Классификация деловых совещаний

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

Введение………………………………………………………………………………………………3

Глава 1. Организация проведения деловых совещаний…………………….6

1. Классификация деловых совещаний…………………………………………6
2. Подготовка к совещанию………………………………………..12
3. Проведение совещания…………………………………………………………....22
4. Эффективность деловых совещаний……………………………40

Глава 2. Практические основы делового совещания………………….45

2.1. Методики ведения совещаний……………………………………..45

2.2. Роль руководителя  на разных этапах проведения  совещания…...48

Заключение…………………………………………………………..…..53

Список литературы…………………………………………………...…55

Приложение………………………………………………………...……56

 

 

 

 

Введение

Одной из основных острейших проблем современной российской экономики, очевидно, является острейший дефицит грамотных, владеющих новейшими знаниями в области менеджмента управленцев. Даже те немногие отечественные предприятия, которые можно сточки зрения общепринятых критериев эффективности бизнеса назвать относительно успешными, управляются, как правило, скорее талантливыми «лидерами-интуитивистами», чем хорошо подготовленными менеджерами.

Рыночные отношения, внедряемые в экономику, кардинально изменяют подходы к образованию в целом и методике подготовки экономистов - менеджеров в частности. В учебный план включён целый ряд новых дисциплин, формирующих менеджеров высшей квалификации, способного работать в новой социально – экономической среде. Важное место в такой подготовке, как показывает мировой опыт, занимает постижение науки и искусства менеджмента.

Слово «менеджмент» (от лат.«menagement») означает «управлять в хозяйственной сфере».

Для того что бы успешно  справляться с задачами управления, организатору производства нужны обширные знания и умение мыслить. Он должен знать законы развития природы и  общества,  изучить технику и  технологию производства, его экономику, организацию и планирование, а  также основы управленческой психологии. Вместе с тем ему необходимы знания и в области права, социологии и информации. Управление – творческий процесс, и здесь важны не только знания общих основ теории управления и специальные знания, но и умение анализировать конкретные ситуации, сложившиеся на данном участке производства, и делать из их анализа правильные выводы.

Чтобы принять обоснованное решение, недостаточно обладать высокой  профессиональной квалификацией. Многое зависит от индивидуальных способностей руководителя, его умение работать с людьми, личной инициативы, интуиции. Следовательно, чтобы научиться управлять, нужно решить две задачи: овладеть научными основами, т.е. теорией управления, и уметь творчески её применять, т.е. овладеть искусством управления.

Владея знаниями и искусством управления,  организатор должен уметь выбирать цели своей деятельности и вырабатывать стратегию, определяющие средства для их достижения; принимать  соответствующие выбранной стратегии  решения, за которые он понесёт персональную ответственность; осуществлять принятые им решения с помощью людей, находящихся в его распоряжение, т.е. уметь управлять ими.

Таким образом, определение  цели и выработка стратеги её достижения, принятые решения и управление –  это комплекс тех функций, которые  повседневно должен выполнять каждый руководитель.

Управление – это непрерывный  процесс воздействия на коллектив  людей для организации и координации  их деятельности в процессе производства для достижения наилучших результатов  при наименьших затратах.

Руководители управляют, использую свои знания и опыт. Знания помогают определить нужную стратегию и принять компетентное решение, а интуиция подсказывает, как именно управлять и контролировать. Поэтому управление является не только наукой, т.е системой знаний, но и искусством.

Цель – необходимо должным образом подготовить и организовать эффективное проведение делового совещания

Задачи:

1. Принципы классификации деловых совещаний.
2. Подготовка к совещанию.
3. Специфика каждого этапа проведения деловых  совещаний.
4. Эффективность деловых совещаний определяется продуктивностью технологий их проведения в организации.

 

 

 

ГЛАВА 1. ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОВЕДЕНИЯ ДЕЛОВЫХ СОВЕЩАНИЙ

1. Классификация деловых совещаний

 Важную роль в служебной деятельности играют деловые совещания. Специалисты по управлению определяют совещание как форму организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом в обсуждении тех или иных вопросов. Суть делового совещания заключается в том, чтобы обеспечить свободную дискуссию и выработать общее решение на основе широкого учёта мнений, в том числе и не соответствующих решениям администрации.

Чаще всего деловые  совещания проводятся:

• при необходимости принятия коллективного решения на основе равного права каждого высказывать и обосновывать своё мнение;
• если решение вопроса затрагивает интересы одновременно нескольких структурных подразделений организации или фирмы;
• если для решения вопроса необходимо воспользоваться мнениями   различных групп работников.

Кроме своего прямого назначения каждое рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, комплексно подходить к решению общих задач, достигать компромиссов, прививать навыки эффективного делового общения и т.п. Для некоторых сотрудников пребывание на деловом совещании - единственная возможность видеть и слышать руководителей высших уровней управления. Кроме того, на деловом совещании руководителю предоставляется возможность показать себя и раскрыть свой талант в области руководства коллективом.

Практика показывает, что  существует несколько видов деловых  совещаний, которые можно классифицировать по ряду оснований: периодичности проведения, числу участников, составу участников, целям проведения совещания, принципу назначения и по тематике.

По периодичности (частоте) проведения выделяются совещания:

• единичные (разовые);
• регулярные;
• периодические.

Разовые совещания могут собираться по «горящим» вопросам, требующим немедленного разрешения.

По «текущим» проблемам  эффективнее регулярные совещания.

Чтобы контролировать выполнение наиболее важных решений, необходимы периодические совещания.

По числу участников выделяют совещания:

• с узким составом лиц (2 – 5человек);
• расширенные совещания (6 – 20человек);
• представительные совещания (свыше 20человек).

Основная функция представительных совещаний  - это решение вопросов, связанных с важнейшими сторонами деятельности коллектива: заслушивание отчётов руководства, оценка деятельности руководства, принятие важнейших документов, регламентирующих работу коллектива (уставов, коллективного договора и т. п.). Они служат поддержанию стабильности и прочности социальных связей членов коллектива, повышению солидарности работников.

Совещания с узким составом лиц решают частные проблемы, касающиеся ограниченного круга работников.

Расширенные совещания нередко совмещают в себе функции представительных совещаний и совещаний с узким составом  лиц. Эти совещания разрешают разнообразие проблемы трудового коллектива.

По составу участников совещания подразделяются:

• совещания со стабильным составом;
• совещания с приглашёными по составленному списку;
• комбинированные совещания.

Наиболее эффективны  совещания со стабильным составом. Они носят более деловой и конструктивный характер, потому что ведущему такого совещания легче контролировать его ход. Ведущий хорошо знает участников, их  возможности, потребности, позиции и подходы к решению проблем. Например, легче следить за регламентом совещания, если знать, кто склонен отклоняться от обсуждаемой темы, кого следует удерживать от излишней словоохотливости, а кого, напротив, в силу малоактивности, необходимо специально вовлекать в ход обсуждения  проблем.

По принципу назначения выделяют: 

• информативное собеседование;
• совещание с целью принятия решения;
• творческое совещание (например, совещания по разработке перспективных направлений).

В процессе проведения информативных совещаний следует особое внимание обратить на способ передачи информации, который необходимо привести в соответствие с уровнем информированности и уровнем профессиональной компетентности участников совещания.

Важна наглядность, поэтому  рекомендуется максимально использовать наглядные пособия, схемы, разнообразные  ассоциации, параллели.

Информация должна быть подана в разумном объёме, что позволит избежать усталости, скуки и раздражения  участников совещания.

Проведя совещания с целью принятия решения, следует уделить внимание критике разнообразных позиций и подходов к решению проблемы. Следует аргументировать достоинства и недостатки каждой позиции. Главное для участников совещания – не победа в споре, а продвижение в решении проблемы, поэтому необходимо понимать и принимать иное мнение, быть проницаемым для него.

Творческое совещание предполагает снятие пассивности участников, поэтому возможно применение таких форм, как высказывания по кругу и метод мозгового штурма, которые активизируют идеи участников совещания.

По тематике определяют совещания:

• кадровые;
• финансовые;
• административные;
• технические;
• технологические и т. д.

По цели совещания их можно разделить на четыре группы:

• оперативные;
• разрабатывающие решения;
• разъясняющие пути реализации решений;
• подводящие итоги выполнения решений.

По характеру проведения они делятся на следующие типы:

• диктаторские – главную роль играет руководитель; участники имеют право задавать вопросы, но не высказывать собственные мнения; дискуссий нет;
• автократические – разновидность диктаторских совещаний; руководитель задаёт вопросы участникам и выслушивает их ответы; мнения приглашённых не обсуждаются;
• сегрегативные – в обсуждении доклада принимают участие только те, кто назначен руководителем; лица, лишённые возможности высказаться, порой испытывают недоброжелательное отношение к председательствующему и к тем, кому было предоставлено слово;
• дискуссионные – происходит свободный обмен мнениями и выработка общего решения, которое может приниматься голосованием с последующим утверждением руководителем: после такого обсуждения руководитель нередко принимает решение без голосования с учётом высказанных мнений и предложений;
• свободные – проводятся без чётко сформулированной повестки дня; представляют собой свободный обмен мнениями; принятие решения не обязательно.

В качестве основания классификации  служат цели и задачи совещания. Поэтому признаку совещания подразделяются:

• проблемные;
• инструктивные;
• оперативные (диспетчерские).

Проблемное совещание проводится для того, чтобы найти оптимальное решение обсуждаемых вопросов. На таком совещании, как правило, слушается доклад (может быть и содоклад), задаются вопросы по докладу, проводится его обсуждение и вырабатывается общее решение, которое принимается голосованием. Доклад может быть представлен участникам поставленные вопросы.

Инструктивное совещание созывается с целью доведения до подчинённых распоряжений вышестоящих органов для их быстрейшего исполнения. На этих совещаниях конкретизируются отдельные положения документа, разъясняются возникающие вопросы, назначаются сроки выполнения заданий, обсуждаются пути и средства их реализации, определяются исполнители.

Оперативное (диспетчерское) позволяет получить информацию снизу вверх о положении в организации. Участники совещания докладывают руководству, как обстоят дела на местах, какие есть проблемы, что требуется для их разрешения и т. п.