Коммуникации в системе менеджмента
Основные направления
и определения коммуникаций
Рыночная экономика не может существовать
без развитой информационной инфраструктуры
и информатизации бизнеса. При этом важную
роль играют такие факторы, как информация
и коммуникации. Управленческая деятельность
основывается на определенной информации,
ее можно отобразить в виде целостной
системы информационных взаимодействий
персонала фирмы. Сущность управленческой
информации заключается в обеспечении
интегрированной системы отчетности,
которая дает каждому уровню управления
\"нужную\" информацию в \"нужный\"
время
На сегодня информация рассматривается
как один из важнейших ресурсов развития
общества наряду с материальными, энергетическими
и человеческими. Управленческая работа
в основном интеллектуальная чтобы организация
могла четко работать, руководитель должен
сделать ряд правильных выборов из серии
альтернативных возможностей. Выбор одной
из альтернатив - это решение. Следовательно,
принятие решения - выбор того, как и что
планировать, организовывать, мотивировать,
контролировать (функции управления).
Эффективность работы менеджера зависит
как от его умения работать с людьми, так
и от того, как он работает с информацией
Основным требованием для принятия эффективного
объективного решения или даже масштабов
проблемы является наличие точной информации
Единственным способом получения такой
информации считается коммуникация. Коммуникации
определяют, как способы, с помощью которых
между людьми возникают языки.
Коммуникации — это обмен информацией,
на основе которого руководитель получает
информацию, необходимую для принятия
эффективных решений и доводит принятые
решения до работников организации. Если
коммуникации налажены плохо, решения
могут оказываться ошибочными, люди могут
неверно понимать, чего же хочет от них
руководство, или, наконец, от этого могут
страдать межличностные отношения. Эффективностью
коммуникаций часто определяют качество
решений и то, как они в действительности
будут реализованы.
Информация – это лишь внешнее
проявление коммуникации, ее результат.
Информация играет центральную роль в
коммуникационном существовании человека
и выступает как средство коммуникации.
Информация нужна всем: управляющим
структурам, коллективам предприятий,
общественным организациям и т. д. Невозможно
опираться только на интуицию, на свой
жизненный и практический опыт. Необходимо
получать и осваивать все расширяющуюся
информацию, помогающую решать возникающие
вопросы.
Информация выступает сегодня
как один из первостепенных ресурсов,
значение которого не меньше, чем значение
материальных, сырьевых и других ресурсов.
Кстати, использование последних, в значительной
степени, зависит именно от состояния
и использования информации. В отличие
от большинства ресурсов, которые способны
истощаться, информационный потенциал
может использоваться многократно как
коллективами, так и отдельными работниками.
При этом он постоянно увеличивается и
обогащается.
Управление в полной мере использует
полную, объективную и своевременную информацию,
собираемую, обрабатываемую, и распространяемую
с помощью современных научных методов
и технических средств. Сейчас это - объективная
необходимость, обусловленная, в частности,
требованиями рынка адекватно реагировать
на возникающие в динамично развивающейся
обстановке проблемы. Нужно не только
располагать своевременной и точной информацией,
но уметь осмысливать ее, делать необходимые
выводы и результативно воплощать в управленческих
решениях. Отсюда необходимость присутствия
информационной составляющей в управлении
очевидна, поскольку она является основой
всего управленческого процесса? управленческой
деятельности необходимо её классифицировать.
Классификация может осуществляться
по следующим признакам:
1. По содержанию:
- экономическая
- правовая
- техническая и т.д.
2. По отношению к объекту:
- внешняя
- внутренняя
3. По назначению:
- одноцелевая - связана с решением
конкретной проблемы
- многоцелевая – нескольких
проблем
4. По степени готовности
для использования:
- первичная – несистематизированные
данные
- промежуточная – предварительно
очищенная и систематизированная
- конечная – обосновывающая
управленческие решения
5. По степени важности:
- особо важная (ноу-хау, стратегические
секреты)
- необходимая для выполнения
работы (указания, предписания, инструкция)
- желательная, но без которой
можно обойтись (итоги работы подразделений,
перспективы, внутренняя жизнь)
Информация может быть классифицирована
также по объёму, источникам, возрасту,
способам распространения, возможности
закрепления и хранения, степени надёжности
и др. признакам.
Требования, предъявляемые
к информации:
- достоверность
- объективность
- безусловная необходимость
- своевременность поступления
(оперативность)
- системность сведений
- целевая направленность
(удовлетворение потребностей конкретных
управляющих)
- регулярность и ритмичность
- экономичность
Так как количество информации
и скорость её изменения имеют тенденцию
к постоянному возрастанию, то руководству
предприятий необходимо применять формальные
методы сбора и обработки информации.
Таковыми являются информационно-управленческие
системы (ИУС). Они обеспечивают информацией
все уровни управления.
Высший – внешняя информация,
не детализированная, имеющая широкие
границы (для стратегического управления).
Средний – внутренняя и внешняя
информация о производительности, затратах,
обороте, изменении технологии, потребностей
потребителя и т.п. Более детальная, точная,
более узкие границы, временные рамки
меньше.
Низший – для оперативного
контроля в повседневной деятельности,
более узкая, точная, самая последняя,
из внутренних источников (объём производства,
количество материала и т.п.).
Коммуникация (от лат. делаю
общим, связываю, общаюсь) – общение, передача
информации от человека к человеку; взаимная
передача и восприятие, двусторонний обмен
идеями, информацией, ведущий к взаимному
пониманию.
Коммуникация - это средство,
с помощью которого в единое целое объединяется
организованная деятельность. Ее также
можно рассматривать как средство, с помощью
которого социальные и энергетические
вклады вводятся в социальные системы.
Коммуникация является средством, с помощью
которого модифицируется поведение, осуществляются
изменения, информация приобретает эффективность,
реализуются цели.
Коммуникация стала темой исследований
сравнительно недавно не потому, что древние
народы были в неведении о ее важной роли,
а потому что все «знали» о ее необходимости
и принимали участие в распространении
информации. Бернард был одним из первых
и, по крайней мере, одним из наиболее известных
авторов, кто серьезным образом рассматривал
коммуникацию на крупных предприятиях.
Он рассматривал ее как средство, с помощью
которого люди объединены в организацию
для достижения общей цели. Это до сих
пор остается основной функцией коммуникации.
Без коммуникации невозможно и управление,
потому что оно, с одной стороны опирается
на существующие и сложившиеся формы коммуникации,
с другой - формирует те формы коммуникации,
которые облегчают как совместную деятельность,
так и само управление.
Хотя коммуникация имеет широкое
применение во всех областях управления,
она особенно важна для осуществления
функции руководства и лидерства. Согласно
исследованиям руководитель от 50 до 90%
своего времени тратит на коммуникации.
Это кажется невероятным, но становится
понятным, если учесть, что руководитель
занимается этим, чтобы реализовать свои
роли в межличностных отношениях, информационном
обмене и процессе принятия решений, не
говоря об управленческих функциях планирования,
организации, мотивации и контроля. Именно
потому, что обмен информации встроен
во все основные виды управленческой деятельности,
можно назвать коммуникации связующим
процессом.
Поскольку руководитель исполняет
три свои роли и осуществляет четыре основные
функции с тем, чтобы сформулировать цели
организации и достичь их, качество обмена
информацией может прямо влиять на степень
реализации целей. Это означает, что для
успеха индивида и организаций необходимы
эффективные коммуникации. Неэффективные
коммуникации - одна из сфер возникновения
проблем менеджера.
Эффективно работающие руководители
- это те, кто эффективны в коммуникациях.
Они представляют суть коммуникационного
процесса, обладают хорошо развитым умением
устного и письменного общения и понимают,
как среда влияет на обмен информацией.
В самом широком смысле цель
коммуникаций на предприятии - осуществление
изменений, влияние на деятельность таким
образом, чтобы достичь процветания предприятия.
Существует две основные функции
коммуникации: информационная и личностная.
Первая осуществляет процесс движения
информации, вторая - взаимодействие личностей.
Эти две функции теснейшим образом связаны
друг с другом. Взаимодействие личностей
в значительной степени осуществляется
благодаря движению информации, но полностью
к информационным процессам не сводится,
потому что коммуникация строится не только
по факту передачи и получения информации,
но и по личностным ее оценкам и индивидуальным
интерпретациям [3].
Раскрывая сущность коммуникационной
деятельности как фактора повышения эффективности
управления экономическими системами,
целесообразно подчеркнуть двуединую
природу коммуникационной деятельности.
С одной стороны, коммуникационная
деятельность есть составляющая часть
теории управления экономическими системами.
Она изучает взаимодействие и взаимосвязь
во времени и пространстве элементов,
которые формируют и эффективно используют
все виды капитала экономических систем,
а также познает закономерности обмена
информацией, знаниями и интеллектуальной
собственностью в процессе формирования
и развития экономической системы.
С другой стороны, коммуникационная
деятельность рассматривается как самостоятельная
профессиональная деятельность производителя,
посредника и потребителя (субъектов и
объектов экономической системы) по реализации
коммуникационной стратегии, сформированной
в соответствии с мотивами, установками,
интересами, отношениями и конкретными
целями каждого.
Создав всемирные коммуникационные
сети, человек стал представлять собой
нечто большее. Достаточно сказать, что
коммуникация изменила сам характер его
труда, который приобретает творческий,
внутренне свободный характер. Работник
свободно отдаст свою рабочую силу в аренду
за долю создаваемой ею собственности.
А благодаря информационно-коммуникационным
технологиям "труд из библейского проклятия
все в большей степени превращается в
развлечение".
Таким образом, можно сделать
вывод о миссии коммуникационной деятельности:
формирование и реализация стратегии
приращения ценности человека как субъекта
хозяйствования через увеличение всех
видов капитала экономической системы.
Объектом коммуникационной
деятельности является процесс коммуникации
(обмена информацией, знаниями, интеллектуальной
собственностью), направленной на формирование
и использование всех видов капитала экономической
системы.
Субъектом коммуникационной
деятельности выступают высшие должностные
лица, принимающие стратегические решения
по поводу развития организации. Дело
в том, что специалисты в области коммуникации
могут помочь в технике, технологиях коммуникационной
деятельности. Но идеология должна оставаться
за людьми, осуществляющими стратегическое
управление [1].
Коммуникационную деятельность
можно определить как движение смыслов
в социальном пространстве. Самая простая
схема коммуникации соответствует коммуникационной
деятельности, точнее — не деятельности
в целом, а элементарной ее части — коммуникационному
действию. Коммуникационные действия
(акты), суммированные в последовательной
совокупности, составляют коммуникационную
деятельность.
Коммуникационное действие
— завершенная операция смыслового взаимодействия,
происходящая без смены участников коммуникации.
Субъектами, вступившими в коммуникацию,
преследуются три цели:
- во-первых, реципиент желает
получить от коммуникатора некоторые
привлекательные для него смыслы;
- во-вторых, коммуникатор
желает сообщить реципиенту некоторые
смыслы, влияющие на поведение
последнего;