Значение коммуникаций в организациях. Анализ коммуникативных связей на примере ООО "КЛИМАТРОН"

Информационные бюллетени, публикации и видеозаписи сосредоточивают  общую информацию в организации. Крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые  содержат информацию для всех работников. В бюллетени могут входить  статьи с обзором предложений  по поводу управления, новых видов  продукции или услуг, которые  намечено предложить потребителям, ответы руководства на вопросы рядовых  сотрудников. Печатные материалы представляют возможность оценить данные по существу, а видеоматериалы позволяют персоналу  составить представление о стиле  и особенностях руководителей организации.

Современные информационные технологии могут способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Персональный компьютер, локальные  и глобальные сети, из которых наиболее известна сеть интернет, уже оказали  огромное воздействие на информацию.

Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации  и вне ее, любому количеству людей  одновременно. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя  друг другу в лицо.

ГЛАВА 3. РАЗВИТИЕ ЭФФЕКТИВНОЙ КОММУНИКАЦИИ (НА ПРИМЕРЕ ООО «КЛИМАТРОН»)

 

Изучение литературы по вопросам эффективности коммуникаций позволило  сделать вывод о том, что не существует единого, простого, всеобъемлющего инструмента или методики, которые  могли бы безошибочно оценить  эффективность коммуникации. Обычно используется некоторая комбинация различных методов измерения. Необходимо учесть каждый по отдельности или  несколько из следующих факторов:

– контент-анализ и мониторинг сообщений СМИ;

– пространственный анализ;

– опросы и исследования;

наблюдения, методы участия  и/или ролевые игры.

В рамках курсовой работы были использованы следующие методы:

Контент — анализ.

Наблюдение.

Анализ управленческой документации.

Развитие эффективности  коммуникации проводится по следующим  направлениям:

внутренние коммуникации в системе управления;

внешние коммуникации.

Компания «Климатрон»  осуществляет деятельность в сфере  установки и обслуживания кондиционеров  и тепловентиляционной техники  с 1991 года.

Среди клиентов ООО «Климатрон»  такие крупные компании, как автоцентр «Автоград», завод «Очаково».

Организационная структура  ООО «Климатрон» представлена на рис.3.1.

 
 

Рис.3.1. Организационная структура  ООО «Климатрон»

 

Организационная структура  компании «Климатрон» является формальным каналом передачи информации, установленным  администрацией и должностными обязанностями работников. Она связывает людей по вертикали и горизонтали внутри трудового коллектива. Однако социальные контакты не ограничиваются только формальными потоками информации, они включают и неформальные (социальные и психологические) способы взаимодействия.

В системе управления ООО  «Климатрон» используются следующие  основные коммуникации:

совещания (в большинстве  случаев производственные);

управленческая документация (приказы, распоряжения и т.д.).

Анализ совещаний позволил выявить следующие недостатки, препятствующие эффективной коммуникации:

Не составляется протокол совещания, что затрудняет осуществление  такой важной функции управления, как контроль.

Совещания, как правило, начинаются позже назначенного времени, так  как участники совещания опаздывают по различным причинам.

Вопросы, выносимые на совещание, предварительно не доводятся до участников, что приводит к недостаточной  подготовке присутствующих. Как следствие, совещание затягивается, или вопрос отправляется на доработку.

В целях повышения эффективности  данной коммуникации, необходимо следующее:

при подготовке совещания  необходимо определить: цель совещания  – описание ожидаемого результата, нужного решения, желательного итога; предмет обсуждения – тема совещания, которая должна быть актуальной, конкретно  сформулированной и представляющей интерес для участников совещания;

для повышения оперативности  участники должны быть не просто информированы  о правилах поведения на совещании, но и придерживаться их.

Правила поведения на совещании  для руководителя:

− начать и завершить  совещание в точно назначенное  время;

− сообщить о регламенте;

− согласовать правила  работы, уточнить повестку дня;

− назначить ответственного за регламент и протокол;

− регулировать деловитость  и направленность выступлений;

− соблюдать корректность дискуссии;

− использовать разнообразные  приемы для активизации внимания участников совещания;

− подводя итоги, обобщить все сказанное, сформулировать выводы, определить задачи на будущее;

− в заключение оптимизировать ситуацию, настроить персонал на эффективную  работу.

Правила поведения на совещании  для участников:

− не следует бояться  взять на себя ответственность за то, что вы говорите;

− не рекомендуется использовать провокационные вопросы или вопросы- ловушки, которые провоцируют конфликты, становятся причиной ухода от проблемы;

− в высказываниях быть конкретным, четким, корректным;

− оставаться естественным — самим собой, а «не играть роль»;

− выражать собственную  позицию.

После совещания необходимо направить усилия на выполнение принятых решений: проанализировать ход и  результаты; внимательно просмотреть  протокол результатов; создать условия  для реализации намеченных мероприятий.

Анализ управленческой документации ООО «Климатрон» свидетельствует  о том, что в компании преобладают  такие формы документов, как приказ и распоряжение. Приказы носят  в основном кадровый характер (около 80 %): прием, увольнение, взыскание, поощрение. Распоряжения по большей части относятся  к сфере производства (сроки начала и окончания работ, назначение ответственных).

Были выявлены следующие  недостатки в процессе коммуникации:

Коммуникация носит односторонний  характер. Отсутствует механизм обратной связи. После издания распоряжения не анализируется результат (выполнения или невыполнение распоряжений), что  отрицательно сказывается на системе  мотивации.

Коммуникация носит в  основном предопределенный характер, то есть не затрагивает стратегических вопросов.

В целях повышения эффективности  процесса коммуникации, необходимо соответствие документов следующим требованиям.

Приказ и распоряжение, как и любое управленческое решение, должны включать в себя ряд структурных  частей: мотивационная часть (указываются  мотивы, причины и повод появления  данного распоряжения); содержательная часть (включает общие ориентиры, что  и как требуется выполнить, отражение  взаимосвязей и взаимовлияний); обязывающая  часть (должна быть четкой и конкретной: кому, когда, что и где необходимо выполнять; кроме того, в ней указываются  меры обеспечения выполнения и контроля исполнения).

Рассмотрим внешние коммуникации компании. Компонентами внешней среды  ООО «Климатрон» являются: потребители, поставщики, конкуренты, органы власти. Анализ проводился по такому ключевому  компоненту, как клиенты.

Коммуникация в компании осуществляется по следующим направлениям:

привлечение клиентов;

взаимодействие с клиентами.

Коммуникационный процесс  по привлечению клиентов имеет следующие  недостатки:

В связи с экономическим  кризисом, который коснулся и деятельности исследуемой компании, сокращена  должность менеджера по продажам. Таким образом, отсутствует важное звено в процессе коммуникации. На предприятии не проводится системной  работы по поиску клиентов.

У компании отсутствует собственный  сайт.

В качестве основного средства коммуникации с целью привлечения  клиентов используется реклама в  СМИ (газеты «Караван — медиа» и  др.). По нашему мнению, большая часть  таких обращений теряется в «информационном  океане».

Таким образом, если оценивать  эффект воздействия маркетинговых  коммуникаций по прямым показателям (объем  продаж), можно сделать вывод о  неэффективности маркетинговых  коммуникаций (так как объем выручки  компании «Климатрон» по итогам 9 месяцев 2010 года ниже объемов выручки за аналогичный период 2009 года более  чем в 5 раз).

При взаимодействии с клиентами  существенных недостатков в процессе коммуникации не выявлено.

Развитие эффективности  процессов коммуникации в ООО «Климатрон» позволяет сделать вывод о том, что имеется большое количество барьеров, мешающих развитию коммуникации. Особое внимание обращает на себя отсутствие системы маркетинговых коммуникаций, что в конечном итоге может привести к потере рынка.

 
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним  из важнейших инструментов управления в руках руководителя является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также, получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его  способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь  наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие руководители понимают важность этой проблемы и уделяют этому  большое внимание. Так как без  коммуникации невозможно существование  никакой организованной группы людей.

В настоящее время не существует единой общепризнанной методики, позволяющей  оценить эффективность коммуникации.

В связи с этим была предпринята  попытка оценить эффективность  коммуникации на примере конкретного  предприятия с использованием нескольких методов. По итогам анализа представлены рекомендации по совершенствованию  процесса коммуникации.

Необходимо отметить, что  такому вопросу, как коммуникационный менеджмент, в сфере практической деятельности пока еще не уделяется  достаточного внимания. Возможно, это  связано с тем, что и сама теория коммуникации как наука является сравнительно молодой. Термину «коммуникационный  менеджмент» в российской науке  скоро исполнится четырнадцать лет (впервые его употребил А.Б. Зверинцев  в 1997 г.), но все еще не выработано единой точки зрения на суть этой деятельности.

 

 

СПИСОК  ЛИТЕРАТУРЫ 

7 нот менеджмента. - 5-е  изд., доп.- М.: ЗАО «Журнал Эксперт», 2001. - 656 с.

Беркутова Т.А. Маркетинговые  коммуникации. - М.: Феникс, 2008. - 254 с.

Виханский О. С. Менеджмент: Учебник для вузов./ О. С. Виханский, А. И. Наумов. – М., 1998.

Григорьева Н.Н. Коммуникационный менеджмент: учебный курс. - Электронный  ресурс Московского института экономики, менеджмента и права www.e-college.ru

Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачева Н.И. Основы менеджмента. М., 2000. – 432 с.

Каймакова М.В. Коммуникации в организации. - Ульяновск: УлГТУ, 2008. - 73 с.

Консалтинг в управлении проектами: пер.2-го англ.изд./ Филип  Уикхэм. - М.: Дело и Сервис, 2006. - 368 с.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: пер. с англ. - М.: «Дело», 1992. - 702 с.

Непряхин Н.Ю. Основы эффективной  коммуникации. - www.oratorica.ru

Основы теории коммуникации: Учебник / М. А. Василика. – М. : Гардарики, 2003.

Основы теории коммуникации. Учебно-методическое пособие / Сост. Ж.В.Николаева.- Улан-Удэ: ВСГТУ, 2004. - 274 с.

Плотников М.В. Эффективные  коммуникации в организации. - Электронный  ресурс www.elitarium.ru

Пригожин А.И. Методы развития организаций. - М.: МЦФЭР, 2003. - 864 с.

Рева В.Е. Коммуникационный менеджмент: Учебно-методическое пособие. Электронная версия, Пенза. Изд. ПГУ, 2003.

Федотова М.Г. Коммуникационный менеджмент: учебное пособие —  Омск: Изд-во ОмГТУ, 2006. — 76 с.

Шеметов П.В.  Организационные коммуникации: совершенствование и управление ими. - Электронный ресурс www.elitarium.ru

25

СИТУАЦИЯ  ДЛЯ АНАЛИЗА