Классификация деловых совещаний

• слишком много совещаний проводится в кабинете начальника;
• в ходе совещания ведутся телефонные переговоры и даже принимаются посетители;
• помещение для совещания не оборудовано соответствующим образом и плохо освещено.

Подготовка участников совещания – это последний этап подготовительной работы в процедуре организации деловых совещаний. Суть всей работы в этом направлении сводится к заблаговременному ознакомлению всех участников с повесткой дня и необходимыми материалами. Каждый должен знать заранее тематику и задачи совещания. Это будет способствовать в последующем эффективному проведению совещания, поскольку его участники будут  к нему надлежащим образом подготовлены заранее.

Проведение совещания. Рекомендуемое общее время проведения совещания – не более 2 часов, с перерывом на 7 – 10 минут после 40 – 45 минут работы. Оптимальная продолжительность совместной умственной деятельности большого числа людей составляет всего 40 – 45 минут. Поэтому спустя 40 – 60 минут у участников совещания ослабляется внимание возникают: шум, лишние движение, разговоры. Если и дальше продолжать совещание без перерыва, то у большинства участников наступает утомление. После 30 – 40 минутного перерыва у присутствующих улучается самочувствие, восстанавливается их нормальное состояние и обсуждение проблем можно продолжить.

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам  пропадают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом отрицательной активности. В этот момент человек становится неуправляемым, ко всему относится нервозно и недоверчиво. Решения, принимаемые в такое время, обычно отличаются экстремизмом.

Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% его  участников согласны на любое решение, лишь бы оно поскорее закончилось. Рекомендуемая  продолжительность совещания – 1 час, а если необходима более длительная работа, то нужны перерывы на 10 – 15 минут, чтобы улучшить самочувствие участников и предупредить утомление.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания его регламент  не установлен, то создаются предпосылки  для не деловой обстановки проведения совещания.

Особая роль в соблюдении регламента отводится председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от занимаемой должности.

Целесообразно заранее назначить  человека, который будет вести  протокол. Необходимость решения  для записи в протоколе нередко  является дополнительным фактором, побуждающим  более чётко формулировать мнение, которое было выработано в процессе совещания.

Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий. Секретарь собрания фиксирует в протоколе по поручению собрания наиболее важные моменты:

• достижение цели совещания;
• решение;
• исполнители и сроки.

Модель ведения протокола  совещания

1.3 Проведение совещания

Обычно совещание состоит  из трёх частей: начала, основной части  и заключения. Деловой настрой  совещания зависит от его начала, а точнее, от поведения руководителя в начале совещания.

Он должен:

• начать совещание вовремя;
• в небольшом вступительном слове чётко сформулировать цель и задачу совещания;
• согласовать правила работы и регламент совещания;
• уточнить повестку дня;
• назначить ответственного за ведение протокола совещания;
• представить всем новых неизвестных участников совещания;
• не начинать совещания с критики и разноса подчинённых

Ведущий совещание обычно выбирает один из двух стилей его ведения: дипломатический или авторитарный.

Дипломатический стиль предполагает учёт мнения всех участников совещания, а также то, как ваши идеи согласуются с идеями других. При этом неизбежны компромиссы. Присутствующие на совещании убеждаются, что есть и их вклад в принятие решения, что их сотрудничество вам как руководителю небезразлично.

При авторитарном стиле руководства некоторые участники стремятся «протащить» свои проекты, действуют напористо. Партнёрам на совещании редко выпадает возможность высказаться. При таком ведении совещания руководитель уверенно держит бразды правления, подаёт множество предложений, сообщает новую информацию, формируют своё мнение категорично, не допуская возражений, не добивается общего согласия, не ищет поддержки, необходимой для его реализации.

• Выбор способа поведения зависит от поставленных целей, а также от конкретной ситуации, в которой вы будете проводить то или иное совещание.

Дипломатический стиль уместен  в следующих случаях:

• достаточно времени, чтобы обсудить все доводы;
• решение будет успешно внедрено только тогда, когда его признают все участники обсуждения;
• участники совещания понимают проблему и знают варианты её разрешения;
• возникли большие разногласия, и необходимо переубедить несогласных в правильности принимаемого решения.

Авторитарное поведение  допустимо, если по каким-либо причинам нельзя обратиться к помощи партнёров. Это бывает в том случае, если необходимо как можно быстрее  принять решение.

Психологи утверждают, что  оба стиля поведения – дипломатический  и авторитарный – могут приводить  к успеху. Однако авторитарное ведение  совещания следует отнести к  нежелательным исключениям, особенно если с его участниками придётся работать и дальше. Поэтому есть смысл подробно рассмотреть лишь дипломатический стиль ведения  делового совещания как самый  предпочтительный в новых условиях, когда административно – командная  система осталась в прошлом.

Одна из основных задач  ведущего деловое совещание в  своей группе в дипломатическом  стиле – привлечь как можно  больше фактов, чтобы более полно  оценить сложность обсуждаемой  проблемы, а также вовлечь присутствующих в процесс решения проблемы. Как  утверждает известный  американский психолог Алан  Е. Айви, чьи рекомендации приводятся ниже, ведущий совещания  должен прежде всего выяснить: 1) каковы факты и 2) как их оценивают присутствующие. Конечно, у ведущего должна быть своя точка зрения на сложившуюся ситуацию, но необходимо знать и точку зрения других, чтобы понять, правы они или нет в своём понимании проблемы. Если верна чужая точка зрения, ведущий совещания может изменить свой взгляд на ситуацию. Если коллеги не правы или пропускают что-то существенное, он может сообщить недостающие факты. В любом случае всегда важно знать, что думают и что могут сделать другие люди. Вот основа для принятия решения. Легче и быстрее получить необходимые данные, используя правильно поставленные вопросы. С их помощью можно также успешно передать свои мысли и построить цепочку умозаключений, приводящую к нужным выводам. Вопросы – прекрасный инструмент для того, чтобы направить совещание в желательное для вас русло.

После вступительного слова  с докладом или с основной информацией  по обсуждаемой проблеме выступает  либо руководитель, либо назначенный  руководителем сотрудник. Доклад (основную информацию) должны отличать: конкретность и конструктивность; понятность языка  и используемых терминов; наглядность; уверенность.

В ходе обсуждения главной  проблемы совещания руководитель должен:

• сначала предоставить слово для выступления младшим по статусу и должности;
• не прерывать выступления в прениях ( за исключением нарушения регламента и неконкретности выступления);
• обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;
• время от времени переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции определились, в чём барьеры, затруднения и др.);
• не давать возможности уйти в сторону от главной проблемы.

Различные формы поведения участников на собрании:

• конструктивная роль: проявление инициативы, (повторное) изложение проблемы, внесение предложений, запросы об информации, мнений, идей, выявление связей между имеющимися данными, оценка проблемы;
• способствование ходу собрания: поддержка, стимулирование выступающих, «расчистка пути», формулировка и контроль за соблюдением установленных в группе правил, организация группового процесса и формирование общественного сознания, посредничество, поиск компромиссов, снятие напряжённости;
• отрицательная роль: агрессивное поведение, блокирование принятия решения, «самолюбование», соперничество, поиск сочувствия.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход-это главная задача руководителя совещания. В этой связи большой  интерес представляют советы немецкого  психолога Михаэля Биркенбиля, которые  он формулирует как правила.

1. Руководителю следует оставаться на нейтральных позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.
2. Постоянно поддерживать разговор. Если возникает неловкая пауза, сразу же вмешиваться: с помощью дополнительных вопросов, объяснений или путём подведения предварительных итогов.
3. Немедленно принимать меры в случае возникновения напряжения, обусловленного эмоциями. Ни в коем случае не должен разгореться спор.
4. Отклонять непродуманные решения. Только подкреплённые фактическим материалом решения должны приниматься во внимание.
5. Высказывание всех участников должно осуществляться путём поимённого вызова.
6. Всегда должен говорить только один человек. Необходимо препятствовать возникновению дискуссий на совещании.
7. Руководитель совещания должен выслушать мнение всех оппонентов. Никакие идей не удерживаются так упорно, как те, которые не обсуждались.
8. Совещания – не поле боя, на котором противник должен быть «уничтожен», поэтому необходимо стремиться к выработке общих подходов. Всегда  можно найти точки соприкосновения, если только захотеть.
9. Следует нетерпимо относиться к экскурсам в прошлое  и отклонениям от темы, которые допускают отдельные участники. Совещание должно последовательно шаг за шагом приближаться к решению поставленной задачи.
10. Чтобы исключить недоразумения, руководитель совещания должен при необходимости уточнять сообщения отдельных участников словами: «Я это правильно понял? Так будет правильно?».
11. Надо чаще подводить промежуточные итоги для того, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они уже к цели.
12. Руководитель совещания должен экономить время. Уже в самом начале надо объяснить, что проблема может быть без сомнения решена в отведённое время. Если это возможно, то не затягивать совещание ни на одну минуту.

Совещания проходят более  оперативно и конструктивно, когда  его участники информированы  о правилах поведения в процессе делового взаимодействия.

Для участников делового совещания  важными следует считать следующие  правила:

• представьтесь перед выступлением;
• говорите «я» вместо «мы» или безличной формы; когда выступающий говорит «мы», он, как правило, избегает возможности взять на себя ответственность за то, что говорит;  
• ваши вопросы не должны оставлять сомнений в том, почему они задаются; целесообразно после прослушанной информации ставить вопросы: на уточнение, на понимание, на развитие и на отношение; вопросы, начинающиеся со слов «как», «что», «почему», предпочтительнее вопросов закрытого типа; не рекомендуется на совещаниях задавать провокационные вопросы или вопросы-ловушки, они провоцируют конфликты и заряжают людей отрицательной энергией, становятся причиной ухода от проблемы;
• в высказываниях будьте конкретны, ясно излагайте свои мысли, отвечайте за свои ошибки, выдвигайте новые идеи, отстаивайте личную точку зрения, будьте терпеливы к инакомыслию;
• не играйте роль, ожидаемую от вас другими, оставайтесь самим собой; если не считаете нужным высказываться – помолчите;
• воздерживайтесь, насколько возможно, от интерпретации чужих идей и мыслей; выражайте собственную позицию; старайтесь не делать неоправданных обобщений;
• говорите не о поступках и мыслях других, а о вашем восприятии этих поступков и мыслей, т.е. формулируйте суждения на языке «я- сообщений», а не «вы- утверждений» (например, вместо «вы ошиблись», скажите «я думаю, что здесь вкралась ошибка» ).

Чтобы деловое совещание  было плодотворным и не превратилось в балаган, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Их организация требует определённых усилий со стороны устроителей и  прежде всего самого председательствующего.

Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях дискутантов и, следовательно, исключает использование таких  средств аргументации своей точки  зрения, как насмешек, прерывания оппонентов, резких выпадов в их адрес, а иногда и очевидного хамства. Чтобы дискуссия  приобрела действительно цивилизованный характер, надо особенно внимательно  следить, чтобы деловой спор между  участниками был определённым и  имел временные границы, а также за тем, чтобы не допускать личной неприязни у спорящих и перехода критики на личности.