должностных лиц.

Подсистема управления развитием персонала осуществляет: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую периодическую оценку кадров, организацию рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.

Подсистема управления мотивацией поведения персонала выполняет следующие функции: управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка систем оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Подсистема управления социальным развитием осуществляет: организацию общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, обеспечение детскими учреждениями, управление социальными конфликтами и стрессами, организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления, организацию социального страхования.

Подсистема развития организационной структуры управления выполняет такие функции, как анализ сложившейся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработка штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработка и реализация рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.

Подсистема правого обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

В зависимости от размеров организаций состав подразделений будет меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение.

Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессиональное и социальное развитие.

В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

1.6 Документирование оценки деятельности  персонала

 
Оценка деятельности персонала осуществляется:

— при проведении аттестации;

— при присвоении квалификационных разрядов;

— при вынесении взысканий;

— при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

Документационное сопровождение работы аттестационной комиссии включает:

правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии; график проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место проведения аттестации; дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа; мотивированный отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:

 

 

 

 

а) фамилия, имя, отчество;

б) замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются к отзыву;

решение, принятое комиссией по результатам аттестации;

аттестационный лист гражданского служащего;

протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения и результаты голосования;

правовой акт государственного органа или решение представителя нанимателя о том, что гражданский служащий:

— подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста;

— направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

— понижается в должности гражданской службы; специальный правовой акт (приказ, распоряжение), который издается в том случае, когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания.

1.7 Организационная структура

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом

в МЭС Урала

 

2.1 Общая характеристика  МЭС Урала

 

Полное наименование:

 

ФИЛИАЛ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЕТЕВАЯ КОМПАНИЯ ЕДИНОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ» - МАГИСТРАЛЬНЫЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ УРАЛА

Сокращенное наименование – МЭС Урала.

МЭС Урала является филиалом, не имеющим статуса юридического лица и осуществляющим часть функций ОАО «ФСК ЕЭС»

История МЭС Урала началась в 1997 году. Тогда 30 июня для осуществления ремонтно-эксплуатационного обслуживания объектов электросетевого комплекса 500 кВ было создано территориально обособленное подразделение РАО «ЕЭС России» – Уральские межсистемные электрические сети. Спустя пять лет, 9 сентября 2002 года, Межсистемные электрические сети Урала были преобразованы в филиал ОАО «ФСК ЕЭС» – Магистральные электрические сети Урала. С 2004 по 2006 год в результате структурной реформы РАО «ЕЭС России» произошло укрупнение компании: сетевой комплекс 220 кВ из АО-энерго перешел в пользование ОАО «ФСК ЕЭС». В результате этого, объем обслуживаемого оборудования МЭС Урала увеличился более, чем в 2 раза. Электросетевые объекты МЭС Урала являются узловыми и находятся в транзите между Сибирью, Казахстаном и Европой.

Сфера деятельности:

Деятельность МЭС Урала охватывает территории семи субъектов РФ общей площадью 801,5 тысяч кв. км с населением около 17 млн человек. В зоне ответственности МЭС Урала находятся 105 подстанций 35-500 кВ суммарной трансформаторной мощностью 27 496 МВА. Общая протяженность линий электропередачи по МЭС Урала составляет 15 664 км.

Миссия:

Основными целями деятельности Филиала в части закрепленных магистральных электрических сетей являются:

- обеспечение  надежного функционирования, повышения  эффективности работы и развития  Единой энергетической системы  Российской Федерации, включая изолированные  энергосистемы;

- создание  условий для эффективного функционирования  оптового рынка электроэнергии;

- реализация  государственной политики в электроэнергетике;

- осуществление  эффективной эксплуатации и централизованного  технологического управления электрическими  сетями, являющимися частью Единой  энергетической системы России;

- реализация  единой стратегии в области  инвестиций и привлечения капитала  для решения общесистемных задач  развития электрических сетей  и Единой энергетической системы  России;

- реализация  научно-технической политики и  внедрения новых прогрессивных  видов техники и технологий.

Стадия развития:

В эксплуатационном обслуживании МЭС Урала находятся электросетевые объекты, расположенные на территории семи субъектов Российской Федерации общей площадью 801,5 тыс. кв. км (около 4,7% территории страны): Свердловская область; Челябинская область; Пермский край; Курганская область; Кировская область; Оренбургская область;

Все электросетевые объекты находятся в стадии модернизации и развития в соответствии с планами стратегического развития.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.2 Характеристика управления  персоналом в МЭС Урала

 

Общие положения

 

1. Служба управления персоналом (далее – СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»-Магистральные электрические сети Урала (далее МЭС Урала).
2. Создание, ликвидация или реорганизация службы управления персоналом осуществляется приказом  Генерального  директора МЭС Урала.
3. Службу управления персоналом возглавляет начальник службы, назначаемый приказом Генерального  директора МЭС Урала по согласованию с заместителем генерального директора по корпоративным сервисам.
4. Начальник службы управления персоналом в своей работе непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по корпоративным сервисам.
5. В своей деятельности служба управления персоналом  руководствуется:

• действующими законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

• уставом ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (далее Общества);
• организационно-распорядительными документами Общества;
• приказами и распоряжениями Генерального  директора МЭС Урала;
• организационными документами МЭС Урала:
• - штатным расписанием подразделения;
• - настоящим Положением;
• - должностными инструкциями;
• - правилами внутреннего трудового распорядка;
• - действующими правилами и нормами охраны                            труда,техники
• безопасности, производственной санитарии и противопожарной
• безопасности, действующими в Обществе;
• - локальными нормативными актами по основной деятельности
• (программами, регламентами, процедурами, инструкциями,
• стандартами и т.д.);