Делопроизводства в системе управления персоналом

 

2.3 Характеристика персонала  организации

Общая численность персонала предприятия составляет 2800 человек.

Из них - 224 женщины, остальные – мужчины.

Схема 3 – Состав персонала по полу

 Схема 3.

Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

В организации работают 1600 человек – в возрасте 45-60 лет, 1000 человек – в возрасте от 22-27 лет, 200 человек – в возрасте  20-30 лет.

Схема 4 – Состав персонала по возрасту

Схема 4.

2.4 Глоссарий

 

Сокращение		Полное название
АСУД	-	Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС».
Автор поручения	-	руководитель, выдавший поручение/лицо, подписавшее документ.
ГОСТ	-	ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов».
ГСДОУ	-	Государственная система документационного обеспечения управления.
ДЗО Общества	-	Дочерние и зависимые общества ОАО «ФСК ЕЭС».
Делопроизводители	-	1. Специалисты ОУД 2. Работники структурных  подразделений, ответственные за  ведение делопроизводства в отделе, службе.
Контролер(-ы)	-	Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.
КПЭ	-	Ключевой показатель эффективности.
Модуль «Федерация АСУД»	-	Функциональная возможность, реализованная в системе АСУД, позволяющая пользователям ОАО «ФСК ЕЭС», ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС», компаний, подключенных к АСУД (например,   ОАО «Холдинг МРСК»), осуществлять децентрализованный обмен документами и участвовать в обработке документов (например, согласование, ознакомление, контроль исполнения и др.).
МЭС Урала	-	филиал ОАО «ФСК ЕЭС» - Магистральные электрические сети Урала.
ПМЭС		Филиалы ОАО «ФСК ЕЭС»: Свердловское ПМЭС, Южно-Уральское ПМЭС, Пермское ПМЭС.
Филиалы	-	филиалы ОАО «ФСК ЕЭС» - магистральные электрические сети и предприятия магистральных электрических сетей.
Общество	-	Открытое акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы».
Органы власти всех ветвей и уровней	-	Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации; Правительство Российской Федерации и правительства стран СНГ, Государственная Дума Федерального собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального собрания Российской Федерации, органы исполнительной власти, главы республик, краев и областей.
ОРД	-	Организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность Общества формируемые в виде приказа или распоряжения.
Ответственный исполнитель	-	Лицо(-а), ответственное(-ые) за своевременность, качество и полноту исполнения документов (поручений), поставленных на контроль.
Поручение	-	Документ, издаваемый Председателем Правления, первыми заместителями Председателя Правления, заместителями Председателя Правления, заместителем Председателя Правления - главным инженером, содержащий поручения курируемым подразделениям или должностным лицам.
Приказ	-	Организационно-распорядительный документ, который издается в установленном порядке по вопросам деятельности Общества, в том числе по кадровым, во исполнение решений органов управления Общества, законов и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации. Приказы имеют право подписывать: - Председатель Правления, а в  его отсутствие - лицо, назначенное исполняющим его обязанности; - первые заместители Председателя  Правления при наличии доверенности (предоставляющей право подписания  распорядительных документов) или  приказа Председателя Правления, предоставляющего такое право.
Протокол совещания	-	Документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности, включая принятые по их итогам решения.
Рабочая группа	-	Совокупность исполнителей, осуществляющих выполнение производственных задач и несущих ответственность за результат работ.
Распоряжение	-	Организационно-распорядительный документ, издаваемый в установленном порядке по организационным и оперативным вопросам, стоящим перед конкретными подразделениями и работниками Общества. Распоряжения имеют право подписывать Генеральный директор, заместители Генерального директора.
Регламентирующие документы	-	Нормативные документы Общества (положения, регламенты, инструкции, методики и т.д.) а также документы издаваемые органами власти всех ветвей и уровней, устанавливающие требования (порядок, механизм) осуществления текущей деятельности.
Нормативные документы Общества	-	Документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов.
Руководство Общества	-	Председатель Правления, первые заместители Председателя Правления, заместители Председателя Правления, Заместитель Председателя Правления - главный инженер и директора   ОАО «ФСК ЕЭС».
Руководители структурных подразделений	-	Руководители структурных подразделений МЭС Урала, руководители структурных подразделений ОАО «ФСК ЕЭС»
Руководители филиалов	-	директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - ППМЭС,  ЮУПМЭС, СПМЭС, их заместители.
Руководители организаций	-	Генеральные директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС, ДЗО Общества и директора ПМЭС.
Соисполнители	-	Лица, заинтересованные или задействованные при реализации описываемой деятельности (процесса).
Структурные подразделения	-	структурные подразделения исполнительного аппарата   ОАО «ФСК ЕЭС», структурные подразделения филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала
Указание	-	Документ, издаваемый директорами Общества или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции и полномочий для организации выполнения функциональных задач, возложенных на подчиненные подразделения и указывающий как действовать во исполнение тех или иных поручений.
Центр компетенции	-	Структурное подразделение МЭС Урала или должностное лицо, уполномоченное руководством МЭС Урала, осуществляющее планирование, организацию и непосредственное участие в процессе, контроль организации и осуществления деятельности, а также являющееся ответственным за эффективность достижения результатов в рамках курируемого направления деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

В данной курсовой работе были рассмотрены методологические основы системы документации управления персоналом, основные понятия, структура и место в системе управления персоналом. Большое внимание уделено роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. На примере конкретного предприятия -  МЭС Урала, был проведен анализ системы документационного управления персоналом

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.

Современные технологии позволяют автоматизировать весь цикл работы с документами: от создания и редактирования документов, их регистрации, контроля исполнения, информационно-справочной работы, ведения адресных книг и других баз данных, организации движения документов внутри компании, учреждения, фирмы (визирование, согласование документов), прием-передача документов до организации полнотекстового электронного архива. Наиболее распространенным подходом к решению данной задачи для мелких и средних предприятий является совершенствование выполнения отдельных видов работ путем применения универсальных информационных технологий (ИТ). Подобная стратегия, ориентированная на существующую структуру предприятия достаточно проста в реализации.

Анализ системы документационного обеспечения управления персоналом, представленный по материалам МЭС Урала, основным направлением деятельности которого является осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России, показал, что объем документооборота значительный и наблюдается тенденция роста документооборота. Исследование системы документационного обеспечения управления персоналом не выявило никаких существенных проблем, которые требуют системного решения. Наоборот, использование современных информационных технологий - внедрение системы электронного документооборота позволило поднять работу менеджера по управлению персоналом на качественно иной уровень и способствовало повышению оперативности деятельности предприятия в целом: рост производительности труда сотрудников, уменьшение времени обработки документов, уменьшение расходов на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы.

1.Налоговый кодекс РФ (часть вторая). Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ (принят ГД ФС РФ 19.07.2000)

2.Бармаков Б.П., Документооборот на предприятии // Босс. - 2009.- № 8.

3. Белов А.А., Волкова Н.С. Синергетический подход к организации и документационному обеспечению управления /Иван. гос. энерг. ун-т. - Иваново, 2006.

4. Бобылева, М.В. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному. - М.: Изд. МЭИ, - 2004.

5. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. -СПб.: Питер, 2004.

6. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). 4-е изд. испр. и допол. - М.: ООО Журнал "Управление персоналом", 2003.

7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. - М.: Книга сервис, 2003.

8. Аудит кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов/Евроменеджмент - http://opros.emd.ru/business/kk/kd.php

9. Документопоток - www.termika.ru

10. Кадровое делопроизводство: постановка, ведение, восстановление - http://www.staffexpert.ru/content/Kadrovoe_deloproizvodstvo/

11. Совершенствуем документационное обеспечение управления предприятия - http://www.uprav.biz/materials/management/view/1471.html

12. Оценка правильности ведения кадровой документации - http://www.allunits.net/kadrdel.htm

13.Основной материал http://refoteka.ru/

14. Библиотека http://www.0ck.ru/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание

1. Введение……………………………………………………………..2
2. Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом……………………..3
3. 1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства…………………………………………………....3
4. 1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом…………………………………………………………..5
5. 1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом……………………………………………..9
6. 1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом…………………………………11 
   
7. 1.5 Сущность и функции системы управления персоналом…….15
8. 1.6 Документирование оценки деятельности персонала………...20
9. 1.7 Организационная структура…………………………………..22
10. Глава 2 Анализ системы документационного управления

персоналом в МЭС Урала………………………………………....23

11. 2.1 Общая характеристика МЭС Урала………………………….23
12. 2.2 Характеристика управления персоналом в МЭС Урала……25
13. 2.3 Характеристика персонала организации…………………….26
14. 2.4 Глоссарий………………………………………………………27
15. Заключение………………………………………………………...30
16. Список литературы………………………………………………..32