Делопроизводства в системе управления персоналом

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования  у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений. 
Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая  трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии  и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают  документальное оформление. 
Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение.

 

 

 

 

 

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы. 
К сожалению, сегодня не все  работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений. 
Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку: локальных нормативных актов, 
документов по управлению персоналом и охране труда, 
первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, 
учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших  знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя. 
О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что  любой кадровый документ имеет юридическую  и даже коммерческую ценность. 
Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально  оформить трудовые отношения и формализовать  кадровые процедуры, но и решить множество  других задач и обезопасить себя от негативных последствий. 
При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может  выступать в качестве письменного  доказательства, и ее отсутствие может  привести к неблагоприятному для  работодателя исходу дела . 
Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко  регламентировать взаимоотношения  работодателя и работника, права  и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально  закрепить единые принципы корпоративных  отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом. 
  

 

 

1.4 Общие нормы организации документационного  обеспечения системы управления  персоналом 
  
Основными исходными данными  для правового регулирования  документационного обеспечения  системы управления персоналом предприятия  являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы президента Российской Федерации; постановления Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор учредителей организации; философия организации; коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и подразделениях.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки  и движения документов с момента  их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному  обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может  либо осуществляться непосредственно  в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников. 
Требования к оформлению документов базируются на государственных  стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в  области документов и делопроизводства являются: 
ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.В настоящее время документы  составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных  и машиночитаемых документов, предназначенных  для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации плановой (плановые задания  по кадровым вопросам, заявки на молодых  специалистов, наряды, плановые расчеты  по численности, оплате труда и т.п.); первичной учетной (по учету  труда и заработной платы); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и  т.п.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному  страхованию и т.п.); 
организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение  службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному  назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами. 

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется  ряд документов в соответствии с  вышеприведенной классификацией: проекты  приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации  характер. Порядок работы с ней  регулируется внутренними правилами  и положениями. Особое внимание уделяется  контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего  этапа является то, что если в  кадровых службах государственных  учреждений и предприятий сохраняются  традиции обязательного строгого и  четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто  недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость  создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны  считать документацию, возникающую  в деятельности этих организаций, частной  собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются  установленные государством правила  ведения делопроизводства и сдачи  документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом

 

 

 

 

 

 

Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Таким образом, при осуществлении  кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента  предприятия (организации) являются: повышение  конкурентоспособности предприятия  в рыночных условиях; повышение эффективности  производства и труда, в частности  достижение максимальной прибыли; обеспечение  высокой социальной эффективности  функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких  задач, как: обеспечение потребности  предприятия в рабочей силе в  необходимых объемах и требуемой  квалификации; достижение обоснованного  соотношения между организационно-технической  структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование  потенциала работника и производственного  коллектива в целом; обеспечение  условий для высокопроизводительного  труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников).

 

1.5 Сущность и функции  системы управления персоналом

 

Сущность кадрового менеджмента организации, - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития, занятых на нем работников. Несмотря на многообразие определений управления персоналом, мало чем отличающихся друг от друга по своей сущности, имеются и такие, которые свидетельствуют, что данное понятие не получило четкого толкования. Например, отмечается, что управление персоналом связано с изучением человеческих ресурсов в управлении, т.е. касается непосредственно кадрового потенциала управления, когда сам персонал управления рассматривается как некий объект управленческих решений. С такой подменой объектов управления (персонал предприятия на персонал управления предприятием) вряд ли можно согласиться.

Существо любой деятельности может быть охарактеризовано конкретным перечнем составляющих ее работ или ее составными элементами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются:

- повышение  конкурентоспособности предприятия  в рыночных условиях;

- повышение  эффективности производства и  труда, в частности достижение  максимальной прибыли;

- обеспечение  высокой социальной эффективности  функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач.

- обеспечение  потребности предприятия в рабочей  силе в необходимых объемах  и требуемой квалификации;

- достижение  обоснованного соотношения между  организационно-технической структурой  производственного потенциала и  структурой трудового потенциала;

- полное  и эффективное использование  потенциала работника и производственного  коллектива в целом;

- обеспечение  условий для высокопроизводительного  труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка  у работника привычки к взаимодействию  и сотрудничеству;

- закрепление  работника на предприятии, формирование  стабильного коллектива как условие  окупаемости средств, затрачиваемых  на рабочую силу (привлечение, развитие  персонала);

- обеспечение  реализации желаний, потребностей  и интересов работников в отношении  содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного  и должностного продвижения и  т.п.;

- согласование  производственной и социальных  задач (балансирование интересов  предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности);

- повышение  эффективности управления персоналом, достижение целей управления  при сокращении издержек на  рабочую силу.

Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. В ряде организаций формируются системы управления персоналом, объединяющие подединымруководствомзаместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами.