Коммуникации могут быть устойчивыми
и неустойчивыми. И тот, и другой их вид
может играть различную роль в управлении.
В одном случае позитивное значение имеют
устойчивые коммуникации, в другом - напротив,
неустойчивые. Все зависит от того, как
те или иные коммуникации определяют качество
управленческого решения, как они влияют
на процесс разработки управленческих
решений. Конечно, понятие устойчивости
коммуникаций имеет условный характер.
Но каждый менеджер знает, какие связи
ему мешают в работе и какие способствуют,
какие устойчиво мешают, а какие могут
быстро безболезненно исчезнуть [3].
Выделяют три типа коммуникационных
сетей: открытые, замкнутые, комбинированные.
В открытых движение команды
или информации может быть остановлено,
т.к. оно попадает в тупик. Наиболее простой
вид такой сети – это линейная, называемая
«ЗМЕЯ» (рисунок 1)
Рисунок 1. «ЗМЕЯ"
А, Б – элементы структуры
В – посредник и контролёр,
соединяющий работников одного уровня.
В пределах диапазона контроля
используется сеть типа «ЗВЕЗДА» (рисунок
2.)
Рисунок 2.
Звеном А легко управлять, так
как позволяет оперативно получать информацию,
концентрировать её и в кратчайшие сроки
направлять исполнителям. Отсутствие
посредников и неформальных каналов –
отсутствие «возмущений».
Для более крупных управленческих
структур необходим посредник контролирующий
и распределяющий информацию (поэтому
большая власть и возможность навязывать
волю первому лицу).
Для ограниченных масштабов:
Рисунок 3 «ШПОРА».
Для многопрофильных горизонтальные
компании:
Рисунок 4. ТЭНТ «ПАЛАТКА».
.
Рисунок 5.«ДОМ».
Открытые коммуникационные
структуры присущи бюрократическим организациям,
где жёсткие формальные связи.
Основой замкнутых сетей является
сеть типа «КРУГ», где каналы базируются
на неформальных и полуформальных внутренних
связях и принципах самоуправления.
Рисунок 6 «КРУГ»
Характерно для структур с благоприятным
морально-психологическим климатом, объединяет
людей, стимулирует творчество.
Более эффективной является
сеть типа «КОЛЕСО», так как имеется координирующее
центральное звено, ускоряющее процесс
коммуникации.
Рисунок 7 «КОЛЕСО»
В крупных организациях творческие
группы могут быть связаны между собой,
и коммуникационная структура приобретает
вид «СОТ». Это комбинированная сеть,
т.к. имеет свои тупики, а связники легко
превращаются в контролёров.
Рисунок 8 «СОТ».
6. Эффективность и качество
коммуникационной связи
Эффективность коммуникаций
различна. Данные зарубежных исследований
показывают, что результативность горизонтальных
связей достигает 90 %, вертикальных –
20-25 %, (т. е. такое количество
исходящей от дирекции информации
доходит до рабочих и правильно понимается
ими). Другими словами, исполнители способны
реализовать свои функции, располагая
лишь пятой частью предназначенной им
информации.
Недостаточную эффективность
вертикальных как восходящих, так и нисходящих
коммуникаций подтверждают данные о том,
что ближайший начальник рабочих (бригадир),
покидая кабинет первого руководителя
предприятия, выносит только 30% информации,
а управляющий цехом - около 40%. Коммуникации
снизу вверх ещё более неэффективны, так
как до начальства доходит не более 10%
информации. Это убедительно свидетельствует
о существующих неиспользованных резервах
в организации коммуникаций, возможностях
их качественного улучшения.
Успех коммуникационных процессов
органически связан с нормами этического
поведения, как со стороны получателя,
так и со стороны отправителя информации.
Также особую роль в эффективности
коммуникаций играет построение сообщений.
Необходимо соблюдать при построении
сообщения такую последовательность:
от внимания к интересу, от интереса
к основным положениям, от них - к возражениям
и вопросам, далее к заключению и призыву
к действию.
Чтобы избежать ситуации быть
непонятым собеседником, следует стремиться
к простоте сообщения, использовать словарный
состав повседневной речи даже при
общении с образованным и проницательным
человеком.
Следует отметить, что неудовлетворительное
состояние внутриорганизационных коммуникаций
чревато серьезными последствиями, в частности,
психологического характера и для администрации,
и для рядовых работников. Опыт выдающихся
менеджеров, практика функционирования
преуспевающих компаний свидетельствует
о том, что эффективное управление невозможно
без отлаженных коммуникаций.
Принятие решений, инновационная
политика, создание благоприятного психологического
климата, стимулирование людей - всё это
требует детальной информации. И когда
её нет, когда воцаряется информационный
хаос, организации грозит крах [4].
Эффективность коммуникационной
деятельности подлежит оценке. Общим критерием
оценки можно считать степень экономического
развития экономической системы и динамику
этого развития. Если более дифференцированно
подходить к вопросу, то в качестве критериев
оценки выступает ряд конечных и промежуточных
факторов, в числе которых величина и динамика
капитализации фирм и рынка; стоимость
нематериальных активов организации;
снижение транзакционных издержек; повышение
компетентности персонала; уровень информированности
целевых аудиторий и т.д.
Эффективно управлять коммуникацией
экономической системы возможно с помощью
интегрированного подхода на основе сочетания
специальных технологий, методов и инструментов.
Синергетический эффект от их использования
состоит в достижении эффективного конечного
результата функционирования экономической
системы [1].
7. Развитие коммуникаций
на современном этапе
Поскольку в нашей стране появление и
становление коммуникаций (как и всего
менеджмента) произошло не так давно (10
лет – это небольшой период), то огромную
роль в дальнейшем их развитии играет
правильный подход к изучению опыта компаний
зарубежных стран и современных российских
предпринимателей.
В России коммуникации претерпели коренное
изменение. От административно-командной
системы страна резко перешла к рыночным
отношениям. Если раньше управление предприятием
в основном заключалось в том, что от руководства
к подчиненным поступали приказы, которые
нельзя было не уточнить, не обсудить,
инициативность наказывалась, а сообразительные
работники не могли продвинуться по службе,
то сегодня руководители предпочитают
другой подход к организации работы с
подчиненными. Инициативность теперь
приветствуется, проводятся общие коллективные
собрания, на которых обсуждаются проблемы
развития фирмы, выслушиваются просьбы,
предложения подчиненных, применяются
не только моральные, но и материальные
поощрения.
Естественно в обоих описанных мной ситуациях
есть исключения. Так при командно-административной
системе были предприятия с налаженными
коммуникациями, но преобладали в основном
с разрозненными коммуникативными потоками,
без обратной связи и т.д. Так и сейчас
существуют фирмы, где организация руководства
находится на низком уровне, ошибочно
построены коммуникации [4].
Структура коммуникаций на
примере компании
"ORGA Kartensysteme GmbH"
6.1. История создания компании
Компания "ORGA" - одного из крупнейших
в мире производителей пластиковых
смарт-карт.
Когда в 1968 году Юрген Деслоф (Jurgen Dethloff)
и Гельмут Гротрупп (Helmut
Grotrupp) в Германии впервые изготовили
интеллектуальную карту (смарт-карту),
совместив интегральную микросхему и
пластиковую карту, никто и не
предполагал, что это было поистине революционное
решение.
В 1972 году Сиги Айхингером (Sigi Eichinger) во
Франкфурте была основана
компания "ORGA DRUCK". В1981 году технология
производства чип-карт нашла свое
развитие в городе Падеборн, где был построен
первый завод по производству
чип-карт. 1984 году была представлена первая
в мире микропроцессорная чип-
карта с энергонезависимой памятью (ЕЕPROM).
В 1987 году в Падеборне создаются
две дочерние компании "ORGA Bond Technik"
и "ORGA Datentechnik". 1991 год -
открыт филиал компании в Великобритании.
В 1993 году три компании "ORGA" и фирма
"UNIQA Chipkartensysteme" сливаются и
образуют компанию "ORGA Kartensysteme GmbH",
зарегистрировавшуюся в
Падеборне. В 1994 году открывается филиал
в США, в 95 году - в Сингапуре и
Франции. В 1996 - открывается совместное
предприятие "ORGA-Zelenorgad",
Россия. В 1997 - совместное предприятие
"ORGA-ICT", Южная Африка; открываются
филиалы в Дубае (ОАЭ) и Копенгагене (Дания).
98-создается подразделение в
Беиджине, Китай, а также совместное предприятие
"Daruma ORGA", в Бразилии. 99
год - создается филиал в Гон-Конге, Китай.
История компании свидетельствует о
том, что фирма "ORGA Kartensysteme GmbH"
одна из первых начала освоение рынка
пластиковых чип-карт. В настоящее время,
занимая лидирующие позиции, компания
с каждым годом увеличивает масштабы
своего влияния, открывая филиалы и завоевывая
партнеров по всему миру.
6.2. Структура внутрифирменных коммуникаций
Главный офис компании, а также все подразделения
имеют свои страницы в
Интернете. На основном сайте компании
можно найти информацию о корпорации
"ORGA", о ее истории, продукции,
подразделениях, технологии, прессрелизы
за
последние три года, последнюю информацию
о тренингах, выставках и
мероприятиях компании, а также адреса
всех филиалов и подразделений.
Помимо Интернета и электронной почты,
заводы и несколько подразделений в
Германии имеют возможность обмена информацией
через корпоративную
компьютерную сеть SAP. Она является стандартной,
наиболее часто используемой
во всем мире управленческой компьютерной
программой. SAP позволяет улучшить
внутрифирменные информационные потоки
и существенно сократить ежедневную
бумажную работу. Все, пользующиеся ею
подразделения, имеют доступ к общей для
всех сотрудников основной информации.
Для отдельных подразделений (например,
отдел планирования производства, продаж,
персонала) SAP предлагает
специальные приложения.
Во все подразделения и филиалы компании
ежемесячно высылается корпоративный
журнал. Журнал - канал передачи информации
как от руководства к подчиненным,
так и от сотрудников к руководству. На
его страницах печатается информация
об
изменениях в стратегии, структуре корпорации,
о новых назначениях, причем не
только на высшие руководящие должности,
а на все, включая секретарш и
переводчиков во всех филиалах.
Есть специальный раздел разработчиков,
в котором рассказывается о новейших
технических достижениях компании. Также
в журнале можно найти информацию обо
всех выставках, тренингах, спортивных
мероприятиях и благотворительных
акциях.
Периодически с помощью журнала менеджерами
корпорации проводятся различного