Исследование системы коммуникаций на предприятии

>2.  Не откладываете ли вы срочные дела до последнего момента?

3. Вызывает  ли у вас смятение и неудовольствие поручение выступать с докладом, сообщением, информацией на каком-либо совещании, собрании или тому подобном мероприятии?

4. Стремитесь ли Вы при удобном случае познакомиться и побеседовать с новым человеком?

5. Любите ли вы делиться своими переживаниями с кем бы то ни было?

6. Трудно ли Вам включаться в новые для Вас компании (коллективы)?

7. Много ли у Вас коллег, с которыми Вы постоянно общаетесь?

8. Испытываете ли Вы затруднение, если приходится познакомиться с новым человеком?

9. Чувствуете ли Вы себя непринужденно, попав в незнакомый коллектив?

Стремитесь  ли Вы ограничить круг своих знакомых?

10. Долго ли Вас беспокоит чувство обиды, причиненной Вам кем-либо из Ваших коллег?

11. Боитесь ли вы участвовать в какой-либо комиссии по рассмотрению конфликтных ситуаций?

22. У вас есть собственные сугубо индивидуальные критерии оценки и никаких чужих мнений на этот счет вы не приемлете. Это так?

13. Охотнее ли вы излагаете свою точку зрения в письменной форме, чем в устной?

14. Собеседник передергивает смысл Ваших слов и вкладывает в них другое содержание. Так ли это?

     Данный тест поможет выявить  проблемы в сфере коммуникаций  на предприятии и позволит  разработать предложения по совершенствованию  методов управления коммуникациями  в организации. 

2.4. Диагностика системы  коммуникаций на  предприятии 

     Не смотря на, казалось бы, успешное функционирование системы коммуникаций ООО «Белые горы», повышение эффективности обмена информацией является одной из ключевых проблем в организации.

     Как и в любом другом предприятии в ООО «Белые горы» тоже существуют различные препятствия и возникают различные затруднения в сфере коммуникаций. К этим затруднениям можно отнести, например, несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления, что может повлечь за собой материальные убытки или какие-то несогласованности.

     Еще одним из недостатков является психологический настрой. Это может быть следствием, например, плохого настроения или отношения с сотрудниками по отдельности, или боязни общаться с директорами и начальниками.

     Другая причина трудностей в организационных коммуникациях – перегрузка каналов связи, которая может быть вызвана, как элементарной нехваткой технических средств связи и обработки информации, так и избыточностью информационных потоков. Примером такого затруднения именно на предприятии ООО «Белые горы» может служить отдел снабжения и сбыта, потому что в данном отделе существует постоянная перегрузка, так как в этот отдел поступает не только информация от высшего руководства и из других отделов, но и одновременно из внешнего окружения, т. е. внешней среды предприятия.

     Также важной проблемой на предприятии, которая препятствует эффективному коммуникационному процессу, является психологические различия в восприятии. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от образования, жизненного опыта, круга интересов, потребностей, эмоционального состояния.

     Очень важен также характер взаимоотношений между руководителем и подчиненным. В атмосфере доверия расширяются информационные потоки, и повышается точность информации: если руководители честны и открыты, информируя своих подчиненных, последние отвечают им тем же. На данном предприятии отношения между руководителем и подчиненными чисто формальные, так что никакой атмосферы доверия между ними не существует.

     Другая часть проблем межличностных контактов в организации связана с семантическими барьерами. Они проявляются в том, что слова-символы, используемые для кодирования информации, могут иметь разные значения для разных людей в зависимости от их профессии, социального статуса, национально-культурных различий, должности и т. д. Ситуация осложняется тем, что во многих организациях, а иногда даже в их структурных подразделениях, вырабатывается собственный жаргон, что также может служить источником смысловых искажений.

     Одна из причин, вызывающих затруднения в процессе коммуникации,- это фильтрация. В организации существует необходимость отбора или фильтрации сведений, чтобы при обмене информацией между подразделениями или уровнями управления направлять получателю только те сообщения, которые его касаются. Для ускорения движения информации и придания сообщению большей ясности информацию определенным образом сжимают: упрощают, обрабатывают, суммируют. Это может привести к отсеиванию одних и акцентированию других сведений, искажающих содержимое информации. Отсюда следует и ещё одна проблема в процессе коммуникаций - проблема качества информации, а также ее достаточности, своевременности, точности.

     Все выделенные коммуникационные проблемы можно изобразить схематически двумя методами: методом дерева проблем (приложение 1) и методом графа проблем (приложение 2).

     Таким образом, выделенные проблемы говорят о том, что их нельзя оставлять без внимания и в данном направлении необходимо проводить большую работу, например, посредством тренингов, специальных уроков на улучшение у сотрудников коммуникативных качеств, т.к. подавляющее большинство ими не владеет. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ КОММУНИКАЦИЙ ПРЕДПРИЯТИЯ ООО «БЕЛЫЕ ГОРЫ»

3.1. Разработка мероприятий  по совершенствованию  системы коммуникаций  на предприятии 

     При анализе коммуникационной системы были выявлены некоторые недостатки. Эти недостатки неблагоприятно влияют на предприятие в целом, поэтому необходимо провести ряд изменений в системе коммуникаций.

     Как уже отмечалось выше, существуют определенные средства передачи информации, одно из средств передачи – компьютерные сети. На предприятии ООО «Белые горы» они устарели. В качестве рекомендаций можно предложить обновление компьютерной базы. Данное мероприятие позволит увеличить скорость передачи информации, что в свою очередь повлияет на качество и скорость принятия управленческих решений, и их реализацию.

     Также в качестве мероприятий можно предложить ввод новой должности, которая будет называться психолог. Конфликты отрицательно влияют на передачу информации, тормозят процесс передачи информации, искажают данные и отрицательно действуют на всю работу предприятия. Он поможет избежать критических ситуаций, снять напряжение сотрудников предприятия при конфликтных ситуациях, и из этого следует, что должность психолога должна положительно повлиять на всю деятельность предприятия в целом.

     Можно предложить в качестве мероприятий курсы повышения квалификаций для управленческого персонала, где будут обучать коммуникационным умениям. Управленческий персонал научится работать с информацией и информационными потоками, что позволит улучшить коммуникационный процесс.

     Для налаживания обратной связи  можно самому руководителю посетить производственный участок, чтобы лично удостовериться, как претворяются в жизнь его указания. В качестве варианта обратной связи может быть использован опрос работников, который проводится лично или по анкетам. С помощью вопросов можно выявить, насколько чётко и полно доведены до работников цели и задачи деятельности подразделения, с какими реальными проблемами сталкиваются работники, получают ли они своевременную и необходимую для работы информацию, открыт ли их руководитель для предложений и для конструктивных критических замечаний, информированы ли сотрудники о грядущих переменах, которые могут отразиться на их работе, есть ли необходимость в повышении квалификации работника и т .д.

     Можно предложить систему сбора предложений, облегчающую поступление информации на верхние уровни управления. Устанавливаются ящики для подачи предложений в анонимном порядке. Предусматривается, что подавать идеи и предложения по совершенствованию любого управленческого или производственного процесса может каждый работник.  
 

3.2. Анализ эффективности мероприятий по совершенствованию системы коммуникаций на предприятии 

     Итак, эффективность предложенных мероприятий будет выражаться в:

1) минимизации искажений информации;

2) установлении доверительных отношений между руководителями и подчиненными;

3) укреплении корпоративной культуры;

4) повышении образовательного уровня сотрудников;

5) установлении дружественных отношений между подразделениями организации;

6) повышении   мотивации   работника   к   труду   и   новых   идей   по совершенствованию   любого управленческого   или   производственного процесса;

7) своевременном донесении информации к сотрудникам и аппарату управления;

8) повышении качества информации.

     Таким образом, используя предложенные в  третьей главе направления совершенствования  системы коммуникаций в организации, можно достичь данных результатов.

     Внедрение всего комплекса предложенных мероприятий  по совершенствованию системы коммуникаций ООО «Белые горы» позволит предприятию более эффективно управлять деятельностью персонала организации и, следовательно, получить наибольший экономический эффект. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение 

     Коммуникации  – это обмен информацией, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Если коммуникации налажены плохо, решения могут оказываться ошибочными, люди могут неверно понимать, чего же хочет от них руководство, или, наконец, от этого могут страдать межличностные отношения. Эффективностью коммуникаций часто определяют качество решений и то, как они в действительности будут реализованы.

     Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом) в рамках различных событий.

     Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

     Именно  потому, что коммуникации являются неотъемлемой частью всех основных видов  деятельности менеджера, их называют связующим процессом. Следовательно, эффективные коммуникации просто необходимы для успеха, как отдельного работника, так и организации в целом.

     Коммуникационный  процесс – обмен информацией между двумя или более людьми.

     Основная  цель коммуникации – достичь понимания обмениваемой информации, т.е. сообщения.

     Процесс коммуникации включает четыре базовых  элемента:

     1) Отправитель – лицо, генерирующее идею либо отбирающее информацию для передачи.

     2) Сообщение – собственно информация, закодированная в символы.

     3) Канал – средство передачи информации.

     4) Получатель – лицо, которому предназначена информация и которое ее интерпретирует.

     Эффективные коммуникации должны быть двусторонними: обратная связь необходима, чтобы  определить, насколько сообщение  было воспринято и понято. Менеджер не может полагаться на то, что все сказанное или написанное им будет понято точно так, как он хотел.

     В результате диагностики системы  коммуникаций на предприятии ООО  «Белые горы» были выявлены следующие  проблемы:

- прегрузка каналов связи

- утаревшие технические средства связи

- избыточность информационных потоков

- различный психологический настрой сотрудников

- психологические различия в восприятии

- статусные различия между руководителем и подчиненными

- семантические барьеры

- несвоевременное донесение информации к сотрудникам и аппарату управления